Outsourcing ou terceirização? Qual a melhor opção para o seu negócio?

Muitas vezes, o outsourcing é confundido com terceirização. A terceirização é mais facilmente identificada nas empresas. Tratam-se de atividades mais simples, como a execução de tarefas auxiliares que contribuem para o bom andamento da empresa, visando principalmente a redução de custos. O outsourcing, embora também seja uma boa escolha para a redução de custos, visa levar benefícios estruturais às empresas. Para isso, são contratados profissionais altamente qualificados para dar suporte nas decisões estratégicas, pois possuem um conhecimento mais aprofundado a respeito da área de atuação.

A escolha dos parceiros que realizarão atividades complementares às da organização não implica apenas em quem será contratado, mas também no modo como a empresa contratada vai atuar e integrar o processo produtivo ou de gestão. O outsourcing é a escolha de uma parceria estratégica. Para que a atividade final seja cumprida com excelência, existem tarefas complementares que devem ser executadas e que, quando realizadas por especialistas, salvam os gestores de muita dor de cabeça.

A área de tecnologia, por exemplo, passa por muitas mudanças em curtos períodos de tempo e sua evolução acarreta a transformação dos ramos em que é aplicada. Fica muito difícil para os gestores acompanharem e aplicarem todas as atualizações em seu negócio. Por isso, as empresas de outsourcing se mantêm atualizadas em relação às mudanças nas tecnologias e em processos de desenvolvimento e podem orientar o contratante em relação à aplicação de novidades tecnológicas.

A terceirização é uma parceria para redução de custos. Tratam-se de empresas que realizarão atividades que dão suporte ao funcionamento da organização, mas com menor impacto sobre a sua estratégia de atuação. Normalmente, os serviços prestados nesse modelo são limpeza, segurança, jardinagem, manutenção em ar-condicionado e outras de natureza mais prática.

Em um sentido amplo, outsourcing e terceirização podem ser considerados sinônimos. Diferem-se no ponto em que a terceirização é a contratação de empresas para serviços sem valor agregado, mais distantes do core business do contratante, enquanto que no outsourcing, são terceirizadas áreas estratégicas da empresa.

Quando contratar serviços de outsourcing?

Em sua empresa, você entende tudo dos processos envolvidos e contratou bons profissionais para setores como RH, TI e contábil, áreas que você não domina. Neste cenário, não há especialistas em impressão, por exemplo, de forma que acaba sobrando para todos os setores e níveis hierárquicos controlarem o suprimento de papel e a quantidade de impressões, elevando os custos e perdendo a qualidade.

Diante disso, você enxerga duas opções: deixar que essa forma de gestão das impressões vire um hábito onde todos se acostumem com a ineficiência do processo, ou correr atrás e estudar tudo sobre impressões, desviando o foco de sua função. Em ambas as situações, a melhor solução é contratar um outsourcing de impressão, colocando o trabalho nas mãos de quem entende do assunto e será capaz de otimizar os processos.

As principais vantagens do outsourcing de impressão são o monitoramento remoto dos níveis de tinta das impressoras, o que faz com que novos suprimentos sejam enviados antes que os antigos acabem, e a manutenção preventiva, que permite que seus equipamentos nunca fiquem sem funcionar, pois os problemas são identificados e solucionados previamente. Quando existe atolamento de papel em uma máquina, por exemplo, um alerta é emitido automaticamente para que o suporte tome as providências necessárias.

Dê adeus aos problemas com impressoras e foque em seu core business, deixando as dores de cabeça com impressão com uma empresa especialista no assunto. Reduza custos e maximize as horas de produtividade do dia a dia.

Se você decidir contratar outsourcing de impressão para sua empresa, agende uma demonstração com um de nossos especialistas.


Locação de impressão: 5 razões para a sua empresa optar por esse serviço

Uma das maiores tendências de empresas que se preocupam com a qualidade e desempenho dos serviços e produtos oferecidos é o outsourcing de impressão. Logo, seja por meio da internet, de amigos ou até mesmo de funcionários, a locação de impressora tem sido uma das alternativas mais indicadas.

O que é a locação de impressão?

Locação de impressão, conhecida como aluguel de impressora, é a locação de serviços e equipamentos como:

  • Scanners;
  • Multifuncionais;
  • E demais equipamentos relacionados à impressão.

Em suma, o aluguel de impressoras pode ser realizado por empresas de pequeno, médio ou grande porte. Além disso, escritórios, hospitais e Instituições de Ensino também podem se beneficiar desse serviço.

Quais as principais vantagens da locação de impressão?

Atualmente, é muito importante garantir métodos inovadores de serviços. Afinal, a intenção é sempre surpreender os consumidores com algo diferenciado e de alta qualidade.

A locação de impressoras é uma das melhores alternativas para a garantia de benefícios e para gestão de impressão e gestão de cópias devidamente corretas.

Assim, o controle de impressão e o controle de cópias também podem se tornar algo muito mais seguro e confiável, pois é possível ter profissionais devidamente qualificados, cuidando dos processos que devem ser realizados a pedido da empresa. Entretanto, outros benefícios se destacam:

 

Leia mais: 

Benefícios notáveis

1. Custos reduzidos

A partir do momento em que uma empresa opta por utilizar o serviço de alugar uma ou mais impressoras, nota-se claramente que os gastos diminuem, ainda mais quando comparados aos investimentos necessários durante a aquisição de uma impressora.

É preciso ter em mente que uma empresa precisa garantir sempre o melhor serviço pelo melhor preço. Logo, o aluguel de impressoras faz com que os custos reduzam drasticamente.

Além disso, os fabricantes estão sempre lançando novas tecnologias na rotina das empresas, forçando-as a adquirir novos equipamentos frequentemente. Por isso, é mais viável e barato optar pelo aluguel.

É importante colocar no papel todos os custos com manutenção, suprimentos, consertos etc. Mas quando as empresas optam pelo gerenciamento de impressão e de cópias, a empresa locatária é a única responsável por atualizar, cuidar, fazer as manutenções e fornecer os suprimentos necessários para os equipamentos.

2. Alto índice de produtividade

A produtividade precisa estar em constante crescimento dentro de uma empresa. Afinal, ela é um dos fatores de maior importância para garantir o alto índice de satisfação dos consumidores.

A locação de impressoras é um serviço que colabora muito para o aumento da produtividade dentro de uma empresa. A gestão de cópias é feita com parceiros que possuem máquinas devidamente configuradas e atualizadas.

Além disso, é importante ressaltar que também existem outros fatores que colaboram para que o outsourcing de impressão aumente consideravelmente a produtividade da equipe. Um exemplo nítido disso é a praticidade e a facilidade em conseguir realizar impressões e cópias em máquinas de tecnologia de ponta.

3. Alta qualidade e padronização

Entre os motivos que tornam a locação de impressão um serviço essencial, podemos citar a garantia de um serviço bem feito. Diferentemente de quando uma empresa compra uma máquina de cópias e impressões, o outsourcing de impressão permite uma implementação de alta qualidade.

Além disso, é válido ressaltar que cada pedido exige um tipo específico de:

  • Corte;
  • Papel;
  • Formato;
  • Cores;
  • Etc.

Quando uma organização aluga uma impressora, a empresa locatária fornece os equipamentos adequados para todos os padrões solicitados no pedido. Assim, o resultado final é de altíssimo nível e credibilidade.

4. Melhora contínua na gestão de impressão

Dentre as maiores vantagens da locação de impressão está o fato de que os funcionários não precisam perder tempo aprendendo a utilizar as máquinas.

Afinal, a empresa locatária disponibiliza o suporte adequado. Isso torna a gestão de impressão muito mais rápida e garante a melhoria contínua dentro da corporação em questão.

5. Descarte correto e seguro

A grande maioria das empresas que trabalham com locação de impressão sabem da importância do descarte correto de materiais. Assim, a empresa locadora terá informações corretas sobre como realizar o descarte adequado podendo evitar riscos ao meio ambiente, a animais e até mesmo a pessoas. Essa é uma grande vantagem, já que muitas empresas não sabem como descartar corretamente os materiais que utilizam em suas impressoras.

Maior rentabilidade para a empresa

Assim que a locação de impressão é contratada, pode-se notar que a atenção dos funcionários no trabalho aumenta de forma considerável, pois eles não precisam interromper suas funções para tratar dos problemas da impressora. Basta solicitar o auxílio da locatária para ter o atendimento e resolução adequada do problema.

Como já dissemos, a locação de equipamento também aumenta a rentabilidade da empresa, já que oferece um ótimo acabamento em todos os projetos executados.

Como ocorre a locação?

A locação ocorre de maneira simples, porém eficaz. Em suma, os processos podem ser feitos em três etapas:

  • Diagnóstico;
  • Instalação;
  • Treinamento.

O diagnóstico é feito por um profissional que realiza uma sondagem das principais necessidades da empresa. A intenção é identificar quais as principais funções realizadas, que necessidades a empresa precisam suprir, quais as funções desempenhadas diariamente etc.

Em seguida, a empresa recebe a proposta para o negócio. Algumas delas podem apresentar a opção de assinatura digital ou assinatura eletrônica para selar a instalação e a contratação. De qualquer forma, a instalação ocorre a partir da apresentação de impressoras e dos materiais mais adequados para a empresa, mediante aprovação.

Contratação facilitada

Após a instalação, nós da Mil Cópias, oferecemos treinamentos na operação das máquinas, para que o resultado desejado possa ser atingido. Isso faz com que a utilização seja mais prática e, mesmo caso surjam dúvidas, é possível entrar em contato com a gente para receber o suporte adequado. Quer saber mais, entre em contato e conte com quem é especialista em Outsourcing de Impressão.


Reduza os custos de seu escritório de advocacia com Outsourcing de Impressão

Em tempos de pandemia de COVID-19, novos obstáculos estão surgindo em todos os segmentos e profissões, trazendo uma maré de incertezas para muitas empresas. Os escritórios de advocacia também têm sido alvo deste desafio, pois sua receita tem caído, mas seus gastos continuam.

Neste cenário, o outsourcing de impressão é uma solução eficaz para a redução de custos e de bons resultados para seu gerenciamento de impressões de documentos. Mostraremos a seguir os benefícios que você pode trazer para sua empresa usufruindo desta mudança.

Reduzindo os custos de impressão

É normal lidar com uma grande quantidade de papéis e documentos em um escritório de advocacia durante a rotina de trabalho. A impressão de todos esses papéis gera uma grande despesa no final do mês, o que pode ser um ponto negativo, já que a receita dos escritórios de advocacia pode mudar de acordo com o andamento dos processos ou contratos, entre outras possibilidades.

Neste caso, diminuir os custos mensais do escritório é uma ótima opção para manter a saúde financeira, principalmente agora, durante a quarentena, onde o fluxo de trabalhos e clientes pode não ser estável. E como começar a cortar as despesas?

Imprima mais e pague menos

Quando o assunto é reduzir custos, o serviço de outsourcing de impressão é a opção mais prática e eficaz para os escritórios de advocacia, pois além de um gasto menor com manutenções e suprimentos, o custo por cada impressão realizada diminui.

A implementação dessa estratégia aumentou o lucro de muitos escritórios que já adotaram o outsourcing. O dinheiro que antes era gasto em equipamentos ou insumos como cartuchos de tintas e toners, agora poderá ser aplicado em outras áreas do seu negócio, como ampliação de espaço ou no quadro de funcionários.

Além disso, o gerenciamento de impressões se tornou muito mais otimizado do que antes, pois a equipe de suporte do outsourcing oferece monitoramento à distância para acompanhar o nível e a necessidade de repor suprimentos, enviando os equipamentos sem a necessidade de se fazer o pedido.

Se, eventualmente, ocorrer algum atolamento de papéis nos equipamentos, o sistema irá detectar e o suporte técnico será acionado rapidamente para que a situação seja resolvida.

Ganhe tempo para cuidar do seu negócio

Uma vez que o serviço de outsourcing oferece total suporte para seu gerenciamento de impressão, você não precisa mais se preocupar em substituir cartuchos ou arrumar equipamentos parados ou travados, podendo focar em outras necessidades do seu segmento, enquanto nós cuidamos de tudo relacionado à ilha de impressões.

As máquinas oferecidas são adequadas à sua rotina de trabalho, ou seja, sua empresa passa por uma avaliação para entendermos suas necessidades como quantidade de equipamentos, distribuição das máquinas, tipos de impressão, entre outros. Para cada caso, disponibilizamos máquinas específicas.

Trabalhe com qualidade

Além da quantidade de equipamentos e impressões que eles gerarão por dia, outro fator super importante é a qualidade do seu material impresso, certo?

Esqueça as impressões borradas ou as digitalizações embaçadas, pois quaisquer de nossos produtos apresentam a melhor qualidade de impressão para a nitidez que você e seus cliente procuram.

Parceria de sucesso

Aproveitando o tema no segmento de advocacia, vale lembrar que fizemos uma parceria com a OAB de Linhares, onde pudemos proporcionar diversos recursos para advogados que não contam com escritórios próprios. Dentre as implementações de nossos serviços, estão:

  • Acesso à funções das impressoras via Wi-Fi
  • Impressão e digitalização por dispositivo móvel
  • Facilidade na gestão de documentos
  • Redução do extravio e perda de documentos

E se você está buscando praticidade, economia e qualidade em seus processos de impressão, a Mil Cópias oferece uma maneira de otimizar seu trabalho para que seus custos sejam reduzidos e sua produtividade aumente! Solicite uma demonstração com nossa equipe preenchendo nosso formulário.


Retrospectiva 2019 na Mil Cópias: Veja os 10 assuntos mais comentados do ano

2020 está chegando e temos como costume definir metas para o ano que está por vir. Sim, é um dos exercícios mais poderosos para alcançar o sucesso, seja na sua vida pessoal, seja na empresa.

Nem tudo pode ser planejado, sabemos, mas não é isso que vai tirar você do seu rumo. Portanto, planejar é necessário, principalmente para termos um guia para seguirmos em nossas decisões.

Suas metas de ano novo vão ser a sua bússula nesses próximos 12 meses e para que isso aconteça é preciso ter muita resiliência, sempre estar determinado e focado no que deseja alcançar.

Pensando nisso, listamos os 10 assuntos que mais foram comentados nesta década em nosso blog. Com isso, você terá ideia dos caminhos que o outsourcing de impressão percorreu para, principalmente, entender de uma forma mais profunda o mercado e assim alavancar as possibilidades na sua empresa para 2020 no campo do gerenciamento de impressão.

Segurança da impressão, big data, digitalização de documentos, workflow e muitas outras palavras-chaves passaram por nossos artigos e viraram referência entre o conteúdo produzido para o mercado.

Preparem os rojões 🎆, acendam as velas 🕯, abram os espumantes 🥂 e acompanhem com a gente o top 10 dos assuntos mais comentados da década em nosso blog.

10. Cartucho de tinta ou toner? Descubra o que é melhor

Azul ou vermelho? Star Wars ou Star Trek? Biscoito ou bolacha? Cartucho de tinta ou toner? Quem é melhor? Quem é pior? Entendemos de impressão e, portanto, vamos responder apenas a última pergunta e tentar acabar com este embate!

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9. Controle os gastos imprimindo exames de imagem e radiográficos no papel

A impressão de exames de imagem laboratoriais em papel comum é uma solução que deixou de ser tendência e passou a ser realidade. O mercado evoluiu e a exigência de uma alta definição na impressão e do baixo custo somados à rapidez no atendimento, fizeram as clínicas e laboratórios do mundo todo buscarem uma nova solução: a impressão digital de exames em papel.

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8. O que é 5% de cobertura de impressão?

Você acabou de olhar para o seu cartucho de tinta o notou que nele está escrito “rendimento de até 12 mil páginas impressas com 5% de cobertura de impressão”.

Você ficou com dúvida, foi até o Google, digitou “o que é 5% de cobertura de impressão?” e se a nossa equipe de SEO fez o dever de casa, essa página está em primeiro lugar na lista de respostas.

Confira neste artigo o que significa e porque você precisa saber disso.

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7. Veja como a Inteligência Artificial está revolucionando o gerenciamento de conteúdo

Já faz algum tempo que os prognósticos da indústria exaltam a Inteligência Artificial (IA) e o Machine Learning por seu potencial de transformação, principalmente na área de gerenciamento de conteúdo e informações.

Os possíveis casos de uso da IA são tão amplos e seu valor potencial para as empresas é tão significativo que hoje é até fácil imaginar robôs com inteligência artificial gerenciando todas as nossas tarefas desafiadoras (e tediosas) do dia-a-dia. Chega a ser até um pouco assustador! 😱

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6. Que tipo de papel eu devo comprar para o meu escritório?

Com todas as responsabilidades que o cargo de dono de um negócio impõem, você não deve estar muito preocupado com o tipo de papel que deverá comprar para as impressoras de seu escritório. Porém, cada tipo de papel para impressora tem objetivos e vantagens diferentes; alguns inclusive são feitos para impressoras específicas.

Saber que tipo de papel comprar e usar para sua impressora ajudará você a conseguir uma qualidade melhor em suas impressões. Neste artigo você irá conhecer alguns tipos de papéis para impressoras, queestilo é melhor para cada função e que fatores você deve analisar na hora de comprar o papel.

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5. 10 dicas para reduzir custos com impressão

O que mais se ouve nos últimos dias é otimização, redução de custos, melhorar eficiência, automatizar processos. Pensando nisso, selecionamos 10 dicas simples para que você e seus colaboradores comecem a economizar e imprimir melhor a partir de hoje.

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4. Digitalizar documentos não é o mesmo que escaneá-los

Seja qual for a área de atuação do seu negócio, digitalizar os documentos e informações é essencial para otimizar processos e até mesmo evitar desperdícios.

Imagine o quanto de papel e espaço sua empresa desperdiça para produzir e guardar documentos: contratos no RH, notas fiscais na contabilidade, processos no jurídico, além de outros diversos documentos em diferentes setores (administrativo, financeiro, projetos, marketing, etc.).

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3. A relação entre a Gestão de Documentos e o Big Data

Você já deve ter ouvido a frase “quando o assunto é negócio lucrativo, os dados são a nova gasolina”. Na verdade, é uma metáfora muito boa porque o petróleo não tem nenhum valor por si só, precisa ser refinado em gasolina. Da mesma forma, todos nós somos inundados com uma tonelada de dados, mas esses dados precisam ser refinados em insights de negócios para termos um valor real. Vamos entender como o big data conduz a transformação digital nas empresas.

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2. Vale a pena terceirizar o sistema de workflow financeiro?

O primeiro passo para começar esse texto é fazer a seguinte pergunta: Você sabe o que é um sistema de workflow financeiro? Se sua resposta foi não, então chegou a hora de você conhecer uma forma de otimizar seu tempo com compras, vendas, finanças, contratações, de estar em conformidade regulamentar e de garantir a segurança na manipulação do seu dinheiro. Vamos entender como!

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1. 4 benefícios de digitalizar os documentos da sua empresa

Um dos maiores desafios dos gestores e empreendedores nos dias de hoje é otimizar a gestão de arquivos e documentos, além de encontrar espaço físico para acomodar a quantidade de papeis que uma empresa necessita para poder existir. Tantos contratos, boletos, arquivos de funcionários e documentos variados podem ocupar mais tempo e espaço do que você imaginou.

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Tendências para soluções na área de impressão e documentos para 2020

Por muitos anos, a promessa do escritório sem papel virou a cabeça do mundo dos negócios. No entanto, embora tenhamos visto a natureza do setor de soluções de impressão e a tecnologia de impressão mudarem drasticamente, os requisitos fundamentais para os principais fatores de negócios, como cópias físicas de contratos, planos impressos de formato maior e documentos de provas ainda permanecem vivos e fortes.

Nos próximos anos, as soluções de impressão continuarão se reinventando, não apenas por meio de ofertas atraentes de impressão e fluxo de trabalho, mas também por serviços mais relevantes em um ambiente de impressão inteligente.

As soluções de impressão da Mil Cópias, por exemplo, estão se posicionando melhor para ter sucesso e estenderem suas ofertas e competências de ferramentas para atender a requisitos mais amplos de TI.

Em 2019, alcançamos um novo nível de sofisticação no design e na arquitetura dos sistemas de impressão, gerenciamento e armazenamento, além de fluxos de trabalhos de documentos impressos e digitais. Esses sistemas reduzem o impacto ambiental e o custo da impressão.

A verdade é que não há solução certa ou errada, desde que o design das suas soluções de impressão e dos sistemas de gerenciamento de documentos digitais funcionem lado a lado para fornecer resultados de negócios e apoiar as necessidades da organização em mudança.

Vamos listar alguns pontos que merecem ser destacados como tendência em 2020 quando se trata de soluções de gerenciamento de impressão:

  • Fluxos de trabalho de impressão e digitalmente integrados.
  • Segurança aprimorada, tanto na impressão, como no armazenamento e rede.
  • Soluções de impressão ecológicas e econômicas.

A Mil Cópias revende soluções e softwares que estão na vanguarda do mercado de outsourcing de impressão (MPS) e no gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM).

Clique aqui para conhecer mais sobre nossas soluções e comece 2020 na frente, com tecnologias que vão maximizar a produtividade da sua equipe e te fazer economizar.


Sua organização se preocupa com a segurança de impressão?

Nem toda empresa pensa em segurança de impressão quando chega a hora de criar ou reavaliar as políticas de proteção. No entanto, para evitar rachaduras na base da segurança de rede de sua organização, é importante implementar políticas e procedimentos para a infraestrutura de impressão em toda a empresa, a fim de mantê-la protegida e proteger seus sistemas.

A outra faceta que também devemos avaliar na segurança de impressão é a proteção de informações confidenciais. Não é incomum que as pessoas imprimam documentos que contêm informações confidenciais destinadas apenas a determinados pessoas. Quantas vezes você viu documentos deixados em cima ou perto de uma impressora?

É por isso que uma política abrangente de segurança de impressão deve incluir medidas que garantam a confidencialidade dos documentos.

A implantação de tecnologia que obriga os funcionários a inserirem suas credenciais de rede nas impressoras do escritório antes de poderem receber seus documentos elimina pilhas de documentos esquecidos e impede que informações confidenciais sejam acessadas ou recebidas por qualquer um.

Isso é especialmente benéfico nos setores financeiro, de contratação, de contas a pagar/receber e de assistência médica, nos quais informações confidenciais aparecem com frequência.

Economize e garanta a proteção de dados na sua empresa terceirizando o seu parque de impressão

Com um serviço de impressão gerenciada como o da Mil Cópias, é possível contar com features que vão garantir a segurança e permitir que você economize com a definição de cotas restritivas, políticas de impressão e até relatórios com o impacto ambiental aos usuários, por exemplo.

Se sua empresa busca reduzir custos com impressão imediatamente, temos alguns recursos providenciais que podem lhe ajudar. Confira alguns deles:

  • Liberação de impressão retida por crachá, cartão, pin code, biometria ou smartphone.
  • Campanha de reeducação de usuários que promove o uso consciente.
  • Automatizações por software e possibilidade de implementar soluções documentais, fluxo de trabalho (workflow), impressão de dados variáveis etc.
  • Previsibilidade financeira aprimorada: pague por mês ou franquia de páginas impressas. Você escolhe e sabe exatamente qual a conta no final do mês.
  • Mais de 15 tipos de relatórios de fácil entendimento como custo por departamento, por filial, por centro de custo, por usuário, impacto ambiental, etc.
  • Políticas restritivas de impressão e retenção de impressão. Nosso software de gestão de impressão está preparado para todos os cenários e necessidades, independentemente da infraestrutura ou do número de usuários.

Para que sua empresa tenha um ambiente com o fluxo de informações seguras em todos os aspectos, considere uma solução de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM).

Soluções de segurança da informação corporativa

Se na sua empresa o desafio é proteger as informações, estabelecer permissões com facilidade e automatizar a segurança dos dados, a solução de Gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) da Mil Cópias vai te fascinar.

Com o software M-Files, sua empresa terá a chance de acessar toda informação através de um sistema moderno de indexação, que permitirá que você ache todo e qualquer documento e acesse todos os dados de uma forma fácil e prática.

Clique aqui para conhecer mais sobre a solução de ECM. Agora, se você quer entender melhor a solução de impressão segura, clique aqui.


A relação entre a Gestão de Documentos e o Big Data

Você já deve ter ouvido a frase "quando o assunto é negócio lucrativo, os dados são a nova gasolina". Na verdade, é uma metáfora muito boa porque o petróleo não tem nenhum valor por si só, precisa ser refinado em gasolina. Da mesma forma, todos nós somos inundados com uma tonelada de dados, mas esses dados precisam ser refinados em insights de negócios para termos um valor real. Vamos entender como o big data conduz a transformação digital nas empresas.

Por definição, dados estruturados é cada documento que se encaixa em planilhas e bancos de dados tradicionais - sua lista de clientes, informações sobre seus produtos, processos de negócios, etc. Dados não estruturados são todas as coisas novas que são grandes demais para caber em um banco de dados comum - dados provindos de redes sociais, APIs públicas de governos, entre outros. Quando você coloca dados não estruturados sobre dados estruturados, é aí que a mágica acontece.

Vamos entender com um exemplo rápido: Uma empresa do ramo automobilístico pediu que sua equipe de dados usasse big data para encontrar uma maneira mais inteligente de fazer previsões de vendas. Durante décadas, analisou-se quantos produtos foram vendidos no mês anterior e quantos produtos foram vendidos um ano atrás no mesmo mês e estas informações foram usadas para fazer suas previsões.

Com a transformação digital e o uso do Big Data, a equipe de dados e documentos podem rastrear análises de tendências no Twitter e observar o que as pessoas estão comentando sobre seus produtos e marcas. Além disso, podem analisar também as tendências no Google para ver quais produtos e marcas as pessoas mais pesquisaram nos meses anteriores e em seguida, correlacionar esses dados com suas vendas reais para ver se é possível obter uma previsibilidade mais real e com mais informações de base.

Então, agora, na hora de fazer as previsões de vendas, são necessários dados estruturados (quantos carros, por exemplo, foram vendidos no mês passado e um ano atrás) e camadas de dados não estruturados (análise de tendência do mercado no Twitter e no Google). E se quisesse ficar ainda mais inteligente, poderia fazer análises comparativas com relação às marcas e produtos de seus concorrentes.

O ponto principal é que esse uso de Big Data permite que a empresa seja muito mais eficiente ao planejar vendas, promoções e campanhas de marketing. Além de aumentar a possibilidade de um controle interno maior de cada tipo de documentação, como recibos, ciclo de vida de contratos, termos de negociações e muitas outras áreas de atuação.

Automatize processos com documentos e informações digitais para aumentar o controle de dados na sua empresa

Mesmo que nem toda organização possa exigir que todas as informações passem por um gerenciamento eletrônico de documentos e processos, é necessário abrir os olhos para uma nova estratégia a fim de minimizar as perdas e maximizar o valor dos dados e das informações. Para isso, muitas empresas estão adotando ferramentas e softwares, como o M-Files, que automatizam processos com os dados digitais.

A informação se tornou um ativo valioso, e gerenciar esse ativo de forma errada deixa as empresas abertas a perdas, principalmente por causa de problemas com um controle seguro, com a falta de compartilhamento e colaboração, baixa qualidade de dados e, é claro, perda de tempo e espaço para armazenar e gerenciar a papelada de diversos documentos físicos.

Um número crescente de empresas ao redor do mundo já entendeu o valor de mercado de seus dados e começou a oferecer novos serviços com base em suas informações - tudo para criar fluxos de receita adicionais.

Por fim, os dados de uma empresa servem como sua melhor fonte de inteligência de negócios e ajudam a identificar tendências e problemas. Somente as empresas que contam com um sistema de gestão de documentos e dados de maneira adequada podem maximizar esses benefícios ou até mesmo saber quais oportunidades explorar.

Não fique de fora desta nova onda da tecnologia. Entre em contato conosco e vamos conversar mais sobre as soluções que vão abrir novas oportunidades para você aumentar sua receita e diminuir seus custos.


O futuro do GED! O novo conceito em gestão de informação

A acessibilidade das informações é um conceito muito importante nos dias de hoje, seja qual for o seu negócio. Mas, além disso, devemos considerar também a preservação da informação e a organização dos processoss. Podemos dizer que o gerenciamento de informação e as estratégias, métodos e ferramentas utilizados para capturar, armazenar, conservar e fornecer conteúdo e documentos estão mudando e os serviços que antes conhecíamos como GED e ECM passarão a ser denominados como IIM – Intelligent Information Management (Gerenciamento Inteligente da Informação).

Entenda que o movimento não se trata apenas de uma simples mudança de siglas, mas de conceitos e formas no tratamento da informação. Hoje, existem novas concepções: armazenamento na nuvem, smartphones, Internet das coisas (IOT) e essas novas ideias estão tornando o gerenciamento muito mais amplo e abrangente, já que é muito mais comum que tudo aconteça ao mesmo tempo e em qualquer lugar. Ou seja, a preocupação principal das empresas nos dias de hoje é a disponibilidade de toda essa informação.

Novas tecnologias, novos hábitos no gerenciamento de Informação

Quanto mais avançam as tecnologias como; Inteligência Artificial, Intelligent Capture, Machine Learning, Natural Language, Analytics e Robotic Process Automation (RPA), maior é a necessidade de uma maciça disponibilidade de informação.

Para isso, novos serviços surgiram no mercado de gerenciamento de informações, como por exemplo o software M-Files, que por três anos consecutivos aparece como uma solução inovadora no Quadrante Mágico da Gartner. O M-Files protagoniza a informação como principal item da cadeia, independentemente de onde ela esteja e atribuindo taxonomia, compartilhamento, acesso, qualidade, conformidade, integridade, integrações e outros recursos com o objetivo de disponibilidade e aderência ao usuário. Afinal o usuário é o grande cliente e para ele não importa o lugar, mas sim o acesso à informação.

Podemos dizer então que o GED e o ECM morreram, de fato? Sugerimos pensar que estão evoluindo para uma nova era e os avanços das tecnologias e da mobilidade abrem, cada vez mais, as fronteiras para novos conceitos, aliados às necessidades de mercado atuais.

Ficou curioso para entender mais sobre o assunto e saber como as novas tecnologias e formas de gerenciar documentos pode alavancar a produtividade da sua equipe? Vamos conversar mais sobre o assunto? Consulte nossos especialistas em soluções de Gerenciamento de Informação preenchendo este formulário ou conversando agora pelo telefone 27 3372-7171.


Solução para evitar o vazamento de informações confidenciais

Proteger o sigilo de certos documentos é a preocupação central de muitos negócios e essa responsabilidade também envolve documentos impressos de informações confidenciais, como por exemplo, holerites de pagamentos, boletos financeiros e certos dados empresariais secretos.

O processo conhecido como impressão segura não deixa seu documento esperando na bandeja. A impressão fica retida na memória do dispositivos e aguardando a liberação, que só acontece através da aproximação do seu cartão, de um pin code ou biometria. Isso, além de trazer segurança, é também uma ótima forma de reduzir desperdício.

Levantamento da empresa Symantecque afirma que 62% dos profissionais vazam dados sigilosos das empresas quando são demetidos, ou trocam de emprego. Por isso mesmo, uma das principais soluções recomendadas é implementar tecnologias de monitoramento.

Proteja a impressão de informações confidenciais

No caso da impressão, é recomendável fazer o uso de algum software de gerenciamento de impressão e cópias com soluções específicas de segurança da informação, como por exemplo, a liberação de impressão retida por crachá, cartão, pin code, biometria ou smartphone.

A Mil Cópias trabalha com a melhor ferramenta para gerenciamento de impressões, líder para monitoramento, gerenciamento de cota, cobrança e relatórios.

Com o PaperCut, a impressão dentro da sua empresa vai se tornar segura, além de mais econômica, pois fornece:

  • Redução do Custo de Impressão;
  • Diminuição do desperdício;
  • Promoção do uso responsável;
  • Suporte Técnico local;
  • Monitoramento Ativo;
  • Cotas de impressão;
  • Cobrança;
  • Log detalhado logging;
  • Liberação de impressão por crachá cartão, pin code, biometria ou smartphone;
  • Além de muitos outros recursos!

Combinando poderosos recursos e facilidade de uso, o PaperCut além de controlar as cópias de equipamentos multifuncionais de forma embarcada, fornecer relatórios abrangentes e controle completo da sua impressão. É um do softwares de controle de impressão mais populares do mundo, principalmente em organizações educacionais.

Ficou interessado? Entre em contato com a gente e consulte nossos especialistas em soluções de segurança de informações confidenciais preenchendo este formulário ou conversando agora pelo telefone 27 3372-7171.


Cuidados ao escanear o Whatsapp para o seu navegador

O aplicativo de mensagens instantâneas Whatsapp é uma realidade nas formas de comunicação dentro das empresas, seja entre os colaboradores, ou para fortalecer o relacionamento com os clientes.

No começo de 2015, o aplicativo disponibilizou uma versão web para desktop e isso facilitou bastante para algumas pessoas, que não precisam mais checar o celular de minuto a minuto para conferir alguma nova mensagem. Por outro lado, o risco de vazamento de informações e golpes aumentaram.

Para o especialista Camillo Di Jorge, o primeiro passo para combater os riscos de vazamento de informações é conscientizar as empresas sobre a necessidade de ter políticas de educação dos usuários. Segundo ele ”Isso pode ser feito a partir da definição de regras claras e objetivas de conduta, além do treinamento de colaboradores para que tenham em mente algumas orientações sobre golpes”.

Pensando nisso, preparamos algumas dicas para evitar golpes ao escanear o Whatsapp e e cuidados para fortalecer a segurança da informação da sua empresa.

Aceite somente contatos conhecidos

Esta é uma recomendação geral, tanto ao escanear o Whatsapp, como utilizar outros aplicativos de mensagens e nas redes sociais, a regra é: só interaja com contatos conhecidos. Isso impede a ação de perfis criados por hackers. Impossibilitado também o acesso dos criminosos às informações corporativas, através do web Whatsapp.

Instale programa antivírus no computador

Outra regra básica. Ao instalar um antivírus ou alguma outra soluções de segurança adequada no computador, você evita ou reduz consideravelmente o risco de exposição aos arquivos confidenciais da empresa através de malwares ou programas maliciosos na rede que facilitam a entrada de invasores digitais.

Evite a execução de arquivos suspeitos

Se você não tiver certeza sobre a procedência de um arquivo específico, não abra. Simples assim! Os vírus estão por toda rede e em todos espaços digitais possíveis. Muitas vezes, os programas de antivírus são incapazes de detectar o perigo. Ao escanear o Whatsapp para o seu computador, baixe apenas arquivos de pessoas conhecidas e se certifique sobre a procedência do que foi enviado.

Atualize o sistema operacional

Ao atualizar o sistema operacional de seu computador, a chance de possibilitar a entrada de hackers ou vírus diminui, pois a cada atualização, os programadores e responsáveis reparam as últimas correções de segurança do sistema operacional e evitam a propagação de ameaças, por meio de vulnerabilidades encontradas nas versões anteriores.

Tome cuidado ao dar informações pessoais

Esta dica é para a segurança pessoal: Não dê suas informações para qualquer pessoa no Whatsapp. Se certifique sempre a procedência do contato e de preferência faça uma ligação para não digitar as informações, pois elas são armazenadas e podem ser rastreada com facilidade por hackers ou pessoas mal intencionadas.

Soluções de segurança da informação corporativa

Se na sua empresa, o desafio é proteger as informações, estabelecer permissões com facilidade e automatizar a segurança dos dados, a solução de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) da Mil Cópias vai te fascinar.

Com o software M-Files, sua empresa terá a chance de capturar os dados via mobile ou scanner e salvar todos os seus documentos em um servidor local, na nuvem ou de forma híbrida (ambos).

Clique aqui para conhecer mais sobre a solução.

Para imprimir com segurança, nosso serviço de aluguel e locação de impressoras  disponibiliza a liberação de impressão retida por crachá, cartão, pin code, biometria ou smartphone e reforça ainda mais a segurança da informação, impedindo que pessoas não autorizadas vizualizem informações confidenciais dentro da empresa.

Quer entender melhor sobre a solução? Clique aqui.


Digitalizar documentos não é o mesmo que escaneá-los

Na digitalização de um documento, escanear é apenas uma das formas de capturar a informação contida. O processo completo de digitalizar documentos é dividido nas seguintes etapas:

  • Captura - scanner, mobile, desktop, etc.
  • Processamento de dados e Classificação – Software ou Hardware com reconhecimento ótico de caracteres e marcas (OCR e OMR).
  • Distribuição da informação – Gestão eletrônica de documentos (GED). 

Digitalizar documentos é essencial para seu negócio

Seja qual for a área de atuação do seu negócio, digitalizar os documentos e informações é essencial para otimizar processos e até mesmo evitar desperdícios.

Imagine o quanto de papel e espaço sua empresa desperdiça para produzir e guardar documentos: contratos no RH, notas fiscais na contabilidade, processos no jurídico, além de outros diversos documentos em diferentes setores (administrativo, financeiro, projetos, marketing, etc.).

A empresa de consultoria IDC anunciou que, nos Estados Unidos, as organizações criaram por volta de 1 bilhão de páginas de papel POR DIA, além de gastar cerca de quatro semanas por ano de um colaborador, na procura de documentos.

E não acaba por aí! Os principais problemas causados pela produção de documentos em papéis são:

  • Dinheiro e espaço gastos com arquivos, caixas, envelopes, etiquetas e papelaria em geral.
  • Aglomeração de papel, facilitando também o surgimento de pragas como o bicho da seda e o cupim.
  • Mal utilização do espaço físico, que poderia ser aproveitado para adequar frentes de trabalho, dispositivos, computadores, servidores, etc.
  • Desperdício de papel com impressão.
  • Pesquisa e catalogação de difícil acesso.
  • Falta de segurança.
  • Possibilidade de extravio e perdas por erro humano.
  • Impacto ambiental, gerado pela alta produção de papel.

Vídeo de uma pessoa digitalizando um documento e abrindo-o no computador

 

Contrate a Mil Cópias para digitalizar e gerenciar seus documentos

Digitalizar documentos com a Mil Cópias, além de possibilitar o ganho de espaço físico, o aumento da produtividade, a intensificação na segurança e a diminuição no impacto ambiental (escritório paperless), dá acesso interativo à solução de gestão eletrônica de documentos (GED) da Mil Cópias.

Após transformar todos os documentos em dados digitais você vai PRECISAR de uma gestão de documentos de qualidade para automatizar seus processos documentais, encontrando, protegendo, controlando, armazenando, compartilhando e recuperando documentos e processos de uma forma inteligente e ágil.

Conheça mais sobre nossas soluções:

Digitalização de documentos

Aluguel e gerenciamento de impressão

Gerenciamento eletrônico de documentos – (GED)

Não gaste mais tempo, espaço e dinheiro com documentos impressos. Consulte nossos especialistas em soluções de digitalização e gestão de documentos preenchendo o formulário a seguir ou conversando agora por telefone 27 3372-7171.


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    Fonte: Sebrae


    Aluguel de impressoras não requer nenhum investimento

    É isso mesmo. O aluguel de impressoras não requer nenhum investimento. Não está atrelado à aquisição de ativos. Não precisa aguardar o planejamento de orçamento do ano ou período. Não envolve novos custos, que antes não existiam.

    Na verdade, os custos de impressão JÁ EXISTEM dentro da sua empresa. Por exemplo, AGORA. Enquanto você lê esse texto, sua empresa está pagando por impressão.

    Terceirize a impressão da sua empresa com aluguel

    Fazendo as contas para saber se aluguel de impressoras vale a pena ou não

    Nosso processo de Aluguel de Impressoras da Mil Cópias vai além de emprestar um equipamento. Levantamos seus custos atuais de impressão e o transforma em um serviço de impressão gerenciada (terceirizada).

    Conheça os benefícios em contratar o serviço de Locação de Impressoras da Mil Cópias:

    • Reengenharia de parque de impressão: distribuição de equipamentos robustos baseada na demanda aferida de cada departamento (com copiadora, multifuncional, fax, scanner, etiquetadora, etc.).
    • Evite o desembolso de alto valor de aquisição, preservando o capital de giro para outros investimentos (ex: contratação de novos funcionários).
    • Manutenção preventiva e suporte: equipamentos sempre em funcionamento.
    • Fornecimento automático de suprimentos: evita múltiplos fornecedores, orçamentos recorrentes e estoques desnecessários.
    • Controle e redução de custos através de automatizações por software: cotas informativas e restritivas, políticas de uso, marca d'água com nome do usuário, auditoria de impressão, relatórios e sumário executivo, impacto ambiental, etc.
    • Segurança da informação e mais economia: solução de liberação de impressão retida por crachá, biometria, smartphone ou pin code.
    • Nossa campanha de reeducação de usuários exclusiva aos colaboradores dos nossos clientes, ajuda a promover o uso consciente.
    • Possibilidade de implementar soluções documentais, fluxo de trabalho (workflow), impressão de dados variáveis etc.
    • Previsibilidade financeira aprimorada: pague por página impressa, cota, mês e muitos outros formatos adequados ao seu orçamento e objetivo de negócio.

    No final das contas, você não está trocando 6 por meia dúzia. Seu dinheiro vale muito mais com nossos serviços. Os benefícios são muitos para um orçamento equivalente, possibilitando até a redução dos custos atuais, muito por conta da produtividade e eficiência adquiridas.

    A Mil Cópias é revendedora oficial da Kyocera, empresa líder no segmento de impressão e cópia.

    Consulte nossos especialistas em soluções de impressão e preencha o formulário a seguir ou converse agora por telefone 27 3372-7171.


    4 benefícios de digitalizar os documentos da sua empresa

    Um dos maiores desafios dos gestores e empreendedores nos dias de hoje é otimizar a gestão de arquivos e documentos, além de encontrar espaço físico para acomodar a quantidade de papeis que uma empresa necessita para poder existir. Tantos contratos, boletos, arquivos de funcionários e documentos variados podem ocupar mais tempo e espaço do que você imaginou.

    Nós estamos na era da transformação digital e esse movimento é baseado em conexões. Milhões de dispositivos conectando em diversas redes profissionais e usuários através de aplicativos, softwares e ferramentas.

    Na mesma velocidade que as empresas evoluem e acomodam a demanda de capital humano e documentos necessários para se manter ativa, as inovações tecnológicas no âmbito de gestão documental e o serviço de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), permitiram que os funcionários trabalhassem e colaborassem em mais aplicativos (locais ou em nuvens) e dispositivos, otimizando o espaço e a produtividade.

    Entenda os 4 principais benefícios de digitalizar os documentos de sua empresa e como isso vai te ajudar na otimização da produtividade, na economia de tempo, dinheiro e espaço:

    1. Colaboração

    Com os softwares e as ferramentas de manipulação de documentos digitais, qualquer pessoa, que tenha autorização prévia, pode abrir, editar e procurar qualquer documento com apenas um clique ao mouse, possibilitando o trabalho colaborativo entre as pessoas e as equipes de uma empresa.

    2. Personalização

    Muitas ferramentas de gerenciamento de documentos são personalizáveis e integradas nos diversos API’s existentes. Essa funcionalidade facilita a manipulação e melhora a capacidade de análise na entrega de relatórios com layouts customizáveis.

    3. Segurança

    A segurança na confidencialidade dos documentos que são constantemente manipulados é essencial. Com o gerenciamento digital dos documentos você pode habilitar a liberação de documentos apenas quando o usuário estiver manipulando e logado no software, deixando tudo muito mais seguro e restrito (se necessário).

    4. Promove o consumo sustentável

    Afinal, ao escolher um arquivo digital para os documentos da empresa você estará economizando os papeis, arquivos físicos e espaço que se utilizaria para imprimir e arquivar os documentos. 

    Procure a solução certa

    Sabendo agora dos 4 principais benefícios de migrar seus documentos para digital, a solução certa para seu negócio é entrar em contato com a Mil Cópias e solicitar nossas soluções para gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

    Ao escolher a gente, além de economizar com impressão, você vai também gastar muito menos com a manipulação de documentos, aumentando a produtividade da sua equipe, diminuindo o tempo de preocupação com documentos e o espaço físico de estocagem.

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