Vamos viver como os Jetsons? Tendências para tecnologias com Inteligência Artificial em 2020

De acordo com o Relatório de Pesquisa e Estudo Executivo Global de Inteligência Artificial do MIT de 2019, nove em cada dez empresas fizeram investimentos em Inteligência Artificial, porém 70% dessas empresas concluíram que o impacto desses investimentos foram mínimos, ou até mesmo nulos.

Expectativa para 2020: Vamos viver a vida como no desenho Os Jetsons!

Realidade para 2020: Parece que vai demorar alguns anos para sentirmos de fato o impacto da Inteligência Artificial nas empresas e em nossa vida.

Em contrapartida, o vice-presidente de pesquisa da Forrester, Srividya Sridharan disse: "Acreditamos que 2020 será o ano em que as empresas vão se concentrar mais em Inteligência Artificial e vão fundamentar a realidade na adoção dela."

Existem várias tendências para o uso da Inteligência Artificial que estão por vir este ano, principalmente para os líderes de TI e líderes de negócios em geral. Confira a seguir.

A Inteligência Artificial será uma nova perspectiva de carreira para profissionais de TI

De acordo com o relatório do Future of Jobs de 2018, até 2022 existirão 133 milhões de novos empregos graças à Inteligência Artificial.

Além disso, os empregos que exigem habilidade em Inteligência Artificial cresceram 4,5 vezes desde 2013.

Para aqueles preocupados com o desemprego que essa automação trará, até 2020, a Inteligência Artificial eliminará cerca de 1,8 milhão de empregos, porém também surgirão 2,3 milhões de novos trabalhos, segundo o VentureHarbor.

Outra informação importante é que a contratação de profissionais de Inteligência Artificial aumentou 74% nos últimos quatro anos, de acordo com o LinkedIn.

Todas essas estatísticas atendem uma nova demanda no mercado por profissionais de Inteligência Artificial e Machine Learning, uma demanda que vai estimular os profissionais de TI a se concentrarem na Inteligência Artificial como um curso principal de estudo.

Privacidade e governança estão em evidência quando se pensa em Inteligência Artificial

Quando falamos de Inteligência Artificial e privacidade, a discussão é centrada no reconhecimento facial. Em 2019, o Facebook tentou anular um processo que alegava que a empresa havia coletado ilegalmente dados biométricos de milhões de usuário sem o consentimento deles, porém um tribunal federal negou o processo.

Além disso, a ACLU está preparada para buscar organizações que utilizem o reconhecimento facial para usos que possam comprometer os direitos de privacidade constitucional dos indivíduos.

Quanto aos dados governamentais, as tendências de 2020 serão sobre a operacionalização da Inteligência Artificial na organização dos dados, tornando a governança de dados e informações uma das prioridades do setor.

A Forrester declara em seu relatório de previsões para 2020 que o problema da Inteligência Artificial estará em "fornecer dados de um portfólio complexo de aplicativos e convencer vários profissionais a seguir adiante".

Este ano saberemos o quanto a Inteligência Artificial realmente vale para os mercados

Utilizar da Inteligência Artificial apenas pela sua tecnologia já é ultrapassado. As empresas fizeram os investimentos, e agora em 2020, descobrirão se estes investimentos vão gerar frutos.

"Quando você usa a Inteligência Artificial corretamente, gera valor e ROI para a empresa. É uma premissa excelente, mas o completo potencial da Inteligência Artificial não foi alcançado", diz AJ Abdallat, CEO da Beyond Limits.

Muitos sistemas convencionais de Inteligência Artificial são meramente Machine Learning, Neural Networks ou Deep Learning. Todos são bons para lidar com grandes conjuntos de dados, mas nenhum tem consciência da situação ou capacidade de explorar dados ausentes ou incompletos. Essa é uma lacuna do mercado que precisa de melhorias e novas pesquisas.

Considerações Finais

Apostamos nossas fichas na IA atuando com o gerenciamento de informações.

Este tema continuará tendo um importante destaque na comunidade de TI nos próximos anos, sem dúvida. A IDC calcula que, até 2025, a funcionalidade de Inteligência Artificial será incorporada em pelo menos 90% das novas versões de aplicativos corporativos.

Para amenizar um pouco, a IDC disse também que isso vem com uma ressalva: os aplicativos realmente afetados pela Inteligência Artificial serão apenas cerca de 10% desse total.

Ainda estamos em um processo inicial, com muitas inovações empolgantes e novidades saudáveis por vir.

Se você quiser saber como a Inteligência Artificial pode impactar a vida da sua empresa e a produtividade da sua equipe, entre em contato e vamos conversar sobre o gerenciamento inteligente de informações com a solução do software M-Files.


Retrospectiva 2019 na Mil Cópias: Veja os 10 assuntos mais comentados do ano

2020 está chegando e temos como costume definir metas para o ano que está por vir. Sim, é um dos exercícios mais poderosos para alcançar o sucesso, seja na sua vida pessoal, seja na empresa.

Nem tudo pode ser planejado, sabemos, mas não é isso que vai tirar você do seu rumo. Portanto, planejar é necessário, principalmente para termos um guia para seguirmos em nossas decisões.

Suas metas de ano novo vão ser a sua bússula nesses próximos 12 meses e para que isso aconteça é preciso ter muita resiliência, sempre estar determinado e focado no que deseja alcançar.

Pensando nisso, listamos os 10 assuntos que mais foram comentados nesta década em nosso blog. Com isso, você terá ideia dos caminhos que o outsourcing de impressão percorreu para, principalmente, entender de uma forma mais profunda o mercado e assim alavancar as possibilidades na sua empresa para 2020 no campo do gerenciamento de impressão.

Segurança da impressão, big data, digitalização de documentos, workflow e muitas outras palavras-chaves passaram por nossos artigos e viraram referência entre o conteúdo produzido para o mercado.

Preparem os rojões 🎆, acendam as velas 🕯, abram os espumantes 🥂 e acompanhem com a gente o top 10 dos assuntos mais comentados da década em nosso blog.

10. Cartucho de tinta ou toner? Descubra o que é melhor

Azul ou vermelho? Star Wars ou Star Trek? Biscoito ou bolacha? Cartucho de tinta ou toner? Quem é melhor? Quem é pior? Entendemos de impressão e, portanto, vamos responder apenas a última pergunta e tentar acabar com este embate!

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9. Controle os gastos imprimindo exames de imagem e radiográficos no papel

A impressão de exames de imagem laboratoriais em papel comum é uma solução que deixou de ser tendência e passou a ser realidade. O mercado evoluiu e a exigência de uma alta definição na impressão e do baixo custo somados à rapidez no atendimento, fizeram as clínicas e laboratórios do mundo todo buscarem uma nova solução: a impressão digital de exames em papel.

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8. O que é 5% de cobertura de impressão?

Você acabou de olhar para o seu cartucho de tinta o notou que nele está escrito “rendimento de até 12 mil páginas impressas com 5% de cobertura de impressão”.

Você ficou com dúvida, foi até o Google, digitou “o que é 5% de cobertura de impressão?” e se a nossa equipe de SEO fez o dever de casa, essa página está em primeiro lugar na lista de respostas.

Confira neste artigo o que significa e porque você precisa saber disso.

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7. Veja como a Inteligência Artificial está revolucionando o gerenciamento de conteúdo

Já faz algum tempo que os prognósticos da indústria exaltam a Inteligência Artificial (IA) e o Machine Learning por seu potencial de transformação, principalmente na área de gerenciamento de conteúdo e informações.

Os possíveis casos de uso da IA são tão amplos e seu valor potencial para as empresas é tão significativo que hoje é até fácil imaginar robôs com inteligência artificial gerenciando todas as nossas tarefas desafiadoras (e tediosas) do dia-a-dia. Chega a ser até um pouco assustador! 😱

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6. Que tipo de papel eu devo comprar para o meu escritório?

Com todas as responsabilidades que o cargo de dono de um negócio impõem, você não deve estar muito preocupado com o tipo de papel que deverá comprar para as impressoras de seu escritório. Porém, cada tipo de papel para impressora tem objetivos e vantagens diferentes; alguns inclusive são feitos para impressoras específicas.

Saber que tipo de papel comprar e usar para sua impressora ajudará você a conseguir uma qualidade melhor em suas impressões. Neste artigo você irá conhecer alguns tipos de papéis para impressoras, queestilo é melhor para cada função e que fatores você deve analisar na hora de comprar o papel.

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5. 10 dicas para reduzir custos com impressão

O que mais se ouve nos últimos dias é otimização, redução de custos, melhorar eficiência, automatizar processos. Pensando nisso, selecionamos 10 dicas simples para que você e seus colaboradores comecem a economizar e imprimir melhor a partir de hoje.

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4. Digitalizar documentos não é o mesmo que escaneá-los

Seja qual for a área de atuação do seu negócio, digitalizar os documentos e informações é essencial para otimizar processos e até mesmo evitar desperdícios.

Imagine o quanto de papel e espaço sua empresa desperdiça para produzir e guardar documentos: contratos no RH, notas fiscais na contabilidade, processos no jurídico, além de outros diversos documentos em diferentes setores (administrativo, financeiro, projetos, marketing, etc.).

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3. A relação entre a Gestão de Documentos e o Big Data

Você já deve ter ouvido a frase “quando o assunto é negócio lucrativo, os dados são a nova gasolina”. Na verdade, é uma metáfora muito boa porque o petróleo não tem nenhum valor por si só, precisa ser refinado em gasolina. Da mesma forma, todos nós somos inundados com uma tonelada de dados, mas esses dados precisam ser refinados em insights de negócios para termos um valor real. Vamos entender como o big data conduz a transformação digital nas empresas.

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2. Vale a pena terceirizar o sistema de workflow financeiro?

O primeiro passo para começar esse texto é fazer a seguinte pergunta: Você sabe o que é um sistema de workflow financeiro? Se sua resposta foi não, então chegou a hora de você conhecer uma forma de otimizar seu tempo com compras, vendas, finanças, contratações, de estar em conformidade regulamentar e de garantir a segurança na manipulação do seu dinheiro. Vamos entender como!

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1. 4 benefícios de digitalizar os documentos da sua empresa

Um dos maiores desafios dos gestores e empreendedores nos dias de hoje é otimizar a gestão de arquivos e documentos, além de encontrar espaço físico para acomodar a quantidade de papeis que uma empresa necessita para poder existir. Tantos contratos, boletos, arquivos de funcionários e documentos variados podem ocupar mais tempo e espaço do que você imaginou.

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Tendências para soluções na área de impressão e documentos para 2020

Por muitos anos, a promessa do escritório sem papel virou a cabeça do mundo dos negócios. No entanto, embora tenhamos visto a natureza do setor de soluções de impressão e a tecnologia de impressão mudarem drasticamente, os requisitos fundamentais para os principais fatores de negócios, como cópias físicas de contratos, planos impressos de formato maior e documentos de provas ainda permanecem vivos e fortes.

Nos próximos anos, as soluções de impressão continuarão se reinventando, não apenas por meio de ofertas atraentes de impressão e fluxo de trabalho, mas também por serviços mais relevantes em um ambiente de impressão inteligente.

As soluções de impressão da Mil Cópias, por exemplo, estão se posicionando melhor para ter sucesso e estenderem suas ofertas e competências de ferramentas para atender a requisitos mais amplos de TI.

Em 2019, alcançamos um novo nível de sofisticação no design e na arquitetura dos sistemas de impressão, gerenciamento e armazenamento, além de fluxos de trabalhos de documentos impressos e digitais. Esses sistemas reduzem o impacto ambiental e o custo da impressão.

A verdade é que não há solução certa ou errada, desde que o design das suas soluções de impressão e dos sistemas de gerenciamento de documentos digitais funcionem lado a lado para fornecer resultados de negócios e apoiar as necessidades da organização em mudança.

Vamos listar alguns pontos que merecem ser destacados como tendência em 2020 quando se trata de soluções de gerenciamento de impressão:

  • Fluxos de trabalho de impressão e digitalmente integrados.
  • Segurança aprimorada, tanto na impressão, como no armazenamento e rede.
  • Soluções de impressão ecológicas e econômicas.

A Mil Cópias revende soluções e softwares que estão na vanguarda do mercado de outsourcing de impressão (MPS) e no gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM).

Clique aqui para conhecer mais sobre nossas soluções e comece 2020 na frente, com tecnologias que vão maximizar a produtividade da sua equipe e te fazer economizar.


Veja como a Inteligência Artificial está revolucionando o gerenciamento de conteúdo

Já faz algum tempo que os prognósticos da indústria exaltam a Inteligência Artificial (IA) e o Machine Learning por seu potencial de transformação, principalmente na área de gerenciamento de conteúdo e informações.

Os possíveis casos de uso da IA são tão amplos e seu valor potencial para as empresas é tão significativo que hoje é até fácil imaginar robôs com inteligência artificial gerenciando todas as nossas tarefas desafiadoras (e tediosas) do dia-a-dia. Chega a ser até um pouco assustador! 😱

Voltando à realidade, ainda estamos em uma fase cautelosa no que se diz respeito à IA. O mercado de ECM segue analisando os impactos da IA para aplicações em negócios centrados em conteúdo.

Para você ter uma noção de como a IA está impulsionando a evolução do gerenciamento de conteúdo, é essencial entender como estão as coisas agora.

O estado atual do gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM)

A informação está em todo lugar. As organizações estão se inundando em conteúdos e dados, que geralmente são armazenados em vários sistemas que não se integram entre si.

Em uma pesquisa feita nos Estados Unidos, os dados mostraram que quase 75% de tempo dos profissionais é perdido na recriação de conteúdo que eles sabiam que existia, mas não conseguiram encontrar. Além disso, mais da metade admitem não saber usar ou preferem usar os próprios sistemas para armazenar conteúdo, porque as informações necessárias eram muito difíceis de encontrar, ou acharam as ferramentas sancionadas pela empresa muito complexas de usar.

A boa notícia é que existem softwares, como o M-Files, baseados em tecnologias de IA que estão começando a melhorar e aprimorar o gerenciamento de conteúdo das corporações.

Os metadados específicos de negócios são a base que impulsionam a pesquisa eficaz, o fluxo de trabalho e outras atividades de criação de valor.

Até agora, o desafio era o esforço manual e o investimento necessário para identificar os conteúdos de maneira adequada e vinculá-los aos materiais relacionados. Portanto, fazer com que a IA se apoie nesse desafio faz muito sentido.

Os metadados estão dominado o mundo 🌎

Os documentos comuns não são mais os protagonistas dessa novela. Em tempos não muito distantes, cada documento armazenado era o ponto focal do processamento de, por exemplo, faturas, gerenciamento de reclamações e outros processos empresariais.

Cada um desses documentos armazenados continha um pequeno conjunto de atributos ou tags de metadados, geralmente limitados a informações, como nome do arquivo, data de criação, autor e tipo de conteúdo.

Para a maioria dos sistemas, uma vez definidos os esquemas de marcações, eles geralmente permaneceriam intocados porque a alteração desses esquemas requeriam um trabalho tedioso de desenvolvimento e atualizações em massa de todo o conteúdo relacionado a esses metadados.

Por outro lado, em um software moderno de gerenciamento de conteúdo, como o M-Files, os metadados são flexíveis. Isso significa que você pode adicionar facilmente um novo campo de metadados em um documento (como por exemplo, data de criação, gestor responsável, etc.). Além disso, existem novos tipos de metadados que estão sendo criados e usados para indexar - resoluções de imagem, idioma de um documento, dados geofísicos e muito mais. Muitas soluções e softwares fornecem uma maior capacidade de utilizar esses metadados.

Isso é extremamente poderoso quando combinado com a IA, o que pode acelerar drasticamente a criação e classificação de atributos de metadados.

Por exemplo, digamos que você já tenha um diretório contendo documentos como contratos de clientes e esses contratos são, de alguma forma, mal catalogados e os únicos atributos de metadados relevantes associados a esses documentos são as datas de início do contrato com o cliente. Ao usar uma solução como M-Files, sua empresa pode identificar e extrair outros atributos, como o número do CNPJ, os contatos primários dos cliente, período do mandato e muito mais, através de apenas uma informação, como as datas de início do contrato, por exemplo.

Além disso, com esse tipo de recurso, também podem ser gerenciados controles e monitorias com políticas ou regulamentos de privacidade aplicada com mais rapidez, de forma automatizada.

O futuro do gerenciamento de conteúdo empresarial com o software M-Files

Vimos que implementar plataformas de conteúdo com IA contextual facilita a localização de conteúdo, automatizando também a criação de metadados de alta qualidade.

Além disso, nos permite gerenciar o volume massivo de metadados que a maioria das empresas estão ralando para organizar e armazenar.

Essa poderosa combinação de recursos aprimora a maneira como os usuários podem identificar e organizar diferentes tipos de conteúdo. O efeito é uma utilização radicalmente aumentada de metadados - uma capacidade aprimorada de incrível valor para a empresa moderna de hoje.

Quer saber mais sobre o M-Files? A Mil Cópias revende o software e, além disso, faz uma consultoria completa para entender os seus desafios e te ajudar a superá-los. Clique aqui para conhecer mais sobre nossa solução completa de ECM baseada no software M-Files.


5 Prioridades para melhorar a segurança da informação

Se sua empresa não vive em uma caverna, nesses últimos cinco anos, sem dúvida você já ouviu falar nos termos “banco de dados”, “big data” e “segurança da informação” entre outros. Vamos começar a falar disso, contextualizando e mostrando na prática porque a sua empresa PRECISA se atentar a esses assuntos.

Fundamentalmente, hoje, mais do que nunca, nós temos muito mais oportunidades para coletar dados, de muito mais fontes. Pense em todos os bilhões de dispositivos que agora têm acesso à Internet – smartphones, computadores, televisões, tablets. Pense também em todos os problemas de segurança com a exposição de dados na sua empresa que esse acesso pode causar!

Vamos analisar: as soluções de armazenamento desses novos dados que são criados e manipulados diariamente representam um novo alvo para atividades criminosas de espionagem e outros crimes digitais. Caso algo aconteça com algum recurso comercial ou informação confidencial tão importante, as consequências para a sua organização pode ser devastadoras.

Com isso em mente, confira nossa lista de algumas prioridades na hora de pensar em segurança da informação na empresa.

1. Compliance

Você sabe o que é compliance? Se a sua empresa gera uma quantidade grande de informações, ela precisa ter um conjunto de disciplinas e regras para cumprir e se fazer cumprir as normas legais e regulamentares.

Para garantir que você esteja em segurança e dentro das normas, a chave é encontrar uma ferramenta para a gestão de processos de negócio eficiente para reduzir os riscos, fornecendo meios que garantam a rastreabilidade dos esforços aplicados em compliance, promovendo a colaboração entre a área de TI e os analistas de negócio para documentar e implementar os processos.

2. Acesso à informação

É particularmente importante garantir que as informações estejam protegidas não apenas contra ameaças externas, mas também de quem se aproveita de lacunas da segurança interna para obter informações confidenciais – causando mais problemas de segurança na sua empresa.

Obtenha uma solução que restrinja permissões orientadas por dados, configurando permissões de forma automática e dinâmica.

Forneça uma solução com um sistema no qual a autenticação / validação criptografada possa verificar se os usuários são quem eles dizem ser e determine quem pode ver o quê.

3. Diretório

Às vezes, encontrar o documento certo parece impossível. Onde o arquivo foi salvo? Quem o editou pela última vez? Essa confusão de diretórios é particularmente perigosa para a segurança da informação dentro da sua empresa.

Organizar tudo em um lugar, centralizando com base no que é, vai facilitar a vida de quem manipula essas informações, pois essa pessoa nunca mais terá que se lembrar onde um documento foi salvo ou qual é a versão correta, impedindo também que informações confidenciais se percam nessa confusão de arquivos.

4. Monitoramento

Ter uma solução que integre permissões com assinaturas e marcações permite que você monitore e aprove documentos e movimentações de informações com facilidade e segurança. Isso atribuirá responsabilidades de forma mais clara e consultiva.

Uma ferramenta como o M-Files, permite que diferentes auditores, internos e externos, monitorem tipos diferentes de auditorias. Por exemplo, organismos de certificação que validam sistemas, processos e empresas, ou até para auditorias internas.

5. Contrate uma solução para integrar a resolução de todos os desafios de segurança

A Mil Cópias oferece o M-Files, um software premiado que vai te ajudar no gerenciamento e controle das informações, políticas e processos do sistema e do processador de dados, fornecendo recursos de auditoria excepcionais no caso de violação da segurança.

Além disso, o M-Files permite o controle de segurança, confidencialidade e outros procedimentos operacionais padrão. As mudanças organizacionais são aplicadas automaticamente aos usuários individuais à medida que mudam suas funções e tarefas.

Facilite a criação de auditorias específicas para permitir que sua compliance seja feita de maneira suave, controlada e eficaz.

Ficou curioso? Clique aqui para conhecer mais sobre nossa solução completa de ECM baseada no software M-Files.

 


Kyocera recebeu um importante Prêmio no BLI de 2019

A Kyocera, uma das principais empresas de soluções de documentos e impressão do mundo e nossa fornecedora oficial, anunciou a premiação dada pela Keypoint Intelligence Buyers Lab Awards de 2019. Os prêmios foram dados para três MFPs coloridas e duas em preto e branco da linha TASKalfa da Kyocera.

Dos dispositivos de cores A3 da Kyocera, o TASKalfa 6053ci, o TASKalfa 4053ci e o TASKalfa 3253ci, além dos MFPs A3 em preto e branco, o TASKalfa 6003i e o TASKalfa 5003i foram os premiados e reconhecidos como "excelentes" por uma variedade de benefícios e recursos, incluindo desempenho, confiabilidade e qualidade de imagem consistente.

Segundo George Mikolay, diretor associado de copiadoras/produção da Keypoint Intelligence - Buyers Lab Awards, “O nome da Kyocera nos remete confiabilidade. No total, experimentamos apenas três atolamentos em quase 600.000 impressões de testes. E ao levar em consideração os consumíveis de longa duração, o tempo de inatividade raramente será uma preocupação. O prêmio da Kyocera para MFP de copiadora em cores mais confiável coloca um selo na excelência da empresa nessa área. ”

Michimasa Kobayashi, Gerente Sênior de Marketing de Produto, Centro de Inovação de Marketing da Kyocera Document Solutions Europe, explica o orgulho que a empresa sente por receber esses prêmios: “É uma honra para a Kyocera ter nossos dispositivos reconhecidos nesses prêmios líderes de mercado do Buyers Lab. Nossos dispositivos TASKalfa são construídos de acordo com as demandas de nossos clientes e por isso eles sempre podem contar com os produtos Kyocera para imprimir a documentação de qualidade de que precisam e quando precisam, sem ter dúvidas ou problemas. ”

Esses dispositivos usam a tecnologia HyPAS para permitir a integração perfeita de soluções personalizadas de fluxo de trabalho, ajudando a simplificar tarefas complexas, aumentar a segurança e reduzir custos. Isso fornece flexibilidade e adaptabilidade às organizações que exigem apenas o melhor de suas MFPs, esperando um retorno do investimento sem comprometer a qualidade.

Os prêmios BLI da Keypoint Intelligence acontecem duas vezes por ano, no verão e no inverno para equipamentos de escritório e reconhecendo os produtos que apresentaram os melhores desempenhos no amplo conjunto de testes de laboratório do Buyers Lab.

A Kyocera Document Solutions oferece suporte ao processamento de documentos em escritórios, fornecendo MFPs e impressoras que combinam funcionalidade e confiabilidade avançadas com credenciais ecológicas impressionantes.

Sobre a Keypoint Intelligence - Buyers Lab

A Keypoint Intelligence é um balcão único para a indústria de imagens digitais. Com serviços incomparáveis ​​e grande profundidade de conhecimento, os produtos da Kyocera eliminam os problemas com captação de dados para oferecer aos clientes os insights independentes e as ferramentas responsivas de que precisam nesses momentos críticos que definem seus produtos e potencializam suas vendas.

Sobre os Buyers Lab Pick Awards

As Escolhas do Buyers Lab são independentes no setor e são premiadas com muito esforço, pois são baseadas em testes rigorosos, incluindo uma extensa avaliação de durabilidade e avaliação de atributos-chave como usabilidade, qualidade de imagem e valor.

Cada produto que passa no teste de laboratório recebe o selo Recomendado ou Altamente Recomendado do Buyers Lab e nosso Certificado de Confiabilidade, com os melhores desempenhos qualificados.

Chame a Mil Cópias para contar com os equipamentos da Kyocera na sua empresa

A Mil Cópias é Dealer Autorizada Kyocera, por isso contamos com os equipamentos de alto rendimento da empresa japonesa Kyocera, prontos para equipar a sua empresa com a mais alta tecnologia. Chame a Mil Cópias para saber mais sobre todas as funcionalidades das máquinas Kyocera que vão fazer sua empresa ser mais produtiva e economizar com impressão e cópias.

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Sua organização se preocupa com a segurança de impressão?

Nem toda empresa pensa em segurança de impressão quando chega a hora de criar ou reavaliar as políticas de proteção. No entanto, para evitar rachaduras na base da segurança de rede de sua organização, é importante implementar políticas e procedimentos para a infraestrutura de impressão em toda a empresa, a fim de mantê-la protegida e proteger seus sistemas.

A outra faceta que também devemos avaliar na segurança de impressão é a proteção de informações confidenciais. Não é incomum que as pessoas imprimam documentos que contêm informações confidenciais destinadas apenas a determinados pessoas. Quantas vezes você viu documentos deixados em cima ou perto de uma impressora?

É por isso que uma política abrangente de segurança de impressão deve incluir medidas que garantam a confidencialidade dos documentos.

A implantação de tecnologia que obriga os funcionários a inserirem suas credenciais de rede nas impressoras do escritório antes de poderem receber seus documentos elimina pilhas de documentos esquecidos e impede que informações confidenciais sejam acessadas ou recebidas por qualquer um.

Isso é especialmente benéfico nos setores financeiro, de contratação, de contas a pagar/receber e de assistência médica, nos quais informações confidenciais aparecem com frequência.

Economize e garanta a proteção de dados na sua empresa terceirizando o seu parque de impressão

Com um serviço de impressão gerenciada como o da Mil Cópias, é possível contar com features que vão garantir a segurança e permitir que você economize com a definição de cotas restritivas, políticas de impressão e até relatórios com o impacto ambiental aos usuários, por exemplo.

Se sua empresa busca reduzir custos com impressão imediatamente, temos alguns recursos providenciais que podem lhe ajudar. Confira alguns deles:

  • Liberação de impressão retida por crachá, cartão, pin code, biometria ou smartphone.
  • Campanha de reeducação de usuários que promove o uso consciente.
  • Automatizações por software e possibilidade de implementar soluções documentais, fluxo de trabalho (workflow), impressão de dados variáveis etc.
  • Previsibilidade financeira aprimorada: pague por mês ou franquia de páginas impressas. Você escolhe e sabe exatamente qual a conta no final do mês.
  • Mais de 15 tipos de relatórios de fácil entendimento como custo por departamento, por filial, por centro de custo, por usuário, impacto ambiental, etc.
  • Políticas restritivas de impressão e retenção de impressão. Nosso software de gestão de impressão está preparado para todos os cenários e necessidades, independentemente da infraestrutura ou do número de usuários.

Para que sua empresa tenha um ambiente com o fluxo de informações seguras em todos os aspectos, considere uma solução de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM).

Soluções de segurança da informação corporativa

Se na sua empresa o desafio é proteger as informações, estabelecer permissões com facilidade e automatizar a segurança dos dados, a solução de Gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) da Mil Cópias vai te fascinar.

Com o software M-Files, sua empresa terá a chance de acessar toda informação através de um sistema moderno de indexação, que permitirá que você ache todo e qualquer documento e acesse todos os dados de uma forma fácil e prática.

Clique aqui para conhecer mais sobre a solução de ECM. Agora, se você quer entender melhor a solução de impressão segura, clique aqui.


A relação entre a Gestão de Documentos e o Big Data

Você já deve ter ouvido a frase "quando o assunto é negócio lucrativo, os dados são a nova gasolina". Na verdade, é uma metáfora muito boa porque o petróleo não tem nenhum valor por si só, precisa ser refinado em gasolina. Da mesma forma, todos nós somos inundados com uma tonelada de dados, mas esses dados precisam ser refinados em insights de negócios para termos um valor real. Vamos entender como o big data conduz a transformação digital nas empresas.

Por definição, dados estruturados é cada documento que se encaixa em planilhas e bancos de dados tradicionais - sua lista de clientes, informações sobre seus produtos, processos de negócios, etc. Dados não estruturados são todas as coisas novas que são grandes demais para caber em um banco de dados comum - dados provindos de redes sociais, APIs públicas de governos, entre outros. Quando você coloca dados não estruturados sobre dados estruturados, é aí que a mágica acontece.

Vamos entender com um exemplo rápido: Uma empresa do ramo automobilístico pediu que sua equipe de dados usasse big data para encontrar uma maneira mais inteligente de fazer previsões de vendas. Durante décadas, analisou-se quantos produtos foram vendidos no mês anterior e quantos produtos foram vendidos um ano atrás no mesmo mês e estas informações foram usadas para fazer suas previsões.

Com a transformação digital e o uso do Big Data, a equipe de dados e documentos podem rastrear análises de tendências no Twitter e observar o que as pessoas estão comentando sobre seus produtos e marcas. Além disso, podem analisar também as tendências no Google para ver quais produtos e marcas as pessoas mais pesquisaram nos meses anteriores e em seguida, correlacionar esses dados com suas vendas reais para ver se é possível obter uma previsibilidade mais real e com mais informações de base.

Então, agora, na hora de fazer as previsões de vendas, são necessários dados estruturados (quantos carros, por exemplo, foram vendidos no mês passado e um ano atrás) e camadas de dados não estruturados (análise de tendência do mercado no Twitter e no Google). E se quisesse ficar ainda mais inteligente, poderia fazer análises comparativas com relação às marcas e produtos de seus concorrentes.

O ponto principal é que esse uso de Big Data permite que a empresa seja muito mais eficiente ao planejar vendas, promoções e campanhas de marketing. Além de aumentar a possibilidade de um controle interno maior de cada tipo de documentação, como recibos, ciclo de vida de contratos, termos de negociações e muitas outras áreas de atuação.

Automatize processos com documentos e informações digitais para aumentar o controle de dados na sua empresa

Mesmo que nem toda organização possa exigir que todas as informações passem por um gerenciamento eletrônico de documentos e processos, é necessário abrir os olhos para uma nova estratégia a fim de minimizar as perdas e maximizar o valor dos dados e das informações. Para isso, muitas empresas estão adotando ferramentas e softwares, como o M-Files, que automatizam processos com os dados digitais.

A informação se tornou um ativo valioso, e gerenciar esse ativo de forma errada deixa as empresas abertas a perdas, principalmente por causa de problemas com um controle seguro, com a falta de compartilhamento e colaboração, baixa qualidade de dados e, é claro, perda de tempo e espaço para armazenar e gerenciar a papelada de diversos documentos físicos.

Um número crescente de empresas ao redor do mundo já entendeu o valor de mercado de seus dados e começou a oferecer novos serviços com base em suas informações - tudo para criar fluxos de receita adicionais.

Por fim, os dados de uma empresa servem como sua melhor fonte de inteligência de negócios e ajudam a identificar tendências e problemas. Somente as empresas que contam com um sistema de gestão de documentos e dados de maneira adequada podem maximizar esses benefícios ou até mesmo saber quais oportunidades explorar.

Não fique de fora desta nova onda da tecnologia. Entre em contato conosco e vamos conversar mais sobre as soluções que vão abrir novas oportunidades para você aumentar sua receita e diminuir seus custos.


Por que minha empresa precisa da Transformação Digital?

Todas as empresas têm metas específicas e necessidades gerais para cada indústria e região. Dito isso, há uma série de forças integradas que impulsionam os processos e a tomada de decisões corporativas. Muitos departamentos gastam energia, tempo e dinheiro com esses processos. Você sabia que sua empresa pode economizar muito ao decidir contratar uma empresa para gerenciar suas impressões, documentos e implementar a Transformação Digital? Vamos explicar o motivo.

Muitas empresas estão adotando gerenciamento eletrônico de documentos ao redor do mundo

O gerenciamento de documentos é definido como a coordenação e o controle do fluxo de documentos digitais e impressos de maneira segura e eficiente. De acordo com a pesquisa da Keypoint Intelligence-InfoTrends, perto de 40% dos negócios nos EUA já investiram em software de gerenciamento de documentos e outros 35% estão considerando investir nessa área. Veja o gráfico abaixo:

Empresas que estão pensando em contratar um software de gerenciamento de documentos

Fonte: Keypoint Intelligence-InfoTrends research

Fatores que podem impulsionar a Transformação Digital nas empresas

Tanto os softwares comerciais quanto a Internet aumentaram de forma massiva a quantidade de dados e informações que as empresas estão acessando e usando. Com todas essas informações à disposição, as empresas têm maior necessidade de gerenciá-las de maneira eficiente.

Além disso, o aumento da incidência de violações de segurança e ataques cibernéticos dentro das organizações aumentou a necessidade de garantir que o conteúdo comercial seja adequadamente protegido.

Principais recursos dos sistemas de gerenciamento de documentos

Muitos sistemas de gerenciamento de documentos abrangem informações digitais e  baseadas em papel. Eles incluem tudo, desde armários de arquivamento seguros e bem organizados até bancos de dados pesquisáveis para controle de acesso.

Um software completo de GED, como o M-Files, inclui recursos que vão mudar a maneira como você gerencia os documentos e as informações dentro da sua empresa:

  • Anexar metadados a arquivos
  • Entrada automatizada de dados
  • Reconhecimento de caracteres para entrada digitalizada
  • Capacidade de pesquisar / encontrar informações facilmente
  • Controle de versão para garantir que os usuários trabalhem na versão mais recente do documento
  • Clara identificação de quem alterou ou editou o documento
  • Capacidade de rastrear a origem do documento e quem acessou
  • Capacidade de aprovação de documentos
  • Capacidade de programar fluxos de trabalho que economizam tempo
  • Conectividade com outros sistemas

Considere a tecnologia para equilibrar o seu gerenciamento de documentos

As empresas interessadas em melhorar o gerenciamento de documentos são incentivadas a considerar o equilíbrio de arquivos em papel e digitais em sua organização. Algumas empresas são quase 100% digitais, enquanto outras são bastante dependentes do papel. Na verdade, o equilíbrio entre as duas formas é o recomendável.

Dependendo do mix de documentos de uma organização, pode fazer sentido se concentrar em um determinado aspecto do gerenciamento de documentos em detrimento de outro - pelo menos inicialmente.

Por isso é importante pensar também no Gerenciamento dos Processos (BPM). Comece pelo outsourcing de impressão e por uma solução que automatize workflows documentais, pois podem ser uma saída econômica e equilibrada para sua empresa.

Entre em contato com a Mil Cópias. Vamos conversar e entender quais soluções podem fazer sentido para as suas necessidades específicas. Temos alguns bons estudos de caso que mostram como uma organização real usou o gerenciamento de impressão para melhorar suas operações de negócios.


Como maximizar a produtividade do operacional com o ECM

Você sabe o que é produtividade? Em contextos industriais, é algo relativamente fácil de medir. Se um trabalhador puder criar dois produtos em um minuto, ele será mais produtivo do que alguém que consiga produzir apenas um produto final no mesmo tempo.

Com o operacional de processos e dados, o acompanhamento da produtividade é mais desafiador. Atividades como contabilidade, parte jurídica, atendimento ao cliente e recursos humanos são subjetivas e irregulares. Pode haver fluxos de trabalho bem estabelecidos e sistemas de registro, mas muitas vezes, esse workflow é interrompido por diversos motivos e torna todo o processo improdutivo.

Enterprise Content Management (ECM) é um conjunto dinâmico de estratégias e ferramentas usadas para gerenciar e organizar conteúdo não estruturado (metadado) e processos organizacionais. Esta ferramenta surge como uma solução tecnológica que ajuda a otimizar o operacional através de uma organização melhor e mais rápida de arquivos e dados em vários sistemas.

Como o ECM vai permitir que a produtividade aumente?

É possível sim aumentar a produtividade dos trabalhadores através de um software de gerenciamento de informações e documentos, como o M-Files. O ECM pode ajudar a organizar a gama completa de dados e inseri-los aos processos de negócios, pois a solução consolida todas informações de documentos e processos centralizando tudo em um único local.

ECM, neste caso, refere-se a uma geração de ferramentas que transcendem a definição tradicional da tecnologia. Até recentemente, o conceito de ECM trazia à mente casos de uso específicos como gerenciamento de ativos de marketing digital ou repositórios de documentos. Porém, para que funcione de uma forma prática e eficiente no departamento operacional, o ECM precisa de uma ferramenta para ver todos os arquivos, onde quer que estejam armazenados, e “saber” onde eles se encaixam dentro do fluxo de trabalho.

Uma solução moderna deve poder indexar arquivos de todos os tipos, independentemente de onde eles estejam localizados, baseados na nuvem ou pastas de rede. Usando técnicas de coleta de metadados, a solução deve inferir informações relevantes como o número do caso, o nome do cliente e assim por diante. Sem nenhuma entrada humana, ele cria um banco de dados pesquisável de arquivos associados e fluxos de trabalho.

Assim, se o departamento de cobrança precisar ver uma foto de um produto danificado que fez com que o cliente solicitasse um reembolso, ele poderá encontrá-lo facilmente. Não há necessidade de e-mails e telefonemas para conectar a foto a uma disputa de cobrança, por exemplo.

A ideia é que as pessoas envolvidas possam resolver mais problemas em menos tempo. Este é o tipo de aumento na produtividade de que estamos falando. Representa uma otimização real do operacional.

Uma solução de ECM, como o M-Files, por exemplo, ajuda as empresas a automatizarem fluxos de trabalho enquanto gerenciam seus armazenamentos crescentes de documentos, arquivos e informações.

Indo mais além, a ideia é possibilitar que as empresas otimizem as documentações regulatória e de qualidade. Este tipo de solução é o recurso de que você necessita e permite maior produtividade, otimizando o operacional por meio do gerenciamento inteligente e automatizado de informações digitais.

Entre em contato conosco e veja como funciona a solução na prática com uma demonstração interativa preenchendo o formulário a seguir ou conversando agora por telefone 27 3372-7171.

Fonte: M-Files


Vale a pena terceirizar o sistema de workflow financeiro?

O primeiro passo para começar esse texto é fazer a seguinte pergunta: Você sabe o que é um sistema de workflow financeiro? Se sua resposta foi não, então chegou a hora de você conhecer uma forma de otimizar seu tempo com compras, vendas, finanças, contratações, de estar em conformidade regulamentar e de garantir a segurança na manipulação do seu dinheiro. Vamos entender como!

Leia este artigo até o final e veja como implementar a tecnologia de um sistema de workflow no gerenciamento de processos e informações para garantir o melhor funcionamento na área financeira, além de economizar tempo e dinheiro dentro do seu negócio.

O que é um sistema de workflow financeiro e para o que exatamente ele serve?

Um sistema de workflow é uma sequência de processos intercalados e automatizados com o intuito de entregar um resultado, um produto ou serviço.

Em uma tradução livre, workflow é fluxo de trabalho e é exatamente isso que significa! Na prática, as informações, documentos ou tarefas passam de colaborador para colaborador, seguindo uma hierarquia e processos pré-determinados.

Essa organização pode ser feita de forma manual no gerenciamento de processos, mas para que o trabalho seja feito em menor tempo e com menos demanda de recursos, o sistema de workflow automatizado se faz necessário no mercado de trabalho moderno como ferramenta dotada de tecnologia de informação que irá maximizar a produtividade da equipe e fazer você economizar dinheiro e tempo.

Como um sistema de workflow pode ajudar em instituições financeiras e seguradoras?

Seguradoras, bancos e empresas de contabilidade de seguros enfrentam desafios que vão desde a conformidade regulamentar até a segurança e disponibilidade de dados.

Ao automatizar alguns processos de documentação, as organizações financeiras têm mais chances de cumprir com os regulamentos financeiros, proporcionando acesso imediato a documentos e informações importantes.

Ok! No conceito, tudo isso é muito bonito e perfeito, mas, na prática, como esses processos serão planejados, executados e controlados dentro da empresa?

Com uma solução de Gerenciamento de Processos de Negócio, sua empresa vai poder contar com uma gama de recursos que vão mudar a forma como você gerencia documentos e informações financeiras.

Com o software M-Files que a, Mil Cópias oferece em seu menu de serviços e soluções documentais você vai poder:

Analisar e aprovar acordos financeiros mais rápido.

  • Gerenciar seu negócio com base nas auditorias necessárias.
  • Gerenciar e acompanhar os fluxos de trabalhos de contrato.
  • Ver todo o histórico de todo o conteúdo em sua organização a qualquer momento.
  • Integrar com qualquer CRM existente.
  • Além de muitas outras features que vão ajudar você a automatizar o seu fluxo de documentos e informações.

Visto isso, a pergunta que resta agora é: COMO fazer a implementação do workflow financeiro na sua empresa do segmento?

Primeiramente, a Mil Cópias fará uma análise completa da situação atual dentro da organização: as definições de tarefas, os fluxogramas de atividades, além de todos os processos e mecanismos existentes, para assim entregar um planejamento de implementação completo da solução com pontos a serem melhorados e fraquezas na área solicitada.

Depois disso, é proposta uma integração com todas as áreas e colaboradores envolvendo a equipe para que cada um saiba sua função, os benefícios da solução e principalmente a nova rotina de trabalhos e processos, pois, é muito mais produtivo trabalhar em um ambiente previsível e predeterminado de tarefas, sem aquela sensação de que você sempre precisa apagar um incêndio ou resolver problemas e desafios com pressa e pressão.

Por fim, a migração do projeto é feita, definindo metas e objetivos a serem alcançados, testando experiências e ajeitando a usabilidade para que tudo funcione na maneira mais produtiva possível.

Uma vez que tudo esteja encaixado no novo fluxo de maneira colaborativa, você vai perceber a economia que a implementação desta tecnologia vai causar no seu negócio.

Ficou interessado? Vamos conversar a respeito. Entre em contato com nossa equipe de suporte para fazer uma demonstração interativa da solução M-Files. Dê um passo à frente no quesito tecnologia e mude a forma como você gerencia as informações e documentos dentro de sua empresa.


Trabalhe com a gestão de informações de forma inteligente

Uma solução com base em um sistema de gestão de informações inteligente é essencial para que sua empresa tenha acesso às informações mais importantes e saiba o que fazer com elas para o bom funcionamento dos trabalhos.

Controlar, organizar, analisar e saber o que fazer com a massiva recepção de dados é um dos desafios mais sérios dentro das corporações. Vamos entender juntos como essa gestão pode se tornar um processo inteligente de captura, distribuição e uso das informações.

O que fazer com a quantidade de dados?

Segundo o blog do software M-Files, hoje, a quantidade de dados emitidos no planeta Terra é de 2,7 Zettabytes, o equivalente a 200 bilhões de filmes em HD.

Como se isso não fosse suficiente, a quantidade de dados continua crescendo em uma velocidade cada vez maior, dobrando a cada dois anos. Como um exemplo prático da quantidade de dados criados, nos dias de hoje, as pessoas enviam mais de 200 milhões de e-mails a cada minuto.

Quem pode acompanhar todo esse fluxo de informações?

As empresas tentam resolver o problema dos dados com sistemas completos de gestão de informações e conteúdo. No entanto, esses sistemas podem criar mais problemas, especialmente quando incluem vários armazenamentos de conteúdo.

Usar três ou mais sistemas separados de gestão de informações e conteúdo não garante que os dados relevantes estejam disponíveis onde precisam estar quando são necessários. Além disso, controlar a integração, as permissões de uso e os relatórios em um sistema não centralizado complica mais ainda a situação.

Você sabe o que são os dados escuros?

Mais da metade de todas as informações armazenadas em uma organização é chamada de dados escuros, que são dados que ainda não foram analisados e ninguém sabe realmente o que são, ou se podem ser relevantes para a tomada de decisões.

De fato, estima-se que apenas 0,5% de todos os dados criados sejam analisados para a tomada de decisões operacionais. Isso acontece, pois a enorme quantidade de dados faz com que alguns não sejam estruturados, o que torna sua gestão um desafio para as companhias.

A necessidade de gerenciar dados confidenciais

Alguns regulamentos pressionam as organizações para gerenciar informações de maneira transparente, porém, segura. As consequências deste não cumprimento podem ser drásticas.

Mas como você gerencia os dados quando muitos não são estruturados e, por consequência, desconhecidos, e armazenados em vários sistemas isolados?

Somente um software como o M-Files é capaz de assegurar informações através do controle de usuários e isso pode ser essencial para o seu negócio.

A Inteligência Artificial a favor da humanidade

Já vimos que, assim como o petróleo, os dados precisam ser refinados para serem úteis.

E mesmo que o termo “Inteligência Artificial” soe um pouco assustador para algumas pessoas, o aprendizado das máquinas pode ser um grande ativo na gestão de informações e, principalmente, no refinamento de dados.

A Inteligência Artificial pode fazer o que um ser humano não pode - encontrar padrões familiares entre uma enorme quantidade de dados. Dessa forma, você pode identificar facilmente documentos, por exemplo, que contêm informações de identificação pessoal e adicionar fluxos de trabalho a esses documentos para gerenciá-los com mais agilidade.

O M-Files classifica os documentos de acordo com o que são?

Os metadados são usados ​​para marcar informações e torná-las facilmente classificadas e pesquisáveis em softwares como o M-Files. Com os isso, você não precisa depender de padrões de nomenclatura ou locais de arquivos. Você pode simplesmente encontrar informações com base no que o arquivo é.

Entenda que metadados fornecem contexto ao conteúdo. O que isso significa? Por exemplo, para alguém que trabalha no departamento de contas, o caso de uso para as mesmas informações é diferente do que para alguém trabalhando em vendas. No entanto, eles precisam acessar exatamente a mesma informação.

As sugestões automáticas de metadados, como a classe do documento ou o assunto do documento, podem eliminar a carga de marcação dos funcionários e permitir que eles se concentrem em tarefas que agregam mais valor.

Se você estiver interessado em aprender mais sobre dados e os benefícios da gestão inteligente de informações, entre em contato e consulte nossos especialistas em soluções de gestão de informações e documentos preenchendo o formulário a seguir ou conversando agora por telefone 27 3372-7171.

Fonte: M-Files

 


Confira os 7 passos para ter seu escritório sem papel

Você já imaginou uma empresa com um escritório sem papel? Vamos pensar na seguinte situação:

Manhã de segunda-feira e você está respondendo a um e-mail importante no seu laptop. Um dos fornecedores enviou algumas faturas de semanas atrás. Você tem a sensação de já ter emitido um pagamento e até o recibo. Você rapidamente verifica sua gaveta, passa pela pilha de papéis na mesa, mas não consegue encontrar o recibo.

Você pergunta ao seu colega responsável pela coleta de recibos, mas ele não consegue se lembrar onde guardou. A verdade é que é fácil perder um pequeno pedaço de papel. Você pegou um arquivo com todos os extratos bancários, mas era muito difícil localizar uma entrada de pagamento de centenas de transações. Você já tinha desperdiçado toda sua manhã de segunda-feira em uma atividade completamente não planejada.

Isso soa familiar? Com que frequência perdemos nossos documentos ou passamos muito tempo apenas para localizá-los? Bem, isso pode ser evitado com uma política de escritório sem papel.

1. Digitalize contas e recibos

Se você tiver um scanner, digitalize todas as contas e recibos. Mas se você não tiver um, não se preocupe, basta navegar na App Store para baixar um aplicativo que transformará seu smartphone em um scanner.

O software M-Files pode ser integrado a aplicativos empresariais (Ex: CRM e ERP) para prover a funcionalidade que você necessita agora e no futuro e a partir de qualquer dispositivo móvel.

2. Solicitar aos bancos extratos sem papel

Existem alguns documentos que recebemos todo mês em formato de papel. Um deles é o extrato bancário. A maioria dos bancos já oferece declarações eletrônicas. É uma boa ideia optar por enviar essas declarações por e-mail ao logar na conta bancária.

Os extratos bancários contêm dados confidenciais sobre as transações comerciais e podem representar um risco de segurança se não forem armazenados corretamente. Com o M-Files, as declarações eletrônicas são mais bem controladas e, além disso, o backup e a pesquisa são facilitados por ferramenta de buscas avançadas.

3. Peça aos seus fornecedores para enviar faturas e pedidos via e-mail

Peça aos seus fornecedores para enviarem a fatura em formato PDF por e-mail. Dessa forma, você pode organizá-las adequadamente em seu computador e pesquisá-las rapidamente quando necessário. Da mesma forma, se você estiver usando um software de contabilidade on-line, poderá enviar pedidos por e-mail ou faturas diretamente para seus fornecedores e clientes.

Esta não é apenas uma maneira mais rápida, mas também ajuda a evitar a desordem em seu escritório.

4. Digitalize documentos internos

Tenha um scanner de documentos ou uma multifuncional que inclua recursos de digitalização e inicie a conversão de documentos em papel para PDF. Após digitalizar, converta contratos antigos, faturas e qualquer outro documento que esteja esperando há tempos em sua mesa.

5. Compartilhe documentos on-line

Para compartilhar arquivos entre colegas de equipe ou clientes, considere investir softwares de compartilhamento de documentos como o M-Files, por exemplo. Você pode editar esses documentos on-line e até conversar simultaneamente com colegas que estão visualizando o documento.

O M-Files é intuitivo, acessível e possui uma curva de aprendizagem baixa. A adoção de usuários nunca será um problema.

6. Dificulte ou limite a impressão dentro da sua empresa

Para evitar a resistência de sua equipe em imprimir menos, dificulte a impressão para eles. Por exemplo, reduza deliberadamente o número de folhas de impressão mantidas na impressora. Altere a configuração da impressora para torná-la obrigatória para imprimir em ambos os lados.

Você também pode limitar o acesso da impressora a um pequeno grupo de pessoas ou até enviar e-mails com mensagens incentivadoras nas assinaturas, como: “Salve papel, não imprima este e-mail” para impedir que as pessoas imprimam desnecessariamente. Basta usar métodos inovadores como esse para desencorajar a impressão.

7. Livre-se de métodos antigos

Se alguns de vocês ainda usam aparelhos de fax, é hora de você se livrar deles o mais rápido possível. Recentemente, visitei um médico e notei que a recepcionista usava cadernos para registrar nomes de pacientes. Se você está fazendo o mesmo, por favor, pare de fazê-lo e pegue um simples Laptop. Alguns escritórios ainda têm grandes armários para armazenar essas pastas em forma de caixa. Comece digitalizando esses documentos e economize espaço. Velhos hábitos são difíceis de morrer, mas você deve detê-los e seguir em frente.

A Mil Cópias tem a solução para você digitalizar de forma rápida e fácil todos os documentos do seu escritório, proporcionando espaço e produtividade das equipes.

Não gaste mais tempo, espaço e dinheiro com documentos impressos. Consulte nossos especialistas em soluções de digitalização e gestão de documentos preenchendo o formulário a seguir ou conversando agora por telefone 27 3372-7171.

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