O valor atual do gerenciamento de documentos

O cenário em que vivemos em 2020 fez surgir a urgência do trabalho remoto. Com isso, tanto a estrutura do home office quanto a forma como as organizações operam precisaram ser reformuladas para garantir a qualidade na continuidade das operações. As empresas tiveram que descobrir como garantir a seus funcionários as mesmas condições de trabalho e gerenciar os documentos, independentemente de onde estivessem.

O trabalho remoto não é um fenômeno novo, muito menos, temporário. A tendência é que muitas empresas passem a trabalhar de maneira híbrida e flexível. E para isso, é fundamental que o funcionário consiga gerenciar documentos da mesma forma como faria se estivesse no escritório, independentemente da hora, do lugar e do dispositivo.

Segundo pesquisa realizada pelo M-Files, 43% dos entrevistados não conseguem acessar documentos e arquivos corporativos fora da empresa, e dois terços indicam que enfrentam desafios quando se trata de revisar e aprovar documentos remotamente. Além disso, 62% relatam que é pelo menos um pouco difícil encontrar as informações que procuram quando não estão no escritório.

A pesquisa também mostra que o gerenciamento de documentos como um todo continua sendo um desafio e se agrava com o teletrabalho. Com o crescente volume de informações, as organizações estão sendo incentivadas a dar permissão para que seus profissionais acessem, armazenem e gerenciem documentos na nuvem e trabalhem com eles da mesma maneira, de qualquer lugar.

O M-Files fornece uma plataforma inteligente de gerenciamento de informações de próxima geração que melhora o desempenho dos negócios, ajudando as pessoas a encontrarem e usarem as informações com mais eficiência. Diferentemente dos sistemas tradicionais de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) ou das plataformas de serviços de conteúdo, o M-Files unifica sistemas, dados e conteúdo em toda a organização, sem perturbar os sistemas e processos existentes nem exigir a migração de dados.

A capacidade de acessar informações fora do escritório está se tornando cada vez mais importante à medida que a força de trabalho remota continua a crescer. Sua empresa está pronta para isso?

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Como automação de processos está mudando o mercado de trabalho

Se você tem um negócio, provavelmente já deve ter-se feito as seguintes perguntas: afinal de contas, o que é automação de processos? Como isso impacta na minha empresa? Devo me preocupar com isso? Na verdade é muito simples. A automação de processos é um conceito que se utiliza da tecnologia para impulsionar a produtividade de uma organização, cortando custos através da integração - na maioria das vezes digital - de fluxos de serviços e processos, reduzindo o trabalho e aumentando a produtividade.

A verdade é que as tarefas que antes eram realizadas de forma manual e analógica, algo que exigia muito trabalho e esforço, hoje são executadas com apenas alguns toques na tela de um celular ou alguns cliques no mouse. Os avanços tecnológicos, a popularização da internet e das redes de comunicações digitais foram os principais fatores que contribuíram para que, cada vez mais, processos pessoais, do cotidiano e corporativos fossem automatizados em fluxos de processos, ou, como também são conhecidos, em workflows.

Na prática, o que sua empresa ganha ao automatizar processos?

Automação de processos, na prática, significa transferir as tarefas realizadas por pessoas para máquinas, instrumentos, softwares, equipamentos e outros. Além de trazer praticidade, isso melhora a segurança, pois limita os responsáveis pela execução das atividades, proporcionando maior controle operacional e evitando erros humanos.

Esse processo já existe em muitas empresas e inclusive é responsável pela criação de novos cargos que antes não existiam, compensando algumas profissões que já foram e continuarão sendo extintas pela tecnologia. Afinal, a utilização de técnicas digitais mais ágeis e práticas torna muitos processos menos custosos para as empresas.

Desta forma, a automação já faz parte da realidade de diversas maneiras, contribuindo com empresas de variados portes e segmentos. Confira os seus benefícios reais:

• Reduz o tempo na produção e nos processos;
• Permite controle no gerenciamento de processos, independentemente da etapa em que se encontra;
• Setores, departamentos, segmentos e até sistemas são integrados dentro e fora das empresas, facilitando a comunicação;
• Controle completo dos indicadores de performance;
• Monitoria de resultados que permite relatórios mais completos e reais de cada processo;
• Otimização de informações, ajudando na tomada de decisões;
• Auxílio na rápida identificação e correção de erros e complicações;

Como funciona o workflow nas soluções documentais

O BPM (Business Process Management) é um conceito de gerenciamento desenvolvido para sistematizar e facilitar processos organizacionais. O controle e o gerenciamento processual dentro de uma organização garantem que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas, do jeito mais ágil e no tempo racionalmente definido.

O serviço de Gestão Eletrônica de Documentos da Mil Cópias possibilita que sua empresa tenha mais controle sobre os documentos, permitindo a automação de processos via software, viabilizando também a implementação de soluções documentais, fluxo de trabalho (workflow), entre outros.

Dentre nossa gama de soluções e serviços para impressão e GED, oferecemos o M-files, um software completo de gerenciamento eletrônico de documentos com recursos que vão tornar a vida de seus colaboradores mais fácil, evitando erros e aumentando a produtividade da equipe. Como por exemplo:

• Utilização Simples;
• Integração com aplicativos empresariais (Ex: CRM e ERP);
• Implementação Rápida;
• Você pode escolher onde salvar seus documentos;
• Preparado para o volume crescente de informações;
• Várias pessoas podem editar e compartilhar o mesmo arquivo simultaneamente;
• Integração com Client de E-mail;
• Proteção de Informações, permissões e automatizações de dados.
• Conformidade e Regulamento (QMS)
• Atualização constante do software

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Que tipo de papel eu devo comprar para o meu escritório?

Com todas as responsabilidades que o cargo de dono de um negócio impõem, você não deve estar muito preocupado com o tipo de papel que deverá comprar para as impressoras de seu escritório. Porém, cada tipo de papel para impressora tem objetivos e vantagens diferentes; alguns inclusive são feitos para impressoras específicas.

Saber que tipo de papel comprar e usar para sua impressora ajudará você a conseguir uma qualidade melhor em suas impressões. Neste artigo você irá conhecer alguns tipos de papéis para impressoras, que estilo é melhor para cada função e que fatores você deve analisar na hora de comprar o papel:

Impressoras a laser

Muitos donos de empresas preferem as impressoras a laser às jatos de tintas, já que estas têm custos operacionais mais baixos. Impressoras a laser são melhores para imprimir documentos de textos que não incluam muitas fotografias nem gráficos. Confira abaixo quais são os melhores papéis para se trabalhar com impressoras a laser:

Laser: fabricado especificamente para impressoras a laser, o papel laser se adequa às características de uma impressora a laser e segura melhor o pó do toner do que a maioria dos outros tipos de papéis. O papel laser é perfeito para imprimir etiquetas de endereçamento e cheques.

Branco brilhante: o papel branco brilhante é o que a maioria das pessoas usa na hora de imprimir documentos. Sua superfície macia permite que você imprima textos e imagens simples, rápida e facilmente. Como este papel não é texturizado, ele também é ótimo para impressão dos dois lados.

Papel couchê: o papel couchê é considerado um dos melhores papéis para impressão atualmente. É indicado para trabalhos impressos que exijam alta qualidade e excelente aparência. Possui diversas versões, para diferentes tipos de aplicações.

Papel vegetal: muito utilizados por engenheiros e arquitetos, possui uma baixa gramatura e é pouco resistente. Caracteriza-se por sua textura lisa e transparente. É muito eficaz para o desenvolvimento de estudos gráficos.

Impressoras jato de tinta

As impressoras jato de tinta fornecem resultados de alta qualidade na hora de imprimir fotografias assim como apresentações e documentos com gráficos pesados. Essas impressoras são usadas tipicamente para projetos artísticos e há uma variedade de papéis que podem se usados com ela:

Cardstock: muitas pessoas usam o cardstock para arte e artesanato, já que sua superfície é grossa e resistente. O cardstock é a melhor opção para a impressão de convites, cartões de sinalização e cartões pessoais ou para adicionar um toque profissional a apresentações, propostas e currículos.Você também pode usá-lo para documentos que irá consultar no futuro, já que ele é mais durável do que a maioria dos papéis.

Foto: o papel foto geralmente é usado para a impressão de fotos. Sua superfície brilhosa cria fotos vibrantes e ele vem em diferentes tamanhos, revestimentos e pesos. Como ele seca rápido, também é ótimo para realizar impressões às pressas.

Brilhoso: a maioria das pessoas tende a confundir o papel brilhoso com o papel foto devido à sua superfície igualmente brilhosa. O papel brilhoso é bom para o uso geral, porém, ele leva um pouco mais de tempo para secar a tinta impressa, portanto, borra facilmente.

Matte: o papel Matte é preferível para uso diário e geral e funciona bem com impressoras jato de tinta. Sua impressão é absorvente e de secagem rápida. Possui a versão dupla face, que proporciona uma impressão excelente de ambos os lados.

Sulfite: papel versátil e bastante comum na maioria das empresas. Apresenta boa qualidade de impressão em ambos os lados.

Reciclado: semelhante ao papel sulfite, porém é fabricado inteiramente com materiais reciclados. Possui cor e textura características e seu uso promove o meio ambiente e a sustentabilidade.

Fatores a serem considerados na hora de comprar o papel:

As qualidades que você procura num papel irão diferir com base no que você vai imprimir, mas aqui há alguns fatores gerais a serem lembrados:

Brilho: o brilho de um papel se refere ao seu contraste e reflexibilidade e em como ele segura a tinta e o toner do que foi impresso nele. O padrão de brilho é avaliado em uma escala de 1 a 100. Quanto mais alto o número, melhor a qualidade do papel. O papel usado em um escritório comum tem o brilho entre 80 a 100 e um papel para fotocópias comuns geralmente tem uma taxa de brilho de 92.

Opacidade: esta qualidade refere-se à transparência do papel e determina a qualidade com que o papel segura ou passa a tinta para o outro lado quando algo é impresso nele. Quanto mais grosso o papel, menor a probabilidade de que as impressões sejam visíveis do outro lado. Então se você não usa a impressão dos dois lados frequentemente, provavelmente vai querer uma opacidade mais alta.

Tamanho: a maioria das pessoas está familiarizada com o papel no tamanho A4, que é o formato padrão de 216 x 279 mm,mas há vários outros tamanhos e dimensões de papel que são usados em escritórios. Confira a seguir:

Papel A3: com a dimensão 279 x 432 mm, é o tipo ideal para a impressão de revistas e cadernos. Ele tem aproximadamente o dobro do tamanho do papel do padrão carta.

Papel A2: sua medida é de 432 x 559 mm e é muito usado para a confecção de cartazes. Impressoras comuns não são capazes de imprimir nesse formato, somente uma plotter.

Papel A1: assim como o A2, esse papel também é usado para cartazes e outros trabalhos de grandes formatos. Seu tamanho é de 559 x 864 mm.

Papel Carta: igualmente popular nos escritórios, esse papel possui a dimensão de 216 x 279. Caracteriza-se por ser ligeiramente menor que o A4, com menos 0,002 metros quadrados.

Papel Ofício: papel com a proporção de 216 x 356 mm. É muito usado para fins legais, com uma extensão extra para assinaturas impressas no final dos documentos.

Papel Super B: também conhecido como B Plus ou de formato amplo é equivalente a dois papéis tamanho tabloide, quatro papéis tamanho padrão carta e é tipicamente usado para impressão de jornais. Seu tamanho é de 329 x 483 mm

Gramatura: outro fator importante a ser levado em conta é a gramatura do papel. Gramatura nada mais é do que a espessura e a densidade do papel, ou seja, trata-se do quão grosso ele é.

A Gramatura influencia diretamente o peso dos seus documentos, o que faz dela um fator decisivo nos seus custos de impressão, sobretudo se você pretende enviar seu material pelo correio. Confira abaixo, os tipos de gramatura mais comuns:

• 75 a 90g: essa é a gramatura do famoso papel sulfite de uso geral.
• 120 a 150g: ideal para panfletos, folders e material promocional.
• 180g: gramatura de cartões de visita caseiros.
• 210 a 300g: esse tipo de gramatura não pode ser feita em impressoras de uso doméstico. É bastante comum para cartões de visita, calendários e capas de livros.
• Acima de 300g: rara no Mercado de impressão. É mais utilizada para cartonagem e serviços especiais.

Acabamento: a textura da superfície determina o quão imprimível o papel é, além da absorção da tinta e do toner, força mecânica e resistência a rasgo. O papel de acabamento é avaliado de 1 a 5 onde 1 é a qualidade mais alta. As qualidades do papel de acabamento incluem:

• Brilho;
• Cobertura;
• Opacidade;
• Serigrafia;
• Matte;

É claro que você não precisa dedicar horas do seu tempo para encontrar o melhor papel, mas ao prestar atenção em alguns fatores-chave você poderá aumentar significativamente a qualidade de suas impressões. Isso não apenas fará seus documentos parecerem bem mais profissionais; mas a impressão em papel durável também fará com que durem muito mais tempo.

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