Como maximizar a produtividade do operacional com o ECM

Você sabe o que é produtividade? Em contextos industriais, é algo relativamente fácil de medir. Se um trabalhador puder criar dois produtos em um minuto, ele será mais produtivo do que alguém que consiga produzir apenas um produto final no mesmo tempo.

Com o operacional de processos e dados, o acompanhamento da produtividade é mais desafiador. Atividades como contabilidade, parte jurídica, atendimento ao cliente e recursos humanos são subjetivas e irregulares. Pode haver fluxos de trabalho bem estabelecidos e sistemas de registro, mas muitas vezes, esse workflow é interrompido por diversos motivos e torna todo o processo improdutivo.

O Enterprise Content Management (ECM) é um conjunto dinâmico de estratégias e ferramentas usadas para gerenciar e organizar conteúdo não estruturado (metadado) e processos organizacionais. Esta ferramenta surge como uma solução tecnológica que ajuda a otimizar o operacional através de uma organização melhor e mais rápida de arquivos e dados em vários sistemas.

Como o ECM vai permitir que a produtividade aumente?

É possível sim aumentar a produtividade dos trabalhadores através de um software de gerenciamento de informações e documentos, como o M-Files. O ECM pode ajudar a organizar a gama completa de dados e inseri-los aos processos de negócios, pois** a solução consolida todas informações de documentos e processos centralizando tudo em um único local.**

ECM, neste caso, refere-se a uma geração de ferramentas que transcendem a definição tradicional da tecnologia. Até recentemente, o conceito de ECM trazia à mente casos de uso específicos como gerenciamento de ativos de marketing digital ou repositórios de documentos. Porém, para que funcione de uma forma prática e eficiente no departamento operacional, o ECM precisa de uma ferramenta para ver todos os arquivos, onde quer que estejam armazenados, e “saber” onde eles se encaixam dentro do fluxo de trabalho.

Uma solução moderna deve poder indexar arquivos de todos os tipos, independentemente de onde eles estejam localizados, baseados na nuvem ou pastas de rede. Usando técnicas de coleta de metadados, a solução deve inferir informações relevantes como o número do caso, o nome do cliente e assim por diante. Sem nenhuma entrada humana, ele cria um banco de dados pesquisável de arquivos associados e fluxos de trabalho.

Assim, se o departamento de cobrança precisar ver uma foto de um produto danificado que fez com que o cliente solicitasse um reembolso, ele poderá encontrá-lo facilmente. Não há necessidade de e-mails e telefonemas para conectar a foto a uma disputa de cobrança, por exemplo.

A ideia é que as pessoas envolvidas possam resolver mais problemas em menos tempo. Este é o tipo de aumento na produtividade de que estamos falando. Representa uma otimização real do operacional.

Uma solução de ECM, como o M-Files, por exemplo, ajuda as empresas a automatizarem fluxos de trabalho enquanto gerenciam seus armazenamentos crescentes de documentos, arquivos e informações.

Indo mais além, a ideia é possibilitar que as empresas otimizem as documentações regulatória e de qualidade. Este tipo de solução é o recurso de que você necessita e permite maior produtividade, otimizando o operacional por meio do gerenciamento inteligente e automatizado de informações digitais.

_Fonte: _M-Files