Está cansado da sua empresa ter gastos exorbitantes com insumos como tinta, papel e até a energia elétrica. Sem contar as práticas inapropriadas como os profissionais que fazem muitas impressões pessoais no trabalho, por exemplo. Então, conheça o gerenciamento de impressão.
O gerenciamento é perfeito por conseguir monitorar todas as atividades dos dispositivos de impressão, cópia e digitalização. De modo geral, é um conjunto de tecnologias que consegue acompanhar o uso da impressora, de insumos e multifuncionais, pelos colaboradores do negócio.
Desse modo, ao utilizar essa prática fica fácil ter o controle de todas as impressões através de um mapeamento do dispositivo, além de monitorar todas as estações ligadas a ele. Por isso, veja as 5 dicas abaixo para fazer um bom gerenciamento.
5 dicas para gerenciamento de impressão
É de conhecimento de todo trabalhador e gestor da empresa que as cópias e impressões são fontes de custos e, por esse motivo, precisam ser analisadas e moderadas devidamente. Por isso, a importância do gerenciamento de impressão. Veja a seguir 5 dicas para melhorar sua empresa.
1. Digitalize documentos
Nas empresas são gerados diversos documentos físicos diariamente, fazendo que o escritório tenha um espaço específico para arquivar todas as informações.
A boa notícia é que nos últimos tempos o desenvolvimento de tecnologia avançada vem fazendo com que o conteúdo físico migre para o formato virtual.
Desse modo, a digitalização de documentos tem facilitado a vida nas empresas, pois elas conseguem duplicar o arquivo em formato digital. Esse tipo de versão é muito útil para realizar envio de documentos através de meios virtuais.
Dessa maneira, a digitação de documentos é um dos prós do gerenciamento de impressão que traz diversas vantagens, veja:
- Mais produtividade;
- Redução dos custos;
- Foco na sustentabilidade;
- Ganho de espaço;
- Segurança reforçada;
- Validade jurídica;
- Política de preservação digital;
- Possibilidade de edição online.
2. Imprima dos dois lados do papel
O gerenciamento de impressão consiste em poupar os custos e, com isso, imprimir dos dois lados, ou seja, na frente-e-verso do papel acaba se tornando mais fácil do que você possa imaginar.
Para isso é necessário mudar os seus hábitos. Portanto, ao imprimir da forma ‘duplex’ você estará reduzindo os gastos e também o impacto no meio ambiente. Sem contar que esse tipo de atitude pode poupar cerca de 50% do papel utilizado no cotidiano.
Além disso, existe uma vantagem enorme em imprimir nos dois lados da folha que é o volume de papel para guardar no arquivo da empresa, pois acaba liberando mais espaço.
3. Conscientize os usuários sobre o gerenciamento de impressão
Com o gerenciamento de impressão você acaba reduzindo os gastos da empresa e conscientizando os funcionários do empreendimento sobre a importância de gerenciar os seus recursos.
De modo geral, ao fazer o controle de impressão é possível economizar cerca de 30% com as atividades. Suponha que a empresa esteja gastando R $1.000 por mês somente com impressão. Neste caso a economia será de R $300 reais.
Então, para que o processo dê certo é necessário se conscientizar para eliminar os desperdícios, reduzir os custos e aumentar a produtividade.
Dessa maneira, a conscientização anda junto com a digitalização de documentos e também utilizar os dois lados do papel para fazer a impressão.
4. Faça auditorias e gere relatórios
A auditoria é muito importante dentro de qualquer empresa para conseguir administrar as atividades. Além disso, com ela é possível combater todos os problemas com fraudes e até mesmo com roubo no negócio.
Dessa maneira, ao utilizar a auditoria fica fácil identificar os problemas e também avaliar todos os riscos oferecidos para a empresa. Portanto, trata-se de uma compreensão maior sobre a realidade da empresa e da sua eficácia em vários processos que fazem parte de sua rotina.
Já os relatórios conseguem oferecer informações mais detalhadas para que os gestores da empresa possam tomar as decisões corretas, pois eles resumem todos os dados de uma maneira mais clara e fácil de entender.
5. Invista em um outsourcing de impressão
Ter um serviço dentro da empresa de outsourcing de impressão traz vários benefícios para o empreendimento, principalmente por permitir uma manutenção imediata, trocar os equipamentos com apresentam defeitos, reposição automática de suprimentos, equipamentos backup para as áreas críticas, comprometimento com o atendimento e os prazos, entre outras facilidades que esse serviço oferece.
Além disso, o especialista com ótimo know-how consegue cuidar do ambiente de impressão, se dedicando e apoiando a sua empresa e, assim permitindo maior liberação de tempo para a equipe possa focar em outros pontos estratégicos (foco no business), preocupando cada vez menos com o operacional e o melhor de tudo é sem perder a eficiência.
Gostou das dicas? Saiba que um bom gerenciamento de impressão no seu negócio pode ser obtido através de empresas parceiras, como a Mil Cópias, que possui diversas soluções de ponta para maximizar a produtividade e transformar o controle de impressões com segurança, mapeamento do dispositivo e monitoração.
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