Quando falamos do serviço de digitalização de documentos no ramo industrial, nos referimos às inovações tecnológicas que resultaram das revoluções industriais que vêm ocorrendo ao longo dos últimos anos.
Essa é uma forma satisfatória para solucionar problemas com a documentação das empresas, que em seu cotidiano gastam bastante tempo buscando documentos necessários para o andamento dos trabalhos.
A digitalização de documentos ajuda a empresa a organizar a sua documentação, facilitando a pesquisa das informações. Tudo passa a estar disponível no meio digital e pode ser visualizado de qualquer local, seja no home office ou em uma viagem a negócios.
Para conhecer como funciona esse serviço na prática e quais são seus benefícios, acompanhe este artigo até o final!
O que é a digitalização de documentos?
Um documento digitalizado é diferente de um documento digital. O último tem a sua origem no meio eletrônico e é garantido por um certificado digital.
A digitalização converte os arquivos analógicos (papéis) em arquivos eletrônicos. Esse processo facilita a armazenagem e o gerenciamento de dados, pois contribui para a organização da empresa.
Outra vantagem também é disseminar as informações de forma mais fácil entre os funcionários por meio de uma pesquisa ágil e rápida.
Benefícios da digitalização de documentos nas empresas
É extremamente importante para uma empresa possuir versões digitais dos documentos atualmente, pois a tecnologia tornou-se uma aliada na otimização das rotinas de trabalhos. Tais facilidades já não podem ser ignoradas, pelo contrário, pois são necessárias para o progresso de qualquer negócio que se deseje se manter competitivo.
Mas quais são os reais benefícios da digitalização de documentos para as empresas? Separamos alguns para você. Confira:
1. Segurança de dados
A confidencialidade dos dados de uma empresa precisa ser protegida, porém a ausência de documentos digitais torna essa tarefa bastante complicada.
Com a digitalização dos documentos, a durabilidade desse material é garantida, além de não haver mais preocupação com a umidade e o desgaste proveniente do tempo.
Além disso, caso a empresa possua um sistema de gerenciamento de documentos, a segurança dos dados torna-se ainda mais eficiente, visto que a digitalização permite apenas o acesso de pessoas cadastradas, dificultando as alterações dos arquivos.
2. Organização dos arquivos
Ao possuir os arquivos digitalizados, a empresa pode organizar os documentos de forma prática, separando e identificando cada um conforme a tarefa ou o cliente.
O meio eletrônico permite armazenar o histórico dos materiais e disponibilizá-los para todos os servidores que forem necessários, além de serem separados por categoria. Isso facilita o acesso para os usuários.
3. Produtividade em alta
Outro fator que se destaca dentre os benefícios da digitalização é o aumento da produtividade dos funcionários, afinal os documentos passam a ser encontrados em segundos e isso influencia tomadas de decisões mais rápidas.
A digitalização de documentos deixa as informações a apenas um clique de distância e nem precisamos dizer como isso proporciona mais agilidade e economia de tempo na rotina corporativa, não é? A sua indústria com certeza vai agradecer por contar com um setor administrativo bem organizado!
Como fazer para digitalizar documentos?
É imprescindível que esse tipo de serviço seja realizado por empresas que tenham experiência no assunto. Assim, o resultado final irá surpreender e revolucionar plenamente o sistema de gestão de sua empresa!
Na prática, a digitalização de documentos funciona em cinco passos:
- Coleta: coletar, conferir e fazer o registro dos documentos que devem ser digitalizados.
- Classificação: reparar os arquivos que possam estar manchados ou amassados, além de higienizá-los, retirando possíveis grampos para garantir a qualidade do material.
- Digitalização: nessa etapa, é preciso escanear o documento um a um na ordem em que estavam guardados, sem prejudicar a organização do trabalho.
- Indexação: é preciso fazer a indexação colocando nomes e datas. Podem ser escolhidas palavras-chave no sistema e também armazenadas na nuvem.
- Consulta: finalmente, é possível consultar os documentos digitalizados sempre que for necessário por meio do sistema.
Contratar os serviços de digitalização de documentos para a sua indústria nunca soou tão necessário, não é mesmo?
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