Um dos maiores desafios dos gestores e empreendedores nos dias de hoje é otimizar a gestão de arquivos e documentos, além de encontrar espaço físico para acomodar a quantidade de papeis que uma empresa necessita para poder existir. Tantos contratos, boletos, arquivos de funcionários e documentos variados podem ocupar mais tempo e espaço do que você imaginou.
Nós estamos na era da transformação digital e esse movimento é baseado em conexões. Milhões de dispositivos conectando em diversas redes profissionais e usuários através de aplicativos, softwares e ferramentas.
Na mesma velocidade que as empresas evoluem e acomodam a demanda de capital humano e documentos necessários para se manter ativa, as inovações tecnológicas no âmbito de gestão documental e o serviço de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), permitiram que os funcionários trabalhassem e colaborassem em mais aplicativos (locais ou em nuvens) e dispositivos, otimizando o espaço e a produtividade.
Entenda os 4 principais benefícios de digitalizar os documentos de sua empresa e como isso vai te ajudar na otimização da produtividade, na economia de tempo, dinheiro e espaço:
1. Colaboração
Com os softwares e as ferramentas de manipulação de documentos digitais, qualquer pessoa, que tenha autorização prévia, pode abrir, editar e procurar qualquer documento com apenas um clique ao mouse, possibilitando o trabalho colaborativo entre as pessoas e as equipes de uma empresa.
2. Personalização
Muitas ferramentas de gerenciamento de documentos são personalizáveis e integradas nos diversos API’s existentes. Essa funcionalidade facilita a manipulação e melhora a capacidade de análise na entrega de relatórios com layouts customizáveis.
3. Segurança
A segurança na confidencialidade dos documentos que são constantemente manipulados é essencial. Com o gerenciamento digital dos documentos você pode habilitar a liberação de documentos apenas quando o usuário estiver manipulando e logado no software, deixando tudo muito mais seguro e restrito (se necessário).
4. Promove o consumo sustentável
Afinal, ao escolher um arquivo digital para os documentos da empresa você estará economizando os papeis, arquivos físicos e espaço que se utilizaria para imprimir e arquivar os documentos.
Procure a solução certa
Sabendo agora dos 4 principais benefícios de migrar seus documentos para digital, a solução certa para seu negócio é entrar em contato com a Mil Cópias e solicitar nossas soluções para gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
Ao escolher a gente, além de economizar com impressão, você vai também gastar muito menos com a manipulação de documentos, aumentando a produtividade da sua equipe, diminuindo o tempo de preocupação com documentos e o espaço físico de estocagem.
Quer receber mais dicas como esta? Comente aqui e assine nossa newsletter para receber mais informações sobre o gerenciamento de impressão, cópias e documentos digitais.