Solução

4 benefícios de digitalizar os documentos da sua empresa

Publicado em 27 de janeiro de 2016

Um dos maiores desafios dos gestores e empreendedores nos dias de hoje é otimizar a gestão de arquivos e documentos, além de encontrar espaço físico para acomodar a quantidade de papeis que uma empresa necessita para poder existir. Tantos contratos, boletos, arquivos de funcionários e documentos variados podem ocupar mais tempo e espaço do que você imaginou.

Nós estamos na era da transformação digital e esse movimento é baseado em conexões. Milhões de dispositivos conectando em diversas redes profissionais e usuários através de aplicativos, softwares e ferramentas.

Na mesma velocidade que as empresas evoluem e acomodam a demanda de capital humano e documentos necessários para se manter ativa, as inovações tecnológicas no âmbito de gestão documental e o serviço de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), permitiram que os funcionários trabalhassem e colaborassem em mais aplicativos (locais ou em nuvens) e dispositivos, otimizando o espaço e a produtividade.

Entenda os 4 principais benefícios de digitalizar os documentos de sua empresa e como isso vai te ajudar na otimização da produtividade, na economia de tempo, dinheiro e espaço:

1. Colaboração

Com os softwares e as ferramentas de manipulação de documentos digitais, qualquer pessoa, que tenha autorização prévia, pode abrir, editar e procurar qualquer documento com apenas um clique ao mouse, possibilitando o trabalho colaborativo entre as pessoas e as equipes de uma empresa.

2. Personalização

Muitas ferramentas de gerenciamento de documentos são personalizáveis e integradas nos diversos API’s existentes. Essa funcionalidade facilita a manipulação e melhora a capacidade de análise na entrega de relatórios com layouts customizáveis.

3. Segurança

A segurança na confidencialidade dos documentos que são constantemente manipulados é essencial. Com o gerenciamento digital dos documentos você pode habilitar a liberação de documentos apenas quando o usuário estiver manipulando e logado no software, deixando tudo muito mais seguro e restrito (se necessário).

4. Promove o consumo sustentável

Afinal, ao escolher um arquivo digital para os documentos da empresa você estará economizando os papeis, arquivos físicos e espaço que se utilizaria para imprimir e arquivar os documentos.

Procure a solução certa

Sabendo agora dos 4 principais benefícios de migrar seus documentos para digital, a solução certa para seu negócio é entrar em contato com a Mil Cópias e solicitar nossas soluções para gerenciamento eletrônico de documentos (GED).