IA revolucionando o gerenciamento de conteúdo

Já faz algum tempo que os prognósticos da indústria exaltam a Inteligência Artificial (IA) e o Machine Learning por seu potencial de transformação, principalmente na área de gerenciamento de conteúdo e informações.

Os possíveis casos de uso da IA são tão amplos e seu valor potencial para as empresas é tão significativo que hoje é até fácil imaginar robôs com inteligência artificial gerenciando todas as nossas tarefas desafiadoras (e tediosas) do dia-a-dia. Chega a ser até um pouco assustador! 😱

Voltando à realidade, ainda estamos em uma fase cautelosa no que se diz respeito à IA. O mercado de ECM segue analisando os impactos da IA para aplicações em negócios centrados em conteúdo.

Para você ter uma noção de como a IA está impulsionando a evolução do gerenciamento de conteúdo, é essencial entender como estão as coisas agora.

O estado atual do gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM)

A informação está em todo lugar. As organizações estão se inundando em conteúdos e dados, que geralmente são armazenados em vários sistemas que não se integram entre si.

Em uma pesquisa feita nos Estados Unidos, os dados mostraram que quase 75% de tempo dos profissionais é perdido na recriação de conteúdo que eles sabiam que existia, mas não conseguiram encontrar. Além disso, mais da metade admitem não saber usar ou preferem usar os próprios sistemas para armazenar conteúdo, porque as informações necessárias eram muito difíceis de encontrar, ou acharam as ferramentas sancionadas pela empresa muito complexas de usar.

A boa notícia é que existem softwares, como o M-Files, baseados em tecnologias de IA que estão começando a melhorar e aprimorar o gerenciamento de conteúdo das corporações.

Os metadados específicos de negócios são a base que impulsionam a pesquisa eficaz, o fluxo de trabalho e outras atividades de criação de valor.

Até agora, o desafio era o esforço manual e o investimento necessário para identificar os conteúdos de maneira adequada e vinculá-los aos materiais relacionados. Portanto, fazer com que a IA se apoie nesse desafio faz muito sentido.

Os metadados estão dominado o mundo 🌎

Os documentos comuns não são mais os protagonistas dessa novela. Em tempos não muito distantes, cada documento armazenado era o ponto focal do processamento de, por exemplo, faturas, gerenciamento de reclamações e outros processos empresariais.

Cada um desses documentos armazenados continha um pequeno conjunto de atributos ou tags de metadados, geralmente limitados a informações, como nome do arquivo, data de criação, autor e tipo de conteúdo.

Para a maioria dos sistemas, uma vez definidos os esquemas de marcações, eles geralmente permaneceriam intocados porque a alteração desses esquemas requeriam um trabalho tedioso de desenvolvimento e atualizações em massa de todo o conteúdo relacionado a esses metadados.

Por outro lado, em um software moderno de gerenciamento de conteúdo, como o M-Files, os metadados são flexíveis. Isso significa que você pode adicionar facilmente um novo campo de metadados em um documento (como por exemplo, data de criação, gestor responsável, etc.). Além disso, existem novos tipos de metadados que estão sendo criados e usados para indexar – resoluções de imagem, idioma de um documento, dados geofísicos e muito mais. Muitas soluções e softwares fornecem uma maior capacidade de utilizar esses metadados.

Isso é extremamente poderoso quando combinado com a IA, o que pode acelerar drasticamente a criação e classificação de atributos de metadados.

Por exemplo, digamos que você já tenha um diretório contendo documentos como contratos de clientes e esses contratos são, de alguma forma, mal catalogados e os únicos atributos de metadados relevantes associados a esses documentos são as datas de início do contrato com o cliente. Ao usar uma solução como M-Files, sua empresa pode identificar e extrair outros atributos, como o número do CNPJ, os contatos primários dos cliente, período do mandato e muito mais, através de apenas uma informação, como as datas de início do contrato, por exemplo.

Além disso, com esse tipo de recurso, também podem ser gerenciados controles e monitorias com políticas ou regulamentos de privacidade aplicada com mais rapidez, de forma automatizada.

O futuro do gerenciamento de conteúdo empresarial com o software M-Files

Vimos que implementar plataformas de conteúdo com IA contextual facilita a localização de conteúdo, automatizando também a criação de metadados de alta qualidade.

Além disso, nos permite gerenciar o volume massivo de metadados que a maioria das empresas estão ralando para organizar e armazenar.

Essa poderosa combinação de recursos aprimora a maneira como os usuários podem identificar e organizar diferentes tipos de conteúdo. O efeito é uma utilização radicalmente aumentada de metadados – uma capacidade aprimorada de incrível valor para a empresa moderna de hoje.

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