Para que qualquer empresa possa se manter funcional e competitiva, é importante que esteja em sintonia com a tecnologia do momento, principalmente quando se trata de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Tudo bem! Sabemos que NF-e não é nenhuma novidade, no entanto, é sempre bom relembrar certas obviedades, que por diversas vezes, são ignoradas ou não levadas tão a sério.

Bom, vamos falar do assunto que fez com que você entrasse nessa página: a nota fiscal eletrônica, mais conhecida como NF-e.

A nota fiscal eletrônica foi criada em 2005, com o objetivo de simplificar a relação entre a Receita Federal, reduzir custos de impressão e aquisição do documento fiscal, permitir o acompanhamento do trânsito das mercadorias e facilitar consulta das notas pela internet.

Parece ótimo, não é mesmo? De fato é.

Porém, para que a facilidade não se torne um problema, alguns cuidados são necessários.

O que você verá abaixo, é um guia amplo e abrangente, que esclarecerá todas as suas dúvidas sobre a nota fiscal eletrônica. Está pronto? Ok, então vamos!

Quais são os benefícios da NF-e?

Com a ascensão do mundo digital, novos modelos de administração foram criados, com o intuito de tornar mais rápidas e práticas, as relações empresariais.

A NF-e traz benefícios para o contribuinte, a sociedade, o meio ambiente e a administração tributária. Confira: 

Para os emissores:

  • Redução de custos de: impressão,
  • Reduz os gastos com papel,
  • Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais.
  • Maior controle sobre o faturamento e recebimento,
  • Auxílio no controle dos estoques,
  • Melhor planejamento da logística do seu negócio,

Para Destinatários:

  • Planejamento da logística possibilitada pela recepção antecipada da informação da NF-e;
    • Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
  • – Como emitir uma NF-e?

Requisitos para emitir NFe (Nota Fiscal Eletrônica):

  1. Computador com internet: Escolha uma boa máquina e cuidado com os vírus, eles podem comprometer seriamente a gestão de seus documentos. O acesso à internet será imprescindível na comunicação direta com a SEFAZ.
  2. Certificado Digital:Para que você possa emitir uma NF-e, você precisará de um Certificado Digital. Recomendamos que você faça o certificado digital a1, pois ele tem diversas vantagens sobre o a3. Você pode fazer o seu certificado digital de forma ONLINE, em cartórios, na Associação dos Contabilistas de sua cidade ou nos correios. Se por alguma razão, você não conseguir realizar esse procedimento em sua cidade, pergunte ao seu contador onde fazer a sua certificação digital.
  3. Software: Você precisará de um software para emitir NFe. Existem softwares gratuitos para realizar esse procedimento, no entanto, recomendamos que você utilize um software pago, que oferece mais opções e recursos.

Campos obrigatórios para emitir NFe

Pronto, agora você já está pronto para emitir sua nota fiscal eletrônica. Para que a emissão da nota seja efetivada, você terá que preencher alguns dados obrigatórios no momento da emissão, são eles:

  • Dados do Emitente:

É o seu cadastro com CNPJ, Razão Social, Endereço, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal etc;

  • Dados do Destinatário:

São os dados do seu cliente, a pessoa ou instituição para quem você vendeu sua mercadoria ou serviço. Nesse tópico, você deverá informar o CNPJ ou CPF, endereço, Razão Social ou Nome Completo, Inscrição Estadual e Inscrição Municipal, quando houver;

  • Produtos ou Serviços vendidos:

Trata-se dos produtos ou serviços vendidos ao seu cliente. Cada produto deverá conter os seguintes campos para emissão de NF-e:

  • Nome ou Identificação do Produto ou Serviço:

O nome do produto, e o que ele é, por exemplo, NOTEBOOK, LIVRO, CELULAR, etc. A descrição deverá ser completa e deverá conter o nome, a marca, o modelo, a série, espécie, tamanho, cor e que venha a ser necessária para sua identificação.

  • Tipo (un, pc, m² etc):

O tipo de unidade vendida, por exemplo, UN significa UNIDADE, PC significa PEÇA, M² significa METRO QUADRADO.

  • Quantidade:

A quantidade vendida. Por exemplo, se você vendeu 5 camisetas, a quantidade será 5. Se você vendeu seda em metro quadrado, você colocará a quantidade de metros quadrados vendidos, por exemplo, 4,78.

  • Valor unitário:

O valor de venda de cada item, em reais. O seu software poderá fazer isto automaticamente, caso você tenha cadastrado um valor unitário ou preenchido o valor total, sendo o valor unitário o valor total dividido pela quantidade vendida.

  • Valor total:

O valor total de venda que é o valor unitário X a quantidade vendida. Normalmente, o seu software fará isso automaticamente, caso você tenha preenchido a quantidade e o valor unitário.

  • Peso Líquido Total:

O peso líquido total dos produtos vendidos, não por unidade, mas o total das unidades somadas.

  • Peso Bruto Total:

O peso bruto total de todas as unidades vendidas. Esse campo deverá conter o peso de CADA PRODUTO. Esse campo possui a função de auxiliar o seu sistema a calcular automaticamente o peso líquido total de todos os produtos da NF-e. Vale lembrar que você também pode informar tal valor manualmente, pois somente o total de TODOS OS PRODUTOS é obrigatório na emissão de NFe e não por produto;

  • NCM:

Código (Nomenclatura Comum do Mercosul) NCM (8 posições), é utilizado em todo Mercosul para identificar os produtos dos mais variados gêneros, criando assim uma classificação padrão para compras e vendas e determinando as alíquotas aplicáveis dos tributos sobre esse produto.  Você pode fazer o Download da Tabela de NCM no site da Receita Federal.

O código CEST (Código Especificador de Substituição Tributária) foi desenvolvido para uniformizar a tributação dos produtos sujeitos à incidência do ICMS Substituição Tributária. Assim, o CEST é um novo código que se refere somente aos produtos relativos a substituição tributária. Leia mais sobre CEST neste link:

(https://blog.quantosobra.com.br/cest-saiba-o-que-e-o-codigo-cest/)

  • TRIBUTAÇÃO:

* Situação Tributária: Caso queira (ou necessite), você pode verificar a lista do CST (CÓDIGO DE SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA) neste site da SEFAZ/SE.

No caso do Simples Nacional, pode também ser chamado de CSOSN. Este é outro campo obrigatório na emissão de NF-e. Em caso de dúvidas em relação as situações tributárias a serem utilizadas para a emissão de NF-e, basta você consultar a tabela presente nesse link (vamos subir outro link, com a tabela que eu colei no Word).

  • Natureza da Operação:

Nesse campo você deve especificar se a transação se trata de uma venda, compra, transferência, importação, devolução, consignação ou remessa (para fins de demonstração, de industrialização ou outra).

* Geralmente, a natureza da operação é preenchida de forma automática ao informar o CFOP (campo que falaremos a seguir), na emissão de NFe.

  • Forma de pagamento:

À vista; À prazo; Outros.

  • CFOP:

Você vai precisar informar o CFOP das entradas e saídas de mercadorias, intermunicipal e interestadual.

O CFOP é um código de números que serve para identificar a natureza da circulação de mercadorias ou das prestações de serviços. O CFOP define se tal operação fiscal irá recolher impostos, ou não. Cada CFOP tem quatro dígitos, sendo o primeiro dígito o identificador do tipo de operação, se entrada ou saída de mercadorias, conforme tabela a seguir:

Entrada 1.000 – Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Estado.
2.000 – Entrada e/ou Aquisições de Serviços de outros Estados.
3.000 – Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Exterior.

Você pode ver a lista de todos os CFOPs neste site da SEFAZ-PE.

  • Base de Cálculo do ICMS: 

Segundo o site Portal Tributário, a base de cálculo do ICMS é o montante da operação, incluindo o frete e despesas acessórias cobradas do adquirente/consumidor. Sobre a respectiva base de cálculo se aplicará a alíquota do ICMS respectiva.” (este campo, para empresas do Simples Nacional, será utilizando basicamente quando houver necessidade de calcular o ICMS ST na emissão de NFe).

  • Valor Total do ICMS:

O valor total do ICMS que foi calculado, levando em conta a base do cálculo anterior X a alíquota da operação.

  • Base de Cálculo do ICMS ST:

A base de cálculo do ICMS ST é, na maioria dos casos, a Base de Cálculo do ICMS + a margem de valor agregado (MVA) determinada para cada NCM.   Existem casos diferentes em que a BC ICMS ST pode ser calculada através de: preço tabelado; Lista negativa; Lista positiva; Lista Neutra ou Pauta (valor).

  • Valor Total do ICMS ST:

O Valor de ICMS ST é calculado dando-se a subtração do valor da BC ICMS ST (já com MVA) * aliquota – Valor do ICMS próprio

  • Valor Total dos produtos e serviços:

O total de todos os produtos e serviços que você está vendendo.

  • Valor Total do Frete (opcional):

O total de frete cobrado pela transportadora ou quanto você cobrou de frete do seu cliente.

  • Valor Total do Seguro (opcional):

O valor pago pelo seguro.

  • Valor Total do Desconto (opcional):

Nesse campo, você deve informar TODOS os descontos que você por ventura, tenha concedido.

  • Outras Despesas acessórias (opcional):

Demais despesas acessórias relativas à sua NF-e.

  • Valor Total da NF-e:

O valor total da nota, que leva em consideração todos os valores presentes na mesma, como por exemplo, o valor total dos produtos, valor de seguro e frete, o valor das demais despesas acessórias etc.

  • Valor aproximado total de tributos federais, estaduais e municipais:

É importante que você saiba que esta é a tributação INTEGRAL do produto, ou seja, não é quanto você paga de imposto, mas sim a porcentagem do valor do produto está sendo pago em imposto, levando em consideração os impostos de toda a cadeia, não somente os seus. Em outras palavras, soma-se inclusive os impostos dos seus fornecedores e dos fornecedores deles. Com fonte no IBPT, tal informação geralmente é automática na emissão de NF-e, dependendo do seu software.

Quais cuidados devo tomar ao emitir uma NF-e?

Muito bem, você está quase emitindo sua NF-e. Mas calma, ainda temos algumas etapas.

Confira abaixo, alguns cuidados muito importantes que você e sua empresa devem tomar a fim de evitar problemas com o governo e multas que chegam a até 50% em cima do valor da operação:

  • Confira os detalhes antes de emitir a nota

A maioria dos problemas com notas fiscais eletrônicas ocorrem na hora do preenchimento das informações. Seja por falta de atenção por parte do emitente, ou até mesmo falhas no cadastro de produtos e serviços. Evite transtornos, tenha atenção máxima.

  • Ocorreu um erro? Cancele a transação já!

Erros e acidentes acontecem, isso é normal. Porém, no caso de uma emissão errada, as consequências são bem graves. Ao constatar um erro, o emissor deve cancelar a transação o mais rápido possível, pois o prazo de cancelamento é de apenas 24horas.  Por esse motivo, recomendamos atenção máxima durante a realização do procedimento, para evitar problemas. Não conseguiu cancelar o procedimento no prazo devido? Procure seu advogado.

  • Armazene a nota fiscal em local adequado

Sabemos que isso ocupa espaço e consome tempo, no entanto, a lei exige que você armazene sua NF-e por um período mínimo de 5 anos, à disposição da Receita Federal. Por esse motivo, mantenha suas notas fiscais eletrônicas sempre conservadas em bom estado e num local apropriado.

  • Organização é fundamental

Como dissemos anteriormente, para escapar de problemas legais que podem destruir a sua empresa, recomenda-se uma excelente organização na gestão de seus documentos e informações. Nesse caso, recomendamos para você, o software M-Files, ele é ideal para essa função.

Qual solução usar para facilitar a emissão da NF-e?

Agora você já conhece o procedimento para emitir uma NF-e, mas ainda falta algo importante, o software.

Antes de mais nada, é importante ter em mente as vantagens de se escolher o software adequado para as suas necessidades.

Existem softwares gratuitos, mas que não oferecem grande funcionalidade prática. Por outro lado, o mercado oferece uma considerável variedade de softwares pagos para a realização dessa atividade, cada um com suas peculiaridades e vantagens.

Você deve escolher com responsabilidade e sabedoria, afinal o futuro do seu negócio depende disso. Fale conosco preenchendo este formulário ou conversando agora pelo telefone 27 3372-7171 e entenda melhor nossa solução que vai te ajudar dos primeiros passos, até a emissão da nota.

Se ainda tiver dúvidas, temos um material educativo sobre o assunto com mais informações úteis.

Acesse aqui!