Você sabe quais são as consequências da falta de gestão de tecnologia no parque de impressão?
A falta de gestão de tecnologia no parque de impressão ainda é um problema muito comum nas empresas. Quando não há um acompanhamento real de ativos de TI, ou seja, recursos e equipamentos de uso diário para a execução adequada dos serviços de uma empresa, a mesma pode sofrer com diversas preocupações acerca da aquisição e manutenção de equipamentos.
Neste sentido, o investimento nos serviços de outsourcing de TI tem sido uma solução viável para empreendedores. Isso porque eles podem se dedicar mais ao seu negócio e ainda assim, manter um gerenciamento eficiente dos recursos da sua empresa. Isso inclui sistemas operacionais e equipamentos como notebooks, impressoras, entre outros.
A ideia, portanto, é otimizar a eficácia da integração de processos e ganhar em fatores como por exemplo: produtividade, tecnologia, controle e gestão. Ademais, continue lendo o artigo e confira as vantagens da gestão de tecnologia no parque de impressão para a sua empresa:
Assistência personalizada
Em primeiro lugar, é possível citar a assistência personalizada como uma das vantagens dos serviços de outsourcing de impressão. Isso porque, o objetivo é que, através de uma equipe de profissionais qualificados na área de gestão de tecnologia, sua empresa tenha um suporte adequado para manter os equipamentos em funcionamento.
Sendo assim, é possível obter auxílio em manutenção preventiva, incluindo a renovação em sistemas de hardware e software. Trata-se de um apoio imprescindível para manter sua empresa atualizada e garantir resultados operacionais mais eficientes.
Redução de custos
A falta de gestão de tecnologia na sua empresa, pode ser motivo de preocupação e perda de recursos financeiros. Isso porque, além de uma distribuição inadequada de equipamentos que poderiam atender a demanda do local de trabalho, os custos com a compra recorrente de novos equipamentos são muito altos.
Quando há uma preocupação em contratar um serviço de outsourcing para a empresa, esses problemas são solucionados e há uma expressiva redução de custos. Afinal, não será preciso perder tempo e dinheiro com a compra de novos equipamentos.
Além disso, é uma forma de reduzir os impostos e evitar o impacto ambiental.
Maior produtividade
A falta de gestão de tecnologia pode gerar diversos problemas de produtividade e segurança. Ao investir em um serviço de gerenciamento, entretanto, a sua empresa terá um crescimento exponencial em produtividade e segurança.
Em primeiro lugar, porque antes de implementar o serviço, realiza-se uma análise de demandas da empresa. O objetivo é adequar os equipamentos e sistemas operacionais às necessidades da organização.
A ideia, portanto, é promover um serviço eficaz para que os colaboradores possam ter todos os recursos prontos para uso. Desse modo, é possível exercer sua função com os equipamentos em funcionamento adequado.
Novas tecnologias, segurança de dados e informações
Ainda é comum em muitas empresas, o uso de sistemas operacionais e equipamentos antigos. No entanto, à medida que há uma transformação comercial e ao mesmo tempo, do público consumidor, as organizações também devem evoluir no que se refere às novas tecnologias.
Além disso, por não haver atualização dos sistemas mais antigos e falta de gestão de tecnologia, não há o suporte desejado. Portanto, isso pode acarretar em danos para a segurança geral de dados da empresa. Sem atualizações, é mais fácil receber invasões cibernéticas e, possivelmente, ocorrer um vazamento de dados.
Ademais, a nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) também deve ser seguida, posto que fornece maior segurança às organizações. Neste sentido, os serviços de outsourcing de impressão se tornam fundamentais para a constante manutenção, proteção e atualização da empresa. Sendo assim, é possível liberar, por exemplo, as pessoas que poderão realizar as impressões e definir acessos com senhas.
Foco no crescimento do negócio
A terceirização de atividades como o serviço de outsourcing, é essencial para que os diversos setores de uma organização mantenham o foco no seu objetivo principal. Isso porque, não havendo mais uma preocupação com dispositivos e equipamentos, gestores e colaboradores da empresa podem se dedicar ao que interessa: o crescimento do negócio.
A ideia é prevenir e/ou solucionar todos os problemas referentes à equipamentos e suprimentos de impressão. Tudo isso a fim de garantir um gerenciamento adequado, reduzir custos e evitar a sobrecarga da equipe.
Quer desfrutar de todos esses benefícios na sua empresa?
Neste artigo, é possível concluir que a falta de gestão de tecnologia no parque de impressão pode causar grandes dificuldades, não é mesmo? É para isso que os serviços de outsourcing de impressão existem, a fim de gerar um melhor desempenho e contribuição para o seu negócio.
Na Mil Cópias, você ainda garante diversos bônus através deste serviço. Realizamos desde a reposição de suprimentos para impressão e um sistema de gerenciamento com emissão de alertas até a manutenção preventiva dos equipamentos.
Além disso, organizamos um sistema de relatórios e controle nos gastos com impressão. Tudo isso a fim de auxiliar na redução de custos da empresa. Viu como as consequências da falta de gestão de tecnologia podem prejudicar sua empresa? Não espere mais para contratar os serviços de outsourcing de impressão!
Acesse nosso site e saiba mais sobre essas soluções!
5 gastos com impressão! (O QUINTO VAI TE SURPREENDER)
Os gastos com impressão e com a operação de uma impressora dentro da empresa demanda capital, tempo consumido em procedimentos específicos, pedidos de compras de suprimento e manutenção corretiva dos equipamentos.
Esses gastos, muitas vezes, trazem cenários difíceis de planejar, principalmente para quem não tem um maior controle das despesas com impressão.
Por isso mesmo, ao comprar impressoras, você deve fazer muito mais do que uma simples pesquisa de preços. O custo total de propriedade (TCO) deve pesar na decisão.
O segredo para vencer esse desafio é: investir no gerenciamento!
Investimento é um assunto delicado, nós sabemos!
Mas você já reparou que toda empresa que tem uma política inclinada ao investimento consegue inovar e conquistar mais clientes dentro do mercado?
Muitas corporações não dão muita atenção para a impressão, por isso, é comum muitos gestores não saberem o quanto pagam pelas impressões ou quanto gastam para manter as operações funcionando.
Olhar para os gastos com impressão é realmente relevante para o seu negócio, por este motivo, manter o controle das despesas com as impressoras mesmo sem entender o cenário completo pode ser perigoso, mas muito comum, por dois motivos:
- Os gestores pensam que os gastos com página impressa, tinta e manutenção são irrelevantes para a empresa.
- Os gestores acreditam que mensurar e organizar os gastos de impressão é uma tarefa simples e que são necessárias poucas horas de dedicação para isso.
Fique atento! O desperdício de dinheiro e tempo pode ser maior que você imagina, principalmente em uma empresa que não combate o consumo de papel exagerado e não possui um gerenciamento de impressão controlado.
Confira os 5 maiores gastos com impressão e como combater o desperdício dentro da sua empresa, maximizando também a produtividade da sua equipe:
1. Papel
Quanto mais funcionários, maior será o gasto com papel.
Exatamente por isso, os gestores mais centrados se preocupam em divulgar campanhas de economia de papel nas empresas. Mas esta é só uma das ações possíveis para economizar papel.
Muitos softwares possibilitam definir cotas restritivas, políticas de impressão e até informar o impacto ambiental aos usuários.
Entre em contato com a Mil Cópias e saiba mais.
2. Tinta ou toner
Existe sempre uma dúvida na hora de comprar os equipamentos. Cartucho de tinta ou toner? Qual é a melhor opção? Na verdade, existem prós e contras que devem ser levados em consideração.
O ideal, nesse caso, é consultar um especialista em impressão, analisar seu desafio, objetivos e propor uma solução que atenda sua necessidade e orçamento… não só empurrar uma máquina qualquer, como muitos fazem.
Além disso, conscientizar as equipes da importância de diminuir o consumo de tinta - imprimindo sempre em preto e branco, no modo econômico, ou até mesmo NÃO IMPRIMINDO quando não há necessidade - é interessante e ajuda na hora de economizar com impressão.
3. Manutenção
A manutenção dos equipamentos, apesar de ser um gasto difícil de prever, é totalmente necessário.
O tempo perdido com impressoras paradas por falta de manutenção preventiva, incapacidade técnica para corrigir e ausência de equipamento backup é uma pedra nos sapatos das equipes que necessitam imprimir constantemente e em grande escala.
4. Compra de novas impressoras
As impressoras têm prazo de validade, assim como qualquer aparelho eletrônico.
A compra de novos equipamentos é uma preocupação constante para os gestores, principalmente nos departamentos que imprimem em grande escala, pois, nem sempre a manutenção ou a troca de peças é a solução ideal para manter a impressora funcionando.
O parque de impressão precisa sempre ser distribuído com equipamentos robustos e impressoras multifuncionais de qualidade, baseado na demanda aferida de cada departamento.
5. Tempo gasto de colaboradores no processo
Sim, isso deve ser considerado na hora de calcular os gastos de impressão.
Pois, quando a impressão toma mais tempo de seus colaboradores do que realmente precisar tomar, isso se torna um problema!
O ideal é que suas equipes estejam sempre focadas no seu core business, principalmente para render mais e consequentemente, faturar mais.
Em entrevista para o site Exame, Richard Lesser, presidente da empresa de consultoria americana BCG comentou:
"As empresas sempre precisaram gerar desempenho no curto prazo e continuam a se concentrar na excelência operacional e no que fazem, ao mesmo tempo que inovam e se adaptam a longo prazo."
Além disso, para ele, a tecnologia deve possibilitar enormes melhorias na produtividade das empresas.
Deixe a tecnologia trabalhar por você, seja mais produtivo e economize dinheiro
Você já considerou contratar uma empresa de locação de impressoras para gerenciar o seu serviço e controlar gastos com impressão?
Nos contate já e deixe de gastar com:
- Tempo perdido com impressoras paradas, por falta de manutenção preventiva, incapacidade técnica para corrigir e ausência de equipamento backup;
- Má distribuição de equipamentos e funcionalidades, que não atendem a demanda do departamento;
- Ordem de compra recorrente, pesquisa de preço e instalação de suprimentos, como papel, toner, cartucho e peças de reposição;
- Desembolso de alto valor para adquirir equipamentos novos, prejudicando o capital de giro;
- Falta de precisão na previsão financeira;
- Serviço de impressão lento e custoso;
Consulte nossos especialistas em gerenciamento de impressão preenchendo este formulário ou conversando agora pelo telefone 27 3372-7171.
Principais falhas das impressoras e como resolvê-las
Vamos imaginar uma situação bem comum que pode se manifestar com as principais falhas das impressoras.
O deadline de um trabalho grandioso está se aproximando e você esteve trabalhando a noite toda em um documento muito importante. Está tudo finalizado e só falta uma coisa: imprimir. Ao fazer, você percebe que sua impressão está cheia de marcas sujas e o papel todo amassado. Sua impressora te deixou na mão novamente!
Embora as impressoras mais modernas sejam geralmente muito confiáveis, vale a pena entender algumas das principais falhas que uma impressora pode apresentar. Afinal, mesmo ao comprar um dispositivo de uma fabricante de qualidade, uma máquina que trabalha para imprimir milhares de páginas por semana/mês/ano pode se tornar problemática, principalmente pela carga EXCESSIVA de uso e pela falta de manutenção preventiva.
Quais são as principais falhas das impressoras e como podemos corrigi-las?
1. Erro de comunicação
Pode parecer bobo, mas é importante sempre checar os cabos de conexão. Muitas vezes, o erro pode surgir de algum fio solto na conexão da impressora para a rede ou para o computador.
Vale a pena conferir até mesmo o cabo de energia, pois, existe a chance de que ele tenha sido desligado da tomada sem aviso ou sem intenção. Se estiver tudo em ordem com os fios, verifique a existência de alguma falha nas conexões de rede do computador ou se você está enviando os documentos para o dispositivo de impressão certo.
2. Atolamento de papel
As causas mais comuns do atolamento provêm da sujeira, dos rolos desgastados ou até mesmo da qualidade do papel. Por isso, é importante sempre ficar atento à limpeza dos equipamentos, à manutenção regular do parque de impressão e à qualidade do papel na compra de suprimentos.
Na hora de retirar o papel atolado, puxe sempre na direção do caminho do papel, pois, puxá-lo na direção oposta pode danificar gravemente a impressora.
3. Impressão fantasma
Algumas vezes, a impressão vem certa, mas uma cópia muito mais fraca da imagem/documento também é impressa em outro lugar. Isso se chama impressão fantasma. Surpreendentemente, este problema pode ser causado por alguma falha com a fonte de energia. Verifique a tomada elétrica, conectando alguma outra impressora para ver se o resultado persiste.
A impressão fantasma também pode ser causada quando partes da impressora consumível, como o tambor ou o kit de imagem, estão perto do fim de sua vida útil. Neste caso, prevenir é melhor do que curar. A manutenção preventiva é sempre uma boa ideia, pois, pode evitar a inatividade do dispositivo e impedir o gasto surpresa com a compra de novas peças.
4. Marcas sujas nas impressões
Marcas como pontos, linhas e impressões com tinta fraca são causadas pelo vazamento do toner/cartucho ou a existência de poeira no tambor de impressão. Nossa dica é: não compre peças nem toners/cartuchos falsificados.
Usar os produtos originais e recomendados pelo fabricante é a melhor opção. Além disso, verifique se existe algum problema com o fusor e os tambores usados. Se tiver alguma dúvida, entre em contato com o suporte do fabricante do dispositivo em uso.
5. Impressão mal configurada
Para solucionar este problema, basta configurar as definições de impressão na própria impressora ou no software que envia o documento para impressão (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Procure no dispositivo ou na barra de ferramentas do software a opção “Propriedades da impressora” e configure de acordo com as definições ideais.
Certifique-se também de que a impressora correta esteja selecionada na hora de imprimir e se o tamanho do papel no painel de controle corresponde ao que está realmente na bandeja de papel.
Terceirize seu parque de impressão e não se preocupe mais com falhas
Enumerando assim, gerenciar o parque de impressão parece fácil, mas não é tão simples assim. Não se preocupe mais com impressão e as principais falhas das impressoras, consulte a Mil Cópias e resolva todos os problemas com gerenciamento de impressão na sua empresa. Veja aqui os benefícios de terceirizar seu parque de impressão.