5 motivos para optar pelo gerenciamento de impressão
O gerenciamento de impressão é uma solução moderna que busca aprimorar o processo de impressão em diversas empresas, abrangendo setores como hospitais, indústrias, universidades, agências de RH, entre outros.
Na prática, essa solução consiste em terceirizar a gestão de todas as etapas relacionadas à impressão, desde aquisição e manutenção de equipamentos até o controle do consumo de suprimentos e a administração dos processos.
Com essa estratégia, as empresas obtêm uma perspectiva abrangente de seus custos de impressão, podendo descobrir oportunidades de economia para melhorar sua eficiência operacional.
Neste artigo, destacamos as principais razões pelas quais as empresas devem adotar o gerenciamento de impressão. Nosso objetivo é ajudar você a compreender como essa opção pode trazer inúmeros benefícios para os seus processos empresariais:
1. Otimização de produtividade
Quando uma empresa decide adotar o gerenciamento de impressão, os funcionários podem se dedicar plenamente ao seu trabalho, pois a responsabilidade pela operação e manutenção dos equipamentos é assumida por especialistas. Isso resulta em um aumento considerável da produtividade, eficiência e qualidade nas atividades desempenhadas, por exemplo, pelo setor de TI.
Além disso, contar com profissionais especializados garante que os equipamentos estejam sempre funcionando adequadamente, o que reduz o tempo de inatividade e evita interrupções indesejadas no fluxo de trabalho. O gerenciamento de impressão, portanto, proporciona uma abordagem mais estratégica para a empresa, permitindo que ela alcance um nível mais alto de desempenho.
2. Redução de custos
Um dos principais benefícios do gerenciamento de impressão é a possibilidade de analisar os padrões de uso dos equipamentos e a quantidade de impressões realizadas, permitindo identificar áreas de alto consumo.
Assim, é possível saber exatamente quanto se gasta com impressões e estabelecer medidas para gastar menos. Isso inclui utilizar equipamentos mais econômicos e eficientes; adquirir papéis reciclados ou provenientes de fontes sustentáveis e adotar práticas de impressão que visam eliminar desperdícios e usar os recursos de forma inteligente, como imprimir dos dois lados da página.
3. Controle e monitoramento
Com o gerenciamento de impressão, a empresa também pode controlar o acesso aos dispositivos, definir regras de impressão e aplicar restrições quando necessário. Essa possibilidade de monitoramento ajuda a proteger as informações e evitar o uso inadequado das impressoras, tornando o processo mais seguro e econômico.
4. Suporte técnico especializado
Com o gerenciamento de impressão, você conta com suporte técnico especializado para solucionar qualquer problema relacionado à impressão. Com profissionais capacitados prontos para ajudar, você pode ter tranquilidade sabendo que qualquer eventualidade será tratada de forma rápida e eficiente, mantendo suas operações funcionando sem contratempos.
Ademais, o suporte técnico oferecido pelo gerenciamento de impressão inclui a manutenção preventiva dos equipamentos. Isso significa que os especialistas realizam verificações regulares e também os ajustes necessários para garantir o bom funcionamento das impressoras, evitando problemas futuros e aumentando sua vida útil.
5. Sustentabilidade ambiental
Com a implementação do gerenciamento de impressão, a empresa pode aplicar práticas mais sustentáveis que englobam a redução do consumo de papel, a escolha de fontes de energia mais eficientes e a adoção de métodos adequados de descarte de cartuchos e toners.
Com isso, é possível diminuir significativamente o impacto ambiental de suas atividades e demonstrar o comprometimento da empresa com a sustentabilidade. Além de contribuir para a preservação do meio ambiente, essas iniciativas refletem uma imagem corporativa responsável, o que pode fortalecer a confiança dos clientes e parceiros em relação à empresa.
Agora que você já sabe quais são os 5 benefícios do gerenciamento de impressão, que tal implementar essa solução em sua empresa? Motivos não faltam e, para isso, basta entrar em contato com a Mil Cópias, que oferece uma série de serviços voltados à terceirização e gestão de parques de impressão.
A Mil Cópias é considerada uma referência nesse segmento e já ajudou centenas de empresas a reduzirem seus custos e aumentar sua eficiência operacional. Para saber mais, entre em contato com um de nossos consultores!
Siga @milcopias e fique por dentro das novidades!
7 dicas para impulsionar a eficiência e reduzir custos no seu negócio
Você já imaginou como seria encontrar maneiras de cortar custos e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência do seu negócio? Bem, acredite ou não, isso não é apenas um desejo dos empresários. A Mil Cópias está aqui para te ajudar a alcançar esse objetivo com 7 dicas incríveis. Vamos mergulhar em como o Outsourcing de Impressão, Aluguel de Equipamentos e outros serviços podem revolucionar a forma como você gerencia seu negócio.
Confira:
1. Outsourcing de Impressão: Simplifique e economize
Você sabia que a Mil Cópias é uma das empresas que atuam no mercado de Outsourcing de Impressão? Esse serviço é uma tendência que tem sido adotada por empresas que buscam benefícios estruturais, como redução de custos, reposição de suprimentos e gerenciamento de despesas. Isso significa que você pode ter impressoras de qualidade em seu escritório sem ter preocupação com manutenção, suporte e suprimentos.
Além disso, você pode economizar ainda mais, já que a solução não envolve novos investimentos que antes não existiam, permitindo que você se concentre no que realmente importa: fazer seu negócio crescer.
2. Aluguel de Equipamentos: Vantagens que se adéquam ao seu negócio
Precisa de equipamentos corporativos, como notebooks e computadores, porém, deseja se ver livre de manutenções, gastos com peças e defasagem da tecnologia?
O Aluguel de Equipamentos da Mil Cópias pode ser a solução. Sem investimentos altos e com contratos sob medida para sua necessidade, você pode aproveitar a mais recente tecnologia sem o peso de propriedade permanente. O serviço é pensado para atender às demandas das empresas de diversos segmentos de forma descomplicada, com equipamentos modernos e de grandes marcas, manutenção preventiva e muito mais, durante todo o período de parceria.
3. Fluxo de Documentos para Empresas: Organização descomplicada
Manter um fluxo de documentos eficiente pode ser um desafio, mas com a ajuda da Mil Cópias, esse desafio se torna uma tarefa fácil. Oferecemos soluções em GED/ECM para otimizar o fluxo de documentos em seu negócio, economizando tempo, dinheiro, evitando perda de informações importantes e, além de tudo isso, ajudando o meio ambiente.
4. Impressão em etiquetas
Se você lida com produtos e/ou presta serviços que exigem etiquetas precisas e de qualidade, a solução de impressão em etiquetas da Mil Cópias é a resposta.
Funciona como uma terceirização, ou seja, a Mil Cópias torna-se responsável pelo seu parque de impressão térmica e, assim, oferece uma gama de recursos avançados para as necessidades relacionadas à impressão de etiquetas com dados variáveis (VDP), código de barras e de forma personalizada.
Tudo isso com o suporte e manutenção especializados que garantem mais agilidade e eficiência para: loja virtual / e-commerce, indústria, transporte e logística, setor da saúde, varejo e comércio.
5. Digitalização: Desperte para o mundo digital
A transição para o mundo digital é uma necessidade nos dias atuais. Por isso, a Mil Cópias oferece a solução de Digitalização de documentos, que é o aluguel de escâners de alta velocidade e de multifuncionais (MFP) capazes de reconhecer, capturar, classificar, processar e distribuir seus documentos e integrar com nossos sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
Com o serviço, seu negócio pode converter documentos físicos em formatos digitais, facilitando o acesso, compartilhamento e armazenamento seguro de informações de forma rápida, assistida e com possibilidade de identificar documentos de vários idiomas.
6. Ponto Eletrônico: Mais precisão na gestão do tempo
O Ponto Eletrônico da Mil Cópias oferece uma maneira eficiente e precisa de monitorar a presença dos seus colaboradores. Esqueça os registros manuais e propensos a erros – com o Ponto Eletrônico, você gerencia o tempo de forma inteligente.
7. Controle de Acesso: A segurança da sua empresa em suas mãos
A segurança é primordial para qualquer negócio. Com o serviço de Controle de Acesso da Mil Cópias, você pode proteger áreas sensíveis e controlar quem tem acesso a determinados locais. Isso não apenas aumenta a segurança, mas também proporciona tranquilidade para você, para seus clientes e toda a sua equipe.
Em resumo, a Mil Cópias fornece essas soluções pensando em auxiliar a maneira como você administra o seu negócio. Do Outsourcing de Impressão à gestão de acesso, nossa parceria foca em aumentar a eficiência do seu negócio reduzindo custos. Entre em contato com a Mil Cópias hoje mesmo e dê um salto em direção ao sucesso empresarial iniciando a transformação digital da sua empresa.
Acesse o site e agende já uma demonstração de nossos serviços!
Quer ficar por dentro das novidades? Acompanhe nosso Instagram e LinkedIn agora mesmo.
Chat GPT: perguntamos a relação entre Outsourcing de Impressão e I.A.
Nos últimos anos, temos assistido a um incrível avanço da tecnologia, principalmente no que diz respeito à inteligência artificial (I.A.). Dentre as inovações mais promissoras, está o Chat GPT, um modelo de linguagem natural desenvolvido pela OpenAI. Esse modelo permite que máquinas conversem com humanos de forma engenhosa, o que pode transformar profundamente a maneira como trabalhamos e gerenciamos nossas tarefas diárias, tornando-as mais eficientes e automatizadas.
Uma das áreas em que a inteligência artificial pode ser aplicada é o Outsourcing de Impressão, que consiste na terceirização de todos os processos de cópias e impressões de uma empresa.
Com o intuito de descobrir quais serão as contribuições da inteligência artificial para esse setor, questionamos ao Chat GPT sobre a relação entre Outsourcing de Impressão e I.A. Confira!
Chat GPT: perguntamos a relação entre Outsourcing de Impressão e I.A.
Para isso, inserimos o seguinte comando na ferramenta:
“Vamos lá. Supondo que seu nome seja Felipe e que você trabalha em uma empresa de Outsourcing de Impressão. Seu chefe é uma pessoa muito exigente e quer que você defina em um artigo a relação entre Outsourcing de Impressão e Inteligência Artificial. Você pode fazer isso?”
E a resposta foi:
“O outsourcing de impressão é um serviço que permite que as empresas terceirizem a gestão e manutenção dos seus equipamentos de impressão para uma empresa especializada. A inteligência artificial (IA) pode ser aplicada nesse contexto para melhorar a qualidade e eficiência do serviço prestado.
A IA pode ser usada para monitorar o uso dos equipamentos de impressão e prever quando eles precisam de manutenção, evitando assim problemas inesperados e minimizando o tempo de inatividade. Além disso, a IA pode ser usada para otimizar a alocação de recursos, garantindo que os equipamentos sejam utilizados de maneira eficiente e que os clientes recebam o melhor serviço possível.
Outra aplicação da IA no outsourcing de impressão é a análise de dados. Com a quantidade crescente de informações geradas pelos equipamentos de impressão, a IA pode ser usada para analisar esses dados e fornecer insights valiosos sobre o desempenho dos equipamentos e o comportamento dos usuários. Esses insights podem ser usados para aprimorar o serviço prestado, tornando-o mais personalizado e eficiente.
Em resumo, a IA pode ser uma ferramenta poderosa no outsourcing de impressão, permitindo que as empresas ofereçam serviços mais eficientes e customizados para seus clientes, reduzindo os custos e melhorando a experiência do usuário.”
Com essa resposta do Chat GPT é fácil concluir que a inteligência artificial é uma inovação revolucionária, que transformará por completo o gerenciamento de parques de impressão.
A Mil Cópias anda lado a lado com os avanços tecnológicos e, por isso, tem buscado evoluir cada vez mais seus serviços de outsourcing de impressão. Além de oferecermos tecnologias de ponta para locação, garantimos a manutenção periódica dos equipamentos e o fornecimento de suprimentos, softwares e outras soluções diferenciadas.
Agende já uma conversa com nossos especialistas para conhecer nossos serviços!
Fique por dentro das nossas novidades no Instagram e em nosso LinkedIn!
Como é o software para controle de impressões corporativas da Mil Cópias?
O software de controle de impressões da Mil Cópias é essencial dentro de uma corporação que deseja saber quais são seus gastos oriundos das impressões.
Assim, esse mecanismo se faz necessário para a obtenção de um relatório exato de quais são os custos de cada impressão, além de esclarecer por quem e porque elas são feitas.
Com isso, o software de impressão da Mil Cópias facilita esse processo de análise. Abaixo é possível compreender um pouco mais sobre o seu funcionamento e vantagens.
O que é um software de controle para impressões corporativas?
O objetivo principal do software de impressões corporativas da Mil Cópias é analisar de maneira precisa todos os dados que se relacionam com as impressoras de um negócio.
Confira outros conteúdos em nosso site
Conectado diretamente ao sistema da empresa, ele passa a fornecer informações completas do parque de impressões, como:
- Quem imprimiu;
- Número de cópias;
- Formato das impressões;
- Qual equipamento realizou a impressão;
- Quantidade de tinta utilizada.
Dessa maneira, é possível levantar um relatório dos gastos mensais com impressão e avaliar os custos. Assim, esse é o ponto de partida para identificar quais custos podem ser cortados e traçar as melhores estratégias para isso.
Vantagens do software de controle de impressões da Mil Cópias
Incluir o software de controle de impressões da Mil Cópias inclui diversos benefícios para a sua empresa.
Inclusive, é possível conferir essas vantagens mensalmente ao ver a redução de custos provenientes do sistema de controle.
Além disso, o software apresenta outros benefícios, como, por exemplo:
Relatórios exatos
Uma das grandes dificuldades das corporações é compreender quais são os gastos provenientes de suas impressoras. Isso porque a grande quantidade de máquinas e impressões diárias dificulta manter o controle.
Com o software, no entanto, é possível obter relatórios exatos com todos os dados importantes que servirão para uma análise mais profunda nas finanças do negócio.
Redução de gastos
Normalmente, quando não há uma inspeção eficaz, as impressoras são utilizadas de maneira incorreta.
Dessa forma, o controle de impressões da Mil Cópias irá auxiliar não somente a entender por quem e porque são feitas, mas também quanto elas custam para a empresa e como é possível reduzir esse gasto.
Decisões precisas
Com uma avaliação baseada nos dados cedidos pelo software é muito mais fácil tomar uma decisão assertiva quanto a este departamento da empresa.
Assim, será mais simples tomar decisões eficazes para diminuir o número de cópias desnecessárias, e, consequentemente, os gastos.
Controle de impressões corporativas da Mil Cópias
O foco da Mil Cópias são os softwares e o outsourcing de impressão para disponibilizar o necessário para a otimizar tarefas e melhorar o desempenho do departamento de impressões do seu negócio.
Portanto, não deixe de entrar em contato com os nossos especialistas o quanto antes e entender o que a Mil Cópias pode fazer pela sua empresa. Marque já uma demonstração do software e inicie a transformação digital da sua empresa.
Explore o site e descubra mais sobre os detalhes e valores de cada serviço.
As vantagens do Outsourcing de Impressão para o TI das empresas
Você conhece as vantagens do Outsourcing de Impressão para o TI das empresas? Trata-se do serviço de terceirização da atividade de impressão. É, portanto, uma excelente alternativa para empreendedores que desejam otimizar esse processo e evitar eventuais transtornos no setor de TI. Confira o artigo e saiba mais!
Vale a pena investir na área de Impressão?
A impressão é uma atividade necessária para diversos fins e está presente no dia a dia das empresas. Vale ressaltar, contudo, que seu processo de execução pode causar uma série de adversidades no cotidiano. Isso inclui, por exemplo:
- Altos custos com equipamentos novos;
- Perda de tempo com impressoras paradas, seja por falta de manutenção, seja por não haver capacidade técnica para correção do problema;
- Compra e instalação de suprimentos;
- Entre outros.
Tudo isso gera não só um gasto excessivo do tempo dos colaboradores - que poderia estar sendo utilizado para as atividades laborais e maior lucro da empresa - como também para o desembolso de um alto valor em dinheiro.
Por consequência, gera eventuais transtornos na rotina do setor de TI, que pode parar o trabalho devido a impressoras quebradas, má distribuição ou lentidão no processo por haver poucos equipamentos, entre outros.
O resultado de deixar as atividades de impressão sob responsabilidade da própria empresa, portanto, é uma redução na produtividade e aumento nos custos - o que acaba sendo uma ocupação desnecessária para o time de TI.
Por que investir no Outsourcing de Impressão?
Levando em consideração as adversidades causadas pelos serviços de impressão, uma excelente possibilidade para otimizar o tempo e gastos das empresas é a terceirização dessa atividade. Ademais, são muitas as vantagens do Outsourcing de Impressão. Dentre as quais é possível citar:
- Maior produtividade da equipe: ao delegar as atividades de impressão para uma empresa experiente, os colaboradores de TI não precisarão se preocupar com esse processo, sobrando mais tempo e energia para realizar o seu trabalho.
- Suporte: sempre que houver necessidade, haverá uma equipe especializada para realizar a manutenção.
- Redução de custos: as vantagens do outsourcing de impressão incluem a redução de tempo, dinheiro e energia gastos nas empresas.
Desfrute das vantagens do Outsourcing de impressão na Mil Cópias!
Na Mil Cópias, é possível garantir todas as vantagens do Outsourcing de Impressão e muito mais!
Os diferenciais incluem uma equipe qualificada para realizar o serviço, bem como a manutenção preventiva, entrega automatizada no menor tempo possível e equipamentos de alto desempenho das melhores marcas para otimizar o fluxo de trabalho.
Ademais, melhor de tudo é que há a segurança da informação e uma gestão completa da impressão, com elaboração de relatórios e controle total sobre as impressões.
Transforme a maneira de imprimir da sua empresa conosco e produza mais e melhor! Conheça os serviços da Mil Cópias.
5 dicas para um bom gerenciamento de impressão no seu negócio
Está cansado da sua empresa ter gastos exorbitantes com insumos como tinta, papel e até a energia elétrica. Sem contar as práticas inapropriadas como os profissionais que fazem muitas impressões pessoais no trabalho, por exemplo. Então, conheça o gerenciamento de impressão.
O gerenciamento é perfeito por conseguir monitorar todas as atividades dos dispositivos de impressão, cópia e digitalização. De modo geral, é um conjunto de tecnologias que consegue acompanhar o uso da impressora, de insumos e multifuncionais, pelos colaboradores do negócio.
Desse modo, ao utilizar essa prática fica fácil ter o controle de todas as impressões através de um mapeamento do dispositivo, além de monitorar todas as estações ligadas a ele. Por isso, veja as 5 dicas abaixo para fazer um bom gerenciamento.
5 dicas para gerenciamento de impressão
É de conhecimento de todo trabalhador e gestor da empresa que as cópias e impressões são fontes de custos e, por esse motivo, precisam ser analisadas e moderadas devidamente. Por isso, a importância do gerenciamento de impressão. Veja a seguir 5 dicas para melhorar sua empresa.
1. Digitalize documentos
Nas empresas são gerados diversos documentos físicos diariamente, fazendo que o escritório tenha um espaço específico para arquivar todas as informações.
A boa notícia é que nos últimos tempos o desenvolvimento de tecnologia avançada vem fazendo com que o conteúdo físico migre para o formato virtual.
Desse modo, a digitalização de documentos tem facilitado a vida nas empresas, pois elas conseguem duplicar o arquivo em formato digital. Esse tipo de versão é muito útil para realizar envio de documentos através de meios virtuais.
Dessa maneira, a digitação de documentos é um dos prós do gerenciamento de impressão que traz diversas vantagens, veja:
- Mais produtividade;
- Redução dos custos;
- Foco na sustentabilidade;
- Ganho de espaço;
- Segurança reforçada;
- Validade jurídica;
- Política de preservação digital;
- Possibilidade de edição online.
2. Imprima dos dois lados do papel
O gerenciamento de impressão consiste em poupar os custos e, com isso, imprimir dos dois lados, ou seja, na frente-e-verso do papel acaba se tornando mais fácil do que você possa imaginar.
Para isso é necessário mudar os seus hábitos. Portanto, ao imprimir da forma 'duplex' você estará reduzindo os gastos e também o impacto no meio ambiente. Sem contar que esse tipo de atitude pode poupar cerca de 50% do papel utilizado no cotidiano.
Além disso, existe uma vantagem enorme em imprimir nos dois lados da folha que é o volume de papel para guardar no arquivo da empresa, pois acaba liberando mais espaço.
3. Conscientize os usuários sobre o gerenciamento de impressão
Com o gerenciamento de impressão você acaba reduzindo os gastos da empresa e conscientizando os funcionários do empreendimento sobre a importância de gerenciar os seus recursos.
De modo geral, ao fazer o controle de impressão é possível economizar cerca de 30% com as atividades. Suponha que a empresa esteja gastando R $1.000 por mês somente com impressão. Neste caso a economia será de R $300 reais.
Então, para que o processo dê certo é necessário se conscientizar para eliminar os desperdícios, reduzir os custos e aumentar a produtividade.
Dessa maneira, a conscientização anda junto com a digitalização de documentos e também utilizar os dois lados do papel para fazer a impressão.
4. Faça auditorias e gere relatórios
A auditoria é muito importante dentro de qualquer empresa para conseguir administrar as atividades. Além disso, com ela é possível combater todos os problemas com fraudes e até mesmo com roubo no negócio.
Dessa maneira, ao utilizar a auditoria fica fácil identificar os problemas e também avaliar todos os riscos oferecidos para a empresa. Portanto, trata-se de uma compreensão maior sobre a realidade da empresa e da sua eficácia em vários processos que fazem parte de sua rotina.
Já os relatórios conseguem oferecer informações mais detalhadas para que os gestores da empresa possam tomar as decisões corretas, pois eles resumem todos os dados de uma maneira mais clara e fácil de entender.
5. Invista em um outsourcing de impressão
Ter um serviço dentro da empresa de outsourcing de impressão traz vários benefícios para o empreendimento, principalmente por permitir uma manutenção imediata, trocar os equipamentos com apresentam defeitos, reposição automática de suprimentos, equipamentos backup para as áreas críticas, comprometimento com o atendimento e os prazos, entre outras facilidades que esse serviço oferece.
Além disso, o especialista com ótimo know-how consegue cuidar do ambiente de impressão, se dedicando e apoiando a sua empresa e, assim permitindo maior liberação de tempo para a equipe possa focar em outros pontos estratégicos (foco no business), preocupando cada vez menos com o operacional e o melhor de tudo é sem perder a eficiência.
Gostou das dicas? Saiba que um bom gerenciamento de impressão no seu negócio pode ser obtido através de empresas parceiras, como a Mil Cópias, que possui diversas soluções de ponta para maximizar a produtividade e transformar o controle de impressões com segurança, mapeamento do dispositivo e monitoração.
Entre em contato com um dos nossos especialistas e descubra como implementar todas essas dicas e muitas outras inovações na sua empresa.
Tendências Tecnológicas: o que esperar de 2022?
As tendências tecnológicas para 2022 podem ser resumidas a três pontos: mudança do local de trabalho, gestão integrada e capacitação da equipe. Nesse sentido, tornou-se primordial investir nessas questões para melhorar o trabalho.
A Mil Cópias investiu bastante nisso e atualmente possui muitos diferenciais para melhor atender os clientes. Afinal, a empresa que não estiver atenta a isso e providenciar as mudanças, estará ameaçada nesse ambiente de concorrência.
Sendo assim, confira abaixo as três principais tendências tecnológicas para 2022 e veja a importância que cada ponto tem para o seu negócio.
3 tendências tecnológicas para 2022
Com a desaceleração da pandemia e a volta ao normal, as pessoas querem saber como a tecnologia responderá a isso. Nesse sentido, tornou-se relevante entender se as mudanças tecnologias tidas nos últimos anos irão permanecer.
A resposta é sim, porque a sociedade percebeu que alguns recursos já existentes precisaram ser ressignificados e, ao mesmo tempo, os investimentos em tecnologias em nuvem tornaram-se ainda mais necessários, pois facilitam bastante o trabalho.
Chegou a hora de descobrir quais são as 3 tendências tecnológicas para 2022. Desse modo, veja a seguir como cada uma impacta o seu negócio e analise as mudanças que podem ser feitas na sua vida.
1- Digitalização de documentos
Embora fosse amplamente utilizada por alguns setores da tecnologia, apenas com a rápida expansão das ferramentas online a partir de 2020 que muitas empresas prestaram atenção nisso. Nesse contexto, a digitalização de documentos trouxe uma série de benefícios, como:
- Redução da burocracia;
- Menos gastos com papel;
- Aumento da produtividade e organização de setores;
- Rotina administrativa mais eficiente;
Para implementar a digitalização há uma série de medidas que devem ser tomadas. Por exemplo: dispor de ferramentas que possibilitam o processo rápido de digitalização e armazenagem de arquivos que facilitam a consulta, caso seja necessário.
Investir no processo de digitalização envolve mão de obra, ferramentas e tempo, o que pode ser um passo mais difícil para a sua empresa agora. Pensando nisso, recorrer a empresas especialistas como a Mil Cópias pode tornar todo o percurso simples e rápido.
A peça-chave dessa jornada permite que muitos colaboradores tenham mais organização, inteligência e agilidade nos processos. No caso da Mil Cópias, temos uma equipe que trabalha dessa forma e obtém melhor produtividade.
2- Gestão integrada com ECM
Uma das principais buscas das organizações ao redor do mundo, é para aumentar a eficiência operacional. Para isso, o Enterprise Content Management (ECM) - um conjunto dinâmico de estratégias e ferramentas - é usado para gerenciar e organizar conteúdo não estruturado (metadado) e processos organizacionais.
Esta ferramenta surge como uma solução tecnológica que ajuda a otimizar o operacional através de uma organização melhor e mais rápida de arquivos e dados em vários sistemas.
Com o uso de uma solução de ECM as empresas automatizam fluxos de trabalho enquanto gerenciam seus armazenamentos crescentes de documentos, arquivos e informações.
Essa tendência de automação é crucial para qualquer tipo de negócio, já que permite maior produtividade, otimizando o operacional por meio do gerenciamento inteligente e automatizado de informações digitais.
3- Inteligência Artificial (IA) no gerenciamento de informações
Por fim, conectado ao ECM está a Inteligência Artificial (IA), que junto ao Machine Learning, tem conquistado indústrias por seu potencial de transformação, principalmente na área de informações.
Os usos da IA nos últimos anos foram tão amplos que hoje fica fácil imaginar robôs gerenciando todas as nossas tarefas, desde as mais complicadas, como dirigir, até mesmo nas impressões.
Mas, no que diz respeito à implementação de plataformas de conteúdo com IA contextual no gerenciamento de informações, o resultado se dá na facilidade da localização da informação, automatizando também a criação de metadados de alta qualidade.
Além disso, a tecnologia permite gerenciar o volume massivo de metadados que a maioria das empresas tem dificuldade para organizar e armazenar.
Aprimore os processos da sua empresa
Quando combinadas, essas tendências tecnológicas podem transformar e aprimorar para melhor os processos da sua empresa, seja na economia de recursos, aumento na produtividade dos colaboradores (que devem estar atualizados e capacitados) e no consequente aumento da qualidade dos serviços prestados.
A Mil Cópias segue a sua disposição para oferecer as soluções necessárias para uma série de fatores dentro da Impressão. O objetivo é simplificar parte do seu Fluxo de trabalho com as tendências tecnológicas para 2022 que usamos.
Implemente as tendências em sua empresa! Fale com um de nossos especialistas e entenda melhor essa dinâmica com a Mil Cópias!
Você sabe quais são as consequências da falta de gestão de tecnologia no parque de impressão?
A falta de gestão de tecnologia no parque de impressão ainda é um problema muito comum nas empresas. Quando não há um acompanhamento real de ativos de TI, ou seja, recursos e equipamentos de uso diário para a execução adequada dos serviços de uma empresa, a mesma pode sofrer com diversas preocupações acerca da aquisição e manutenção de equipamentos.
Neste sentido, o investimento nos serviços de outsourcing de TI tem sido uma solução viável para empreendedores. Isso porque eles podem se dedicar mais ao seu negócio e ainda assim, manter um gerenciamento eficiente dos recursos da sua empresa. Isso inclui sistemas operacionais e equipamentos como notebooks, impressoras, entre outros.
A ideia, portanto, é otimizar a eficácia da integração de processos e ganhar em fatores como por exemplo: produtividade, tecnologia, controle e gestão. Ademais, continue lendo o artigo e confira as vantagens da gestão de tecnologia no parque de impressão para a sua empresa:
Assistência personalizada
Em primeiro lugar, é possível citar a assistência personalizada como uma das vantagens dos serviços de outsourcing de impressão. Isso porque, o objetivo é que, através de uma equipe de profissionais qualificados na área de gestão de tecnologia, sua empresa tenha um suporte adequado para manter os equipamentos em funcionamento.
Sendo assim, é possível obter auxílio em manutenção preventiva, incluindo a renovação em sistemas de hardware e software. Trata-se de um apoio imprescindível para manter sua empresa atualizada e garantir resultados operacionais mais eficientes.
Redução de custos
A falta de gestão de tecnologia na sua empresa, pode ser motivo de preocupação e perda de recursos financeiros. Isso porque, além de uma distribuição inadequada de equipamentos que poderiam atender a demanda do local de trabalho, os custos com a compra recorrente de novos equipamentos são muito altos.
Quando há uma preocupação em contratar um serviço de outsourcing para a empresa, esses problemas são solucionados e há uma expressiva redução de custos. Afinal, não será preciso perder tempo e dinheiro com a compra de novos equipamentos.
Além disso, é uma forma de reduzir os impostos e evitar o impacto ambiental.
Maior produtividade
A falta de gestão de tecnologia pode gerar diversos problemas de produtividade e segurança. Ao investir em um serviço de gerenciamento, entretanto, a sua empresa terá um crescimento exponencial em produtividade e segurança.
Em primeiro lugar, porque antes de implementar o serviço, realiza-se uma análise de demandas da empresa. O objetivo é adequar os equipamentos e sistemas operacionais às necessidades da organização.
A ideia, portanto, é promover um serviço eficaz para que os colaboradores possam ter todos os recursos prontos para uso. Desse modo, é possível exercer sua função com os equipamentos em funcionamento adequado.
Novas tecnologias, segurança de dados e informações
Ainda é comum em muitas empresas, o uso de sistemas operacionais e equipamentos antigos. No entanto, à medida que há uma transformação comercial e ao mesmo tempo, do público consumidor, as organizações também devem evoluir no que se refere às novas tecnologias.
Além disso, por não haver atualização dos sistemas mais antigos e falta de gestão de tecnologia, não há o suporte desejado. Portanto, isso pode acarretar em danos para a segurança geral de dados da empresa. Sem atualizações, é mais fácil receber invasões cibernéticas e, possivelmente, ocorrer um vazamento de dados.
Ademais, a nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) também deve ser seguida, posto que fornece maior segurança às organizações. Neste sentido, os serviços de outsourcing de impressão se tornam fundamentais para a constante manutenção, proteção e atualização da empresa. Sendo assim, é possível liberar, por exemplo, as pessoas que poderão realizar as impressões e definir acessos com senhas.
Foco no crescimento do negócio
A terceirização de atividades como o serviço de outsourcing, é essencial para que os diversos setores de uma organização mantenham o foco no seu objetivo principal. Isso porque, não havendo mais uma preocupação com dispositivos e equipamentos, gestores e colaboradores da empresa podem se dedicar ao que interessa: o crescimento do negócio.
A ideia é prevenir e/ou solucionar todos os problemas referentes à equipamentos e suprimentos de impressão. Tudo isso a fim de garantir um gerenciamento adequado, reduzir custos e evitar a sobrecarga da equipe.
Quer desfrutar de todos esses benefícios na sua empresa?
Neste artigo, é possível concluir que a falta de gestão de tecnologia no parque de impressão pode causar grandes dificuldades, não é mesmo? É para isso que os serviços de outsourcing de impressão existem, a fim de gerar um melhor desempenho e contribuição para o seu negócio.
Na Mil Cópias, você ainda garante diversos bônus através deste serviço. Realizamos desde a reposição de suprimentos para impressão e um sistema de gerenciamento com emissão de alertas até a manutenção preventiva dos equipamentos.
Além disso, organizamos um sistema de relatórios e controle nos gastos com impressão. Tudo isso a fim de auxiliar na redução de custos da empresa. Viu como as consequências da falta de gestão de tecnologia podem prejudicar sua empresa? Não espere mais para contratar os serviços de outsourcing de impressão!
Acesse nosso site e saiba mais sobre essas soluções!
Mil Cópias projeta crescimento de 20% do outsourcing
Em colaboração com diversos canais digitais especializados em tecnologia da informação, escrevemos artigos ressaltando a importância e as vantagens, além da projeção de crescimento de 20% do outsourcing de impressão no mercado brasileiro.
Confira os artigos:
- IT Forum 365
- TI Inside
- Investimentos e Noticias
- Portal TI Bahia
- InforChanell
- Emprende++
- Tec e Inovação
Nas entrevista com os portais, nosso CEO Fabio Faustini ressaltou: “A larga experiência da empresa Mil Cópias no mercado observa que a locação de impressoras e terceirização da gestão completa de processos e rotinas, aumentam o fluxo de trabalho, dando segurança e mobilidade na área documental, fluidez e velocidade na comunicação de arquivos e impressão e economia significativa de recursos financeiros no dia a dia das empresas, mesmo assim algumas empresas ainda demonstram apego aos ativos ou desconhecem a modalidade de serviços e locação de impressoras”.
Além disso, observamos nos artigos as principais vantagens ao escolher a terceirização de impressão, com base em nossa longa trajetória no mercado. Por exemplo, cerca de 50% dos colaboradores olham documentos confidenciais esquecidos na impressora e por isso, um de nossos recursos - liberação de impressão retida, por crachá, biometria, smartphone ou pin code - é hoje um dos carros chefes em nossa cartela de soluções. Destacando-se também, a campanha “Eu Imprimo Consciente”, exclusiva aos colaboradores dos clientes, que tem o objetivo de prover uma educação assertiva sobre uso consciente das impressões.
Quer nos conhecer melhor?
A verdade é que o melhor benefício em contar com nossos serviços é poder se concentrar no seu core business, reduzindo custos esporádicos e operacionais, eliminando estoque e múltiplos fornecedores.
Ficou interessado em conhecer melhor nossas soluções? Entre em contato com a gente e consulte nossos especialistas preenchendo este formulário ou conversando agora pelo telefone 27 3372-7171.