Com tantos documentos, otimizar o trabalho é uma tarefa árdua. Vamos explicar como funciona o sistema de gerenciamento de documentos e ajudá-lo a decidir entre nuvem ou no local.
No passado, armários de arquivamento recobriam todos os cantos dos escritórios, usavam uma extensa metragem e dificultavam a organização.
Com a revolução digital, este problema ficou para trás. Atualmente, com a ajuda de softwares de gerenciamento, podemos organizar e acessar com mais facilidade os arquivos da empresa.
Usando um bom sistema de gerenciamento de documentos é possível otimizar os processos da sua organização.
O que é um sistema de gerenciamento de documentos?
O gerenciamento de documentos é uma estratégia ampla de armazenamento, rastreio e gerência de documentos digitais.
Usar softwares para garantir a organização e proteção dos documentos da empresa, tem se tornado o caminho mais procurado por líderes organizacionais.
Escolher o sistema de gerenciamento de documentos que vai se adequar melhor à sua empresa é uma tarefa que precisa de ponderação sobre as necessidades da organização.
A primeira das decisões é: se para a empresa é melhor uma solução baseada em nuvem ou local.
Qual a diferença entre os sistemas em nuvem e local?
Quando você compara sistema de nuvem vs. no local, muitas vezes a comparação se resume a controle. A mobilidade de dados e a colaboração eficiente da nuvem contra o controle e a conformidade mais eficazes do sistema local.
Gerenciamento em nuvem
Um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem armazena os documentos na nuvem, possibilitando o acesso em qualquer lugar onde houver internet disponível.
O serviço em nuvem está em constante atualização, garantindo sempre a melhor tecnologia e manutenção mínima sem necessidade de intervenção manual, o que poupa esforços e tempo, é muito seguro e eficiente e com fácil instalação, permitindo a empresa usufruir dos benefícios desde os primeiros dias.
Gerenciamento no local
O armazenamento por meio de um servidor local garante um maior controle sobre os documentos.
Quando a empresa se sente mais confortável com o armazenamento no local, é necessária a instalação de servidores físicos e programas de intranet adaptados à logística da empresa, o que demanda tempo e um investimento maior.
Este modelo de servidor é recomendado normalmente quando existe regulamentação exigindo o armazenamento local ou quando países requisitam soberania de dados, por exemplo.
Optando por uma solução híbrida.
Existe também a possibilidade de implementar um serviço híbrido com servidores locais e sistema em nuvem. Isso vai oferecer controle e gerenciamento de registros no local com a flexibilidade da mobilidade de dados.
Uma infraestrutura híbrida também elimina a necessidade de migração de dados, o que facilita na adaptação da empresa.
Vantagens do sistema gerenciamento de documento
Ter um sistema de gerenciamento de documentos facilita o trabalho, e melhora a eficiência através da economia de horas em tarefas improdutivas.
Também diminui o risco à segurança das informações, com a aplicação de controles e sistemas de acesso, além de todos os dados estarem criptografados tanto em armazenamento quanto em transferência.
O sistema de gerenciamento de documentos melhora o compartilhamento de dados internos e monitoria de fluxo de trabalho.
A Mil Cópias oferece vários modelos de solução para ajudá-lo a resolver rapidamente desafios de gerenciamento de documentos, adaptando a necessidade da sua organização.