Serviço de digitalização de documentos na indústria

Quando falamos do serviço de digitalização de documentos no ramo industrial, nos referimos às inovações tecnológicas que resultaram das revoluções industriais que vêm ocorrendo ao longo dos últimos anos.

Essa é uma forma satisfatória para solucionar problemas com a documentação das empresas, que em seu cotidiano gastam bastante tempo buscando documentos necessários para o andamento dos trabalhos.

A digitalização de documentos ajuda a empresa a organizar a sua documentação, facilitando a pesquisa das informações. Tudo passa a estar disponível no meio digital e pode ser visualizado de qualquer local, seja no home office ou em uma viagem a negócios.

Para conhecer como funciona esse serviço na prática e quais são seus benefícios, acompanhe este artigo até o final!

O que é a digitalização de documentos?

Um documento digitalizado é diferente de um documento digital. O último tem a sua origem no meio eletrônico e é garantido por um certificado digital.

A digitalização converte os arquivos analógicos (papéis) em arquivos eletrônicos. Esse processo facilita a armazenagem e o gerenciamento de dados, pois contribui para a organização da empresa.

Outra vantagem também é disseminar as informações de forma mais fácil entre os funcionários por meio de uma pesquisa ágil e rápida.

Benefícios da digitalização de documentos nas empresas

É extremamente importante para uma empresa possuir versões digitais dos documentos atualmente, pois a tecnologia tornou-se uma aliada na otimização das rotinas de trabalhos. Tais facilidades já não podem ser ignoradas, pelo contrário, pois são necessárias para o progresso de qualquer negócio que se deseje se manter competitivo.

Mas quais são os reais benefícios da digitalização de documentos para as empresas? Separamos alguns para você. Confira:

1. Segurança de dados

A confidencialidade dos dados de uma empresa precisa ser protegida, porém a ausência de documentos digitais torna essa tarefa bastante complicada.

Com a digitalização dos documentos, a durabilidade desse material é garantida, além de não haver mais preocupação com a umidade e o desgaste proveniente do tempo.

Além disso, caso a empresa possua um sistema de gerenciamento de documentos, a segurança dos dados torna-se ainda mais eficiente, visto que a digitalização permite apenas o acesso de pessoas cadastradas, dificultando as alterações dos arquivos.

2. Organização dos arquivos

Ao possuir os arquivos digitalizados, a empresa pode organizar os documentos de forma prática, separando e identificando cada um conforme a tarefa ou o cliente.

O meio eletrônico permite armazenar o histórico dos materiais e disponibilizá-los para todos os servidores que forem necessários, além de serem separados por categoria. Isso facilita o acesso para os usuários.

3. Produtividade em alta

Outro fator que se destaca dentre os benefícios da digitalização é o aumento da produtividade dos funcionários, afinal os documentos passam a ser encontrados em segundos e isso influencia tomadas de decisões mais rápidas.

A digitalização de documentos deixa as informações a apenas um clique de distância e nem precisamos dizer como isso proporciona mais agilidade e economia de tempo na rotina corporativa, não é? A sua indústria com certeza vai agradecer por contar com um setor administrativo bem organizado!

Como fazer para digitalizar documentos?

É imprescindível que esse tipo de serviço seja realizado por empresas que tenham experiência no assunto. Assim, o resultado final irá surpreender e revolucionar plenamente o sistema de gestão de sua empresa!

Na prática, a digitalização de documentos funciona em cinco passos:

1. Coleta: coletar, conferir e fazer o registro dos documentos que devem ser digitalizados.
2. Classificação: reparar os arquivos que possam estar manchados ou amassados, além de higienizá-los, retirando possíveis grampos para garantir a qualidade do material.
3. Digitalização: nessa etapa, é preciso escanear o documento um a um na ordem em que estavam guardados, sem prejudicar a organização do trabalho.
4. Indexação: é preciso fazer a indexação colocando nomes e datas. Podem ser escolhidas palavras-chave no sistema e também armazenadas na nuvem.
5. Consulta: finalmente, é possível consultar os documentos digitalizados sempre que for necessário por meio do sistema.

Contratar os serviços de digitalização de documentos para a sua indústria nunca soou tão necessário, não é mesmo?

Aproveite a oportunidade e entre em contato com a gente agora mesmo para solicitar um orçamento!