Comprar uma impressora e mantê-la em bom funcionamento e com os suprimentos necessários pode sair caro, independentemente do porte de sua empresa ou negócio.

Como solução, existem empresas que alugam impressoras e também as que fazem outsourcing de impressão, onde você aluga os equipamentos em vez de comprá-los. Além das máquinas, ambos os serviços oferecem insumos ou manutenções, mas existe um grande diferencial entre eles que você vai conhecer hoje.

Locação: a opção para economizar com máquinas e suprimentos

O investimento em impressoras e multifuncionais para o seu negócio pode acabar comprometendo seu orçamento, já que esses equipamentos costumam ser caros e geralmente necessitam de manutenções e reposição de suprimentos.

Além disso, é comum que a tecnologia avance rápido e quando você menos esperar, suas máquinas estarão defasadas e será necessário fazer a troca por equipamentos mais modernos.

Neste caso, as empresas de locação de impressora oferecem o aluguel das máquinas, o que pode incluir insumos, suporte e manutenções.

Geralmente, as pessoas acham que o termo “aluguel” é sinônimo de “outsourcing”, porém são serviços diferentes. Por exemplo, o aluguel de impressoras está restrito especificamente à disponibilidade dos equipamentos, o que acaba sendo uma boa escolha para empresas menores que não procuram ou necessitam de uma gestão de documentos impressos e digitais. Já o outsourcing vai além…

Outsourcing: além dos equipamentos!

Diferentemente da locação de impressoras, o objetivo do outsourcing de impressão é gerenciar todas as impressoras da empresa de forma completa. A equipe de outsourcing estuda o local e desenvolve um serviço personalizado e exclusivo para o cliente, onde são disponibilizadas as máquinas de acordo com a demanda.

Neste levantamento são determinados o número de cópias e os departamentos que utilizarão as impressoras, tipos e tamanhos de cópias e outros elementos.

O outsourcing de impressão não se limita apenas ao hardware, ou seja, os benefícios não se encontram apenas nos materiais físicos, mas também nos digitais.

O serviço traz soluções para que o gerenciamento de impressão funcione de forma otimizada nas empresas com a utilização de softwares de gestão de documentos.

Dessa forma, é possível que a empresa tenha controle de tudo o que está sendo impresso, salvo ou alterado dentre os documentos digitais.

Juntando a terceirização das máquinas à tecnologia, começam a surgir reduções de custos, aumento na produtividade e eficiência ao máximo.

As tecnologias que envolvem o outsourcing de Impressão

Listaremos aqui algumas das tecnologias que tornam o outsourcing de impressão prático e eficaz:

  • Software de impressão com liberação por PIN, Crachá ou Biometria: recurso de identificação digital que libera o documento a ser impresso por meio da autorização do cliente. O processo pode ser feito por PIN (senha) gerado pelo sistema ou cadastrado manualmente, por Crachá (se a empresa já tem ponto eletrônico cadastrado, não há necessidade de novos investimentos) e por Biometria. Assim, apenas o funcionário que enviou o pedido de impressão para a máquina pode realizar a retirada, evitando que o mesmo arquivo seja impresso mais de uma vez. Dessa forma, é possível reduzir perdas de papel e de suprimentos.
  • Bilhetagem de impressão: recurso que permite monitorar tudo o que está sendo impresso na empresa. Como forma de acabar com o desperdício, é possível identificar de qual departamento foi realizado o pedido de impressão e distribuir cotas de impressão para que haja um maior controle.
  • Controle de insumos e impressões: possibilidade de monitorar em tempo real a necessidade de substituição de suprimentos, realização de suporte técnico ou informações sobre o estado do equipamento.

Se você está em busca de soluções para um melhor gerenciamento de impressões e documentos na sua empresa, a Mil Cópias oferece uma maneira de otimizar seu trabalho para que seus custos sejam reduzidos e sua produtividade aumente! Solicite uma demonstração com nossa equipe preenchendo nosso formulário.