Todas as empresas têm metas específicas e necessidades gerais para cada indústria e região. Dito isso, há uma série de forças integradas que impulsionam os processos e a tomada de decisões corporativas. Muitos departamentos gastam energia, tempo e dinheiro com esses processos. Você sabia que sua empresa pode economizar muito ao decidir contratar uma empresa para gerenciar suas impressões, documentos e implementar a Transformação Digital? Vamos explicar o motivo.
Muitas empresas estão adotando gerenciamento eletrônico de documentos ao redor do mundo
O gerenciamento de documentos é definido como a coordenação e o controle do fluxo de documentos digitais e impressos de maneira segura e eficiente. De acordo com a pesquisa da Keypoint Intelligence-InfoTrends, perto de 40% dos negócios nos EUA já investiram em software de gerenciamento de documentos e outros 35% estão considerando investir nessa área. Veja o gráfico abaixo:
Empresas que estão pensando em contratar um software de gerenciamento de documentos
Fonte: Keypoint Intelligence-InfoTrends research
Fatores que podem impulsionar a Transformação Digital nas empresas
Tanto os softwares comerciais quanto a Internet aumentaram de forma massiva a quantidade de dados e informações que as empresas estão acessando e usando. Com todas essas informações à disposição, as empresas têm maior necessidade de gerenciá-las de maneira eficiente.
Além disso, o aumento da incidência de violações de segurança e ataques cibernéticos dentro das organizações aumentou a necessidade de garantir que o conteúdo comercial seja adequadamente protegido.
Principais recursos dos sistemas de gerenciamento de documentos
Muitos sistemas de gerenciamento de documentos abrangem informações digitais e baseadas em papel. Eles incluem tudo, desde armários de arquivamento seguros e bem organizados até bancos de dados pesquisáveis para controle de acesso.
Um software completo de GED, como o M-Files, inclui recursos que vão mudar a maneira como você gerencia os documentos e as informações dentro da sua empresa:
- Anexar metadados a arquivos
- Entrada automatizada de dados
- Reconhecimento de caracteres para entrada digitalizada
- Capacidade de pesquisar / encontrar informações facilmente
- Controle de versão para garantir que os usuários trabalhem na versão mais recente do documento
- Clara identificação de quem alterou ou editou o documento
- Capacidade de rastrear a origem do documento e quem acessou
- Capacidade de aprovação de documentos
- Capacidade de programar fluxos de trabalho que economizam tempo
- Conectividade com outros sistemas
Considere a tecnologia para equilibrar o seu gerenciamento de documentos
As empresas interessadas em melhorar o gerenciamento de documentos são incentivadas a considerar o equilíbrio de arquivos em papel e digitais em sua organização. Algumas empresas são quase 100% digitais, enquanto outras são bastante dependentes do papel. Na verdade, o equilíbrio entre as duas formas é o recomendável.
Dependendo do mix de documentos de uma organização, pode fazer sentido se concentrar em um determinado aspecto do gerenciamento de documentos em detrimento de outro – pelo menos inicialmente.
Por isso é importante pensar também no Gerenciamento dos Processos (BPM). Comece pelo outsourcing de impressão e por uma solução que automatize workflows documentais, pois podem ser uma saída econômica e equilibrada para sua empresa.
Entre em contato com a Mil Cópias. Vamos conversar e entender quais soluções podem fazer sentido para as suas necessidades específicas. Temos alguns bons estudos de caso que mostram como uma organização real usou o gerenciamento de impressão para melhorar suas operações de negócios.