O seu cliente precisa de uma informação importante e você ou seu colaborador precisam acessar uma sala de arquivos para encontrar um documento e então responder a essa demanda. Sem dúvidas, é uma opção que não apresenta organização, inteligência e agilidade, pelos menos não tanto quanto a digitalização.
Se a produtividade da sua equipe é vista como algo importante, é necessário adotar medidas que tornem os processos mais ágeis. Nesse contexto, entra a digitalização de documentos, que permite uma busca rápida de informações, além de influenciar em questões como economia de espaço (devido à diminuição de papéis), conservação de informações importantes, entre outros. Saiba mais sobre essa prática e como executá-la para melhorar os processos internos lendo o post!
Como funciona digitalização de documentos?
A digitalização de documentos é uma prática relativamente recente que chegou com as demais ferramentas tecnológicas, promovendo facilidades para as empresas. É preciso alternativas para tornar o dia a dia mais prático, considerando a burocracia que grandes quantidades de papel envolvem.
Vamos considerar áreas como RH, por exemplo, na qual a emissão de documentos é grande e vários deles precisam ser guardados por alguns anos. A digitalização facilita a consulta a esses materiais e promove mais produtividade e organização para esse e outros setores.
Então, há ferramentas que possibilitam o processo rápido de digitalização e armazenagem de arquivos que facilitam a consulta, caso seja necessário.
O que fazer para ter esses benefícios?
Por outro lado, o processo de digitalização envolve mão de obra, ferramentas e tempo, o que pode ser um passo mais difícil para a sua empresa agora. Pensando nisso, recorrer a empresas especialistas pode tornar todo o percurso simples e rápido.
Hoje há serviços prestados de forma terceirizada para esse tipo de trabalho, tornando o dia a dia da sua equipe muito mais eficiente, uma vez que eles poderão focar em atividades mais estratégicas, e como essas empresas terceirizadas são especializadas no assunto, não haverá preocupação, retrabalho ou qualquer desconforto para sua companhia. Agora que você já conhece as vantagens da digitalização de documentos, entre em contato com a Mil Cópias e fale da sua necessidade, seguramente você receberá uma solução completamente adequada à sua empresa e seu orçamento.
Os benefícios vão além de economizar espaço em arquivos, pois atingem diretamente a sua prestação de serviços junto ao cliente, melhorando a produtividade dos seus colaboradores. Assim, o resultado é muito mais organização, inteligência e agilidade para seus colaboradores, que economizam tempo no trabalho, principalmente em atendimento ao cliente.
Se tem interesse, fale com um de nossos especialistas, entenda melhor essa dinâmica!