Tecnologia do M-Files

O M-Files organiza tudo em um lugar centralizando com base no que é, assim, você nunca terá que se lembrar onde um documento foi salvo ou qual é a versão.

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Recursos:

Gestão de qualidade e conformidade regulatória

Acompanhar os processos de qualidade, conformidade e verificação pode ser um processo extremamente demorado. Mantenha a conformidade regulatória e assegure a coerência com a qualidade do produto.

Automatização de processos de qualidade ⚙

Sua empresa depende de você para manter as coisas sob controle. Você precisa se certificar de que alguns procedimentos específicos sejam seguidos, mas gerir manualmente os processos no dia-a-dia é muito trabalhoso. O M-Files automatiza workflows de qualidade como controle de mudanças, ações corretivas, preventivas e treinamentos. Isso significa que você pode garantir a consistência do trabalho enquanto o M-Files verifica se todos estão seguindo os procedimentos.

Divulgação up-to-date das políticas e procedimentos 👍

E se todos em sua organização pudesse encontrar a informação certa rapidamente? Dentro do M-Files, há apenas uma versão de cada documento. Não importa o tipo de arquivo, ele é sempre atual.

Controle de tarefas ✅

Mudou algo ou criou algum procedimento novo? O M-Files mantém o controle de todas as atividades e atribuições necessárias para que você se certifique de que sua correção está sendo implementada.

Reduz o risco regulatório ⚖

Deixar de cumprir leis e regulamentos pode ser arriscado e muito caro. Dentro das normas, as nossas soluções ajudarão na manutenção da conformidade dentro de um ambiente juridicamente seguro, ajudando a reduzir o risco de descumprimento de leis e regulamentos com organizações, registros e automatizações do seu negócio.

Tudo em um só lugar

Às vezes, encontrar o documento certo parece impossível. Onde o arquivo foi salvo? Quem o editou pela última vez? O M-Files organiza tudo em um lugar centralizando com base no que é, assim, você nunca terá que se lembrar onde um documento foi salvo ou qual é a versão correta.

Procure rápido 🔍

Você pode procurar e acessar arquivos como quiser: por cliente, por tipo de projeto, data, status ou outros critérios de forma dinâmica, podendo organizar e exibir informações de qualquer maneira. Diga adeus às estruturas de pastas estáticas.

Apenas salve 💾

Você pode adicionar arquivos e documentos para o Vault de um modo simples. Basta salvar o documento e dizer ao M-Files o seu formato.

É sempre up-to-date 🔄

Dentro do M-Files, há apenas uma versão de cada documento. Não importa qual o tipo de arquivo, ele é sempre atual.

Não há duplicatas ❌

Com o M-Files, o mesmo documento pode ser encontrado de maneiras diferentes. Por exemplo, um documento de um cliente e/ou de um projeto vai aparecer com base no nome do cliente, do projeto, ou de ambos.

Uma só versão

Quer ter a certeza de que ninguém modificará seu documento enquanto você o edita? Basta verificar o documento dentro do M-Files para protegê-lo de qualquer alteração enquanto você faz as atualizações. Verificando-o de volta, você pode permitir que todos possam visualizar as alterações ou fazer quaisquer edições futuras.

Conferir ✅

As funções Check-in e Check-out servem para manter o controle sobre um arquivo que está sendo editado, além de indicar quem está fazendo as mudanças.

Preservar versões antigas 🧭

O M-Files preserva todas as opções do documento e possibilita o acesso a versões antigas.

Acompanhar tudo 🔍

Veja o registro de alterações de cada versão do arquivo. O M-Files mostra que usuário fez as edições, quando elas foram feitas e outras informações sobre o ciclo de vida do documento.

Editar simultaneamente ✏

Várias pessoas podem editar um documento ao mesmo tempo – mesmo quando não há acesso à rede ou conexão à Internet.

Encontre o que precisa instantaneamente

Procurar (e encontrar) informações no M-Files é simples e extremamente rápido. A busca pode ser feita pelo nome do documento, do cliente, pelo tipo de documento, pela palavra-chave, e muito mais. O M-Files também consegue pesquisar dentro dos documentos, facilitando a busca de alguma informação específica, mesmo com conexões lentas e pouco confiáveis.

Pesquisar com qualquer palavra-chave 👌

Procurando por uma recente fatura ou proposta? Basta digitar as informações relacionadas no campo de pesquisa e apertar ENTER.

Pesquisar dentro de documentos 🔎

O M-Files apresenta recursos avançados de procura como a pesquisa do conteúdo dos documentos não apenas por títulos ou metadados.

Resultados relevantes aparecem primeiro 🥇

O M-Files classifica automaticamente os resultados da pesquisa para garantir que os documentos e informações mais relevantes apareçam no topo da lista.

Não há duplicatas ❌

Há apenas uma versão de cada documento no M-Files, então você nunca vai ter que lidar com duplicatas confusas.

Vistas Dinâmicas

As Vistas Dinâmicas são pastas virtuais que organizam informações automaticamente. Tudo no M-Files é organizado pelo que é, em vez de onde está armazenado, permitindo gerenciar e visualizar documentos e outros itens exatamente do jeito que se deseja.

Ver tudo exatamente como você deseja 📖

Ninguém sabe como organizar seu material melhor do que você mesmo. Sistemas baseados em padrão de pastas com estrutura predeterminada podem não funcionar para você. O M-Files permite que você visualize todos os seus documentos e informações da forma que seja mais natural e eficiente para você.

Criar ou modificar modos de visualização a qualquer momento ✏

Usar uma estrutura de padrão de pastas para organizar arquivos da empresa pode deixá-lo preso ao sistema. No M-Files, você pode criar novas formas de visualização facilmente ou modificar suas Dynamic Views existentes para atender todas as suas necessidades. Com visualizações simples que mostram arquivos e informações relevantes, você nunca mais precisará se preocupar com duplicatas.

Visualizações de acesso a partir de qualquer dispositivo 📱

Nem sempre você tem um computador à disposição. A maioria dos sistemas exige que você esteja em seu escritório para ser produtivo. O M-Files permite acesso a todos os arquivos a partir de qualquer dispositivo utilizando aplicativos para IOS, Android e Windows Phone.

Todos conectados 🌐

Várias pessoas podem editar um documento ao mesmo tempo – mesmo quando não há acesso à rede ou conexão à Internet.

Instantaneamente familiar

O M-Files se integra diretamente à interface do Windows Explorer – por isso não há curva de aprendizagem. Você pode acessar o repositório de documentos como uma unidade de disco em segundos, arrastando e soltando arquivos dentro e fora do M-Files.

Registro de um novo usuário 👤

O maior desafio da implantação de um novo sistema é fazer com que ele seja utilizado por todos. Com o M-Files, a adoção do usuário nunca será um problema porque ele está de acordo com a forma como você trabalha. O software é intuitivo e acessível, permitindo o gerenciando documentos, informações e processos sem a necessidade da consulta de um manual do usuário.

A mesma interface em todas as plataformas 💻

Se você estiver usando um PC com Windows, Mac ou Web Access através de um navegador web, o M-Files sempre terá a mesma interface.

Salve a partir de qualquer programa 💾

O M-Files atua apenas como um local de unidade normal. Desta forma, você pode facilmente salvar um arquivo no seu Vault a partir de qualquer programa.

Usabilidade facilitada 👍

Aprender a manipulação de um novo sistema costuma ser um processo demorado. A usabilidade do M-Files é fácil desde o início. Isso evita a chateação de ter que se adaptar a algo novo e estranho.

Integração ao Office

O M-Files se integra ao Windows Office oferecendo o acessos de dados com comandos de arquivos- padrão como Abrir e Salvar Como.

Pré-visualizar tudo no M-Files 👁

O M-Files permite que você visualize todos os tipos de documentos de forma rápida. O painel de visualização mostra os tipos de arquivos mais populares como documentos do Word, Excel spreadhseets, apresentações em PowerPoint e PDFs.

Pastas inteligentes no Microsoft Outlook 📚

As M-Files Smart Folders distinguem documentos e identificam ao que estão relacionados. Dessa forma, você não precisa salvar seus e-mails e anexos manualmente para o Vault.

Built-in M-Files Ribbon ✅

O M-Files que está embutido no Microsoft Office fornece acesso rápido a funções importantes dentro dos programas do Microsoft Office.

Salvar o M-Files a partir de qualquer programa 💾

O M-Files atua apenas como um local de unidade normal. Sendo assim, você pode facilmente salvar documentos em seu Vault a partir de qualquer programa como Word, Excel ou PowerPoint.

Compartilhamento e ECM Social

Compartilhar documentos no M-Files é muito fácil. Se você precisa enviar um arquivo para alguém de fora da empresa ou colaborar com os colegas, o M-Files mantém tudo simples e organizado.

Co-Authoring 📃

Várias pessoas podem editar o mesmo arquivo simultaneamente sem ter que se preocupar com problemas de versão ou duplicação. Em adição a outros usuários do M-Files, contatos externos podem participar também em co-authoring!

Permissões automáticas ✅

O M-Files usa a segurança baseada em funções e metadados para permitir ou restringir o acesso a determinados documentos. Dessa forma, as pessoas certas acessarão as informações corretas automaticamente.

Eliminação de anexos em e-mails 📩

Envie um link direto para qualquer documento no M-Files Vault. Dessa forma, não importa quantas pessoas visualizarão e editarão o arquivo de up-to-date; ele será sempre o mesmo.

Compartilhamento de conteúdo com contatos externos 🤝

Compartilhe conteúdos com segurança para contratados de terceiros, clientes e outros contatos via OneDrive.

Acesse o M-Files em qualquer lugar

Às vezes, é preciso terminar um trabalho, mesmo estando longe do escritório. O M-Files permite o acesso a qualquer documento em qualquer lugar e a qualquer hora.

eSign a partir de um telefone ou tablet ⌨

O M-Files Mobile permite que as empresas mantenham a conformidade mesmo fora do escritório. A capacidade eSignature integrada ao M-Files permite aprovar e monitorar negócios e processos regulados, mesmo a partir de um dispositivo móvel.

Aplicativos para celular 📱

Nem sempre temos um computador disponível. O M-Files permite o acesso de todos os arquivos a partir de qualquer dispositivo, utilizando aplicativos para IOS, Android e Windows Phone.

Analise e aprovação a partir de seu dispositivo móvel 📲

Gerencie e acompanhe os processos de negócios, mesmo longe do escritório. O M-Files Mobile permite que você revise e aprove documentos através de seu smartphone ou tablet.

Digitalização de documentos e recibos 📳

Tire uma foto de um documento ou recibo com seu smartphone e salve no M-Files utilizando o aplicativo.

Esigning

A capacidade eSignature integrada ao M-Files permite que você monitore e aprove os processos estando no escritório ou em qualquer outro lugar.

Análise e aprovação mais rápidas 🕐

A gestão e o acompanhamento de workflows como contratos e faturas requerem muito tempo. O M-Files libera mais horas no seu dia automatizando processos como o gerenciamento de ciclo de vida do contrato (CLM). Seja avisado também quando um documento precisar ser assinado.

Registro a partir do seu dispositivo móvel 📱

Às vezes, um trabalho precisa ser terminado mesmo você estando longe do escritório. O M-Files permite que você assine documentos em qualquer lugar e a qualquer hora.

Eliminação do uso de papel desnecessário ♻

As assinaturas eletrônicas substituem a necessidade de impressão e assinatura de inúmeros documentos.

Compatibilidade ✅

O M-Files eSignatures suporta FDA 21 CFR Part 11 e UE GMP Annex 11 compliance.

Workflows Automatizados

A automatização de Workflow do M-Files agiliza processos de negócios comuns (como as aprovações de contratos, conteúdo, faturamento, etc.). Dessa forma, você pode se manter produtivo, além de garantir a conformidade (ISO:900). O M-Files monitora automaticamente cada etapa do processo de Workflow e envia uma notificação quando há algo de errado. É simples, rápido e acessível.

Automatização de processos ⚙

Você pode perder muito tempo gerenciando manualmente os processos do dia-a-dia. O M-Files automatiza workflows operacionais como aprovações, revisões e análises de faturas. O software verifica cada passo do seu processo, garantindo que tudo seja seguido consistentemente.

Análise e aprovação mais rápidas 🔎

A gestão e o acompanhamento dos workflows como contrato e fatura aprovadas requerem muito tempo. O M-Files libera mais horas de seu dia automatizando processos como gerenciamento do ciclo de vida do contrato. O M-Files sabe quem é o responsável por todas as tarefas ao longo do caminho, as notificações são enviadas automaticamente.

Aprendizagem e desenvolvimento 👨‍🎓

É importante que todos em sua organização possam aprender, se aprimorar e desenvolver novas habilidades. O M-Files permite a criação e o acompanhamento dos processos de treinamentos desde a orientação até o desenvolvimento de novas habilidades, garantindo que o funcionário esteja treinado e preparado para o sucesso dos negócios.

Visualize todo o histórico ⏳

Todas as etapas de workflow são rastreadas no histórico de cada arquivo, fazendo seu negócio ganhar visibilidade total em todos os seus processos de negócios importantes.

Template de documentos

Elimine a recriação desnecessária de documentos com o M-Files Document Templates. Crie rapidamente um modelo para preencher automaticamente informações nos documentos mais usados.

Elimine erros ✔

Recriar documentos em conformidade e dentro das questões legais pode ser um desafio. O M-Files ajuda a reduzir o risco de auditorias insatisfatórias e regulamenta a organização, a gravação e a automatização de tudo.

Economize tempo ⏳

O M-Files preenche automática e previamente campos de documentos importantes com base nas informações que já existem. Você nunca mais terá que inserir nomes de clientes, endereço ou datas manualmente.

Elimine a necessidade de recriar documentos 📝

70% dos documentos e arquivos são recriados. O M-Files mantém tudo organizado e garante que só exista um arquivo de up-to-date, assim você não terá que se lembrar qual é a versão correta.

Fazer modelos para quase qualquer coisa 👌

Os M-Files Document Templates estão disponíveis para documentos em Word, Excel e Powerpoint.

Permissões automáticas

Permissões orientadas por metadados: uma abordagem revolucionária que fornece potência e flexibilidade sem precedentes para o gerenciamento de controle de acesso do usuário.

Permissões baseadas no que é em vez de onde está armazenado 🔓

Com o M-Files, você pode definir permissões de acesso para classes inteiras de documentos e objetos de dados, assim como para documentos individuais e objetos, até mesmo para diferentes versões, incluindo atribuir funções que dão diferentes níveis de acesso a usuários ou a grupos de usuários.

Concentre-se em coisas importantes 🎯

Seu tempo é precioso. A última coisa de que você precisa é ter que se preocupar com processos longos e complicados. O M-Files reduz as exigências de envolvimento do setor de TI, permitindo que as pessoas mais próximas ao negócio consigam configurar facilmente o sistema para atender às suas necessidades.

Proteja o conteúdo e, ao mesmo tempo, torne-o acessível 🔐

É importante manter o conteúdo seguro e, ao mesmo tempo, certificar-se de que todos na sua empresa terão acesso aos arquivos e informações de que necessitam. No M-Files, as permissões são definidas automática e dinamicamente.

Permissões organizacionais 📄

Se houver uma mudança de gestor ou de organizador, o M-Files permitirá que todos os documentos relacionados se tornem visíveis para o novo supervisor.

Co-authoring

Com o co-authoring no M-Files, é possível editar simultaneamente documentos compartilhados. Confira o documento e envie o link para funcionários, grupos de trabalho e colaboradores externos editando facilmente um único documento.

Compartilhar e colaborar de forma segura 🔐

Compartilhar documentos no M-Files é muito fácil. Várias pessoas podem fazer alterações em um documento ao mesmo tempo, e você pode verificar quem está editando e o que cada um está fazendo.

Co-authoring em dispositivos móveis 📱

Quer fazer alterações em um documento em seu dispositivo móvel? O M-Files co-authoring oferece suporte ao Microsoft Office Online, permitindo que você faça edições de smartphones e tablets.

Compartilhar com as partes externas ☁

O M-Files usa o Microsoft OneDrive para compartilhar de forma segura todos os tipos de arquivos com terceiros que não têm acesso ao seu Vault.

Trabalhar juntos sem duplicatas 📄

Não há nenhuma necessidade de criar várias cópias do mesmo documento, pois, é muito mais fácil trabalhar no mesmo arquivo simultaneamente.

Offline

Acesse informações e documentos importantes sem se importar com sua localização. O M-Files permite visualizar, editar e salvar documentos, mesmo sem acesso a Wi-Fi ou a algum outro tipo de conexão de rede.

Elimine erros de sincronização ✅

Você sabe o quanto é difícil sincronizar determinadas pastas para a rede de acesso. Pode ser um processo lento e sujeito a erros. O M-Files sabe exatamente qual o conteúdo de que você precisa, tendo como base o que é, em vez de onde é salvo.

Apenas o material que você precisa 👍

Você não precisa que tudo tenha acesso para uso offline. Escolha apenas o conteúdo necessário (como todos os documentos relativos a um determinado cliente ou projeto) e o M-Files o tornará disponível.

Sem VPN? Não tem problema 📴

A necessidade de ter uma VPN para ser produtivo torna-se um grande problema quando não há conexão com a Internet. O M-Files fornece acesso dinâmico a documentos e informações, caso você esteja sem internet e tenha trabalhos pendentes.

Pare de copiar arquivos para seu desktop 💻

Lembrar de mover seus arquivos de volta para o servidor da empresa depois de copiá-los para o seu desktop pode ser um problema. O M-Files atualiza automaticamente os arquivos e suas alterações.

Anotações e marcações

O M-Files permite que qualquer usuário do M-Files adicione comentários a um documento sem alterar o arquivo original.

Imprima documentos com anotações 📄

Quer ver todas as anotações e marcações em uma cópia impressa do documento? O M-Files oferece suporte em sua impressão de documentos com anotações.

Veja todas as anotações já feitas 📝

O M-Files exibe e salva automaticamente todas as anotações que já foram feitas de uma forma rápida e fácil.

Suporte quase todos os tipos de arquivo ⚙

Use anotações e marcações em arquivos PDF, documentos do Word, planilhas do Excel, apresentações do PowerPoint e Visio Drawings.

Cada bit de retorno em um só lugar 👁

Veja todas as anotações e comentários de uma vez ou visualize cada bit do feedback individualmente.

Digitalização de documentos

Digitalize documentos e torne-os pesquisáveis automaticamente com a tecnologia OCR embutida do M-Files.

Encontre arquivos com facilidade 🔎

Quando o seu conteúdo é pesquisável, a procura não está limitada apenas ao nome do arquivo. Pode-se encontrar informações através de pesquisa em todo o texto no documento.

Livre-se dos armários de arquivos 📁

Elimine o uso de armários de arquivos volumosos ou digitalizações de imagens impossíveis de serem encontradas. Com o M-File, você pode capturar o conteúdo dentro de seus documentos.

O M-Files joga bem com os outros 🔄

O M-Files se integra facilmente a uma grande variedade de fornecedores como Kofax, PSIGEN e Nuance eCopy para fornecer o máximo de flexibilidade na hora de implementar a solução de captura.

O M-Files funciona com a maioria dos scanners 🖨

O M-Files funciona com qualquer tipo de scanner e também é compatível com o formato de arquivo que você escolher, incluindo TIFF, JPEG, BMP, PNG e GIF.

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