Trabalhe com a gestão de informações de forma inteligente

Uma solução com base em um sistema de gestão de informações inteligente é essencial para que sua empresa tenha acesso às informações mais importantes e saiba o que fazer com elas para o bom funcionamento dos trabalhos.

Controlar, organizar, analisar e saber o que fazer com a massiva recepção de dados é um dos desafios mais sérios dentro das corporações. Vamos entender juntos como essa gestão pode se tornar um processo inteligente de captura, distribuição e uso das informações.

O que fazer com a quantidade de dados?

Segundo o blog do software M-Files, hoje, a quantidade de dados emitidos no planeta Terra é de 2,7 Zettabytes, o equivalente a 200 bilhões de filmes em HD.

Como se isso não fosse suficiente, a quantidade de dados continua crescendo em uma velocidade cada vez maior, dobrando a cada dois anos. Como um exemplo prático da quantidade de dados criados, nos dias de hoje, as pessoas enviam mais de 200 milhões de e-mails a cada minuto.

Quem pode acompanhar todo esse fluxo de informações?

As empresas tentam resolver o problema dos dados com sistemas completos de gestão de informações e conteúdo. No entanto, esses sistemas podem criar mais problemas, especialmente quando incluem vários armazenamentos de conteúdo.

Usar três ou mais sistemas separados de gestão de informações e conteúdo não garante que os dados relevantes estejam disponíveis onde precisam estar quando são necessários. Além disso, controlar a integração, as permissões de uso e os relatórios em um sistema não centralizado complica mais ainda a situação.

Você sabe o que são os dados escuros?

Mais da metade de todas as informações armazenadas em uma organização é chamada de dados escuros, que são dados que ainda não foram analisados e ninguém sabe realmente o que são, ou se podem ser relevantes para a tomada de decisões.

De fato, estima-se que apenas 0,5% de todos os dados criados sejam analisados para a tomada de decisões operacionais. Isso acontece, pois a enorme quantidade de dados faz com que alguns não sejam estruturados, o que torna sua gestão um desafio para as companhias.

A necessidade de gerenciar dados confidenciais

Alguns regulamentos pressionam as organizações para gerenciar informações de maneira transparente, porém, segura. As consequências deste não cumprimento podem ser drásticas.

Mas como você gerencia os dados quando muitos não são estruturados e, por consequência, desconhecidos, e armazenados em vários sistemas isolados?

Somente um software como o M-Files é capaz de assegurar informações através do controle de usuários e isso pode ser essencial para o seu negócio.

A Inteligência Artificial a favor da humanidade

Já vimos que, assim como o petróleo, os dados precisam ser refinados para serem úteis.

E mesmo que o termo “Inteligência Artificial” soe um pouco assustador para algumas pessoas, o aprendizado das máquinas pode ser um grande ativo na gestão de informações e, principalmente, no refinamento de dados.

A Inteligência Artificial pode fazer o que um ser humano não pode – **encontrar padrões familiares entre uma enorme quantidade de dados. **Dessa forma, você pode identificar facilmente documentos, por exemplo, que contêm informações de identificação pessoal e adicionar fluxos de trabalho a esses documentos para gerenciá-los com mais agilidade.

O M-Files classifica os documentos de acordo com o que são?

Os metadados são usados ​​para marcar informações e torná-las facilmente classificadas e pesquisáveis em softwares como o M-Files. Com os isso, você não precisa depender de padrões de nomenclatura ou locais de arquivos. Você pode simplesmente encontrar informações com base no que o arquivo é.

Entenda que metadados fornecem contexto ao conteúdo. O que isso significa? Por exemplo, para alguém que trabalha no departamento de contas, o caso de uso para as mesmas informações é diferente do que para alguém trabalhando em vendas. No entanto, eles precisam acessar exatamente a mesma informação.

As sugestões automáticas de metadados, como a classe do documento ou o assunto do documento, podem eliminar a carga de marcação dos funcionários e permitir que eles se concentrem em tarefas que agregam mais valor.

_Fonte: _M-Files