Conformidade: 3 formas de cumprir seus requisitos e ser mais produtivo

Conformidade significa o quanto as realidades correspondem às especificações, regras, princípios e planos. Se você já está ciente desta necessidade, como então aplicar isso em sua empresa?

Não se trata de uma simples iniciativa, mas, de fato, de uma necessidade. A falta de conformidade expõe sinais de erros em um serviço, processo, produto ou no próprio sistema, deixando de atender a um determinado conjunto de especificações.

Assegurar quais aspectos dos procedimentos operacionais padrão de uma empresa devem ser seguidos, alterados ou atualizados, colabora não só para a qualidade dos produtos e serviços, mas para a produtividade propriamente dita.

Como identificar falhas

Possíveis desvios podem ser identificados por meio de auditorias internas e externas, reclamações de clientes, inspeção de materiais ou testes de rotina.

A partir disso, é possível preparar um relatório de conformidade, com o objetivo de documentar os detalhes de um desvio das expectativas.

O relatório ajuda a definir o problema de maneira clara, lógica e concisa, para que o gerenciamento possa executar etapas para implementar mudanças.

A falta da conformidade pode levar a retrabalho, recall de produtos e diminuição da produtividade. Imaginou o prejuízo?

Para identificar melhor, separamos os setores que podem ter sua conformidade garantida, através de auditoria:

  • Processos
  • Requisitos
  • Design
  • Padrões
  • Contratos
  • Prazos
  • Especificações

Conformidade: como assegurar o cumprimento

A seguir, veja como é possível ter conformidade e cumprir os requisitos, após serem detectadas as áreas para sua aplicação.

1. Revisão

É como levar o carro para a revisão anual, mesmo quando não há sinais evidentes de problemas.

As análises da administração geralmente são feitas uma vez por ano e apresentam uma oportunidade de revisar a política de qualidade existente da empresa, bem como de definir novos objetivos para o restante do ano. Além disso, os objetivos traçados em um planejamento anterior podem ser alterados e até reduzidos ​​para minimizar uma não-conformidade.

Alterações de produto, novos requisitos, novos processos, gerenciamento de mudanças, entre outros fatores, são revisados.

O processo de revisão gerencial pode identificar e corrigir quaisquer deficiências atuais ou incipientes antes que elas possam ser reveladas por uma auditoria ou incidente.

Rever rotineiramente o processo da organização ajuda a estimular a melhoria contínua.

2. Auditoria interna

Uma auditoria é simplesmente outra forma de teste, ou seja, comparar as coisas como elas são com o que deveriam ser.

É preciso programar auditorias internas em intervalos regulares para verificar se o sistema de qualidade está de acordo com os requisitos e para garantir a eficácia do sistema.

Ao contrário de uma auditoria externa, não é necessários auditar todos os processos ao mesmo tempo.

Auditorias internas podem ser conduzidas como uma série de auditorias menores, com diferentes processos auditados em diferentes momentos. A frequência da auditoria também pode ser definida dependendo do processo em questão.

Com a alteração das dinâmicas internas e externas, os critérios para a auditoria podem ser decididos antes da auditoria e não na etapa de planejamento.

Quaisquer descobertas anteriores, conclusões de auditorias anteriores e questões pré-definidas tornam todos os dados valiosos.

As observações levantadas durante as auditorias internas podem ser classificadas como ações preventivas, pois podem sugerir melhorias no sistema para evitar a ocorrência de falta de conformidade no futuro.

3. Feedback

Embora todas as reclamações dos clientes sejam registradas e devam ser acionadas, o feedback do cliente também desempenha um papel na minimização da falta de conformidade.

O feedback dos clientes ajuda a entender possíveis problemas de não conformidade e é uma oportunidade de melhoria.

As sugestões dos clientes podem evitar que problemas sejam levantados no futuro. Os feedbacks negativo e positivo são dados valiosos. Tirar um tempo para analisa-los pode ajudar a identificar tendências e padrões.

Os feedbacks ajudam a investigar as principais causas do problema, que podem nem sempre serem óbvias (caso contrário, ele teria sido detectado em testes de auditoria).

Entender a principal causa do problema pode ajudar a diferenciar um lapso temporário de uma falha no processo. Nenhum sistema é perfeito, portanto, problemas com o sistema, ou seja, não-conformidades, ocorrerão.

O objetivo é resolver uma possível falta de conformidade o mais rápido possível e evitar qualquer reincidência.

O registro de não-conformidades ajuda a analisar tendências negativas, a examinar a principal causa e eliminá-la.

As ações corretivas também devem incluir as ações em longo prazo para garantir que o problema não ocorra novamente.

Enquanto as ações corretivas acontecem com reações a alguns sinais, as ações preventivas dependem da pro atividade dos responsáveis.

Uma ação preventiva pode impedir a ocorrência de um problema ou impedir que ele se torne muito grave.

Uma mentalidade preventiva ajuda a reanalisar o produto e o processo, a obter uma perspectiva diferente e ajudar a melhorar o sistema como um todo em tempo hábil.

A prevenção também pode ser pensada como riscos e oportunidades. Identificar a fonte potencial de problemas, seus efeitos e a probabilidade de ocorrência são os primeiros passos no gerenciamento de riscos.

Em seguida, é analisado se os custos associados à redução do risco valem a pena. Aí entra a questão do aumento da produtividade de forma sustentável.

Evitar custos desnecessários é uma das maiores e óbvias razões para assegurar a conformidade.

O gerenciamento eficaz de conformidades e ações preventivas é parte integrante do plano de melhoria contínua de uma organização.

Isso deve resultar em menos produtos e processos com defeito e clientes mais satisfeitos.

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