Confira os 7 passos para ter seu escritório sem papel

Você já imaginou uma empresa com um escritório sem papel? Vamos pensar na seguinte situação:

Manhã de segunda-feira e você está respondendo a um e-mail importante no seu laptop. Um dos fornecedores enviou algumas faturas de semanas atrás. Você tem a sensação de já ter emitido um pagamento e até o recibo. Você rapidamente verifica sua gaveta, passa pela pilha de papéis na mesa, mas não consegue encontrar o recibo.

Você pergunta ao seu colega responsável pela coleta de recibos, mas ele não consegue se lembrar onde guardou. A verdade é que é fácil perder um pequeno pedaço de papel. Você pegou um arquivo com todos os extratos bancários, mas era muito difícil localizar uma entrada de pagamento de centenas de transações. Você já tinha desperdiçado toda sua manhã de segunda-feira em uma atividade completamente não planejada.

Isso soa familiar? Com que frequência perdemos nossos documentos ou passamos muito tempo apenas para localizá-los? Bem, isso pode ser evitado com uma política de escritório sem papel.

1. Digitalize contas e recibos

Se você tiver um scanner, digitalize todas as contas e recibos. Mas se você não tiver um, não se preocupe, basta navegar na App Store para baixar um aplicativo que transformará seu smartphone em um scanner.

O software M-Files pode ser integrado a aplicativos empresariais (Ex: CRM e ERP) para prover a funcionalidade que você necessita agora e no futuro e a partir de qualquer dispositivo móvel.

2. Solicitar aos bancos extratos sem papel

Existem alguns documentos que recebemos todo mês em formato de papel. Um deles é o extrato bancário. A maioria dos bancos já oferece declarações eletrônicas. É uma boa ideia optar por enviar essas declarações por e-mail ao logar na conta bancária.

Os extratos bancários contêm dados confidenciais sobre as transações comerciais e podem representar um risco de segurança se não forem armazenados corretamente. Com o M-Files, as declarações eletrônicas são mais bem controladas e além disso, o backup e a pesquisa são facilitados por ferramenta de buscas avançadas.

3. Peça aos seus fornecedores para enviar faturas e pedidos via e-mail

Peça aos seus fornecedores para enviarem a fatura em formato PDF por e-mail. Dessa forma, você pode organizá-las adequadamente em seu computador e pesquisá-las rapidamente quando necessário. Da mesma forma, se você estiver usando um software de contabilidade on-line, poderá enviar pedidos por e-mail ou faturas diretamente para seus fornecedores e clientes.

Esta não é apenas uma maneira mais rápida, mas também ajuda a evitar a desordem em seu escritório.

4. Digitalize documentos internos

Tenha um scanner de documentos ou uma multifuncional que inclua recursos de digitalização e inicie a conversão de documentos em papel para PDF. Após digitalizar, converta contratos antigos, faturas e qualquer outro documento que esteja esperando há tempos em sua mesa.

5. Compartilhe documentos on-line

Para compartilhar arquivos entre colegas de equipe ou clientes, considere investir softwares de compartilhamento de documentos como o M-Files, por exemplo. Você pode editar esses documentos on-line e até conversar simultaneamente com colegas que estão visualizando o documento.

O M-Files é intuitivo, acessível e possui uma curva de aprendizagem baixa. A adoção de usuários nunca será um problema.

6. Dificulte ou limite a impressão dentro da sua empresa

Para evitar a resistência de sua equipe em imprimir menos, dificulte a impressão para eles. Por exemplo, reduza deliberadamente o número de folhas de impressão mantidas na impressora. Altere a configuração da impressora para torná-la obrigatória para imprimir em ambos os lados.

Você também pode limitar o acesso da impressora a um pequeno grupo de pessoas ou até enviar e-mails com mensagens incentivadoras nas assinaturas, como: “Salve papel, não imprima este e-mail” para impedir que as pessoas imprimam desnecessariamente. Basta usar métodos inovadores como esse para desencorajar a impressão.

milcopias

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