Vários notebooks de cor preta expostos numa vitrine de uma loja Dell.

Aluguel de equipamentos cresce entre empresas que buscam benefícios estruturais

No Brasil, o aluguel de equipamentos cresceu e, em contrapartida, as vendas de computadores sofreram uma queda de 16% no ano passado, marcando a maior redução desde 2011, de acordo com um estudo conduzido pelas consultorias Canalys e Gartner. 

Diante desse cenário desafiador, uma tendência que vem se destacando no mercado é o Outsourcing de TI (Tecnologia da Informação), um serviço inovador que oferece a locação de equipamentos como notebooks, desktops e impressoras.

Essa alternativa oferece uma série de benefícios às empresas e, não por acaso, 64% das organizações em todo o mundo já optaram por terceirizar sua estrutura de tecnologia, conforme aponta um levantamento da Statista. Além disso, a estimativa é de que esse mercado movimente US$ 425 bilhões até 2026.

Nos próximos tópicos, apresentaremos as principais vantagens do aluguel de equipamentos para empresas de diversos segmentos. Confira:

1- Economia no investimento inicial

Em primeiro lugar, a locação de notebooks, desktops e impressoras permite que as empresas reduzam significativamente os custos iniciais de aquisição de equipamentos, que muitas vezes representam um investimento substancial. 

Ao optar pela locação, as empresas podem evitar gastos elevados em hardware, software e manutenção, direcionando esses recursos financeiros para outras áreas estratégicas do negócio.

2-  Benefícios fiscais

Ao optar pelo outsourcing, os equipamentos locados não são considerados ativos fixos da empresa, o que significa que não entram no balanço patrimonial. Isso pode resultar em redução de impostos e simplificação do processo contábil, já que a empresa não precisa se preocupar com o registro dos equipamentos.

Além disso, a locação de equipamentos é considerada uma despesa operacional, o que permite a dedução desses custos no Imposto de Renda. Isso contribui para a redução da carga tributária da empresa e proporciona uma gestão financeira mais eficiente.

3- Equipamentos de qualidade e sempre atualizados

 

O serviço de locação oferece a vantagem de garantir acesso a equipamentos de última geração e atualizados constantemente. Na prática, o provedor do serviço fica responsável por manter os computadores, notebooks e impressoras sempre atualizados, substituindo-os por modelos mais recentes quando necessário. Assim, as empresas podem usufruir das últimas inovações tecnológicas de uma forma prática e extremamente econômica.

LEIA TAMBÉM: Dedução do IR com locação de equipamentos de informática: como conseguir?

4- Sem depreciação ou desvalorização

Uma das vantagens significativas do aluguel de equipamentos é a eliminação da preocupação com a depreciação e a desvalorização dos ativos. 

No modelo de locação, as empresas não precisam se preocupar com a perda de valor dos equipamentos ao longo do tempo, uma vez que não são proprietárias dos mesmos. Isso reduz os riscos financeiros associados à obsolescência tecnológica e permite que as empresas tenham acesso a equipamentos sempre atualizados e em ótimas condições de funcionamento. 

5- Flexibilidade

À medida que as necessidades da empresa mudam, seja em termos de quantidade de equipamentos ou de tecnologias específicas, é possível ajustar rapidamente o contrato de locação, adicionando ou substituindo equipamentos conforme necessário. Essa flexibilidade permite uma adaptação ágil às demandas do mercado e evita investimentos desnecessários em equipamentos subutilizados ou obsoletos.

Gostou desses benefícios? Então, saiba que a Mil Cópias disponibiliza o aluguel fácil de notebooks, desktops e impressoras de última geração para empresas que desejam economizar na estruturação do seu parque tecnológico. 

A equipe da Mil Cópias está preparada para oferecer um serviço confiável e personalizado, totalmente adaptado às necessidades de cada cliente. E mais: todos os nossos equipamentos são fabricados por marcas de alto renome no mercado,  garantindo a qualidade, desempenho e durabilidade dos dispositivos locados.

Além disso, oferecemos suporte técnico especializado, garantindo o bom funcionamento dos equipamentos durante todo o período de locação. Nossa equipe está sempre pronta para prestar assistência, solucionar eventuais problemas e garantir a satisfação total dos clientes.

Para solicitar um orçamento, entre em contato pelo site ou pelo telefone: (27) 3372-7171.

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impressões Mil Cópias

Como é o software para controle de impressões corporativas da Mil Cópias?

O software de controle de impressões da Mil Cópias é essencial dentro de uma corporação que deseja saber quais são seus gastos oriundos das impressões. 

Assim, esse mecanismo se faz necessário para a obtenção de um relatório exato de quais são os custos de cada impressão, além de esclarecer por quem e porque elas são feitas. 

Com isso, o software de impressão da Mil Cópias facilita esse processo de análise. Abaixo é possível compreender um pouco mais sobre o seu funcionamento e vantagens. 

O que é um software de controle para impressões corporativas?

impressões Mil Cópias

O objetivo principal do software de impressões corporativas da Mil Cópias é analisar de maneira precisa todos os dados que se relacionam com as impressoras de um negócio.

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Conectado diretamente ao sistema da empresa, ele passa a fornecer informações completas do parque de impressões, como:

  • Quem imprimiu;
  • Número de cópias;
  • Formato das impressões;
  • Qual equipamento realizou a impressão;
  • Quantidade de tinta utilizada. 

Dessa maneira, é possível levantar um relatório dos gastos mensais com impressão e avaliar os custos. Assim, esse é o ponto de partida para identificar quais custos podem ser cortados e traçar as melhores estratégias para isso.

Vantagens do software de controle de impressões da Mil Cópias

Incluir o software de controle de impressões da Mil Cópias inclui diversos benefícios para a sua empresa. 

Inclusive, é possível conferir essas vantagens mensalmente ao ver a redução de custos provenientes do sistema de controle. 

Além disso, o software apresenta outros benefícios, como, por exemplo:

 

Relatórios exatos

Uma das grandes dificuldades das corporações é compreender quais são os gastos provenientes de suas impressoras. Isso porque a grande quantidade de máquinas e impressões diárias dificulta manter o controle. 

Com o software, no entanto, é possível obter relatórios exatos com todos os dados importantes que servirão para uma análise mais profunda nas finanças do negócio. 

 

Redução de gastos 

Normalmente, quando não há uma inspeção eficaz, as impressoras são utilizadas de maneira incorreta. 

Dessa forma, o controle de impressões da Mil Cópias irá auxiliar não somente a entender por quem e porque são feitas, mas também quanto elas custam para a empresa e como é possível reduzir esse gasto. 

 

Decisões precisas 

Com uma avaliação baseada nos dados cedidos pelo software é muito mais fácil tomar uma decisão assertiva quanto a este departamento da empresa. 

Assim, será mais simples tomar decisões eficazes para diminuir o número de cópias desnecessárias, e, consequentemente, os gastos.

impressões Mil Cópias

Controle de impressões corporativas da Mil Cópias 

O foco da Mil Cópias são os softwares e o outsourcing de impressão para disponibilizar o necessário para a otimizar tarefas e melhorar o desempenho do departamento de impressões do seu negócio. 

Portanto, não deixe de entrar em contato com os nossos especialistas o quanto antes e entender o que a Mil Cópias pode fazer pela sua empresa. Marque já uma demonstração do software e inicie a transformação digital da sua empresa. 

Explore o site e descubra mais sobre os detalhes e valores de cada serviço. 


As vantagens do Outsourcing de Impressão para o TI das empresas

Você conhece as vantagens do Outsourcing de Impressão para o TI das empresas? Trata-se do serviço de terceirização da atividade de impressão. É, portanto, uma excelente alternativa para empreendedores que desejam otimizar esse processo e evitar eventuais transtornos no setor de TI. Confira o artigo e saiba mais!

Vale a pena investir na área de Impressão?

A impressão é uma atividade necessária para diversos fins e está presente no dia a dia das empresas. Vale ressaltar, contudo, que seu processo de execução pode causar uma série de adversidades no cotidiano. Isso inclui, por exemplo:

  • Altos custos com equipamentos novos;
  • Perda de tempo com impressoras paradas, seja por falta de manutenção, seja por não haver capacidade técnica para correção do problema; 
  • Compra e instalação de suprimentos; 
  • Entre outros.

Tudo isso gera não só um gasto excessivo do tempo dos colaboradores - que poderia estar sendo utilizado para as atividades laborais e maior lucro da empresa - como também para o desembolso de um alto valor em dinheiro. 

Por consequência, gera eventuais transtornos na rotina do setor de TI, que pode parar o trabalho devido a impressoras quebradas, má distribuição ou lentidão no processo por haver poucos equipamentos, entre outros. 

O resultado de deixar as atividades de impressão sob responsabilidade da própria empresa, portanto, é uma redução na produtividade e aumento nos custos - o que acaba sendo uma ocupação desnecessária para o time de TI. 

Por que investir no Outsourcing de Impressão?

Levando em consideração as adversidades causadas pelos serviços de impressão, uma excelente possibilidade para otimizar o tempo e gastos das empresas é a terceirização dessa atividade. Ademais, são muitas as vantagens do Outsourcing de Impressão. Dentre as quais é possível citar:

  • Maior produtividade da equipe: ao delegar as atividades de impressão para uma empresa experiente, os colaboradores de TI não precisarão se preocupar com esse processo, sobrando mais tempo e energia para realizar o seu trabalho.
  • Suporte: sempre que houver necessidade, haverá uma equipe especializada para realizar a manutenção.
  • Redução de custos: as vantagens do outsourcing de impressão incluem a redução de tempo, dinheiro e energia gastos nas empresas.

Desfrute das vantagens do Outsourcing de impressão na Mil Cópias! 

Na Mil Cópias, é possível garantir todas as vantagens do Outsourcing de Impressão e muito mais! 

Os diferenciais incluem uma equipe qualificada para realizar o serviço, bem como a manutenção preventiva, entrega automatizada no menor tempo possível e equipamentos de alto desempenho das melhores marcas para otimizar o fluxo de trabalho.

Ademais, melhor de tudo é que há a segurança da informação e uma gestão completa da impressão, com elaboração de relatórios e controle total sobre as impressões. 

Transforme a maneira de imprimir da sua empresa conosco e produza mais e melhor! Conheça os serviços da Mil Cópias.


5 dicas para um bom gerenciamento de impressão no seu negócio

Está cansado da sua empresa ter gastos exorbitantes com insumos como tinta, papel e até a energia elétrica. Sem contar as práticas inapropriadas como os profissionais que fazem muitas impressões pessoais no trabalho, por exemplo. Então, conheça o gerenciamento de impressão. 

O gerenciamento é perfeito por conseguir monitorar todas as atividades dos dispositivos de impressão, cópia e digitalização. De modo geral, é um conjunto de tecnologias que consegue acompanhar o uso da impressora, de insumos e multifuncionais, pelos colaboradores do negócio. 

Desse modo, ao utilizar essa prática fica fácil ter o controle de todas as impressões através de um mapeamento do dispositivo, além de monitorar todas as estações ligadas a ele. Por isso, veja as 5 dicas abaixo para fazer um bom gerenciamento. 

gerenciamento de impressão

5 dicas para gerenciamento de impressão 

É de conhecimento de todo trabalhador e gestor da empresa que as cópias e impressões são fontes de custos e, por esse motivo, precisam ser analisadas e moderadas devidamente. Por isso, a importância do gerenciamento de impressão. Veja a seguir 5 dicas para melhorar sua empresa. 

 

1. Digitalize documentos 

Nas empresas são gerados diversos documentos físicos diariamente, fazendo que o escritório tenha um espaço específico para arquivar todas as informações. 

A boa notícia é que nos últimos tempos o desenvolvimento de tecnologia avançada vem fazendo com que o conteúdo físico migre para o formato virtual. 

Desse modo, a digitalização de documentos tem facilitado a vida nas empresas, pois elas conseguem duplicar o arquivo em formato digital. Esse tipo de versão é muito útil para realizar envio de documentos através de meios virtuais. 

Dessa maneira, a digitação de documentos é um dos prós do gerenciamento de impressão que traz diversas vantagens, veja:

  • Mais produtividade;
  • Redução dos custos;
  • Foco na sustentabilidade;
  • Ganho de espaço;
  • Segurança reforçada;
  • Validade jurídica;
  • Política de preservação digital;
  • Possibilidade de edição online.

 

2. Imprima dos dois lados do papel 

O gerenciamento de impressão consiste em poupar os custos e, com isso, imprimir dos dois lados, ou seja, na frente-e-verso do papel acaba se tornando mais fácil do que você possa imaginar. 

gerenciamento de impressão

Para isso é necessário mudar os seus hábitos. Portanto, ao imprimir da forma 'duplex' você estará reduzindo os gastos e também o impacto no meio ambiente. Sem contar que esse tipo de atitude pode poupar cerca de 50% do papel utilizado no cotidiano.

Além disso, existe uma vantagem enorme em imprimir nos dois lados da folha que é o volume de papel para guardar no arquivo da empresa, pois acaba liberando mais espaço. 

 

3. Conscientize os usuários sobre o gerenciamento de impressão 

Com o gerenciamento de impressão você acaba reduzindo os gastos da empresa e conscientizando os funcionários do empreendimento sobre a importância de gerenciar os seus recursos. 

De modo geral, ao fazer o controle de impressão é possível economizar cerca de 30% com as atividades. Suponha que a empresa esteja gastando R $1.000 por mês somente com impressão. Neste caso a economia será de R $300 reais. 

Então, para que o processo dê certo é necessário se conscientizar para eliminar os desperdícios, reduzir os custos e aumentar a produtividade. 

Dessa maneira, a conscientização anda junto com a digitalização de documentos e também utilizar os dois lados do papel para fazer a impressão. 

 

4. Faça auditorias e gere relatórios 

A auditoria é muito importante dentro de qualquer empresa para conseguir administrar as atividades. Além disso, com ela é possível combater todos os problemas com fraudes e até mesmo com roubo no negócio. 

Dessa maneira, ao utilizar a auditoria fica fácil identificar os problemas e também avaliar todos os riscos oferecidos para a empresa. Portanto, trata-se de uma compreensão maior sobre a realidade da empresa e da sua eficácia em vários processos que fazem parte de sua rotina. 

Já os relatórios conseguem oferecer informações mais detalhadas para que os gestores da empresa possam tomar as decisões corretas, pois eles resumem todos os dados de uma maneira mais clara e fácil de entender. 

gerenciamento de impressão

5. Invista em um outsourcing de impressão   

Ter um serviço dentro da empresa de outsourcing de impressão traz vários benefícios para o empreendimento, principalmente por permitir uma manutenção imediata, trocar os equipamentos com apresentam defeitos, reposição automática de suprimentos, equipamentos backup para as áreas críticas, comprometimento com o atendimento e os prazos, entre outras facilidades que esse serviço oferece. 

Além disso, o especialista com ótimo know-how consegue cuidar do ambiente de impressão, se dedicando e apoiando a sua empresa e, assim permitindo maior liberação de tempo para a equipe possa focar em outros pontos estratégicos (foco no business), preocupando cada vez menos com o operacional e o melhor de tudo é sem perder a eficiência. 

Gostou das dicas? Saiba que um bom gerenciamento de impressão no seu negócio pode ser obtido através de empresas parceiras, como a Mil Cópias, que possui diversas soluções de ponta para maximizar a produtividade e transformar o controle de impressões com segurança, mapeamento do dispositivo e monitoração.

Entre em contato com um dos nossos especialistas e descubra como implementar todas essas dicas e muitas outras inovações na sua empresa.


Tendências Tecnológicas

Tendências Tecnológicas: o que esperar de 2022?

As tendências tecnológicas para 2022 podem ser resumidas a três pontos: mudança do local de trabalho, gestão integrada e capacitação da equipe. Nesse sentido, tornou-se primordial investir nessas questões para melhorar o trabalho.

A Mil Cópias investiu bastante nisso e atualmente possui muitos diferenciais para melhor atender os clientes. Afinal, a empresa que não estiver atenta a isso e providenciar as mudanças, estará ameaçada nesse ambiente de concorrência.

Sendo assim, confira abaixo as três principais tendências tecnológicas para 2022 e veja a importância que cada ponto tem para o seu negócio.

 

Tendências Tecnológicas

 

3 tendências tecnológicas para 2022

Com a desaceleração da pandemia e a volta ao normal, as pessoas querem saber como a tecnologia responderá a isso. Nesse sentido, tornou-se relevante entender se as mudanças tecnologias tidas nos últimos anos irão permanecer.

A resposta é sim, porque a sociedade percebeu que alguns recursos já existentes precisaram ser ressignificados e, ao mesmo tempo, os investimentos em tecnologias em nuvem tornaram-se ainda mais necessários, pois facilitam bastante o trabalho.

Chegou a hora de descobrir quais são as 3 tendências tecnológicas para 2022. Desse modo, veja a seguir como cada uma impacta o seu negócio e analise as mudanças que podem ser feitas na sua vida. 

 

Tendências Tecnológicas

 

1- Digitalização de documentos

Embora fosse amplamente utilizada por alguns setores da tecnologia, apenas com a rápida expansão das ferramentas online a partir de 2020 que muitas empresas prestaram atenção nisso. Nesse contexto, a digitalização de documentos trouxe uma série de benefícios, como:

  • Redução da burocracia;
  • Menos gastos com papel;
  • Aumento da produtividade e organização de setores;
  • Rotina administrativa mais eficiente;

Para implementar a digitalização há uma série de medidas que devem ser tomadas. Por exemplo: dispor de ferramentas que possibilitam o processo rápido de digitalização e armazenagem de arquivos que facilitam a consulta, caso seja necessário.

Investir no processo de digitalização envolve mão de obra, ferramentas e tempo, o que pode ser um passo mais difícil para a sua empresa agora. Pensando nisso, recorrer a empresas especialistas como a Mil Cópias pode tornar todo o percurso simples e rápido.

A  peça-chave dessa jornada permite que muitos colaboradores tenham mais organização, inteligência e agilidade nos processos. No caso da Mil Cópias, temos uma equipe que trabalha dessa forma e obtém melhor produtividade.

 

Tendências Tecnológicas

 

2- Gestão integrada com ECM

Uma das principais buscas das organizações ao redor do mundo, é para aumentar a eficiência operacional. Para isso, o Enterprise Content Management (ECM) - um conjunto dinâmico de estratégias e ferramentas - é usado para gerenciar e organizar conteúdo não estruturado (metadado) e processos organizacionais. 

Esta ferramenta surge como uma solução tecnológica que ajuda a otimizar o operacional através de uma organização melhor e mais rápida de arquivos e dados em vários sistemas.

Com o uso de uma solução de ECM as empresas automatizam fluxos de trabalho enquanto gerenciam seus armazenamentos crescentes de documentos, arquivos e informações.

Essa tendência de automação é crucial para qualquer tipo de negócio, já que permite maior produtividade, otimizando o operacional por meio do gerenciamento inteligente e automatizado de informações digitais. 

 

Tendências Tecnológicas

 

3- Inteligência Artificial (IA) no gerenciamento de informações

Por fim, conectado ao ECM está a Inteligência Artificial (IA), que junto ao Machine Learning, tem conquistado indústrias por seu potencial de transformação, principalmente na área de informações.

Os usos da IA nos últimos anos foram tão amplos que hoje fica fácil imaginar robôs gerenciando todas as nossas tarefas, desde as mais complicadas, como dirigir, até mesmo nas impressões. 

Mas, no que diz respeito à implementação de plataformas de conteúdo com IA contextual no gerenciamento de informações, o resultado se dá na facilidade da localização da informação, automatizando também a criação de metadados de alta qualidade.

Além disso, a tecnologia permite gerenciar o volume massivo de metadados que a maioria das empresas tem dificuldade para organizar e armazenar.

 

Tendências Tecnológicas

 

Aprimore os processos da sua empresa

Quando combinadas, essas tendências tecnológicas podem transformar e aprimorar para melhor os processos da sua empresa, seja na economia de recursos, aumento na produtividade dos colaboradores (que devem estar atualizados e capacitados) e no consequente aumento da qualidade dos serviços prestados. 

A Mil Cópias segue a sua disposição para oferecer as soluções necessárias para uma série de fatores dentro da Impressão. O objetivo é simplificar parte do seu Fluxo de trabalho com as tendências tecnológicas para 2022 que usamos. 

Implemente as tendências em sua empresa! Fale com um de nossos especialistas e entenda melhor essa dinâmica com a Mil Cópias!


Você sabe quais são as consequências da falta de gestão de tecnologia no parque de impressão?

A falta de gestão de tecnologia no parque de impressão ainda é um problema muito comum nas empresas. Quando não há um acompanhamento real de ativos de TI, ou seja, recursos e equipamentos de uso diário para a execução adequada dos serviços de uma empresa, a mesma pode sofrer com diversas preocupações acerca da aquisição e manutenção de equipamentos.

Neste sentido, o investimento nos serviços de outsourcing de TI tem sido uma solução viável para empreendedores. Isso porque eles podem se dedicar mais ao seu negócio e ainda assim, manter um gerenciamento eficiente dos recursos da sua empresa. Isso inclui sistemas operacionais e equipamentos como notebooks, impressoras, entre outros.

A ideia, portanto, é otimizar a eficácia da integração de processos e ganhar em fatores como por exemplo: produtividade, tecnologia, controle e gestão. Ademais, continue lendo o artigo e confira as vantagens da gestão de tecnologia no parque de impressão para a sua empresa:

Assistência personalizada

Em primeiro lugar, é possível citar a assistência personalizada como uma das vantagens dos serviços de outsourcing de impressão. Isso porque, o objetivo é que, através de uma equipe de profissionais qualificados na área de gestão de tecnologia, sua empresa tenha um suporte adequado para manter os equipamentos em funcionamento.

Sendo assim, é possível obter auxílio em manutenção preventiva, incluindo a renovação em sistemas de hardware e software. Trata-se de um apoio imprescindível para manter sua empresa atualizada e garantir resultados operacionais mais eficientes.  

Redução de custos

A falta de gestão de tecnologia na sua empresa, pode ser motivo de preocupação e perda de recursos financeiros. Isso porque, além de uma distribuição inadequada de equipamentos que poderiam atender a demanda do local de trabalho, os custos com a compra recorrente de novos equipamentos são muito altos. 

Quando há uma preocupação em contratar um serviço de outsourcing para a empresa, esses problemas são solucionados e há uma expressiva redução de custos. Afinal, não será preciso perder tempo e dinheiro com a compra de novos equipamentos. 

Além disso, é uma forma de reduzir os impostos e evitar o impacto ambiental.

 

Maior produtividade 

A falta de gestão de tecnologia pode gerar diversos problemas de produtividade e segurança. Ao investir em um serviço de gerenciamento, entretanto, a sua empresa terá um crescimento exponencial em produtividade e segurança.

Em primeiro lugar, porque antes de implementar o serviço, realiza-se uma análise de demandas da empresa. O objetivo é adequar os equipamentos e sistemas operacionais às necessidades da organização. 

A ideia, portanto, é promover um serviço eficaz para que os colaboradores possam ter todos os recursos prontos para uso. Desse modo, é possível exercer sua função com os equipamentos em funcionamento adequado. 

Novas tecnologias, segurança de dados e informações

Ainda é comum em muitas empresas, o uso de sistemas operacionais e equipamentos antigos. No entanto, à medida que há uma transformação comercial e ao mesmo tempo, do público consumidor, as organizações também devem evoluir no que se refere às novas tecnologias.

Além disso, por não haver atualização dos sistemas mais antigos e falta de gestão de tecnologia, não há o suporte desejado. Portanto, isso pode acarretar em danos para a segurança geral de dados da empresa. Sem atualizações, é mais fácil receber invasões cibernéticas e, possivelmente, ocorrer um vazamento de dados. 

Ademais, a nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) também deve ser seguida, posto que fornece maior segurança às organizações. Neste sentido, os serviços de outsourcing de impressão se tornam fundamentais para a constante manutenção, proteção e atualização da empresa. Sendo assim, é possível liberar, por exemplo, as pessoas que poderão realizar as impressões e definir acessos com senhas. 

 

Foco no crescimento do negócio

A terceirização de atividades como o serviço de outsourcing, é essencial para que os diversos setores de uma organização mantenham o foco no seu objetivo principal. Isso porque, não havendo mais uma preocupação com dispositivos e equipamentos, gestores e colaboradores da empresa podem se dedicar ao que interessa: o crescimento do negócio. 

A ideia é prevenir e/ou solucionar todos os problemas referentes à equipamentos e suprimentos de impressão. Tudo isso a fim de garantir um gerenciamento adequado, reduzir custos e evitar a sobrecarga da equipe.

Quer desfrutar de todos esses benefícios na sua empresa?

Neste artigo, é possível concluir que a falta de gestão de tecnologia no parque de impressão pode causar grandes dificuldades, não é mesmo? É para isso que os serviços de outsourcing de impressão existem, a fim de gerar um melhor desempenho e contribuição para o seu negócio. 

Na Mil Cópias, você ainda garante diversos bônus através deste serviço. Realizamos desde a reposição de suprimentos para impressão e um sistema de gerenciamento com emissão de alertas até a manutenção preventiva dos equipamentos. 

Além disso, organizamos um sistema de relatórios e controle nos gastos com impressão. Tudo isso a fim de auxiliar na redução de custos da empresa. Viu como as consequências da falta de gestão de tecnologia podem prejudicar sua empresa? Não espere mais para contratar os serviços de outsourcing de impressão!

 

Acesse nosso site e saiba mais sobre essas soluções! 

 

 

 

 


O que é a bilhetagem de impressão?

Um dos maiores problemas de uma gestão está em avaliar os custos provenientes dos parques de impressão. Sem os mecanismos necessários, não há como saber exatamente o que e por quem estão sendo feitas as impressões.

A bilhetagem de impressão serve exatamente para facilitar essa análise, a partir de informações precisas referentes às impressões realizadas em todos os setores de uma empresa.

Esse serviço tem sido bastante procurado pelos gestores, já que tem colaborado na redução dos gastos mensais de forma considerável. A economia chega a milhares de reais somente por ter em mãos relatórios precisos do funcionamento do parque de impressão.

Vamos conhecer melhor sobre esse software e as suas vantagens? 

Software de bilhetagem de impressão

O objetivo da bilhetagem de impressão é avaliar de forma precisa os dados referentes às impressoras que compõem o parque de impressão de um negócio.

Ela funciona a partir de um software que é instalado no sistema da empresa, passando a fornecer de forma otimizada informações como: número de cópias extraídas, formato da impressão, quem as realizou, de qual equipamento foi feita, até a quantidade de tinta utilizada por cada impressora.

Imagine você, gestor, ter todos esses dados em mãos a cada mês para avaliar os custos. Isso certamente facilitará, e muito, na hora de decidir os cortes e definir estratégias de melhorias para o andamento das atividades na sua equipe, não é mesmo?

A bilhetagem de impressão é oferecida por empresas especializadas em softwares ou que disponibilizem o serviço de outsourcing de impressão, que também dispõe de outras vantagens como aluguel e manutenção de impressoras, reposição de suprimentos e correção de provas, por exemplo.

Vantagens da bilhetagem de impressão

As vantagens de possuir o software de bilhetagem de impressão são muitas. Isso pode ser visto de forma clara a cada mês, quando se percebe a redução dos custos com impressão.

Veja as principais:

  • Relatórios precisos: os gestores que enfrentam dificuldades para avaliar o funcionamento do parque de impressão da sua gestão não vão mais precisar se preocupar com essa realidade, já que, com a bilhetagem de impressão, é possível obter relatórios precisos com dados completos e determinantes sobre as impressões realizadas em cada equipamento.
  • Análise de dados: tendo em mãos todas as informações necessárias, é possível analisar os dados para descobrir onde os gastos estão concentrados e pensar em estratégias de melhorias.
  • Economia de recursos: é comum haver um uso incorreto das impressões se não houver um monitoramento eficaz. Por isso, o software de bilhetagem é tão favorável para a economia, pois intimida o mau uso das impressões pelos usuários, que se tornam até mais conscientes.
  • Decisões assertivas: a partir da avaliação feita com base no andamento das atividades de impressão, é possível tomar decisões mais eficazes para redução de cópias impressas e, consequentemente, economia nos gastos.

Como eu posso ter a bilhetagem de impressão na minha empresa?

Assim como já mencionado, esse serviço é oferecido por empresas especializadas em softwares ou outsourcing de impressão como a Mil Cópias. Além disso, você poderá contar com diversas outras soluções tão necessárias quanto essa, para o melhor andamento dos processos na sua gestão.

Entre em contato agora mesmo com um dos nossos especialistas para investir na melhoria do seu negócio!


Como o outsourcing de impressão é importante para o core business do cliente

O outsourcing de impressão se apresenta como uma excelente solução para o empresário que busca mais alcance para o seu negócio, mais agilidade em seus objetivos e destaque no mercado. É uma excelente estratégia para a empresa que busca focar em seu core business ou, como muitos conhecem, em sua atividade fim ou principal negócio.

Para entender melhor como o outsourcing de impressão é importante para seu core business, continue a leitura.

Afinal, o que é outsourcing de impressão?

Outsourcing de impressão é o processo pelo qual os serviços de impressão e cópias de uma organização são terceirizados. Portanto, envolve todo e qualquer procedimento que tenha relação com a impressão ou cópia de documentos ou imagens.

No dia a dia, uma empresa precisa imprimir ou tirar cópias de documentos para dar andamento em operações como admissão e demissão de pessoal, elaboração e impressão de contratos de vendas de produtos, emissão de notas fiscais e serviços, entre outros. O que o outsourcing de impressão faz é justamente centralizar esse procedimento, garantindo que ele seja feito com eficiência, economia e produtividade.

Como o outsourcing de impressão ajuda seu negócio a manter o foco em sua atividade principal?

O outsourcing de impressão traz diversas vantagens para uma empresa, de maneira a fazer com que ela obtenha melhores resultados em suas operações. As principais vantagens são:

  • De um modo geral, quem fica a responsável pelo fornecimento de equipamentos necessários para a impressão e cópias de documentos (como impressoras de alto padrão) é a empresa responsável pelo outsourcing de impressão;
  • Os equipamentos fornecidos pela empresa responsável pelo outsourcing de impressão passam periodicamente pela manutenção preventiva e corretiva. Na prática, isso significa que a sua empresa nunca ficará na mão quando precisar imprimir ou tirar cópias de documentos indispensáveis para o funcionamento adequado de suas operações;
  • O outsourcing de impressão também conta com serviço técnico especializado que garante que a empresa esteja sempre assistida, sobretudo nos momentos emergenciais;
  • A empresa de outsourcing de impressão fornece não apenas equipamentos para realizar o serviço de impressão e cópias, mas também programas ou softwares específicos, que ajudam a empresa, de uma maneira geral, a gerir esse processo de forma eficiente;
  • Contribui para que essa operação seja controlada de forma efetiva pela equipe responsável pelo outsourcing de impressão. Na prática, isso reduz custos e pode garantir que a empresa preserve sua saúde financeira.

Como pudemos ver, o outsourcing de impressão oferece diversas vantagens para uma empresa. São, na verdade, vantagens capazes de fazer com que ela foque em sua atividade principal e, assim, consiga alcançar seus objetivos com mais agilidade e, dessa maneira, obter o destaque que deseja no mercado. É uma excelente estratégia para seu core business.

Dicou interessado em implementar o outsourcing de impressão em sua empresa para que ela melhore seus resultados? Entre em contato conosco agora mesmo!


Sistema de gerenciamento de documentos na nuvem vs. no local

Com tantos documentos, otimizar o trabalho é uma tarefa árdua. Vamos explicar como funciona o sistema de gerenciamento de documentos e ajudá-lo a decidir entre nuvem ou no local.

No passado, armários de arquivamento recobriam todos os cantos dos escritórios, usavam uma extensa metragem e dificultavam a organização.

Com a revolução digital, este problema ficou para trás. Atualmente, com a ajuda de softwares de gerenciamento, podemos organizar e acessar com mais facilidade os arquivos da empresa.

Usando um bom sistema de gerenciamento de documentos é possível otimizar os processos da sua organização.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos é uma estratégia ampla de armazenamento, rastreio e gerência de documentos digitais.

Usar softwares para garantir a organização e proteção dos documentos da empresa, tem se tornado o caminho mais procurado por líderes organizacionais.

Escolher o sistema de gerenciamento de documentos que vai se adequar melhor à sua empresa é uma tarefa que precisa de ponderação sobre as necessidades da organização.

A primeira das decisões é: se para a empresa é melhor uma solução baseada em nuvem ou local.

Qual a diferença entre os sistemas em nuvem e local?

Quando você compara sistema de nuvem vs. no local, muitas vezes a comparação se resume a controle. A mobilidade de dados e a colaboração eficiente da nuvem contra o controle e a conformidade mais eficazes do sistema local.

Gerenciamento em nuvem

Um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem armazena os documentos na nuvem, possibilitando o acesso em qualquer lugar onde houver internet disponível.

O serviço em nuvem está em constante atualização, garantindo sempre a melhor tecnologia e manutenção mínima sem necessidade de intervenção manual, o que poupa esforços e tempo, é muito seguro e eficiente e com fácil instalação, permitindo a empresa usufruir dos benefícios desde os primeiros dias.

Gerenciamento no local

O armazenamento por meio de um servidor local garante um maior controle sobre os documentos.

Quando a empresa se sente mais confortável com o armazenamento no local, é necessária a instalação de servidores físicos e programas de intranet adaptados à logística da empresa, o que demanda tempo e um investimento maior.

Este modelo de servidor é recomendado normalmente quando existe regulamentação exigindo o armazenamento local ou quando países requisitam soberania de dados, por exemplo.

Optando por uma solução híbrida.

Existe também a possibilidade de implementar um serviço híbrido com servidores locais e sistema em nuvem. Isso vai oferecer controle e gerenciamento de registros no local com a flexibilidade da mobilidade de dados.

Uma infraestrutura híbrida também elimina a necessidade de migração de dados, o que facilita na adaptação da empresa.

Vantagens do sistema gerenciamento de documento

Ter um sistema de gerenciamento de documentos facilita o trabalho, e melhora a eficiência através da economia de horas em tarefas improdutivas.

Também diminui o risco à segurança das informações, com a aplicação de controles e sistemas de acesso, além de todos os dados estarem criptografados tanto em armazenamento quanto em transferência.

O sistema de gerenciamento de documentos melhora o compartilhamento de dados internos e monitoria de fluxo de trabalho.

A Mil Cópias oferece vários modelos de solução para ajudá-lo a resolver rapidamente desafios de gerenciamento de documentos, adaptando a necessidade da sua organização.

Fale com um especialista em impressão e documentos. 


Vamos viver como os Jetsons? Tendências para tecnologias com Inteligência Artificial em 2020

De acordo com o Relatório de Pesquisa e Estudo Executivo Global de Inteligência Artificial do MIT de 2019, nove em cada dez empresas fizeram investimentos em Inteligência Artificial, porém 70% dessas empresas concluíram que o impacto desses investimentos foram mínimos, ou até mesmo nulos.

Expectativa para 2020: Vamos viver a vida como no desenho Os Jetsons!

Realidade para 2020: Parece que vai demorar alguns anos para sentirmos de fato o impacto da Inteligência Artificial nas empresas e em nossa vida.

Em contrapartida, o vice-presidente de pesquisa da Forrester, Srividya Sridharan disse: "Acreditamos que 2020 será o ano em que as empresas vão se concentrar mais em Inteligência Artificial e vão fundamentar a realidade na adoção dela."

Existem várias tendências para o uso da Inteligência Artificial que estão por vir este ano, principalmente para os líderes de TI e líderes de negócios em geral. Confira a seguir.

A Inteligência Artificial será uma nova perspectiva de carreira para profissionais de TI

De acordo com o relatório do Future of Jobs de 2018, até 2022 existirão 133 milhões de novos empregos graças à Inteligência Artificial.

Além disso, os empregos que exigem habilidade em Inteligência Artificial cresceram 4,5 vezes desde 2013.

Para aqueles preocupados com o desemprego que essa automação trará, até 2020, a Inteligência Artificial eliminará cerca de 1,8 milhão de empregos, porém também surgirão 2,3 milhões de novos trabalhos, segundo o VentureHarbor.

Outra informação importante é que a contratação de profissionais de Inteligência Artificial aumentou 74% nos últimos quatro anos, de acordo com o LinkedIn.

Todas essas estatísticas atendem uma nova demanda no mercado por profissionais de Inteligência Artificial e Machine Learning, uma demanda que vai estimular os profissionais de TI a se concentrarem na Inteligência Artificial como um curso principal de estudo.

Privacidade e governança estão em evidência quando se pensa em Inteligência Artificial

Quando falamos de Inteligência Artificial e privacidade, a discussão é centrada no reconhecimento facial. Em 2019, o Facebook tentou anular um processo que alegava que a empresa havia coletado ilegalmente dados biométricos de milhões de usuário sem o consentimento deles, porém um tribunal federal negou o processo.

Além disso, a ACLU está preparada para buscar organizações que utilizem o reconhecimento facial para usos que possam comprometer os direitos de privacidade constitucional dos indivíduos.

Quanto aos dados governamentais, as tendências de 2020 serão sobre a operacionalização da Inteligência Artificial na organização dos dados, tornando a governança de dados e informações uma das prioridades do setor.

A Forrester declara em seu relatório de previsões para 2020 que o problema da Inteligência Artificial estará em "fornecer dados de um portfólio complexo de aplicativos e convencer vários profissionais a seguir adiante".

Este ano saberemos o quanto a Inteligência Artificial realmente vale para os mercados

Utilizar da Inteligência Artificial apenas pela sua tecnologia já é ultrapassado. As empresas fizeram os investimentos, e agora em 2020, descobrirão se estes investimentos vão gerar frutos.

"Quando você usa a Inteligência Artificial corretamente, gera valor e ROI para a empresa. É uma premissa excelente, mas o completo potencial da Inteligência Artificial não foi alcançado", diz AJ Abdallat, CEO da Beyond Limits.

Muitos sistemas convencionais de Inteligência Artificial são meramente Machine Learning, Neural Networks ou Deep Learning. Todos são bons para lidar com grandes conjuntos de dados, mas nenhum tem consciência da situação ou capacidade de explorar dados ausentes ou incompletos. Essa é uma lacuna do mercado que precisa de melhorias e novas pesquisas.

Considerações Finais

Apostamos nossas fichas na IA atuando com o gerenciamento de informações.

Este tema continuará tendo um importante destaque na comunidade de TI nos próximos anos, sem dúvida. A IDC calcula que, até 2025, a funcionalidade de Inteligência Artificial será incorporada em pelo menos 90% das novas versões de aplicativos corporativos.

Para amenizar um pouco, a IDC disse também que isso vem com uma ressalva: os aplicativos realmente afetados pela Inteligência Artificial serão apenas cerca de 10% desse total.

Ainda estamos em um processo inicial, com muitas inovações empolgantes e novidades saudáveis por vir.

Se você quiser saber como a Inteligência Artificial pode impactar a vida da sua empresa e a produtividade da sua equipe, entre em contato e vamos conversar sobre o gerenciamento inteligente de informações com a solução do software M-Files.


Por que minha empresa precisa da Transformação Digital?

Todas as empresas têm metas específicas e necessidades gerais para cada indústria e região. Dito isso, há uma série de forças integradas que impulsionam os processos e a tomada de decisões corporativas. Muitos departamentos gastam energia, tempo e dinheiro com esses processos. Você sabia que sua empresa pode economizar muito ao decidir contratar uma empresa para gerenciar suas impressões, documentos e implementar a Transformação Digital? Vamos explicar o motivo.

Muitas empresas estão adotando gerenciamento eletrônico de documentos ao redor do mundo

O gerenciamento de documentos é definido como a coordenação e o controle do fluxo de documentos digitais e impressos de maneira segura e eficiente. De acordo com a pesquisa da Keypoint Intelligence-InfoTrends, perto de 40% dos negócios nos EUA já investiram em software de gerenciamento de documentos e outros 35% estão considerando investir nessa área. Veja o gráfico abaixo:

Empresas que estão pensando em contratar um software de gerenciamento de documentos

Fonte: Keypoint Intelligence-InfoTrends research

Fatores que podem impulsionar a Transformação Digital nas empresas

Tanto os softwares comerciais quanto a Internet aumentaram de forma massiva a quantidade de dados e informações que as empresas estão acessando e usando. Com todas essas informações à disposição, as empresas têm maior necessidade de gerenciá-las de maneira eficiente.

Além disso, o aumento da incidência de violações de segurança e ataques cibernéticos dentro das organizações aumentou a necessidade de garantir que o conteúdo comercial seja adequadamente protegido.

Principais recursos dos sistemas de gerenciamento de documentos

Muitos sistemas de gerenciamento de documentos abrangem informações digitais e  baseadas em papel. Eles incluem tudo, desde armários de arquivamento seguros e bem organizados até bancos de dados pesquisáveis para controle de acesso.

Um software completo de GED, como o M-Files, inclui recursos que vão mudar a maneira como você gerencia os documentos e as informações dentro da sua empresa:

  • Anexar metadados a arquivos
  • Entrada automatizada de dados
  • Reconhecimento de caracteres para entrada digitalizada
  • Capacidade de pesquisar / encontrar informações facilmente
  • Controle de versão para garantir que os usuários trabalhem na versão mais recente do documento
  • Clara identificação de quem alterou ou editou o documento
  • Capacidade de rastrear a origem do documento e quem acessou
  • Capacidade de aprovação de documentos
  • Capacidade de programar fluxos de trabalho que economizam tempo
  • Conectividade com outros sistemas

Considere a tecnologia para equilibrar o seu gerenciamento de documentos

As empresas interessadas em melhorar o gerenciamento de documentos são incentivadas a considerar o equilíbrio de arquivos em papel e digitais em sua organização. Algumas empresas são quase 100% digitais, enquanto outras são bastante dependentes do papel. Na verdade, o equilíbrio entre as duas formas é o recomendável.

Dependendo do mix de documentos de uma organização, pode fazer sentido se concentrar em um determinado aspecto do gerenciamento de documentos em detrimento de outro - pelo menos inicialmente.

Por isso é importante pensar também no Gerenciamento dos Processos (BPM). Comece pelo outsourcing de impressão e por uma solução que automatize workflows documentais, pois podem ser uma saída econômica e equilibrada para sua empresa.

Entre em contato com a Mil Cópias. Vamos conversar e entender quais soluções podem fazer sentido para as suas necessidades específicas. Temos alguns bons estudos de caso que mostram como uma organização real usou o gerenciamento de impressão para melhorar suas operações de negócios.


Como maximizar a produtividade do operacional com o ECM

Você sabe o que é produtividade? Em contextos industriais, é algo relativamente fácil de medir. Se um trabalhador puder criar dois produtos em um minuto, ele será mais produtivo do que alguém que consiga produzir apenas um produto final no mesmo tempo.

Com o operacional de processos e dados, o acompanhamento da produtividade é mais desafiador. Atividades como contabilidade, parte jurídica, atendimento ao cliente e recursos humanos são subjetivas e irregulares. Pode haver fluxos de trabalho bem estabelecidos e sistemas de registro, mas muitas vezes, esse workflow é interrompido por diversos motivos e torna todo o processo improdutivo.

Enterprise Content Management (ECM) é um conjunto dinâmico de estratégias e ferramentas usadas para gerenciar e organizar conteúdo não estruturado (metadado) e processos organizacionais. Esta ferramenta surge como uma solução tecnológica que ajuda a otimizar o operacional através de uma organização melhor e mais rápida de arquivos e dados em vários sistemas.

Como o ECM vai permitir que a produtividade aumente?

É possível sim aumentar a produtividade dos trabalhadores através de um software de gerenciamento de informações e documentos, como o M-Files. O ECM pode ajudar a organizar a gama completa de dados e inseri-los aos processos de negócios, pois a solução consolida todas informações de documentos e processos centralizando tudo em um único local.

ECM, neste caso, refere-se a uma geração de ferramentas que transcendem a definição tradicional da tecnologia. Até recentemente, o conceito de ECM trazia à mente casos de uso específicos como gerenciamento de ativos de marketing digital ou repositórios de documentos. Porém, para que funcione de uma forma prática e eficiente no departamento operacional, o ECM precisa de uma ferramenta para ver todos os arquivos, onde quer que estejam armazenados, e “saber” onde eles se encaixam dentro do fluxo de trabalho.

Uma solução moderna deve poder indexar arquivos de todos os tipos, independentemente de onde eles estejam localizados, baseados na nuvem ou pastas de rede. Usando técnicas de coleta de metadados, a solução deve inferir informações relevantes como o número do caso, o nome do cliente e assim por diante. Sem nenhuma entrada humana, ele cria um banco de dados pesquisável de arquivos associados e fluxos de trabalho.

Assim, se o departamento de cobrança precisar ver uma foto de um produto danificado que fez com que o cliente solicitasse um reembolso, ele poderá encontrá-lo facilmente. Não há necessidade de e-mails e telefonemas para conectar a foto a uma disputa de cobrança, por exemplo.

A ideia é que as pessoas envolvidas possam resolver mais problemas em menos tempo. Este é o tipo de aumento na produtividade de que estamos falando. Representa uma otimização real do operacional.

Uma solução de ECM, como o M-Files, por exemplo, ajuda as empresas a automatizarem fluxos de trabalho enquanto gerenciam seus armazenamentos crescentes de documentos, arquivos e informações.

Indo mais além, a ideia é possibilitar que as empresas otimizem as documentações regulatória e de qualidade. Este tipo de solução é o recurso de que você necessita e permite maior produtividade, otimizando o operacional por meio do gerenciamento inteligente e automatizado de informações digitais.

Entre em contato conosco e veja como funciona a solução na prática com uma demonstração interativa preenchendo o formulário a seguir ou conversando agora por telefone 27 3372-7171.

Fonte: M-Files