Ter os documentos organizados é fundamental para consultórios médicos e hospitais

Todos aqueles que atuam na área da saúde sabem a importância da praticidade na organização dos documentos. Um registro errado ou desatualizado pode trazer transtornos aos médicos, estressar os funcionários e causar insatisfação ao paciente. 

Confira a seguir alguns motivos para você contratar um serviço de organização de documentos hoje mesmo.

Por que ter um serviço de organização de documentos?

Muita gente não sabe, mas a organização de documentos traz muitos benefícios para qualquer negócio. Confira as principais vantagens e o que você pode perder por não atualizar essa área da sua empresa:

• Segurança: é preciso lembrar que dados armazenados são importantes, pessoais e sigilosos, por isso, exigem precauções e o sistema precisa ser seguro.
• A organização nos seus arquivos também reflete na imagem transmitida ao seu público. Uma experiência ruim pode fazer você perder clientes.
• Arquivos desatualizados ou organizados de forma obsoleta passam a impressão de que a sua empresa não tem interesse em investir em melhorias tecnológicas.
• Agilidade: os softwares de registro são importantes desde o primeiro contato do paciente com a empresa,desde o agendamento da consulta até o retorno.
• Se o contato inicial com o paciente é desorganizado, o que ele irá pensar sobre a tecnologia dos seus equipamentos e sua formação profissional? Se você quer mais clientes, precisa saber investir.
• A desorganização leva seus funcionários a encontrar dificuldades na localização de arquivos, diminuindo a produtividade. Isso porque o tempo aplicado na busca desses dados poderia ser aproveitado de uma forma mais eficiente.
• A não localização do arquivo também pode levar a repetições e atrapalhar o atendimento devido à ausência dos dados nos arquivos anteriores., Iisso sem contar o excesso de arquivos incompletos previamente registrados.
• Em casos de consultas marcadas, o paciente se programa e altera sua rotina para não perder tempo. Ficar quase uma hora aguardando por culpa de um sistema que não funciona adequadamente pode gerar desistência e desincentivar o seu retorno.
• Um software auxilia no acompanhamento dos resultados por meio da geração de relatórios, ajudando a identificar pontos fortes e fracos da sua empresa, permitindo um estudo aprofundado para a tomada de decisões.
• Um arquivo médico precisa estar seguro. Esses documentos precisam garantir a privacidade dos dados pessoais dos seus pacientes, que contam com esse sigilo, que só pode ser alcançado com um bom software.
• Por fim, um ótimo motivo para você implementar um serviço de organização de documentos é que os seus concorrentes já o fizeram. O investimento é válido como um diferencial competitivo.

Onde contratar um sistema de organização de documentos?

Com o gerenciamento das informações e documentos empresariais, seus funcionários poderão economizar um valioso tempo que seria desperdiçado na resolução de pequenos problemas, aumentando a qualidade de atendimento aos seus pacientes.

A solução de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) da Mil Cópias® é simples de usar e também suficientemente poderosa para integrar seu ERP, Salesforce®, SAP®, DocuSign®, Microsoft Dynamics®, Microsoft Office®, Dropbox®, ChronoScan® e muitos outros sistemas que você já usa hoje, compilados em apenas uma única visão, sem precisar alternar aplicações ou duplicar dados.

Pesquise, manipule e organize documentos com a ajuda da tecnologia. Com nossa solução de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM), as pesquisas são feitas por metadados, conteúdo dos arquivos, índice ou tags personalizadas.

Dessa forma, procurar (e encontrar) informações com as soluções da Mil Cópias é simples e extremamente rápido.

Agora que você sabe a importância da organização dos documentos em sua empresa, entre em contato com a gente. Preencha nosso formulário e agendaremos um dia para apresentar a solução em tempo real e tirar todas as suas dúvidas.

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Novo sistema de abertura e consulta de chamados WEB da Mil Cópias

A Mil Cópias conta com um sistema de abertura e consulta de chamados WEB para seus clientes de outsourcing de impressão, diretamente conectada à base do ERP, a nova plataforma possibilita uma gestão mais rápida, fácil e eficiente.

Nosso novo sistema de abertura e consulta de chamados WEB conta com os seguintes serviços:

• Consulta de chamados de assistência técnica para os equipamentos locados
• Consulta de informações referente ao contrato e equipamentos nele contido
• Consulta de relatórios dos atendimentos realizados num período e avaliação se o tempo de atendimento contratado está sendo cumprido
• Consulta de relatórios de acompanhamento de produção das máquinas
• Consulta financeira e solicitação de segunda via de boletos

Além disso, o cliente terá acesso a áreas para abertura de chamados técnicos, análise de todos os chamados realizados, status atual e tempo de atendimento. Também será possível, visualizar os dados do contrato, equipamentos e demais informações, visualizar a posição financeira.

Um serviço de outsourcing de impressão completo é o que você procura?

Então entre em contato conosco agora mesmo.

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A eficiência de uma gráfica rápida

Na hora de buscar uma gráfica para realizar um projeto, o cliente pode ter inúmeras exigências, mas pode acabar se atrapalhando até em conceitos básicos, como o de uma gráfica rápida, por exemplo.

E você, sabe o que é a gráfica rápida?

Muitas vezes ela é confundida com uma impressão de má qualidade, o que está longe de ser verdade. Na prática, isso significa que o trabalho é uma união de eficiência e qualidade no serviço, com bons equipamentos e uma logística bem pensada.

Normalmente, o público-alvo para esse tipo de impressão são os publicitários e profissionais que trabalham com peças físicas. A maioria dos materiais criados nas agências de publicidade ou escritórios exige mais rapidez na produção, mas certamente sem perder a qualidade do produto.

Quais as vantagens da gráfica rápida?

Como vimos, a gráfica rápida é uma opção para quem procura eficiência. Se você tem urgência em algum trabalho ou impressão e trabalha com prazos curtos, o ideal é contratar esse tipo de serviço.

Se você é um cliente com bastante demanda, é essencial ter uma gráfica parceira. Na hora de escolher, não hesite em conferir os trabalhos prévios. Você pode pedir amostras das impressões que já foram feitas para outros clientes.

Uma grande vantagem das gráficas rápidas de qualidade é o uso de bons equipamentos. Se eles forem modernos e atualizados, pode confiar no serviço.

Gráfica rápida é a mesma coisa que copiadora?

Não! Na verdade, os serviços são bem diferentes. Enquanto a copiadora é responsável por reproduzir arquivos e documentos, a gráfica rápida é uma especialista em impressões digitais.

Se a sua intenção for copiar e imprimir documentos, procure uma copiadora. Ela trabalha com aparelhos com tecnologia de eletrofotografia ou xerografia. É ideal para estudantes acadêmicos, por exemplo, na hora de imprimir trabalhos ou fazer cópias de livros.

A gráfica rápida é muito diferente. Ela realiza a impressão de diferentes materiais gráficos, com diversos acabamentos, que se ajustam às necessidades do cliente. Vai muito além de cópias e xerox, já que ela presta um serviço para quem cria peças físicas de impressão.

A eficiência da gráfica rápida Mil Cópias

Na Mil Cópias, você conta com alta qualidade e velocidade de entrega. Oferecemos vários serviços de gráfica rápida, desde os mais básicos até os mais complexos. Aqui você encontra cópias, scan, plotagem, banners, acabamentos, formulários e impressos em geral. Trabalhamos com as mais diversas gramaturas e tipos de papel, desde o formato A4 até formatos maiores.

Algumas peças produzidas pela Mil Cópias;

Adesivos, banners, calendários, carimbos automáticos, envelopes personalizados, ímãs, marca páginas, presilhas e tags;

Blocos, cardápios, cartões de visita, cartões de ponto, crachás, panfletos e receituários;

Bolacha para CD, bolsas plásticas, cordões, lonas para placas, pasta reta e revelação de fotos.

Tudo feito com muita eficiência e qualidade no serviço e no atendimento. Ficou interessado e quer saber mais? Então converse com um de nossos especialistas em impressão e documentos pelo telefone (27) 3372 7171 ou preenchendo o nosso formulário de contato.

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Outsourcing e terceirização são a mesma coisa?

É muito comum que se use, no meio corporativo, vários termos técnicos que podem confundir quem não estiver muito familiarizado com determinado assunto. Sendo assim, é muito comum fazer confusão entre os termos outsourcing e terceirização.

No entanto, iremos esclarecer neste artigo as diferenças entre estes dois tipos de serviços. Acompanhe!

Diferença entre Outsourcing e Terceirização

Vamos esclarecer agora, de uma vez por todas as diferenças entre os serviços de outsourcing e terceirização. O primeiro tem como objetivo levar proporcionar às empresas contratantes benefícios estruturais. O outsourcing costuma, inclusive, ajudar na redução de custos.

Esse serviço é capaz de fazer com que as contratantes entrem em contato com profissionais bastante qualificados, além de um suporte que auxilia em qualquer tipo de decisão estratégica a ser tomada. As empresas de outsourcing são capazes de oferecer um conhecimento mais profundo de sua área de atuação.

No entanto, quando uma organização contrata serviços terceirizados, ela está contratando atividades mais básicas. Uma empresa terceirizada fornece profissionais para realizar tarefas mais simples, chamadas de atividades auxiliares, que ajudam a manter um bom funcionamento de qualquer contratante. Como o serviço de limpeza, por exemplo.

O outsourcing como uma parceria estratégica

O serviço de outsourcing é aquele em que uma empresa não ligada a outra é contratada para assumir um setor desta, atuando de forma estratégica. A empresa de outsourcing precisa ter um conhecimento bastante profundo do setor onde ela atuará, tendo em mente que o seu papel é muito significativo para o desempenho da empresa contratante.

Sendo assim, antes de contratar qualquer serviço de outsourcing, as organizações precisam realizar um grande levantamento interno para entender qual é o seu core business, ou seja, quais as atividades-chave que ela desempenha.

Este core business identificados por essa pesquisa interna não deve ser onde as empresas de outsourcing atuarão. Isso porque existe uma grande responsabilidade envolvida nestas atividades, que tem a ver com os principais conhecimentos acumulados e habilidades e dos profissionais da contratante. O outsourcing gerencia setores e tarefas complementares, como contabilidade, Tecnologia da Informação, Recursos Humanos etc.

A terceirização como parceira na redução de custos

Como dito anteriormente, a terceirização significa a contratação de empresas para realizar tarefas que fornecem o suporte básico ao funcionamento de qualquer negócio, impactando menos no que se refere à estratégia.

Sua finalidade também é a redução de custos, pois a empresa contratante não precisará se ocupar com os encargos trabalhistas, que estarão a cargo da terceirizada. Em geral, essas empresas fornecem serviços de manutenção, limpeza, jardinagem e segurança, por exemplo.

Em geral, não é exigido de um profissional contratado pelas empresas terceirizadas um grande nível de excelência. Na maioria dos casos, seus serviços são de qualificação média, em nível técnico. No entanto, existem algumas exceções. A terceirização de serviços de saúde e de assistência técnica são alguns exemplos.

Gostou deste artigo? Agora entre em contato com os nossos especialistas em impressão e documentos para saber quais os melhores recursos para a sua empresa. Clique aqui e fale conosco.

A Mil Cópias é especialista no mercado de impressão e imagem, principalmente em gestão de impressão, gestão de cópias, gerenciamento de impressão, gerenciamento de cópias, controle de impressão, controle de cópias e aluguel de impressora.

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Trabalhe com a gestão de informações de forma inteligente

Uma solução com base em um sistema de gestão de informações inteligente é essencial para que sua empresa tenha acesso às informações mais importantes e saiba o que fazer com elas para o bom funcionamento dos trabalhos.

Controlar, organizar, analisar e saber o que fazer com a massiva recepção de dados é um dos desafios mais sérios dentro das corporações. Vamos entender juntos como essa gestão pode se tornar um processo inteligente de captura, distribuição e uso das informações.

O que fazer com a quantidade de dados?

Segundo o blog do software M-Files, hoje, a quantidade de dados emitidos no planeta Terra é de 2,7 Zettabytes, o equivalente a 200 bilhões de filmes em HD.

Como se isso não fosse suficiente, a quantidade de dados continua crescendo em uma velocidade cada vez maior, dobrando a cada dois anos. Como um exemplo prático da quantidade de dados criados, nos dias de hoje, as pessoas enviam mais de 200 milhões de e-mails a cada minuto.

Quem pode acompanhar todo esse fluxo de informações?

As empresas tentam resolver o problema dos dados com sistemas completos de gestão de informações e conteúdo. No entanto, esses sistemas podem criar mais problemas, especialmente quando incluem vários armazenamentos de conteúdo.

Usar três ou mais sistemas separados de gestão de informações e conteúdo não garante que os dados relevantes estejam disponíveis onde precisam estar quando são necessários. Além disso, controlar a integração, as permissões de uso e os relatórios em um sistema não centralizado complica mais ainda a situação.

Você sabe o que são os dados escuros?

Mais da metade de todas as informações armazenadas em uma organização é chamada de dados escuros, que são dados que ainda não foram analisados e ninguém sabe realmente o que são, ou se podem ser relevantes para a tomada de decisões.

De fato, estima-se que apenas 0,5% de todos os dados criados sejam analisados para a tomada de decisões operacionais. Isso acontece, pois a enorme quantidade de dados faz com que alguns não sejam estruturados, o que torna sua gestão um desafio para as companhias.

A necessidade de gerenciar dados confidenciais

Alguns regulamentos pressionam as organizações para gerenciar informações de maneira transparente, porém, segura. As consequências deste não cumprimento podem ser drásticas.

Mas como você gerencia os dados quando muitos não são estruturados e, por consequência, desconhecidos, e armazenados em vários sistemas isolados?

Somente um software como o M-Files é capaz de assegurar informações através do controle de usuários e isso pode ser essencial para o seu negócio.

A Inteligência Artificial a favor da humanidade

Já vimos que, assim como o petróleo, os dados precisam ser refinados para serem úteis.

E mesmo que o termo “Inteligência Artificial” soe um pouco assustador para algumas pessoas, o aprendizado das máquinas pode ser um grande ativo na gestão de informações e, principalmente, no refinamento de dados.

A Inteligência Artificial pode fazer o que um ser humano não pode - encontrar padrões familiares entre uma enorme quantidade de dados. Dessa forma, você pode identificar facilmente documentos, por exemplo, que contêm informações de identificação pessoal e adicionar fluxos de trabalho a esses documentos para gerenciá-los com mais agilidade.

O M-Files classifica os documentos de acordo com o que são?

Os metadados são usados ​​para marcar informações e torná-las facilmente classificadas e pesquisáveis em softwares como o M-Files. Com os isso, você não precisa depender de padrões de nomenclatura ou locais de arquivos. Você pode simplesmente encontrar informações com base no que o arquivo é.

Entenda que metadados fornecem contexto ao conteúdo. O que isso significa? Por exemplo, para alguém que trabalha no departamento de contas, o caso de uso para as mesmas informações é diferente do que para alguém trabalhando em vendas. No entanto, eles precisam acessar exatamente a mesma informação.

As sugestões automáticas de metadados, como a classe do documento ou o assunto do documento, podem eliminar a carga de marcação dos funcionários e permitir que eles se concentrem em tarefas que agregam mais valor.

Se você estiver interessado em aprender mais sobre dados e os benefícios da gestão inteligente de informações, entre em contato e consulte nossos especialistas em soluções de gestão de informações e documentos preenchendo o formulário a seguir ou conversando agora por telefone 27 3372-7171.

Fonte: M-Files

 

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O que saber antes de contratar um serviço de aluguel de impressoras?

Visando diminuir seus custos e aumentar sua produtividade, um número cada vez maior de empresas estão optando pelo serviço de aluguel de impressora (outsourcing) de impressão.

Caso você esteja lendo isso, pode ser que esteja considerando em aderir a este serviço, o que é ótimo. Entretanto, para que essa solução não se transforme em um transtorno para você e a sua empresa, alguns cuidados são necessários. Confira quais são eles, a seguir:

1. O histórico da empresa é mais importante do que o preço:

Quando você contrata um pedreiro para a sua casa, você leva apenas o preço em consideração? O mesmo critério deve ser levado em conta ao se contratar um serviço de aluguel de impressoras.

O aluguel de impressão não se trata de um produto, mas sim de um serviço. O preço é importante? Claro que sim, porém a qualidade do serviço é o que realmente importa. Verifique qual é o histórico da empresa, o que ela entrega e se realmente cumpre suas promessas.

Um dos equívocos mais comuns é avaliar as coisas apenas pelo seu preço. Optando

2. O que a empresa oferece é de fato o que você precisa?

Fornecer uma impressora é fácil, mas o que você está contratando não é apenas uma impressora e sim um serviço. Dê preferência a empresas que oferecem uma solução personalizada, que corresponda a suas reais necessidades.

Além disso, é preciso ter consciência de que existem inúmeros tipos de impressoras no mercado e cada uma possui uma função específica. Antes de contratar um serviço de impressão e cópias, verifique se os equipamentos que serão fornecidos pela empresa contratada são realmente aquilo de que você precisa.

Outro ponto importante a ser verificado é se as marcas disponibilizadas são confiáveis, com peças e suprimentos que podem ser encontrados facilmente no mercado.

3. A empresa oferece manutenção e abastecimento preventivos?

Uma impressora parada significa prejuízo e perda de tempo para o seu escritório. Para evitar esse problema, vale a pena optar por empresas que fornecem o serviço de manutenção preventiva.

Um bom serviço de aluguel de impressoras e manutenção preventiva antecipa os problemas da sua impressora, através do monitoramento constante, feito via web. Assim que o sistema identifica algum possível problema que esteja para surgir (como a falta de abastecimento ou alguma peça que esteja para dar defeito), uma equipe técnica é imediatamente enviada para resolver a situação, antes que ela se transforme em um problema para o escritório.

Isso garante o funcionamento do escritório e evita que o gestor tenha que se preocupar com o parque de impressão, podendo se concentrar em tarefas que são realmente importantes.

4. Os suprimentos e peças fornecidos são originais? 

Ainda falando sobre o abastecimento automático.

Após confirmar que a empresa oferece manutenção preventiva, é muito importante verificar se as peças de reposição e os suprimentos fornecidos pela empresa contratada são originais.

Peças e suprimentos não originais além de danificar o seu equipamento, também possuem uma vida útil muito menor. Nem é preciso dizer o quanto isso prejudica a produtividade da empresa, não é? 

5. Verifique suas opções 

Existem diversos tipos de aluguel de impressoras. Algumas empresas cobram pelo equipamento e suprimentos, outras, apenas pelas páginas impressas. Vale a pena verificar o que o mercado oferece, você pode se surpreender com as opções.

No caso da Mil Cópias, nós disponibilizamos diversas opções de contratos, para que você escolha aquele que mais combina com a sua empresa e com o seu bolso.

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4 Tipos de outsourcing que nenhuma empresa pode ignorar!

Já faz algum tempo que o outsourcing (terceirização) de serviços deixou de ser uma novidade e se tornou uma tendência no mercado. Deixar de aderir a essa novidade significa remar contra a correnteza, o que pode resultar em um grande prejuízo financeiro. Confira agora quais são os 4 serviços de outsourcing que nenhuma empresa pode ignorar:

1. Impressão:

O aluguel de impressoras é uma opção inteligente para aqueles que desejam economizar o tempo e o dinheiro que seriam usados com a aquisição e manutenção de equipamentos e compra de suprimentos. Além disso, algumas empresas oferecem o serviço de renovação automática do parque de impressão, o que as permite utilizar sempre os melhores e mais modernos equipamentos do mercado. Você pode conferir as opções de aluguel de impressoras da Mil Cópias em nosso site.

2. Computadores:

Assim como o aluguel de impressoras, o aluguel de computadores pode ser uma opção muito vantajosa para uma empresa, já que esse serviço permite que você economize com custos de manutenção, além de possibilitar que a sua empresa esteja usando sempre os equipamentos mais modernos do mercado.

3. Mão de Obra:

Desde que o Projeto de Lei (PL) 4.302/1998 foi aprovado em 2017, abriu-se a possibilidade de terceirizar todos os serviços de uma empresa. Isso permite que sua empresa conte com especialistas em todas as etapas de produção, além de isso resultar muitas vezes, em uma notável redução de custos operacionais.

4. Maquinários:

Empresas que necessitam de maquinários específicos como construtoras e produtoras audiovisuais, encontram no outsourcing a possibilidade de utilizar o equipamento adequado para cada tipo de situação. Além é claro, do fato de não terem que se preocupar com custos de manutenção.

Bônus: Cafezinho ☕

Muitos escritórios consideram o café uma ferramenta essencial de trabalho. Isso é compreensível, já que essa bebida mantém os funcionários acordados, contentes e produtivos. Algumas empresas alugam máquinas de café espresso para escritórios e residências a um preço muito convidativo. Vale a pena investir nesse serviço.

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