5 Prioridades para melhorar a segurança da informação

Se sua empresa não vive em uma caverna, nesses últimos cinco anos, sem dúvida você já ouviu falar nos termos “banco de dados”, “big data” e “segurança da informação” entre outros. Vamos começar a falar disso, contextualizando e mostrando na prática porque a sua empresa PRECISA se atentar a esses assuntos.

Fundamentalmente, hoje, mais do que nunca, nós temos muito mais oportunidades para coletar dados, de muito mais fontes. Pense em todos os bilhões de dispositivos que agora têm acesso à Internet – smartphones, computadores, televisões, tablets. Pense também em todos os problemas de segurança com a exposição de dados na sua empresa que esse acesso pode causar!

Vamos analisar: as soluções de armazenamento desses novos dados que são criados e manipulados diariamente representam um novo alvo para atividades criminosas de espionagem e outros crimes digitais. Caso algo aconteça com algum recurso comercial ou informação confidencial tão importante, as consequências para a sua organização pode ser devastadoras.

Com isso em mente, confira nossa lista de algumas prioridades na hora de pensar em segurança da informação na empresa.

1. Compliance

Você sabe o que é compliance? Se a sua empresa gera uma quantidade grande de informações, ela precisa ter um conjunto de disciplinas e regras para cumprir e se fazer cumprir as normas legais e regulamentares.

Para garantir que você esteja em segurança e dentro das normas, a chave é encontrar uma ferramenta para a gestão de processos de negócio eficiente para reduzir os riscos, fornecendo meios que garantam a rastreabilidade dos esforços aplicados em compliance, promovendo a colaboração entre a área de TI e os analistas de negócio para documentar e implementar os processos.

2. Acesso à informação

É particularmente importante garantir que as informações estejam protegidas não apenas contra ameaças externas, mas também de quem se aproveita de lacunas da segurança interna para obter informações confidenciais – causando mais problemas de segurança na sua empresa.

Obtenha uma solução que restrinja permissões orientadas por dados, configurando permissões de forma automática e dinâmica.

Forneça uma solução com um sistema no qual a autenticação / validação criptografada possa verificar se os usuários são quem eles dizem ser e determine quem pode ver o quê.

3. Diretório

Às vezes, encontrar o documento certo parece impossível. Onde o arquivo foi salvo? Quem o editou pela última vez? Essa confusão de diretórios é particularmente perigosa para a segurança da informação dentro da sua empresa.

Organizar tudo em um lugar, centralizando com base no que é, vai facilitar a vida de quem manipula essas informações, pois essa pessoa nunca mais terá que se lembrar onde um documento foi salvo ou qual é a versão correta, impedindo também que informações confidenciais se percam nessa confusão de arquivos.

4. Monitoramento

Ter uma solução que integre permissões com assinaturas e marcações permite que você monitore e aprove documentos e movimentações de informações com facilidade e segurança. Isso atribuirá responsabilidades de forma mais clara e consultiva.

Uma ferramenta como o M-Files, permite que diferentes auditores, internos e externos, monitorem tipos diferentes de auditorias. Por exemplo, organismos de certificação que validam sistemas, processos e empresas, ou até para auditorias internas.

5. Contrate uma solução para integrar a resolução de todos os desafios de segurança

A Mil Cópias oferece o M-Files, um software premiado que vai te ajudar no gerenciamento e controle das informações, políticas e processos do sistema e do processador de dados, fornecendo recursos de auditoria excepcionais no caso de violação da segurança.

Além disso, o M-Files permite o controle de segurança, confidencialidade e outros procedimentos operacionais padrão. As mudanças organizacionais são aplicadas automaticamente aos usuários individuais à medida que mudam suas funções e tarefas.

Facilite a criação de auditorias específicas para permitir que sua compliance seja feita de maneira suave, controlada e eficaz.

Ficou curioso? Clique aqui para conhecer mais sobre nossa solução completa de ECM baseada no software M-Files.

 

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Confira os 7 passos para ter seu escritório sem papel

Você já imaginou uma empresa com um escritório sem papel? Vamos pensar na seguinte situação:

Manhã de segunda-feira e você está respondendo a um e-mail importante no seu laptop. Um dos fornecedores enviou algumas faturas de semanas atrás. Você tem a sensação de já ter emitido um pagamento e até o recibo. Você rapidamente verifica sua gaveta, passa pela pilha de papéis na mesa, mas não consegue encontrar o recibo.

Você pergunta ao seu colega responsável pela coleta de recibos, mas ele não consegue se lembrar onde guardou. A verdade é que é fácil perder um pequeno pedaço de papel. Você pegou um arquivo com todos os extratos bancários, mas era muito difícil localizar uma entrada de pagamento de centenas de transações. Você já tinha desperdiçado toda sua manhã de segunda-feira em uma atividade completamente não planejada.

Isso soa familiar? Com que frequência perdemos nossos documentos ou passamos muito tempo apenas para localizá-los? Bem, isso pode ser evitado com uma política de escritório sem papel.

1. Digitalize contas e recibos

Se você tiver um scanner, digitalize todas as contas e recibos. Mas se você não tiver um, não se preocupe, basta navegar na App Store para baixar um aplicativo que transformará seu smartphone em um scanner.

O software M-Files pode ser integrado a aplicativos empresariais (Ex: CRM e ERP) para prover a funcionalidade que você necessita agora e no futuro e a partir de qualquer dispositivo móvel.

2. Solicitar aos bancos extratos sem papel

Existem alguns documentos que recebemos todo mês em formato de papel. Um deles é o extrato bancário. A maioria dos bancos já oferece declarações eletrônicas. É uma boa ideia optar por enviar essas declarações por e-mail ao logar na conta bancária.

Os extratos bancários contêm dados confidenciais sobre as transações comerciais e podem representar um risco de segurança se não forem armazenados corretamente. Com o M-Files, as declarações eletrônicas são mais bem controladas e, além disso, o backup e a pesquisa são facilitados por ferramenta de buscas avançadas.

3. Peça aos seus fornecedores para enviar faturas e pedidos via e-mail

Peça aos seus fornecedores para enviarem a fatura em formato PDF por e-mail. Dessa forma, você pode organizá-las adequadamente em seu computador e pesquisá-las rapidamente quando necessário. Da mesma forma, se você estiver usando um software de contabilidade on-line, poderá enviar pedidos por e-mail ou faturas diretamente para seus fornecedores e clientes.

Esta não é apenas uma maneira mais rápida, mas também ajuda a evitar a desordem em seu escritório.

4. Digitalize documentos internos

Tenha um scanner de documentos ou uma multifuncional que inclua recursos de digitalização e inicie a conversão de documentos em papel para PDF. Após digitalizar, converta contratos antigos, faturas e qualquer outro documento que esteja esperando há tempos em sua mesa.

5. Compartilhe documentos on-line

Para compartilhar arquivos entre colegas de equipe ou clientes, considere investir softwares de compartilhamento de documentos como o M-Files, por exemplo. Você pode editar esses documentos on-line e até conversar simultaneamente com colegas que estão visualizando o documento.

O M-Files é intuitivo, acessível e possui uma curva de aprendizagem baixa. A adoção de usuários nunca será um problema.

6. Dificulte ou limite a impressão dentro da sua empresa

Para evitar a resistência de sua equipe em imprimir menos, dificulte a impressão para eles. Por exemplo, reduza deliberadamente o número de folhas de impressão mantidas na impressora. Altere a configuração da impressora para torná-la obrigatória para imprimir em ambos os lados.

Você também pode limitar o acesso da impressora a um pequeno grupo de pessoas ou até enviar e-mails com mensagens incentivadoras nas assinaturas, como: “Salve papel, não imprima este e-mail” para impedir que as pessoas imprimam desnecessariamente. Basta usar métodos inovadores como esse para desencorajar a impressão.

7. Livre-se de métodos antigos

Se alguns de vocês ainda usam aparelhos de fax, é hora de você se livrar deles o mais rápido possível. Recentemente, visitei um médico e notei que a recepcionista usava cadernos para registrar nomes de pacientes. Se você está fazendo o mesmo, por favor, pare de fazê-lo e pegue um simples Laptop. Alguns escritórios ainda têm grandes armários para armazenar essas pastas em forma de caixa. Comece digitalizando esses documentos e economize espaço. Velhos hábitos são difíceis de morrer, mas você deve detê-los e seguir em frente.

A Mil Cópias tem a solução para você digitalizar de forma rápida e fácil todos os documentos do seu escritório, proporcionando espaço e produtividade das equipes.

Não gaste mais tempo, espaço e dinheiro com documentos impressos. Consulte nossos especialistas em soluções de digitalização e gestão de documentos preenchendo o formulário a seguir ou conversando agora por telefone 27 3372-7171.

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5 dicas para organizar seus documentos (A ÚLTIMA É A MELHOR)

A documentação feita em papel ainda é presente na realidade de muitas empresas nos dias de hoje. Mesmo depois do surgimento de tantas tecnologias como a de armazenamento em nuvem, digitalização, microfilmagem, etc, organizar seus documentos físicos também é de extrema importância para a empresa.

A desorganização destes documentos pode acarretar problemas seríssimos, como a perda de tempo de colaboradores que poderiam estar exercendo outras tarefas e até mesmo perdas em processos judiciais.

Pense com a gente! Um acervo bem organizado facilita o acesso rápido aos documentos mais importantes para a realização dos trabalhos, seja para qualquer setor.

Por exemplo, no RH, localizar as informações dos colaboradores é essencial em diversas ocasiões, certo? Tem também o pessoal de Compras que está sempre atrás das propostas de fornecedores, não é mesmo?

Confira conosco as dicas para organizar seus documentos de forma produtiva para sua empresa.

1. O tempo é cruel com os documentos

O tempo passa e deixa suas marcas em documentos que precisam ser conservados. Alguns têm até prazo obrigatório de conservação. Fique ligado para não guardar documentos sem validade e, principalmente, para não perder os que necessitam de manutenção e conservação. De preferência, etiquete os documentos com as respectivas datas de validade.

2. Triagem é essencial

Divida e organize os documentos. É interessante separá-los por datas, temas, clientes, responsáveis ou como for melhor. Por exemplo, suas pastas podem ser separadas por recibos, documentos de ex-funcionários, contratos, currículos etc.

3. Catalogação também

Depois de separado, uma das boas práticas para organizar seus documentos em catálogo é criar categorias, com um índice de catalogação. O jeito tradicional é organizar de forma alfanumérica. Uma legenda pode ser criada com a descrição do conteúdo de cada um. Por exemplo, a pasta "A" para currículos, "A1" para recibos e notas fiscais e "A2" para material de escritório.

4. Delegue pessoas cuidadosas para gerenciar os documentos

A informação é um dos bens mais importantes no tocante ao respaldo e à segurança para muitas ações dentro da empresa. Se aparecer um fiscal ou for época de auditoria por exemplo, você precisa ter o completo controle sobre os comprovantes, que devem também estar sempre bem conservados. Existem normas e leis que visam a preservação de documentos físicos, por isso, é necessário guardá-los de maneira adequada sob cuidados de alguém que tenha zelo e atenção para a função.

Crie o hábito entre seus colaboradores de sempre colocar o documento no mesmo lugar que retirou.

Pois, depois que tudo estiver organizado, indexado e preservado, é imprescindível também manter tudo funcionando de forma organizada. Toda vez que um documento for retirado, incentive seu retorno imediato após o uso. Não adianta nada ter todo o cuidado de organizar seus documentos para depois transformar tudo em bagunça em menos de uma semana.

5. Já considerou digitalizar seus documentos?

De acordo com a Xerox, 80% das pequenas e médias empresas desejam  digitalizar documentos. Isso acontece porque é muito caro manter documentos físicos de forma eficiente e usual.

Com o intuito de ajudar as empresas na melhoria dos processos, a Mil Cópias introduziu uma variedade de soluções que além de digitalizar os documentos da empresa, automatizar processos e melhorar a mobilidade, reduz os custos de impressão.

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Troca de toner. Quais riscos que envolvem esse processo e como conseguir superá-los?

Tão inevitável quanto o amanhã, é o dia em que será necessário trocar o toner da sua impressora. Contudo, esse processo não é tão simples quanto parece. Antes de realizar o procedimento da troca, alguns cuidados são necessários. Pensando no bem-estar de nossos clientes, A Mil Cópias preparou uma lista de cuidados a serem tomados, para que a realização deste procedimento seja feita de forma segura:

1. Cuidado com a sujeira

Diferentemente dos cartuchos de impressão, cujo conteúdo é tinta líquida, a tinta presente no toner é a base de pó. Isso quer dizer que a sujeira produzida pela recarga do toner é muito maior. Além disso, o pó de toner é composto de material plástico e magnético o que o torna capaz de aderir aos objetos, com muita facilidade. Ele também é corrosivo, o que o torna nocivo para os materiais feitos de borracha, podendo danificá-los com facilidade.

Por este motivo, caso você se depare com um cartucho de toner vazando pó, recomendamos que antes de mais nada, você entre em contato com o suporte técnico de sua confiança.

2. Não arrisque a impressora (ainda mais se for a sua)

Primeiramente, nós gostaríamos de salientar que adquirir uma impressora própria, pode não ser uma boa escolha. Como já explicamos nesse artigo, os altos custos de manutenção e suprimentos acabam tornando essa opção bem menos vantajosa.

A Mil Cópias disponibiliza para você, um excelente serviço de aluguel de impressoras e copiadoras, por um preço competitivo e com todo o suporte técnico necessário, incluindo o abastecimento inteligente e permanente de suprimentos (tinta e papel). Contudo, caso você ainda não tenha migrado para esse tipo de serviço, recomendamos que você escolha uma empresa confiável para realizar a manutenção e reabastecimento do seu equipamento.

Neste quesito a Mil Cópias se destaca no mercado. Além de sermos a distribuidora oficial da Kyocera em todo estado do Espírito Santo, oferecemos também um suporte técnico qualificado e um pacote de soluções que vão de equipamentos de alta qualidade até soluções para o gerenciamento de impressões.

3. Seja responsável, opte por qualidade

Toners e cartuchos originais podem parecer mais caros, à primeira vista. No entanto, estatísticas divulgadas por pesquisadores da Buyers Laboratory Inc. comprovam que 47% das impressões realizadas com toners recarregados tendem a falhar e exigem reimpressões. Além disso, toners “genéricos” podem danificar o equipamento, muitas vezes de forma permanente. Esse é o tipo de situação que exemplifica de modo perfeito, aquele velho conselho dado por nossa avó: “o barato, sai caro”.

A Mil Cópias trabalha com suprimentos originais e de grande qualidade. Com nossa vasta experiência no mercado de outsourcing de impressão, garantimos suprimentos originais enviados para nossos clientes, evitando assim, problemas para ambas as partes

Conclusão:

Por fim, esperamos que esse texto tenha eliminado suas dúvidas em relação à troca de toners. Não deixe de acompanhar as últimas notícias e curiosidades do ramo da impressão e cópias, através do nosso blog.

Se ainda lhe restar alguma dúvida ou caso você queira solicitar os nossos serviços, basta entrar em contato conosco, através do e-mail: contato@milcopias.com.br

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O que é 5% de cobertura de impressão?

Você acabou de olhar para o seu cartucho de tinta o notou que nele está escrito “rendimento de até 12 mil páginas impressas com 5% de cobertura de impressão”.

Você ficou com dúvida, foi até o Google, digitou “o que é 5% de cobertura de impressão?” e se a nossa equipe de SEO fez o dever de casa, essa página está em primeiro lugar na lista de respostas.

Mas já falei demais, agora é hora de explicar exatamente o que são esses 5% de cobertura de impressão.

Essa porcentagem é simplesmente a área da folha de papel onde será realizada a impressão. Fácil né? Acontece que muitas pessoas ainda entendem essa descrição de maneira equivocada.

Se a descrição do cartucho afirma que ele é capaz de imprimir determinado número de páginas com uma área de 5% de cobertura de impressão numa folha tamanho A4, isso quer dizer que esta porcentagem representa o rendimento padrão do toner.

É muito importante saber!

Cada trabalho impresso possui uma tipografia diferente e cada tipo de fonte possui uma área de espaçamento única.

Saiba quais são as fontes que mais gastam tinta entre outras dicas de economia aqui. O rendimento também é alterado nas diferentes gramaturas de papéis.

Esse artigo foi útil? Então deixe seu comentário e se inscreva para receber notificações de novos textos. Quer entender melhor nossos serviços? Vamos conversar!

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11 custos com impressoras e 1 segredo

Os custos com impressoras já existem e não são poucos. Por essa razão, alugar uma impressora está se tornando uma opção cada vez mais utilizada por empresários que desejam reduzir custos com impressorase aumentar a produtividade. O artigo abaixo explica melhor essa tendência:

Com cada vez mais pessoas apostando no empreendedorismo, um número igualmente elevado de escritórios é aberto todos os dias.

Empresários menos experientes tendem a comprar uma ou mais impressoras, achando que elas são parte fundamental de seu local de trabalho.

Entretanto, ao contrário do que possa parecer à primeira vista, possuir uma impressora própria pode significar um problema para o seu negócio, em vez de uma ferramenta auxiliar.

Confira abaixo a lista dos 11 principais problemas que envolvem ter uma impressora própria e que resultam em custos com impressoras elevados e desnecessários:

1. Incapacidade para solucionar problemas técnicos:

Supondo que você e seus funcionários não sejam técnicos especializados em impressoras, problemas operacionais que eventualmente possam surgir poderão custar dias de produtividade.

2. Ausência de equipamento reserva:

A impressora parou de funcionar e você só tem uma hora para imprimir uma série de documentos. O que você faz?

3. Ordem de compra recorrente:

Quando você tem uma impressora própria, você é o responsável por manter os suprimentos sempre abastecidos, o que depende muito tempo e energia que poderiam ser mais bem utilizados.

4. Tempo perdido com impressoras paradas:

Sua impressora está quebrada e enquanto o técnico não aparece, você e seus funcionários não podem dar continuidade às tarefas. Por sorte, existe o YouTube para passar o tempo, mas a produtividade vai pro brejo. 😣

5. Falta de espaço com estoque de suprimentos:

Onde você vai guardar aquela infinidade de papel e tinta que o seu parquet de impressão demanda? Quem vai tomar conta desse local? Quanto custa esse serviço?

6. Desembolso de alto valor em equipamentos:

Na maioria dos casos, vale mais a pena comprar um equipamento novo do que consertar o atual. Infelizmente, impressoras não têm uma vida útil muito longa.

7. Falta de previsão financeira:

Como planejar adequadamente seus negócios se você nem sabe quanto gasta com impressão?

8. Manutenção constante:

Você e/ou seus funcionários terão que perder um bom tempo atendendo o pessoal de manutenção de equipamento, já que a presença dessas pessoas em seu escritório para consertar e abastecer as impressoras será constante.

9. Má distribuição de equipamentos por departamento:

Com a correria do escritório, é comum nos esquecermos de organizar a distribuição de suprimentos de forma aumentar a produtividade.

10. Serviço de impressão lento e custoso:

Nem todos os escritórios podem comprar e arcar com todos os custos com impressoras potentes, por isso recorrem àquele modelo doméstico, que leva muito mais tempo para realizar uma impressão.

11. Instalação e compra de suprimentos:

É bom que você tenha tempo para ler o manual de instalação da Kyocera, considerando que você fala japonês, certo? Ah sim, e não se esqueça de comprar a tinta e o papel dessa semana, seus clientes podem esperar (só que não).

O segredo! 😱

Antes de finalizar esse artigo, deixaremos você com essas três notícias:

A má: Infelizmente, além desses, poderão surgir outros problemas. Estes são apenas os principais e mais visíveis.

A boa: Esses problemas são totalmente evitáveis

A excelente: A solução para esses problemas, além de muito fácil, é também econômica. O aluguel (outsourcing) de impressoras já é uma realidade nos principais escritórios e empresas do mundo, mostrando-se muito vantajoso para todos os envolvidos.

No Espírito Santo, a Mil Cópias é a campeã nesse tipo de serviço, com uma vasta gama de clientes satisfeitos. Consulte-nos, vamos conversar!

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Tudo o que há para saber sobre Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Para que qualquer empresa possa se manter funcional e competitiva, é importante que esteja em sintonia com a tecnologia do momento, principalmente quando se trata de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Tudo bem! Sabemos que NF-e não é nenhuma novidade, no entanto, é sempre bom relembrar certas obviedades, que por diversas vezes, são ignoradas ou não levadas tão a sério.

Bom, vamos falar do assunto que fez com que você entrasse nessa página: a nota fiscal eletrônica, mais conhecida como NF-e.

A nota fiscal eletrônica foi criada em 2005, com o objetivo de simplificar a relação entre a Receita Federal, reduzir custos de impressão e aquisição do documento fiscal, permitir o acompanhamento do trânsito das mercadorias e facilitar consulta das notas pela internet.

Parece ótimo, não é mesmo? De fato é.

Porém, para que a facilidade não se torne um problema, alguns cuidados são necessários.

O que você verá abaixo, é um guia amplo e abrangente, que esclarecerá todas as suas dúvidas sobre a nota fiscal eletrônica. Está pronto? Ok, então vamos!

Quais são os benefícios da NF-e?

Com a ascensão do mundo digital, novos modelos de administração foram criados, com o intuito de tornar mais rápidas e práticas, as relações empresariais.

A NF-e traz benefícios para o contribuinte, a sociedade, o meio ambiente e a administração tributária. Confira: 

Para os emissores:

• Redução de custos de: impressão,
• Reduz os gastos com papel,
• Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais.
• Maior controle sobre o faturamento e recebimento,
• Auxílio no controle dos estoques,
• Melhor planejamento da logística do seu negócio,

Para Destinatários:

• Planejamento da logística possibilitada pela recepção antecipada da informação da NF-e;
  • Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais;
• - Como emitir uma NF-e?

Requisitos para emitir NFe (Nota Fiscal Eletrônica):

1. Computador com internet: Escolha uma boa máquina e cuidado com os vírus, eles podem comprometer seriamente a gestão de seus documentos. O acesso à internet será imprescindível na comunicação direta com a SEFAZ.
2. Certificado Digital:Para que você possa emitir uma NF-e, você precisará de um Certificado Digital. Recomendamos que você faça o certificado digital a1, pois ele tem diversas vantagens sobre o a3. Você pode fazer o seu certificado digital de forma ONLINE, em cartórios, na Associação dos Contabilistas de sua cidade ou nos correios. Se por alguma razão, você não conseguir realizar esse procedimento em sua cidade, pergunte ao seu contador onde fazer a sua certificação digital.
3. Software: Você precisará de um software para emitir NFe. Existem softwares gratuitos para realizar esse procedimento, no entanto, recomendamos que você utilize um software pago, que oferece mais opções e recursos.

Campos obrigatórios para emitir NFe

Pronto, agora você já está pronto para emitir sua nota fiscal eletrônica. Para que a emissão da nota seja efetivada, você terá que preencher alguns dados obrigatórios no momento da emissão, são eles:

• Dados do Emitente:

É o seu cadastro com CNPJ, Razão Social, Endereço, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal etc;

• Dados do Destinatário:

São os dados do seu cliente, a pessoa ou instituição para quem você vendeu sua mercadoria ou serviço. Nesse tópico, você deverá informar o CNPJ ou CPF, endereço, Razão Social ou Nome Completo, Inscrição Estadual e Inscrição Municipal, quando houver;

• Produtos ou Serviços vendidos:

Trata-se dos produtos ou serviços vendidos ao seu cliente. Cada produto deverá conter os seguintes campos para emissão de NF-e:

• Nome ou Identificação do Produto ou Serviço:

O nome do produto, e o que ele é, por exemplo, NOTEBOOK, LIVRO, CELULAR, etc. A descrição deverá ser completa e deverá conter o nome, a marca, o modelo, a série, espécie, tamanho, cor e que venha a ser necessária para sua identificação.

• Tipo (un, pc, m² etc):

O tipo de unidade vendida, por exemplo, UN significa UNIDADE, PC significa PEÇA, M² significa METRO QUADRADO.

• Quantidade:

A quantidade vendida. Por exemplo, se você vendeu 5 camisetas, a quantidade será 5. Se você vendeu seda em metro quadrado, você colocará a quantidade de metros quadrados vendidos, por exemplo, 4,78.

• Valor unitário:

O valor de venda de cada item, em reais. O seu software poderá fazer isto automaticamente, caso você tenha cadastrado um valor unitário ou preenchido o valor total, sendo o valor unitário o valor total dividido pela quantidade vendida.

• Valor total:

O valor total de venda que é o valor unitário X a quantidade vendida. Normalmente, o seu software fará isso automaticamente, caso você tenha preenchido a quantidade e o valor unitário.

• Peso Líquido Total:

O peso líquido total dos produtos vendidos, não por unidade, mas o total das unidades somadas.

• Peso Bruto Total:

O peso bruto total de todas as unidades vendidas. Esse campo deverá conter o peso de CADA PRODUTO. Esse campo possui a função de auxiliar o seu sistema a calcular automaticamente o peso líquido total de todos os produtos da NF-e. Vale lembrar que você também pode informar tal valor manualmente, pois somente o total de TODOS OS PRODUTOS é obrigatório na emissão de NFe e não por produto;

• NCM:

Código (Nomenclatura Comum do Mercosul) NCM (8 posições), é utilizado em todo Mercosul para identificar os produtos dos mais variados gêneros, criando assim uma classificação padrão para compras e vendas e determinando as alíquotas aplicáveis dos tributos sobre esse produto.  Você pode fazer o Download da Tabela de NCM no site da Receita Federal.

• CEST:

O código CEST (Código Especificador de Substituição Tributária) foi desenvolvido para uniformizar a tributação dos produtos sujeitos à incidência do ICMS Substituição Tributária. Assim, o CEST é um novo código que se refere somente aos produtos relativos a substituição tributária. Leia mais sobre CEST neste link:

(https://blog.quantosobra.com.br/cest-saiba-o-que-e-o-codigo-cest/)

• TRIBUTAÇÃO:

* Situação Tributária: Caso queira (ou necessite), você pode verificar a lista do CST (CÓDIGO DE SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA) neste site da SEFAZ/SE.

No caso do Simples Nacional, pode também ser chamado de CSOSN. Este é outro campo obrigatório na emissão de NF-e. Em caso de dúvidas em relação as situações tributárias a serem utilizadas para a emissão de NF-e, basta você consultar a tabela presente nesse link (vamos subir outro link, com a tabela que eu colei no Word).

• Natureza da Operação:

Nesse campo você deve especificar se a transação se trata de uma venda, compra, transferência, importação, devolução, consignação ou remessa (para fins de demonstração, de industrialização ou outra).

* Geralmente, a natureza da operação é preenchida de forma automática ao informar o CFOP (campo que falaremos a seguir), na emissão de NFe.

• Forma de pagamento:

À vista; À prazo; Outros.

• CFOP:

Você vai precisar informar o CFOP das entradas e saídas de mercadorias, intermunicipal e interestadual.

O CFOP é um código de números que serve para identificar a natureza da circulação de mercadorias ou das prestações de serviços. O CFOP define se tal operação fiscal irá recolher impostos, ou não. Cada CFOP tem quatro dígitos, sendo o primeiro dígito o identificador do tipo de operação, se entrada ou saída de mercadorias, conforme tabela a seguir:

Entrada

1.000 – Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Estado. 2.000 – Entrada e/ou Aquisições de Serviços de outros Estados. 3.000 – Entrada e/ou Aquisições de Serviços do Exterior.

Você pode ver a lista de todos os CFOPs neste site da SEFAZ-PE.

• Base de Cálculo do ICMS: 

Segundo o site Portal Tributário, a base de cálculo do ICMS é o montante da operação, incluindo o frete e despesas acessórias cobradas do adquirente/consumidor. Sobre a respectiva base de cálculo se aplicará a alíquota do ICMS respectiva.” (este campo, para empresas do Simples Nacional, será utilizando basicamente quando houver necessidade de calcular o ICMS ST na emissão de NFe).

• Valor Total do ICMS:

O valor total do ICMS que foi calculado, levando em conta a base do cálculo anterior X a alíquota da operação.

• Base de Cálculo do ICMS ST:

A base de cálculo do ICMS ST é, na maioria dos casos, a Base de Cálculo do ICMS + a margem de valor agregado (MVA) determinada para cada NCM.   Existem casos diferentes em que a BC ICMS ST pode ser calculada através de: preço tabelado; Lista negativa; Lista positiva; Lista Neutra ou Pauta (valor).

• Valor Total do ICMS ST:

O Valor de ICMS ST é calculado dando-se a subtração do valor da BC ICMS ST (já com MVA) * aliquota – Valor do ICMS próprio

• Valor Total dos produtos e serviços:

O total de todos os produtos e serviços que você está vendendo.

• Valor Total do Frete (opcional):

O total de frete cobrado pela transportadora ou quanto você cobrou de frete do seu cliente.

• Valor Total do Seguro (opcional):

O valor pago pelo seguro.

• Valor Total do Desconto (opcional):

Nesse campo, você deve informar TODOS os descontos que você por ventura, tenha concedido.

• Outras Despesas acessórias (opcional):

Demais despesas acessórias relativas à sua NF-e.

• Valor Total da NF-e:

O valor total da nota, que leva em consideração todos os valores presentes na mesma, como por exemplo, o valor total dos produtos, valor de seguro e frete, o valor das demais despesas acessórias etc.

• Valor aproximado total de tributos federais, estaduais e municipais:

É importante que você saiba que esta é a tributação INTEGRAL do produto, ou seja, não é quanto você paga de imposto, mas sim a porcentagem do valor do produto está sendo pago em imposto, levando em consideração os impostos de toda a cadeia, não somente os seus. Em outras palavras, soma-se inclusive os impostos dos seus fornecedores e dos fornecedores deles. Com fonte no IBPT, tal informação geralmente é automática na emissão de NF-e, dependendo do seu software.

Quais cuidados devo tomar ao emitir uma NF-e?

Muito bem, você está quase emitindo sua NF-e. Mas calma, ainda temos algumas etapas.

Confira abaixo, alguns cuidados muito importantes que você e sua empresa devem tomar a fim de evitar problemas com o governo e multas que chegam a até 50% em cima do valor da operação:

• Confira os detalhes antes de emitir a nota

A maioria dos problemas com notas fiscais eletrônicas ocorrem na hora do preenchimento das informações. Seja por falta de atenção por parte do emitente, ou até mesmo falhas no cadastro de produtos e serviços. Evite transtornos, tenha atenção máxima.

• Ocorreu um erro? Cancele a transação já!

Erros e acidentes acontecem, isso é normal. Porém, no caso de uma emissão errada, as consequências são bem graves. Ao constatar um erro, o emissor deve cancelar a transação o mais rápido possível, pois o prazo de cancelamento é de apenas 24horas.  Por esse motivo, recomendamos atenção máxima durante a realização do procedimento, para evitar problemas. Não conseguiu cancelar o procedimento no prazo devido? Procure seu advogado.

• Armazene a nota fiscal em local adequado

Sabemos que isso ocupa espaço e consome tempo, no entanto, a lei exige que você armazene sua NF-e por um período mínimo de 5 anos, à disposição da Receita Federal. Por esse motivo, mantenha suas notas fiscais eletrônicas sempre conservadas em bom estado e num local apropriado.

• Organização é fundamental

Como dissemos anteriormente, para escapar de problemas legais que podem destruir a sua empresa, recomenda-se uma excelente organização na gestão de seus documentos e informações. Nesse caso, recomendamos para você, o software M-Files, ele é ideal para essa função.

Qual solução usar para facilitar a emissão da NF-e?

Agora você já conhece o procedimento para emitir uma NF-e, mas ainda falta algo importante, o software.

Antes de mais nada, é importante ter em mente as vantagens de se escolher o software adequado para as suas necessidades.

Existem softwares gratuitos, mas que não oferecem grande funcionalidade prática. Por outro lado, o mercado oferece uma considerável variedade de softwares pagos para a realização dessa atividade, cada um com suas peculiaridades e vantagens.

Você deve escolher com responsabilidade e sabedoria, afinal o futuro do seu negócio depende disso. Fale conosco preenchendo este formulário ou conversando agora pelo telefone 27 3372-7171 e entenda melhor nossa solução que vai te ajudar dos primeiros passos, até a emissão da nota.

Se ainda tiver dúvidas, temos um material educativo sobre o assunto com mais informações úteis.

Acesse aqui!

 

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