Organização, inteligência e agilidade - Esses são alguns dos benefícios da Digitalização

O seu cliente precisa de uma informação importante e você ou seu colaborador precisam acessar uma sala de arquivos para encontrar um documento e então responder a essa demanda. Sem dúvidas, é uma opção que não apresenta organização, inteligência e agilidade, pelos menos não tanto quanto a digitalização.

Se a produtividade da sua equipe é vista como algo importante, é necessário adotar medidas que tornem os processos mais ágeis. Nesse contexto, entra a digitalização de documentos, que permite uma busca rápida de informações, além de influenciar em questões como economia de espaço (devido à diminuição de papéis), conservação de informações importantes, entre outros. Saiba mais sobre essa prática e como executá-la para melhorar os processos internos lendo o post!

Como funciona digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é uma prática relativamente recente que chegou com as demais ferramentas tecnológicas, promovendo facilidades para as empresas. É preciso alternativas para tornar o dia a dia mais prático, considerando a burocracia que grandes quantidades de papel envolvem.

Vamos considerar áreas como RH, por exemplo, na qual a emissão de documentos é grande e vários deles precisam ser guardados por alguns anos. A digitalização facilita a consulta a esses materiais e promove mais produtividade e organização para esse e outros setores.

Então, há ferramentas que possibilitam o processo rápido de digitalização e armazenagem de arquivos que facilitam a consulta, caso seja necessário.

O que fazer para ter esses benefícios?

Por outro lado, o processo de digitalização envolve mão de obra, ferramentas e tempo, o que pode ser um passo mais difícil para a sua empresa agora. Pensando nisso, recorrer a empresas especialistas pode tornar todo o percurso simples e rápido.

Hoje há serviços prestados de forma terceirizada para esse tipo de trabalho, tornando o dia a dia da sua equipe muito mais eficiente, uma vez que eles poderão focar em atividades mais estratégicas, e como essas empresas terceirizadas são especializadas no assunto, não haverá preocupação, retrabalho ou qualquer desconforto para sua companhia. Agora que você já conhece as vantagens da digitalização de documentos, entre em contato com a Mil Cópias e fale da sua necessidade, seguramente você receberá uma solução completamente adequada à sua empresa e seu orçamento.

Os benefícios vão além de economizar espaço em arquivos, pois atingem diretamente a sua prestação de serviços junto ao cliente, melhorando a produtividade dos seus colaboradores. Assim, o resultado é muito mais organização, inteligência e agilidade para seus colaboradores, que economizam tempo no trabalho, principalmente em atendimento ao cliente.

Se tem interesse, fale com um de nossos especialistas, entenda melhor essa dinâmica!


Por que evitar trocas prematuras de cartuchos e toners?

O que são trocas prematuras?

A troca prematura acontece quando o cartucho ou toner na impressora é trocado antes que sua carga de tinta realmente acabe. Ou seja, ele é descartado e substituído por um suprimento novo sem necessidade, pois ainda poderia ser usado por mais tempo. Isso gera desperdício e aumento de custo da operação.

A troca prematura acontece muitas vezes quando o cartucho ainda tem 5%, 10% ou até 15% de sua carga para ser utilizada. Ao longo do tempo, se as trocas sempre forem realizadas prematuramente, isso representará um grande desperdício e um custo adicional bastante representativo.

Por que as trocas prematuras acontecem?

Existem muitos motivos que podem fazer com que o toner ou cartucho da impressora seja trocado antes do tempo. Confira alguns:

Quando a impressora exibe mensagem de nível baixo de tinta: a maior parte dos equipamentos exibirá uma mensagem alertando para o nível baixo de tinta. Essa mensagem é exibida quando a tinta está acabando, e não significa que de fato já acabou.

Pense em um veículo que entra na reserva de combustível, por exemplo. Quando isso acontece, não significa de fato que o combustível acabou totalmente e o carro não irá mais andar. Pelo contrário, ainda é possível rodar alguns quilômetros utilizando a reserva, certo? Com o toner ou cartucho é a mesma coisa.

É normal que o aviso de “nível baixo de tinta” gere uma ansiedade e faça com que a pessoa troque o cartucho na hora. Mas isso não deve ser feito ainda, já que ainda existe tinta para ser utilizada naquele suprimento. O ideal é continuar usando o cartucho até que a impressora exiba o aviso de que a tinta acabou completamente.

Quando a impressora exibe uma mensagem de erro

O equipamento exibe uma mensagem de erro, e o usuário não tem conhecimento de como consertar. É possível que, após ligar e desligar o equipamento, trocar o toner seja o próximo passo que ele tome para tentar resolver o problema.

Porém é bastante possível que o toner vazio não seja a causa do problema. Por isso, o ideal nessa situação é buscar ajuda do técnico especializado para consertar o equipamento. Assim, além de evitar desperdícios, você também evita danificar ainda mais a impressora.

As impressões parecem estar “mais fracas”

Mesmo que a impressora não exiba uma mensagem de “tinta acabando”, o usuário pode julgar que a impressão está mais fraca ou falhada. Ele entende que isso acontece, pois a tinta está no fim, e acaba trocando o cartucho ou toner sem necessidade.

Na verdade, a impressão mais fraca pode estar relacionada a outras questões, inclusive à configuração de impressão no próprio computador. Novamente, o ideal nessa situação é buscar a ajuda especializada e não tentar resolver o problema sozinho.

Acompanhe nosso blog para saber mais sobre o setor.


Outsourcing ou terceirização? Qual a melhor opção para o seu negócio?

Muitas vezes, o outsourcing é confundido com terceirização. A terceirização é mais facilmente identificada nas empresas. Tratam-se de atividades mais simples, como a execução de tarefas auxiliares que contribuem para o bom andamento da empresa, visando principalmente a redução de custos. O outsourcing, embora também seja uma boa escolha para a redução de custos, visa levar benefícios estruturais às empresas. Para isso, são contratados profissionais altamente qualificados para dar suporte nas decisões estratégicas, pois possuem um conhecimento mais aprofundado a respeito da área de atuação.

A escolha dos parceiros que realizarão atividades complementares às da organização não implica apenas em quem será contratado, mas também no modo como a empresa contratada vai atuar e integrar o processo produtivo ou de gestão. O outsourcing é a escolha de uma parceria estratégica. Para que a atividade final seja cumprida com excelência, existem tarefas complementares que devem ser executadas e que, quando realizadas por especialistas, salvam os gestores de muita dor de cabeça.

A área de tecnologia, por exemplo, passa por muitas mudanças em curtos períodos de tempo e sua evolução acarreta a transformação dos ramos em que é aplicada. Fica muito difícil para os gestores acompanharem e aplicarem todas as atualizações em seu negócio. Por isso, as empresas de outsourcing se mantêm atualizadas em relação às mudanças nas tecnologias e em processos de desenvolvimento e podem orientar o contratante em relação à aplicação de novidades tecnológicas.

A terceirização é uma parceria para redução de custos. Tratam-se de empresas que realizarão atividades que dão suporte ao funcionamento da organização, mas com menor impacto sobre a sua estratégia de atuação. Normalmente, os serviços prestados nesse modelo são limpeza, segurança, jardinagem, manutenção em ar-condicionado e outras de natureza mais prática.

Em um sentido amplo, outsourcing e terceirização podem ser considerados sinônimos. Diferem-se no ponto em que a terceirização é a contratação de empresas para serviços sem valor agregado, mais distantes do core business do contratante, enquanto que no outsourcing, são terceirizadas áreas estratégicas da empresa.

Quando contratar serviços de outsourcing?

Em sua empresa, você entende tudo dos processos envolvidos e contratou bons profissionais para setores como RH, TI e contábil, áreas que você não domina. Neste cenário, não há especialistas em impressão, por exemplo, de forma que acaba sobrando para todos os setores e níveis hierárquicos controlarem o suprimento de papel e a quantidade de impressões, elevando os custos e perdendo a qualidade.

Diante disso, você enxerga duas opções: deixar que essa forma de gestão das impressões vire um hábito onde todos se acostumem com a ineficiência do processo, ou correr atrás e estudar tudo sobre impressões, desviando o foco de sua função. Em ambas as situações, a melhor solução é contratar um outsourcing de impressão, colocando o trabalho nas mãos de quem entende do assunto e será capaz de otimizar os processos.

As principais vantagens do outsourcing de impressão são o monitoramento remoto dos níveis de tinta das impressoras, o que faz com que novos suprimentos sejam enviados antes que os antigos acabem, e a manutenção preventiva, que permite que seus equipamentos nunca fiquem sem funcionar, pois os problemas são identificados e solucionados previamente. Quando existe atolamento de papel em uma máquina, por exemplo, um alerta é emitido automaticamente para que o suporte tome as providências necessárias.

Dê adeus aos problemas com impressoras e foque em seu core business, deixando as dores de cabeça com impressão com uma empresa especialista no assunto. Reduza custos e maximize as horas de produtividade do dia a dia.

Se você decidir contratar outsourcing de impressão para sua empresa, agende uma demonstração com um de nossos especialistas.


6 erros comuns em segurança na impressão

A segurança nas impressões não é algo que as empresas costumam considerar em sua política de segurança. As impressoras e multifuncionais são tradicionalmente vistas como dispositivo seguros, mas violações de dados relacionadas à impressão são frequentes e seus resultados, dispendiosos. Incidentes desse tipo acarretam perda de produtividade e de receita.

A alta frequência de violações de dados relacionados à impressão demonstra que as organizações precisam fazer mais para proteger seus dispositivos, redes e dados. Como anda a segurança dos documentos na sua empresa? Listamos 6 erros comuns quando o assunto é segurança em impressão:

  • Um sistema de acesso vulnerável;
  • Documentos deixados na bandeja de impressão;
  • Nenhuma proteção por senha;
  • Falta de um fluxo de trabalho de impressão;
  • Impressão sem garantia e conformidade;
  • Impressão móvel sem controle.

Uma política de segurança de informações adequada deve contar com um conjunto abrangente de medidas que proteja o sistema de impressão. Dê adeus a essa preocupação: utilize um sistema de monitoramento e gestão de dados do parque de impressão. Garanta que tudo está conectado ao seu ambiente de TI de maneira segura e em conformidade.

Nosso serviço de outsourcing de impressão oferece uma infraestrutura segura, padroniza fluxos de trabalho e garante a saída segura do seu documento. Proteja suas informações, agende uma demonstração com a nossa equipe.


Locação de impressão: 5 razões para a sua empresa optar por esse serviço

Uma das maiores tendências de empresas que se preocupam com a qualidade e desempenho dos serviços e produtos oferecidos é o outsourcing de impressão. Logo, seja por meio da internet, de amigos ou até mesmo de funcionários, a locação de impressora tem sido uma das alternativas mais indicadas.

O que é a locação de impressão?

Locação de impressão, conhecida como aluguel de impressora, é a locação de serviços e equipamentos como:

  • Scanners;
  • Multifuncionais;
  • E demais equipamentos relacionados à impressão.

Em suma, o aluguel de impressoras pode ser realizado por empresas de pequeno, médio ou grande porte. Além disso, escritórios, hospitais e Instituições de Ensino também podem se beneficiar desse serviço.

Quais as principais vantagens da locação de impressão?

Atualmente, é muito importante garantir métodos inovadores de serviços. Afinal, a intenção é sempre surpreender os consumidores com algo diferenciado e de alta qualidade.

A locação de impressoras é uma das melhores alternativas para a garantia de benefícios e para gestão de impressão e gestão de cópias devidamente corretas.

Assim, o controle de impressão e o controle de cópias também podem se tornar algo muito mais seguro e confiável, pois é possível ter profissionais devidamente qualificados, cuidando dos processos que devem ser realizados a pedido da empresa. Entretanto, outros benefícios se destacam:

 

Leia mais: 

Benefícios notáveis

1. Custos reduzidos

A partir do momento em que uma empresa opta por utilizar o serviço de alugar uma ou mais impressoras, nota-se claramente que os gastos diminuem, ainda mais quando comparados aos investimentos necessários durante a aquisição de uma impressora.

É preciso ter em mente que uma empresa precisa garantir sempre o melhor serviço pelo melhor preço. Logo, o aluguel de impressoras faz com que os custos reduzam drasticamente.

Além disso, os fabricantes estão sempre lançando novas tecnologias na rotina das empresas, forçando-as a adquirir novos equipamentos frequentemente. Por isso, é mais viável e barato optar pelo aluguel.

É importante colocar no papel todos os custos com manutenção, suprimentos, consertos etc. Mas quando as empresas optam pelo gerenciamento de impressão e de cópias, a empresa locatária é a única responsável por atualizar, cuidar, fazer as manutenções e fornecer os suprimentos necessários para os equipamentos.

2. Alto índice de produtividade

A produtividade precisa estar em constante crescimento dentro de uma empresa. Afinal, ela é um dos fatores de maior importância para garantir o alto índice de satisfação dos consumidores.

A locação de impressoras é um serviço que colabora muito para o aumento da produtividade dentro de uma empresa. A gestão de cópias é feita com parceiros que possuem máquinas devidamente configuradas e atualizadas.

Além disso, é importante ressaltar que também existem outros fatores que colaboram para que o outsourcing de impressão aumente consideravelmente a produtividade da equipe. Um exemplo nítido disso é a praticidade e a facilidade em conseguir realizar impressões e cópias em máquinas de tecnologia de ponta.

3. Alta qualidade e padronização

Entre os motivos que tornam a locação de impressão um serviço essencial, podemos citar a garantia de um serviço bem feito. Diferentemente de quando uma empresa compra uma máquina de cópias e impressões, o outsourcing de impressão permite uma implementação de alta qualidade.

Além disso, é válido ressaltar que cada pedido exige um tipo específico de:

  • Corte;
  • Papel;
  • Formato;
  • Cores;
  • Etc.

Quando uma organização aluga uma impressora, a empresa locatária fornece os equipamentos adequados para todos os padrões solicitados no pedido. Assim, o resultado final é de altíssimo nível e credibilidade.

4. Melhora contínua na gestão de impressão

Dentre as maiores vantagens da locação de impressão está o fato de que os funcionários não precisam perder tempo aprendendo a utilizar as máquinas.

Afinal, a empresa locatária disponibiliza o suporte adequado. Isso torna a gestão de impressão muito mais rápida e garante a melhoria contínua dentro da corporação em questão.

5. Descarte correto e seguro

A grande maioria das empresas que trabalham com locação de impressão sabem da importância do descarte correto de materiais. Assim, a empresa locadora terá informações corretas sobre como realizar o descarte adequado podendo evitar riscos ao meio ambiente, a animais e até mesmo a pessoas. Essa é uma grande vantagem, já que muitas empresas não sabem como descartar corretamente os materiais que utilizam em suas impressoras.

Maior rentabilidade para a empresa

Assim que a locação de impressão é contratada, pode-se notar que a atenção dos funcionários no trabalho aumenta de forma considerável, pois eles não precisam interromper suas funções para tratar dos problemas da impressora. Basta solicitar o auxílio da locatária para ter o atendimento e resolução adequada do problema.

Como já dissemos, a locação de equipamento também aumenta a rentabilidade da empresa, já que oferece um ótimo acabamento em todos os projetos executados.

Como ocorre a locação?

A locação ocorre de maneira simples, porém eficaz. Em suma, os processos podem ser feitos em três etapas:

  • Diagnóstico;
  • Instalação;
  • Treinamento.

O diagnóstico é feito por um profissional que realiza uma sondagem das principais necessidades da empresa. A intenção é identificar quais as principais funções realizadas, que necessidades a empresa precisam suprir, quais as funções desempenhadas diariamente etc.

Em seguida, a empresa recebe a proposta para o negócio. Algumas delas podem apresentar a opção de assinatura digital ou assinatura eletrônica para selar a instalação e a contratação. De qualquer forma, a instalação ocorre a partir da apresentação de impressoras e dos materiais mais adequados para a empresa, mediante aprovação.

Contratação facilitada

Após a instalação, nós da Mil Cópias, oferecemos treinamentos na operação das máquinas, para que o resultado desejado possa ser atingido. Isso faz com que a utilização seja mais prática e, mesmo caso surjam dúvidas, é possível entrar em contato com a gente para receber o suporte adequado. Quer saber mais, entre em contato e conte com quem é especialista em Outsourcing de Impressão.


Saiba a diferença entre Locação de Impressora e Outsourcing de Impressão

Comprar uma impressora e mantê-la em bom funcionamento e com os suprimentos necessários pode sair caro, independentemente do porte de sua empresa ou negócio.

Como solução, existem empresas que alugam impressoras e também as que fazem outsourcing de impressão, onde você aluga os equipamentos em vez de comprá-los. Além das máquinas, ambos os serviços oferecem insumos ou manutenções, mas existe um grande diferencial entre eles que você vai conhecer hoje.

Locação: a opção para economizar com máquinas e suprimentos

O investimento em impressoras e multifuncionais para o seu negócio pode acabar comprometendo seu orçamento, já que esses equipamentos costumam ser caros e geralmente necessitam de manutenções e reposição de suprimentos.

Além disso, é comum que a tecnologia avance rápido e quando você menos esperar, suas máquinas estarão defasadas e será necessário fazer a troca por equipamentos mais modernos.

Neste caso, as empresas de locação de impressora oferecem o aluguel das máquinas, o que pode incluir insumos, suporte e manutenções.

Geralmente, as pessoas acham que o termo "aluguel" é sinônimo de "outsourcing", porém são serviços diferentes. Por exemplo, o aluguel de impressoras está restrito especificamente à disponibilidade dos equipamentos, o que acaba sendo uma boa escolha para empresas menores que não procuram ou necessitam de uma gestão de documentos impressos e digitais. Já o outsourcing vai além...

Outsourcing: além dos equipamentos!

Diferentemente da locação de impressoras, o objetivo do outsourcing de impressão é gerenciar todas as impressoras da empresa de forma completa. A equipe de outsourcing estuda o local e desenvolve um serviço personalizado e exclusivo para o cliente, onde são disponibilizadas as máquinas de acordo com a demanda.

Neste levantamento são determinados o número de cópias e os departamentos que utilizarão as impressoras, tipos e tamanhos de cópias e outros elementos.

O outsourcing de impressão não se limita apenas ao hardware, ou seja, os benefícios não se encontram apenas nos materiais físicos, mas também nos digitais.

O serviço traz soluções para que o gerenciamento de impressão funcione de forma otimizada nas empresas com a utilização de softwares de gestão de documentos.

Dessa forma, é possível que a empresa tenha controle de tudo o que está sendo impresso, salvo ou alterado dentre os documentos digitais.

Juntando a terceirização das máquinas à tecnologia, começam a surgir reduções de custos, aumento na produtividade e eficiência ao máximo.

As tecnologias que envolvem o outsourcing de Impressão

Listaremos aqui algumas das tecnologias que tornam o outsourcing de impressão prático e eficaz:

  • Software de impressão com liberação por PIN, Crachá ou Biometria: recurso de identificação digital que libera o documento a ser impresso por meio da autorização do cliente. O processo pode ser feito por PIN (senha) gerado pelo sistema ou cadastrado manualmente, por Crachá (se a empresa já tem ponto eletrônico cadastrado, não há necessidade de novos investimentos) e por Biometria. Assim, apenas o funcionário que enviou o pedido de impressão para a máquina pode realizar a retirada, evitando que o mesmo arquivo seja impresso mais de uma vez. Dessa forma, é possível reduzir perdas de papel e de suprimentos.
  • Bilhetagem de impressão: recurso que permite monitorar tudo o que está sendo impresso na empresa. Como forma de acabar com o desperdício, é possível identificar de qual departamento foi realizado o pedido de impressão e distribuir cotas de impressão para que haja um maior controle.
  • Controle de insumos e impressões: possibilidade de monitorar em tempo real a necessidade de substituição de suprimentos, realização de suporte técnico ou informações sobre o estado do equipamento.

Se você está em busca de soluções para um melhor gerenciamento de impressões e documentos na sua empresa, a Mil Cópias oferece uma maneira de otimizar seu trabalho para que seus custos sejam reduzidos e sua produtividade aumente! Solicite uma demonstração com nossa equipe preenchendo nosso formulário.

 


5 motivos pelos quais seu Departamento de RH precisa de uma solução de ECM

Todos os dias, na maioria das empresas, os departamentos de RH perdem horas e horas pesquisando, digitalizando e organizando os documentos dos funcionários manualmente, desde o gerenciamento da documentação de novos contratados até a manutenção dos arquivos dos funcionários. É hora de ir além das restrições do papel no RH. Chegou sua hora de saber por que o seu departamento de RH precisa de uma solução completa de ECM.

Entenda que a melhor maneira de reduzir a carga administrativa do gerenciamento de arquivos dos funcionários e da preparação da auditoria é capturando e armazenando documentos digitalmente em um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), pois, o gerenciamento de arquivos de funcionários por meio do ECM libera tempo para a equipe se concentrar nas prioridades que realmente afetam a experiência do funcionário , reduzindo os custos, tempo, recursos e riscos associados ao armazenamento de documentos físicos.

De fato, um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo permite que você se livre do papel nos principais processos, pois a ferramenta tem a capacidade de controlar os campos obrigatórios, realizar cálculos e validar dados à medida que são inseridos, garantindo também a integridade no ponto de entrada. Isso acelera o processo de contratação, além de ajudar a identificar e contratar os candidatos mais adequados.

Ainda não está convencido? Vamos listar para você então as 5 razões pelas quais seu departamento de RH precisa de uma solução de ECM:

1. Preparado para desastres

As ameaças aos recursos da sua organização acontecem em formas e tamanhos diferentes. Se uma inundação, incêndio ou qualquer outro desastre natural afetar sua organização, o impacto corporativo pode ser devastador.

Pense como seria perder todos os arquivos e informações confidenciais que você armazena em papel dos funcionários da sua empresa. O que aconteceria se esses documentos vulneráveis ​​(e informações dos funcionários) fossem comprometidos por um desastre?

Confiar no papel como um registro para documentação importante deixa sua organização vulnerável. É aí que o ECM ajuda. Com o ECM, você fortalece os processos de recuperação de desastres e continuidade de negócios da sua organização, garantindo o armazenamento de documentos e dados importantes em um sistema centralizado e protegido.

Ao gerenciar suas informações digitalmente, você pode fazer cópias em servidores externos, garantindo que seus dados sobrevivam em um único local no caso de um desses eventos.

Com um sistema como o M-Files por exemplo, você vai poder acessar informações e documentos importantes sem se importar com sua localização, além de visualizar, editar e salvar documentos que não necessariamente estarão salvos no mesmo espaço físico que você.

2. Preparado para auditorias

Um processo de auditoria pode levar sua empresa a uma busca frenética por documentações e informações exigida pelos auditores. Sem preparação, vasculhar manualmente os arquivos, agrupar informações para os auditores e procurar documentos ausentes pode tomar horas do tempo de sua equipe de RH - tempo que sua equipe poderia usar para se concentrar nos funcionários e em suas aspirações de carreira.

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo reduzem o estresse do processo de auditoria, ajudando sua equipe a estar sempre preparada para fornecer aos auditores as informações de que eles precisam, quando precisam.

Além dos recursos fáceis de busca e recuperação de documentos, você também pode elaborar relatórios para identificar proativamente os documentos e informações de funcionários que nem estão mais na empresa, por exemplo.

Os sistemas de ECM mais poderosos, como por exemplo o M-Files, permitem que várias pessoas possam editar e compartilhar o mesmo arquivo simultaneamente, além de manter o seu conteúdo protegido, estabelecendo facilmente permissões e automatizando a segurança de seus dados. É uma enorme economia de tempo para todos os envolvidos.

Com o M-files, você terá uma plataforma de conteúdo com IA contextual que facilita a localização de conteúdo, automatizando também a criação de metadados de alta qualidade, aprimorandoÍ a maneira como os usuários podem identificar e organizar diferentes tipos de conteúdo.

3. Mantenha as informações de forma segura

Grandes e pequenas empresas arquivam e manipulam centenas de milhares de documentos de funcionários cheios de informações confidenciais. Armazenar essas informações em papel pode ser um enorme risco de segurança para a empresa e os funcionários.

As soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo fornecem uma camada extra de segurança sobre as informações dos funcionários, permitindo que você tenha controle em quem da equipe de RH pode e quem não pode acessar os arquivos dos funcionários. Sistemas mais robustos, como o M-Files, permitem atribuir direitos por função, incluindo quais tipos de documentos e pastas os funcionários podem visualizar, criar e atualizar.

4. Tenha um sistema de gerenciamento de políticas e procedimentos

Muitas organizações armazenam informações sobre políticas e procedimentos da empresa em uma pasta de rede individual ou compartilhada, ou pior, na área de trabalho de um membro da equipe. Sem um local central para armazenar essas informações, torna-se quase impossível gerenciar com eficiência a distribuição de informações para funcionários novos e existentes, fornecer visibilidade dos documentos que os funcionários assinaram ou não e gerenciar descumprimentos em procedimentos padrões.

O M-Files resolve todos esses problemas com funções precisas de reconhecimento de documentos que permitem ver quais funcionários revisaram os documentos de política necessários. Também com o M-Files, você terá um sistema com workflows facilmente configuráveis que podem notificar automaticamente os funcionários - e outras partes interessadas - quando eles são inadimplentes, por exemplo.

5. Seja mais produtivo

Se eficiência, segurança e conformidade são questões que você precisa resolver no seu departamento de RH, também deve ser necessário equipar sua equipe com o sistema ECM correto.

A Mil Cópias oferece o M-Files, um software premiado que vai te ajudar no gerenciamento e controle das informações, políticas e processos do sistema e do processador de dados, fornecendo recursos excepcionais para o seu departamento de RH.

Ficou curioso? Clique aqui para conhecer mais sobre nossa solução completa de ECM baseada no software M-Files.


5 Prioridades para melhorar a segurança da informação

Se sua empresa não vive em uma caverna, nesses últimos cinco anos, sem dúvida você já ouviu falar nos termos “banco de dados”, “big data” e “segurança da informação” entre outros. Vamos começar a falar disso, contextualizando e mostrando na prática porque a sua empresa PRECISA se atentar a esses assuntos.

Fundamentalmente, hoje, mais do que nunca, nós temos muito mais oportunidades para coletar dados, de muito mais fontes. Pense em todos os bilhões de dispositivos que agora têm acesso à Internet – smartphones, computadores, televisões, tablets. Pense também em todos os problemas de segurança com a exposição de dados na sua empresa que esse acesso pode causar!

Vamos analisar: as soluções de armazenamento desses novos dados que são criados e manipulados diariamente representam um novo alvo para atividades criminosas de espionagem e outros crimes digitais. Caso algo aconteça com algum recurso comercial ou informação confidencial tão importante, as consequências para a sua organização pode ser devastadoras.

Com isso em mente, confira nossa lista de algumas prioridades na hora de pensar em segurança da informação na empresa.

1. Compliance

Você sabe o que é compliance? Se a sua empresa gera uma quantidade grande de informações, ela precisa ter um conjunto de disciplinas e regras para cumprir e se fazer cumprir as normas legais e regulamentares.

Para garantir que você esteja em segurança e dentro das normas, a chave é encontrar uma ferramenta para a gestão de processos de negócio eficiente para reduzir os riscos, fornecendo meios que garantam a rastreabilidade dos esforços aplicados em compliance, promovendo a colaboração entre a área de TI e os analistas de negócio para documentar e implementar os processos.

2. Acesso à informação

É particularmente importante garantir que as informações estejam protegidas não apenas contra ameaças externas, mas também de quem se aproveita de lacunas da segurança interna para obter informações confidenciais – causando mais problemas de segurança na sua empresa.

Obtenha uma solução que restrinja permissões orientadas por dados, configurando permissões de forma automática e dinâmica.

Forneça uma solução com um sistema no qual a autenticação / validação criptografada possa verificar se os usuários são quem eles dizem ser e determine quem pode ver o quê.

3. Diretório

Às vezes, encontrar o documento certo parece impossível. Onde o arquivo foi salvo? Quem o editou pela última vez? Essa confusão de diretórios é particularmente perigosa para a segurança da informação dentro da sua empresa.

Organizar tudo em um lugar, centralizando com base no que é, vai facilitar a vida de quem manipula essas informações, pois essa pessoa nunca mais terá que se lembrar onde um documento foi salvo ou qual é a versão correta, impedindo também que informações confidenciais se percam nessa confusão de arquivos.

4. Monitoramento

Ter uma solução que integre permissões com assinaturas e marcações permite que você monitore e aprove documentos e movimentações de informações com facilidade e segurança. Isso atribuirá responsabilidades de forma mais clara e consultiva.

Uma ferramenta como o M-Files, permite que diferentes auditores, internos e externos, monitorem tipos diferentes de auditorias. Por exemplo, organismos de certificação que validam sistemas, processos e empresas, ou até para auditorias internas.

5. Contrate uma solução para integrar a resolução de todos os desafios de segurança

A Mil Cópias oferece o M-Files, um software premiado que vai te ajudar no gerenciamento e controle das informações, políticas e processos do sistema e do processador de dados, fornecendo recursos de auditoria excepcionais no caso de violação da segurança.

Além disso, o M-Files permite o controle de segurança, confidencialidade e outros procedimentos operacionais padrão. As mudanças organizacionais são aplicadas automaticamente aos usuários individuais à medida que mudam suas funções e tarefas.

Facilite a criação de auditorias específicas para permitir que sua compliance seja feita de maneira suave, controlada e eficaz.

Ficou curioso? Clique aqui para conhecer mais sobre nossa solução completa de ECM baseada no software M-Files.

 


Confira os 7 passos para ter seu escritório sem papel

Você já imaginou uma empresa com um escritório sem papel? Vamos pensar na seguinte situação:

Manhã de segunda-feira e você está respondendo a um e-mail importante no seu laptop. Um dos fornecedores enviou algumas faturas de semanas atrás. Você tem a sensação de já ter emitido um pagamento e até o recibo. Você rapidamente verifica sua gaveta, passa pela pilha de papéis na mesa, mas não consegue encontrar o recibo.

Você pergunta ao seu colega responsável pela coleta de recibos, mas ele não consegue se lembrar onde guardou. A verdade é que é fácil perder um pequeno pedaço de papel. Você pegou um arquivo com todos os extratos bancários, mas era muito difícil localizar uma entrada de pagamento de centenas de transações. Você já tinha desperdiçado toda sua manhã de segunda-feira em uma atividade completamente não planejada.

Isso soa familiar? Com que frequência perdemos nossos documentos ou passamos muito tempo apenas para localizá-los? Bem, isso pode ser evitado com uma política de escritório sem papel.

1. Digitalize contas e recibos

Se você tiver um scanner, digitalize todas as contas e recibos. Mas se você não tiver um, não se preocupe, basta navegar na App Store para baixar um aplicativo que transformará seu smartphone em um scanner.

O software M-Files pode ser integrado a aplicativos empresariais (Ex: CRM e ERP) para prover a funcionalidade que você necessita agora e no futuro e a partir de qualquer dispositivo móvel.

2. Solicitar aos bancos extratos sem papel

Existem alguns documentos que recebemos todo mês em formato de papel. Um deles é o extrato bancário. A maioria dos bancos já oferece declarações eletrônicas. É uma boa ideia optar por enviar essas declarações por e-mail ao logar na conta bancária.

Os extratos bancários contêm dados confidenciais sobre as transações comerciais e podem representar um risco de segurança se não forem armazenados corretamente. Com o M-Files, as declarações eletrônicas são mais bem controladas e, além disso, o backup e a pesquisa são facilitados por ferramenta de buscas avançadas.

3. Peça aos seus fornecedores para enviar faturas e pedidos via e-mail

Peça aos seus fornecedores para enviarem a fatura em formato PDF por e-mail. Dessa forma, você pode organizá-las adequadamente em seu computador e pesquisá-las rapidamente quando necessário. Da mesma forma, se você estiver usando um software de contabilidade on-line, poderá enviar pedidos por e-mail ou faturas diretamente para seus fornecedores e clientes.

Esta não é apenas uma maneira mais rápida, mas também ajuda a evitar a desordem em seu escritório.

4. Digitalize documentos internos

Tenha um scanner de documentos ou uma multifuncional que inclua recursos de digitalização e inicie a conversão de documentos em papel para PDF. Após digitalizar, converta contratos antigos, faturas e qualquer outro documento que esteja esperando há tempos em sua mesa.

5. Compartilhe documentos on-line

Para compartilhar arquivos entre colegas de equipe ou clientes, considere investir softwares de compartilhamento de documentos como o M-Files, por exemplo. Você pode editar esses documentos on-line e até conversar simultaneamente com colegas que estão visualizando o documento.

O M-Files é intuitivo, acessível e possui uma curva de aprendizagem baixa. A adoção de usuários nunca será um problema.

6. Dificulte ou limite a impressão dentro da sua empresa

Para evitar a resistência de sua equipe em imprimir menos, dificulte a impressão para eles. Por exemplo, reduza deliberadamente o número de folhas de impressão mantidas na impressora. Altere a configuração da impressora para torná-la obrigatória para imprimir em ambos os lados.

Você também pode limitar o acesso da impressora a um pequeno grupo de pessoas ou até enviar e-mails com mensagens incentivadoras nas assinaturas, como: “Salve papel, não imprima este e-mail” para impedir que as pessoas imprimam desnecessariamente. Basta usar métodos inovadores como esse para desencorajar a impressão.

7. Livre-se de métodos antigos

Se alguns de vocês ainda usam aparelhos de fax, é hora de você se livrar deles o mais rápido possível. Recentemente, visitei um médico e notei que a recepcionista usava cadernos para registrar nomes de pacientes. Se você está fazendo o mesmo, por favor, pare de fazê-lo e pegue um simples Laptop. Alguns escritórios ainda têm grandes armários para armazenar essas pastas em forma de caixa. Comece digitalizando esses documentos e economize espaço. Velhos hábitos são difíceis de morrer, mas você deve detê-los e seguir em frente.

A Mil Cópias tem a solução para você digitalizar de forma rápida e fácil todos os documentos do seu escritório, proporcionando espaço e produtividade das equipes.

Não gaste mais tempo, espaço e dinheiro com documentos impressos. Consulte nossos especialistas em soluções de digitalização e gestão de documentos preenchendo o formulário a seguir ou conversando agora por telefone 27 3372-7171.

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    3 formas de cumprir seus requisitos e ser mais produtivo

    Conformidade significa o quanto as realidades correspondem às especificações, regras, princípios e planos. Se você já está ciente desta necessidade, como então aplicar isso em sua empresa?

    Não se trata de uma simples iniciativa, mas, de fato, de uma necessidade. A falta de conformidade expõe sinais de erros em um serviço, processo, produto ou no próprio sistema, deixando de atender a um determinado conjunto de especificações.

    Assegurar quais aspectos dos procedimentos operacionais padrão de uma empresa devem ser seguidos, alterados ou atualizados, colabora não só para a qualidade dos produtos e serviços, mas para a produtividade propriamente dita.

    Como identificar falhas

    Possíveis desvios podem ser identificados por meio de auditorias internas e externas, reclamações de clientes, inspeção de materiais ou testes de rotina.

    A partir disso, é possível preparar um relatório de conformidade, com o objetivo de documentar os detalhes de um desvio das expectativas.

    O relatório ajuda a definir o problema de maneira clara, lógica e concisa, para que o gerenciamento possa executar etapas para implementar mudanças.

    A falta da conformidade pode levar a retrabalho, recall de produtos e diminuição da produtividade. Imaginou o prejuízo?

    Para identificar melhor, separamos os setores que podem ter sua conformidade garantida, através de auditoria:

    • Processos
    • Requisitos
    • Design
    • Padrões
    • Contratos
    • Prazos
    • Especificações

    Conformidade: como assegurar o cumprimento

    A seguir, veja como é possível ter conformidade e cumprir os requisitos, após serem detectadas as áreas para sua aplicação.

    1. Revisão

    É como levar o carro para a revisão anual, mesmo quando não há sinais evidentes de problemas.

    As análises da administração geralmente são feitas uma vez por ano e apresentam uma oportunidade de revisar a política de qualidade existente da empresa, bem como de definir novos objetivos para o restante do ano. Além disso, os objetivos traçados em um planejamento anterior podem ser alterados e até reduzidos ​​para minimizar uma não-conformidade.

    Alterações de produto, novos requisitos, novos processos, gerenciamento de mudanças, entre outros fatores, são revisados.

    O processo de revisão gerencial pode identificar e corrigir quaisquer deficiências atuais ou incipientes antes que elas possam ser reveladas por uma auditoria ou incidente.

    Rever rotineiramente o processo da organização ajuda a estimular a melhoria contínua.

    2. Auditoria interna

    Uma auditoria é simplesmente outra forma de teste, ou seja, comparar as coisas como elas são com o que deveriam ser.

    É preciso programar auditorias internas em intervalos regulares para verificar se o sistema de qualidade está de acordo com os requisitos e para garantir a eficácia do sistema.

    Ao contrário de uma auditoria externa, não é necessários auditar todos os processos ao mesmo tempo.

    Auditorias internas podem ser conduzidas como uma série de auditorias menores, com diferentes processos auditados em diferentes momentos. A frequência da auditoria também pode ser definida dependendo do processo em questão.

    Com a alteração das dinâmicas internas e externas, os critérios para a auditoria podem ser decididos antes da auditoria e não na etapa de planejamento.

    Quaisquer descobertas anteriores, conclusões de auditorias anteriores e questões pré-definidas tornam todos os dados valiosos.

    As observações levantadas durante as auditorias internas podem ser classificadas como ações preventivas, pois podem sugerir melhorias no sistema para evitar a ocorrência de falta de conformidade no futuro.

    3. Feedback

    Embora todas as reclamações dos clientes sejam registradas e devam ser acionadas, o feedback do cliente também desempenha um papel na minimização da falta de conformidade.

    O feedback dos clientes ajuda a entender possíveis problemas de não conformidade e é uma oportunidade de melhoria.

    As sugestões dos clientes podem evitar que problemas sejam levantados no futuro. Os feedbacks negativo e positivo são dados valiosos. Tirar um tempo para analisa-los pode ajudar a identificar tendências e padrões.

    Os feedbacks ajudam a investigar as principais causas do problema, que podem nem sempre serem óbvias (caso contrário, ele teria sido detectado em testes de auditoria).

    Entender a principal causa do problema pode ajudar a diferenciar um lapso temporário de uma falha no processo. Nenhum sistema é perfeito, portanto, problemas com o sistema, ou seja, não-conformidades, ocorrerão.

    O objetivo é resolver uma possível falta de conformidade o mais rápido possível e evitar qualquer reincidência.

    O registro de não-conformidades ajuda a analisar tendências negativas, a examinar a principal causa e eliminá-la.

    As ações corretivas também devem incluir as ações em longo prazo para garantir que o problema não ocorra novamente.

    Enquanto as ações corretivas acontecem com reações a alguns sinais, as ações preventivas dependem da pro atividade dos responsáveis.

    Uma ação preventiva pode impedir a ocorrência de um problema ou impedir que ele se torne muito grave.

    Uma mentalidade preventiva ajuda a reanalisar o produto e o processo, a obter uma perspectiva diferente e ajudar a melhorar o sistema como um todo em tempo hábil.

    A prevenção também pode ser pensada como riscos e oportunidades. Identificar a fonte potencial de problemas, seus efeitos e a probabilidade de ocorrência são os primeiros passos no gerenciamento de riscos.

    Em seguida, é analisado se os custos associados à redução do risco valem a pena. Aí entra a questão do aumento da produtividade de forma sustentável.

    Evitar custos desnecessários é uma das maiores e óbvias razões para assegurar a conformidade.

    O gerenciamento eficaz de conformidades e ações preventivas é parte integrante do plano de melhoria contínua de uma organização.

    Isso deve resultar em menos produtos e processos com defeito e clientes mais satisfeitos.

    Tecnologia para descomplicar

    Quando falamos em padrões, é difícil não imaginar o auxílio da tecnologia para fazer um bom trabalho.

    O software M-Files aplica controles importantes de conformidade sem tornar as coisas complexas. Com ele, é possível organizar, gerenciar e acompanhar cada documento de qualidade, processo e tarefa sem qualquer inconveniente.

    O M-Files facilita a melhoria de seus sistemas de gerenciamento de qualidade, atende aos requisitos de certificação e realiza auditorias com recursos de gerenciamento de documentos e processos projetados para organizações com rígidas exigências de qualidade e conformidade.

    É um software utilizado pelas principais empresas do mundo. No Brasil, a Mil Cópias oferece pacotes completos de serviços e soluções com o objetivo de aumentar a eficiência em impressão, cópias, processos documentais físicos ou digitais, através de equipamentos modernos e softwares inovadores de alta tecnologia, gerando satisfação e redução de custos.

    Consulte nossos especialistas em soluções de Gerenciamento de Informação preenchendo este formulário ou conversando agora pelo telefone 27 3372-7171.


    5 dicas para organizar seus documentos (A ÚLTIMA É A MELHOR)

    A documentação feita em papel ainda é presente na realidade de muitas empresas nos dias de hoje. Mesmo depois do surgimento de tantas tecnologias como a de armazenamento em nuvem, digitalização, microfilmagem, etc, organizar seus documentos físicos também é de extrema importância para a empresa.

    A desorganização destes documentos pode acarretar problemas seríssimos, como a perda de tempo de colaboradores que poderiam estar exercendo outras tarefas e até mesmo perdas em processos judiciais.

    Pense com a gente! Um acervo bem organizado facilita o acesso rápido aos documentos mais importantes para a realização dos trabalhos, seja para qualquer setor.

    Por exemplo, no RH, localizar as informações dos colaboradores é essencial em diversas ocasiões, certo? Tem também o pessoal de Compras que está sempre atrás das propostas de fornecedores, não é mesmo?

    Confira conosco as dicas para organizar seus documentos de forma produtiva para sua empresa.

    1. O tempo é cruel com os documentos

    O tempo passa e deixa suas marcas em documentos que precisam ser conservados. Alguns têm até prazo obrigatório de conservação. Fique ligado para não guardar documentos sem validade e, principalmente, para não perder os que necessitam de manutenção e conservação. De preferência, etiquete os documentos com as respectivas datas de validade.

    2. Triagem é essencial

    Divida e organize os documentos. É interessante separá-los por datas, temas, clientes, responsáveis ou como for melhor. Por exemplo, suas pastas podem ser separadas por recibos, documentos de ex-funcionários, contratos, currículos etc.

    3. Catalogação também

    Depois de separado, uma das boas práticas para organizar seus documentos em catálogo é criar categorias, com um índice de catalogação. O jeito tradicional é organizar de forma alfanumérica. Uma legenda pode ser criada com a descrição do conteúdo de cada um. Por exemplo, a pasta "A" para currículos, "A1" para recibos e notas fiscais e "A2" para material de escritório.

    4. Delegue pessoas cuidadosas para gerenciar os documentos

    A informação é um dos bens mais importantes no tocante ao respaldo e à segurança para muitas ações dentro da empresa. Se aparecer um fiscal ou for época de auditoria por exemplo, você precisa ter o completo controle sobre os comprovantes, que devem também estar sempre bem conservados. Existem normas e leis que visam a preservação de documentos físicos, por isso, é necessário guardá-los de maneira adequada sob cuidados de alguém que tenha zelo e atenção para a função.

    Crie o hábito entre seus colaboradores de sempre colocar o documento no mesmo lugar que retirou.

    Pois, depois que tudo estiver organizado, indexado e preservado, é imprescindível também manter tudo funcionando de forma organizada. Toda vez que um documento for retirado, incentive seu retorno imediato após o uso. Não adianta nada ter todo o cuidado de organizar seus documentos para depois transformar tudo em bagunça em menos de uma semana.

    5. Já considerou digitalizar seus documentos?

    De acordo com a Xerox, 80% das pequenas e médias empresas desejam  digitalizar documentos. Isso acontece porque é muito caro manter documentos físicos de forma eficiente e usual.

    Com o intuito de ajudar as empresas na melhoria dos processos, a Mil Cópias introduziu uma variedade de soluções que além de digitalizar os documentos da empresa, automatizar processos e melhorar a mobilidade, reduz os custos de impressão.

    Não gaste mais tempo, espaço e dinheiro com documentos impressos. Consulte nossos especialistas em soluções de digitalização e gestão de documentos preenchendo este formulário ou conversando agora por telefone 27 3372-7171.


    Troca de toner. Quais riscos que envolvem esse processo e como conseguir superá-los?

    Tão inevitável quanto o amanhã, é o dia em que será necessário trocar o toner da sua impressora. Contudo, esse processo não é tão simples quanto parece. Antes de realizar o procedimento da troca, alguns cuidados são necessários. Pensando no bem-estar de nossos clientes, A Mil Cópias preparou uma lista de cuidados a serem tomados, para que a realização deste procedimento seja feita de forma segura:

    1. Cuidado com a sujeira

    Diferentemente dos cartuchos de impressão, cujo conteúdo é tinta líquida, a tinta presente no toner é a base de pó. Isso quer dizer que a sujeira produzida pela recarga do toner é muito maior. Além disso, o pó de toner é composto de material plástico e magnético o que o torna capaz de aderir aos objetos, com muita facilidade. Ele também é corrosivo, o que o torna nocivo para os materiais feitos de borracha, podendo danificá-los com facilidade.

    Por este motivo, caso você se depare com um cartucho de toner vazando pó, recomendamos que antes de mais nada, você entre em contato com o suporte técnico de sua confiança.

    2. Não arrisque a impressora (ainda mais se for a sua)

    Primeiramente, nós gostaríamos de salientar que adquirir uma impressora própria, pode não ser uma boa escolha. Como já explicamos nesse artigo, os altos custos de manutenção e suprimentos acabam tornando essa opção bem menos vantajosa.

    A Mil Cópias disponibiliza para você, um excelente serviço de aluguel de impressoras e copiadoras, por um preço competitivo e com todo o suporte técnico necessário, incluindo o abastecimento inteligente e permanente de suprimentos (tinta e papel). Contudo, caso você ainda não tenha migrado para esse tipo de serviço, recomendamos que você escolha uma empresa confiável para realizar a manutenção e reabastecimento do seu equipamento.

    Neste quesito a Mil Cópias se destaca no mercado. Além de sermos a distribuidora oficial da Kyocera em todo estado do Espírito Santo, oferecemos também um suporte técnico qualificado e um pacote de soluções que vão de equipamentos de alta qualidade até soluções para o gerenciamento de impressões.

    3. Seja responsável, opte por qualidade

    Toners e cartuchos originais podem parecer mais caros, à primeira vista. No entanto, estatísticas divulgadas por pesquisadores da Buyers Laboratory Inc. comprovam que 47% das impressões realizadas com toners recarregados tendem a falhar e exigem reimpressões. Além disso, toners “genéricos” podem danificar o equipamento, muitas vezes de forma permanente. Esse é o tipo de situação que exemplifica de modo perfeito, aquele velho conselho dado por nossa avó: “o barato, sai caro”.

    A Mil Cópias trabalha com suprimentos originais e de grande qualidade. Com nossa vasta experiência no mercado de outsourcing de impressão, garantimos suprimentos originais enviados para nossos clientes, evitando assim, problemas para ambas as partes

    Conclusão:

    Por fim, esperamos que esse texto tenha eliminado suas dúvidas em relação à troca de toners. Não deixe de acompanhar as últimas notícias e curiosidades do ramo da impressão e cópias, através do nosso blog.

    Se ainda lhe restar alguma dúvida ou caso você queira solicitar os nossos serviços, basta entrar em contato conosco, através do e-mail: [email protected]