5 motivos para não usar planilha de Excel para gestão de documentos

Que atire a primeira pedra quem nunca usou planilha de Excel para fazer a gestão de documentos. Por um bom tempo, certamente essa foi uma das melhores ferramentas para organizar tudo e, ainda hoje, é útil para outras demandas. Mas será que é mesmo eficiente para organizar toda a documentação da sua empresa?

Hoje, já existem diversos sistemas de gestão digital de documentos no mercado. Eles permitem a automatização de algumas tarefas, além de facilitarem consultas e reduzirem erros na hora do arquivamento.

Por isso, dizemos com segurança que, se você usa planilhas de Excel para isso, deve parar imediatamente. E temos bons motivos para isso. Quer ver?

1. Menor eficiência

Uma gestão de documentos precisa de eficiência. Do contrário, toda a sua empresa vai virar um verdadeiro caos.

Os elementos de uma planilha de Excel podem fornecer informações insuficientes ou até equivocadas, porque cada demanda pode envolver uma informação diferente, fazendo com que assuntos ligados estejam em lugares diferentes também, além de estarem vulneráveis a situações como:

• Extravios
• Erros na transferência de dados entre uma planilha e outra
• Confusão com dados de outra planilha - no caso de assuntos semelhantes
• Informações desatualizadas - a atualização sempre é muito manual e é fácil de esquecer

2. Menor produtividade

Falando em atualização, se seus funcionários estão sempre tendo que perder tempo preenchendo informações manuais em planilhas de Excel, é bem provável que eles estejam perdendo um tempo precioso que poderia estar sendo usado em outras tarefas, para atualizar algo que poderia ser facilmente automatizado.

A produtividade também diminui porque quando tudo é feito manualmente, podem existir demoras nas consultas de documentos no dia a dia.

3. Perda de informações

Esse é um dos motivos mais fortes para repensar seu uso de planilhas de Excel: elas apresentam um grande risco de perda de informações, por não serem integráveis como outras ferramentas. Assim, muitos documentos podem ficar avulsos.

Imagine que um computador estrague ou um arquivo acabe ficando corrompido. Como a planilha não tem o backup automatizado, esse é um grande problema, pois a empresa pode ficar sem o documento de forma permanente!

Sem contar que é muito comum que cada setor tenha cópias das planilhas. Se os documentos não estiverem atualizados para todos os membros, é bem fácil que ocorra uma divergência de dados que vai impactar no andamento das tarefas como um todo.

Alguma situação assim talvez já tenha acontecido com você: procure lembrar da trabalheira para saber o que atualizar no arquivo “versão 23” ou para restaurar um arquivo completamente perdido.

4. Falta de integração

Já tratada nos outros tópicos, a falta de integração entre setores é um dos grandes problemas da planilha de Excel. Ela vai passando de computador em computador, sendo alterada, mexida aqui e ali e, mesmo quando atualizada de forma online, em tempo real, ainda exige um cuidado muito manual para conter as informações necessárias para todos.

Sem contar que é necessário criar uma planilha para cada necessidade, mesmo quando elas são referentes ao mesmo assunto, exatamente pela limitação que as planilhas têm.

5. Funções limitadas

Por fim, não é incomum que os usuários precisem de fórmulas mais avançadas para realizar algumas atividades no Excel, conhecimento que nem todo mundo tem. Por isso, podemos dizer que as planilhas também não fornecem muita usabilidade, ou seja, não são tão fáceis assim de usar.

É uma espécie de sensação falsa, de que é simples todo mundo usar uma planilha, mas na verdade já existem formas ainda mais simples - que realmente não exigem conhecimentos que nem sempre são reconhecidos por todos - para fazer uma gestão de documentos eficiente.

Com o gerenciamento das informações e documentos empresariais de maneira correta, seus funcionários poderão economizar um valioso tempo que seria desperdiçado na resolução de pequenos problemas.

Pesquise, manipule e organize documentos com a ajuda da tecnologia. Com nossa solução de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM), as pesquisas são feitas por metadados, conteúdo dos arquivos, índice ou tags personalizadas.

Dessa forma, procurar (e encontrar) informações com as soluções da Mil Cópias é simples e extremamente rápido. Fale hoje mesmo com um de nossos consultores, abandone as planilhas de Excel e comece uma nova vida nas rotinas da sua empresa, com mais modernidade, segurança e, principalmente, eficiência!

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Serviço de digitalização de documentos na indústria

Quando falamos do serviço de digitalização de documentos no ramo industrial, nos referimos às inovações tecnológicas que resultaram das revoluções industriais que vêm ocorrendo ao longo dos últimos anos.

Essa é uma forma satisfatória para solucionar problemas com a documentação das empresas, que em seu cotidiano gastam bastante tempo buscando documentos necessários para o andamento dos trabalhos.

A digitalização de documentos ajuda a empresa a organizar a sua documentação, facilitando a pesquisa das informações. Tudo passa a estar disponível no meio digital e pode ser visualizado de qualquer local, seja no home office ou em uma viagem a negócios.

Para conhecer como funciona esse serviço na prática e quais são seus benefícios, acompanhe este artigo até o final!

O que é a digitalização de documentos?

Um documento digitalizado é diferente de um documento digital. O último tem a sua origem no meio eletrônico e é garantido por um certificado digital.

A digitalização converte os arquivos analógicos (papéis) em arquivos eletrônicos. Esse processo facilita a armazenagem e o gerenciamento de dados, pois contribui para a organização da empresa.

Outra vantagem também é disseminar as informações de forma mais fácil entre os funcionários por meio de uma pesquisa ágil e rápida.

Benefícios da digitalização de documentos nas empresas

É extremamente importante para uma empresa possuir versões digitais dos documentos atualmente, pois a tecnologia tornou-se uma aliada na otimização das rotinas de trabalhos. Tais facilidades já não podem ser ignoradas, pelo contrário, pois são necessárias para o progresso de qualquer negócio que se deseje se manter competitivo.

Mas quais são os reais benefícios da digitalização de documentos para as empresas? Separamos alguns para você. Confira:

1. Segurança de dados

A confidencialidade dos dados de uma empresa precisa ser protegida, porém a ausência de documentos digitais torna essa tarefa bastante complicada.

Com a digitalização dos documentos, a durabilidade desse material é garantida, além de não haver mais preocupação com a umidade e o desgaste proveniente do tempo.

Além disso, caso a empresa possua um sistema de gerenciamento de documentos, a segurança dos dados torna-se ainda mais eficiente, visto que a digitalização permite apenas o acesso de pessoas cadastradas, dificultando as alterações dos arquivos.

2. Organização dos arquivos

Ao possuir os arquivos digitalizados, a empresa pode organizar os documentos de forma prática, separando e identificando cada um conforme a tarefa ou o cliente.

O meio eletrônico permite armazenar o histórico dos materiais e disponibilizá-los para todos os servidores que forem necessários, além de serem separados por categoria. Isso facilita o acesso para os usuários.

3. Produtividade em alta

Outro fator que se destaca dentre os benefícios da digitalização é o aumento da produtividade dos funcionários, afinal os documentos passam a ser encontrados em segundos e isso influencia tomadas de decisões mais rápidas.

A digitalização de documentos deixa as informações a apenas um clique de distância e nem precisamos dizer como isso proporciona mais agilidade e economia de tempo na rotina corporativa, não é? A sua indústria com certeza vai agradecer por contar com um setor administrativo bem organizado!

Como fazer para digitalizar documentos?

É imprescindível que esse tipo de serviço seja realizado por empresas que tenham experiência no assunto. Assim, o resultado final irá surpreender e revolucionar plenamente o sistema de gestão de sua empresa!

Na prática, a digitalização de documentos funciona em cinco passos:

1. Coleta: coletar, conferir e fazer o registro dos documentos que devem ser digitalizados.
2. Classificação: reparar os arquivos que possam estar manchados ou amassados, além de higienizá-los, retirando possíveis grampos para garantir a qualidade do material.
3. Digitalização: nessa etapa, é preciso escanear o documento um a um na ordem em que estavam guardados, sem prejudicar a organização do trabalho.
4. Indexação: é preciso fazer a indexação colocando nomes e datas. Podem ser escolhidas palavras-chave no sistema e também armazenadas na nuvem.
5. Consulta: finalmente, é possível consultar os documentos digitalizados sempre que for necessário por meio do sistema.

Contratar os serviços de digitalização de documentos para a sua indústria nunca soou tão necessário, não é mesmo?

Aproveite a oportunidade e entre em contato com a gente agora mesmo para solicitar um orçamento!

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Organização, inteligência e agilidade - Esses são alguns dos benefícios da Digitalização

O seu cliente precisa de uma informação importante e você ou seu colaborador precisam acessar uma sala de arquivos para encontrar um documento e então responder a essa demanda. Sem dúvidas, é uma opção que não apresenta organização, inteligência e agilidade, pelos menos não tanto quanto a digitalização.

Se a produtividade da sua equipe é vista como algo importante, é necessário adotar medidas que tornem os processos mais ágeis. Nesse contexto, entra a digitalização de documentos, que permite uma busca rápida de informações, além de influenciar em questões como economia de espaço (devido à diminuição de papéis), conservação de informações importantes, entre outros. Saiba mais sobre essa prática e como executá-la para melhorar os processos internos lendo o post!

Como funciona digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é uma prática relativamente recente que chegou com as demais ferramentas tecnológicas, promovendo facilidades para as empresas. É preciso alternativas para tornar o dia a dia mais prático, considerando a burocracia que grandes quantidades de papel envolvem.

Vamos considerar áreas como RH, por exemplo, na qual a emissão de documentos é grande e vários deles precisam ser guardados por alguns anos. A digitalização facilita a consulta a esses materiais e promove mais produtividade e organização para esse e outros setores.

Então, há ferramentas que possibilitam o processo rápido de digitalização e armazenagem de arquivos que facilitam a consulta, caso seja necessário.

O que fazer para ter esses benefícios?

Por outro lado, o processo de digitalização envolve mão de obra, ferramentas e tempo, o que pode ser um passo mais difícil para a sua empresa agora. Pensando nisso, recorrer a empresas especialistas pode tornar todo o percurso simples e rápido.

Hoje há serviços prestados de forma terceirizada para esse tipo de trabalho, tornando o dia a dia da sua equipe muito mais eficiente, uma vez que eles poderão focar em atividades mais estratégicas, e como essas empresas terceirizadas são especializadas no assunto, não haverá preocupação, retrabalho ou qualquer desconforto para sua companhia. Agora que você já conhece as vantagens da digitalização de documentos, entre em contato com a Mil Cópias e fale da sua necessidade, seguramente você receberá uma solução completamente adequada à sua empresa e seu orçamento.

Os benefícios vão além de economizar espaço em arquivos, pois atingem diretamente a sua prestação de serviços junto ao cliente, melhorando a produtividade dos seus colaboradores. Assim, o resultado é muito mais organização, inteligência e agilidade para seus colaboradores, que economizam tempo no trabalho, principalmente em atendimento ao cliente.

Se tem interesse, fale com um de nossos especialistas, entenda melhor essa dinâmica!

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Por que evitar trocas prematuras de cartuchos e toners?

O que são trocas prematuras?

A troca prematura acontece quando o cartucho ou toner na impressora é trocado antes que sua carga de tinta realmente acabe. Ou seja, ele é descartado e substituído por um suprimento novo sem necessidade, pois ainda poderia ser usado por mais tempo. Isso gera desperdício e aumento de custo da operação.

A troca prematura acontece muitas vezes quando o cartucho ainda tem 5%, 10% ou até 15% de sua carga para ser utilizada. Ao longo do tempo, se as trocas sempre forem realizadas prematuramente, isso representará um grande desperdício e um custo adicional bastante representativo.

Por que as trocas prematuras acontecem?

Existem muitos motivos que podem fazer com que o toner ou cartucho da impressora seja trocado antes do tempo. Confira alguns:

Quando a impressora exibe mensagem de nível baixo de tinta: a maior parte dos equipamentos exibirá uma mensagem alertando para o nível baixo de tinta. Essa mensagem é exibida quando a tinta está acabando, e não significa que de fato já acabou.

Pense em um veículo que entra na reserva de combustível, por exemplo. Quando isso acontece, não significa de fato que o combustível acabou totalmente e o carro não irá mais andar. Pelo contrário, ainda é possível rodar alguns quilômetros utilizando a reserva, certo? Com o toner ou cartucho é a mesma coisa.

É normal que o aviso de “nível baixo de tinta” gere uma ansiedade e faça com que a pessoa troque o cartucho na hora. Mas isso não deve ser feito ainda, já que ainda existe tinta para ser utilizada naquele suprimento. O ideal é continuar usando o cartucho até que a impressora exiba o aviso de que a tinta acabou completamente.

Quando a impressora exibe uma mensagem de erro

O equipamento exibe uma mensagem de erro, e o usuário não tem conhecimento de como consertar. É possível que, após ligar e desligar o equipamento, trocar o toner seja o próximo passo que ele tome para tentar resolver o problema.

Porém é bastante possível que o toner vazio não seja a causa do problema. Por isso, o ideal nessa situação é buscar ajuda do técnico especializado para consertar o equipamento. Assim, além de evitar desperdícios, você também evita danificar ainda mais a impressora.

As impressões parecem estar “mais fracas”

Mesmo que a impressora não exiba uma mensagem de “tinta acabando”, o usuário pode julgar que a impressão está mais fraca ou falhada. Ele entende que isso acontece, pois a tinta está no fim, e acaba trocando o cartucho ou toner sem necessidade.

Na verdade, a impressão mais fraca pode estar relacionada a outras questões, inclusive à configuração de impressão no próprio computador. Novamente, o ideal nessa situação é buscar a ajuda especializada e não tentar resolver o problema sozinho.

Acompanhe nosso blog para saber mais sobre o setor.

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6 erros comuns em segurança na impressão

A segurança nas impressões não é algo que as empresas costumam considerar em sua política de segurança. As impressoras e multifuncionais são tradicionalmente vistas como dispositivo seguros, mas violações de dados relacionadas à impressão são frequentes e seus resultados, dispendiosos. Incidentes desse tipo acarretam perda de produtividade e de receita.

A alta frequência de violações de dados relacionados à impressão demonstra que as organizações precisam fazer mais para proteger seus dispositivos, redes e dados. Como anda a segurança dos documentos na sua empresa? Listamos 6 erros comuns quando o assunto é segurança em impressão:

• Um sistema de acesso vulnerável;
• Documentos deixados na bandeja de impressão;
• Nenhuma proteção por senha;
• Falta de um fluxo de trabalho de impressão;
• Impressão sem garantia e conformidade;
• Impressão móvel sem controle.

Uma política de segurança de informações adequada deve contar com um conjunto abrangente de medidas que proteja o sistema de impressão. Dê adeus a essa preocupação: utilize um sistema de monitoramento e gestão de dados do parque de impressão. Garanta que tudo está conectado ao seu ambiente de TI de maneira segura e em conformidade.

Nosso serviço de outsourcing de impressão oferece uma infraestrutura segura, padroniza fluxos de trabalho e garante a saída segura do seu documento. Proteja suas informações, agende uma demonstração com a nossa equipe.

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Saiba a diferença entre Locação de Impressora e Outsourcing de Impressão

Comprar uma impressora e mantê-la em bom funcionamento e com os suprimentos necessários pode sair caro, independentemente do porte de sua empresa ou negócio.

Como solução, existem empresas que alugam impressoras e também as que fazem outsourcing de impressão, onde você aluga os equipamentos em vez de comprá-los. Além das máquinas, ambos os serviços oferecem insumos ou manutenções, mas existe um grande diferencial entre eles que você vai conhecer hoje.

Locação: a opção para economizar com máquinas e suprimentos

O investimento em impressoras e multifuncionais para o seu negócio pode acabar comprometendo seu orçamento, já que esses equipamentos costumam ser caros e geralmente necessitam de manutenções e reposição de suprimentos.

Além disso, é comum que a tecnologia avance rápido e quando você menos esperar, suas máquinas estarão defasadas e será necessário fazer a troca por equipamentos mais modernos.

Neste caso, as empresas de locação de impressora oferecem o aluguel das máquinas, o que pode incluir insumos, suporte e manutenções.

Geralmente, as pessoas acham que o termo "aluguel" é sinônimo de "outsourcing", porém são serviços diferentes. Por exemplo, o aluguel de impressoras está restrito especificamente à disponibilidade dos equipamentos, o que acaba sendo uma boa escolha para empresas menores que não procuram ou necessitam de uma gestão de documentos impressos e digitais. Já o outsourcing vai além...

Outsourcing: além dos equipamentos!

Diferentemente da locação de impressoras, o objetivo do outsourcing de impressão é gerenciar todas as impressoras da empresa de forma completa. A equipe de outsourcing estuda o local e desenvolve um serviço personalizado e exclusivo para o cliente, onde são disponibilizadas as máquinas de acordo com a demanda.

Neste levantamento são determinados o número de cópias e os departamentos que utilizarão as impressoras, tipos e tamanhos de cópias e outros elementos.

O outsourcing de impressão não se limita apenas ao hardware, ou seja, os benefícios não se encontram apenas nos materiais físicos, mas também nos digitais.

O serviço traz soluções para que o gerenciamento de impressão funcione de forma otimizada nas empresas com a utilização de softwares de gestão de documentos.

Dessa forma, é possível que a empresa tenha controle de tudo o que está sendo impresso, salvo ou alterado dentre os documentos digitais.

Juntando a terceirização das máquinas à tecnologia, começam a surgir reduções de custos, aumento na produtividade e eficiência ao máximo.

As tecnologias que envolvem o outsourcing de Impressão

Listaremos aqui algumas das tecnologias que tornam o outsourcing de impressão prático e eficaz:

• Software de impressão com liberação por PIN, Crachá ou Biometria: recurso de identificação digital que libera o documento a ser impresso por meio da autorização do cliente. O processo pode ser feito por PIN (senha) gerado pelo sistema ou cadastrado manualmente, por Crachá (se a empresa já tem ponto eletrônico cadastrado, não há necessidade de novos investimentos) e por Biometria. Assim, apenas o funcionário que enviou o pedido de impressão para a máquina pode realizar a retirada, evitando que o mesmo arquivo seja impresso mais de uma vez. Dessa forma, é possível reduzir perdas de papel e de suprimentos.
• Bilhetagem de impressão: recurso que permite monitorar tudo o que está sendo impresso na empresa. Como forma de acabar com o desperdício, é possível identificar de qual departamento foi realizado o pedido de impressão e distribuir cotas de impressão para que haja um maior controle.
• Controle de insumos e impressões: possibilidade de monitorar em tempo real a necessidade de substituição de suprimentos, realização de suporte técnico ou informações sobre o estado do equipamento.

Se você está em busca de soluções para um melhor gerenciamento de impressões e documentos na sua empresa, a Mil Cópias oferece uma maneira de otimizar seu trabalho para que seus custos sejam reduzidos e sua produtividade aumente! Solicite uma demonstração com nossa equipe preenchendo nosso formulário.

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5 motivos pelos quais seu Departamento de RH precisa de uma solução de ECM

Todos os dias, na maioria das empresas, os departamentos de RH perdem horas e horas pesquisando, digitalizando e organizando os documentos dos funcionários manualmente, desde o gerenciamento da documentação de novos contratados até a manutenção dos arquivos dos funcionários. É hora de ir além das restrições do papel no RH. Chegou sua hora de saber por que o seu departamento de RH precisa de uma solução completa de ECM.

Entenda que a melhor maneira de reduzir a carga administrativa do gerenciamento de arquivos dos funcionários e da preparação da auditoria é capturando e armazenando documentos digitalmente em um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), pois, o gerenciamento de arquivos de funcionários por meio do ECM libera tempo para a equipe se concentrar nas prioridades que realmente afetam a experiência do funcionário , reduzindo os custos, tempo, recursos e riscos associados ao armazenamento de documentos físicos.

De fato, um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo permite que você se livre do papel nos principais processos, pois a ferramenta tem a capacidade de controlar os campos obrigatórios, realizar cálculos e validar dados à medida que são inseridos, garantindo também a integridade no ponto de entrada. Isso acelera o processo de contratação, além de ajudar a identificar e contratar os candidatos mais adequados.

Ainda não está convencido? Vamos listar para você então as 5 razões pelas quais seu departamento de RH precisa de uma solução de ECM:

1. Preparado para desastres

As ameaças aos recursos da sua organização acontecem em formas e tamanhos diferentes. Se uma inundação, incêndio ou qualquer outro desastre natural afetar sua organização, o impacto corporativo pode ser devastador.

Pense como seria perder todos os arquivos e informações confidenciais que você armazena em papel dos funcionários da sua empresa. O que aconteceria se esses documentos vulneráveis ​​(e informações dos funcionários) fossem comprometidos por um desastre?

Confiar no papel como um registro para documentação importante deixa sua organização vulnerável. É aí que o ECM ajuda. Com o ECM, você fortalece os processos de recuperação de desastres e continuidade de negócios da sua organização, garantindo o armazenamento de documentos e dados importantes em um sistema centralizado e protegido.

Ao gerenciar suas informações digitalmente, você pode fazer cópias em servidores externos, garantindo que seus dados sobrevivam em um único local no caso de um desses eventos.

Com um sistema como o M-Files por exemplo, você vai poder acessar informações e documentos importantes sem se importar com sua localização, além de visualizar, editar e salvar documentos que não necessariamente estarão salvos no mesmo espaço físico que você.

2. Preparado para auditorias

Um processo de auditoria pode levar sua empresa a uma busca frenética por documentações e informações exigida pelos auditores. Sem preparação, vasculhar manualmente os arquivos, agrupar informações para os auditores e procurar documentos ausentes pode tomar horas do tempo de sua equipe de RH - tempo que sua equipe poderia usar para se concentrar nos funcionários e em suas aspirações de carreira.

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo reduzem o estresse do processo de auditoria, ajudando sua equipe a estar sempre preparada para fornecer aos auditores as informações de que eles precisam, quando precisam.

Além dos recursos fáceis de busca e recuperação de documentos, você também pode elaborar relatórios para identificar proativamente os documentos e informações de funcionários que nem estão mais na empresa, por exemplo.

Os sistemas de ECM mais poderosos, como por exemplo o M-Files, permitem que várias pessoas possam editar e compartilhar o mesmo arquivo simultaneamente, além de manter o seu conteúdo protegido, estabelecendo facilmente permissões e automatizando a segurança de seus dados. É uma enorme economia de tempo para todos os envolvidos.

Com o M-files, você terá uma plataforma de conteúdo com IA contextual que facilita a localização de conteúdo, automatizando também a criação de metadados de alta qualidade, aprimorandoÍ a maneira como os usuários podem identificar e organizar diferentes tipos de conteúdo.

3. Mantenha as informações de forma segura

Grandes e pequenas empresas arquivam e manipulam centenas de milhares de documentos de funcionários cheios de informações confidenciais. Armazenar essas informações em papel pode ser um enorme risco de segurança para a empresa e os funcionários.

As soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo fornecem uma camada extra de segurança sobre as informações dos funcionários, permitindo que você tenha controle em quem da equipe de RH pode e quem não pode acessar os arquivos dos funcionários. Sistemas mais robustos, como o M-Files, permitem atribuir direitos por função, incluindo quais tipos de documentos e pastas os funcionários podem visualizar, criar e atualizar.

4. Tenha um sistema de gerenciamento de políticas e procedimentos

Muitas organizações armazenam informações sobre políticas e procedimentos da empresa em uma pasta de rede individual ou compartilhada, ou pior, na área de trabalho de um membro da equipe. Sem um local central para armazenar essas informações, torna-se quase impossível gerenciar com eficiência a distribuição de informações para funcionários novos e existentes, fornecer visibilidade dos documentos que os funcionários assinaram ou não e gerenciar descumprimentos em procedimentos padrões.

O M-Files resolve todos esses problemas com funções precisas de reconhecimento de documentos que permitem ver quais funcionários revisaram os documentos de política necessários. Também com o M-Files, você terá um sistema com workflows facilmente configuráveis que podem notificar automaticamente os funcionários - e outras partes interessadas - quando eles são inadimplentes, por exemplo.

5. Seja mais produtivo

Se eficiência, segurança e conformidade são questões que você precisa resolver no seu departamento de RH, também deve ser necessário equipar sua equipe com o sistema ECM correto.

A Mil Cópias oferece o M-Files, um software premiado que vai te ajudar no gerenciamento e controle das informações, políticas e processos do sistema e do processador de dados, fornecendo recursos excepcionais para o seu departamento de RH.

Ficou curioso? Clique aqui para conhecer mais sobre nossa solução completa de ECM baseada no software M-Files.

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