Outsourcing ou terceirização? Qual a melhor opção para o seu negócio?

Muitas vezes, o outsourcing é confundido com terceirização. A terceirização é mais facilmente identificada nas empresas. Tratam-se de atividades mais simples, como a execução de tarefas auxiliares que contribuem para o bom andamento da empresa, visando principalmente a redução de custos. O outsourcing, embora também seja uma boa escolha para a redução de custos, visa levar benefícios estruturais às empresas. Para isso, são contratados profissionais altamente qualificados para dar suporte nas decisões estratégicas, pois possuem um conhecimento mais aprofundado a respeito da área de atuação.

A escolha dos parceiros que realizarão atividades complementares às da organização não implica apenas em quem será contratado, mas também no modo como a empresa contratada vai atuar e integrar o processo produtivo ou de gestão. O outsourcing é a escolha de uma parceria estratégica. Para que a atividade final seja cumprida com excelência, existem tarefas complementares que devem ser executadas e que, quando realizadas por especialistas, salvam os gestores de muita dor de cabeça.

A área de tecnologia, por exemplo, passa por muitas mudanças em curtos períodos de tempo e sua evolução acarreta a transformação dos ramos em que é aplicada. Fica muito difícil para os gestores acompanharem e aplicarem todas as atualizações em seu negócio. Por isso, as empresas de outsourcing se mantêm atualizadas em relação às mudanças nas tecnologias e em processos de desenvolvimento e podem orientar o contratante em relação à aplicação de novidades tecnológicas.

A terceirização é uma parceria para redução de custos. Tratam-se de empresas que realizarão atividades que dão suporte ao funcionamento da organização, mas com menor impacto sobre a sua estratégia de atuação. Normalmente, os serviços prestados nesse modelo são limpeza, segurança, jardinagem, manutenção em ar-condicionado e outras de natureza mais prática.

Em um sentido amplo, outsourcing e terceirização podem ser considerados sinônimos. Diferem-se no ponto em que a terceirização é a contratação de empresas para serviços sem valor agregado, mais distantes do core business do contratante, enquanto que no outsourcing, são terceirizadas áreas estratégicas da empresa.

Quando contratar serviços de outsourcing?

Em sua empresa, você entende tudo dos processos envolvidos e contratou bons profissionais para setores como RH, TI e contábil, áreas que você não domina. Neste cenário, não há especialistas em impressão, por exemplo, de forma que acaba sobrando para todos os setores e níveis hierárquicos controlarem o suprimento de papel e a quantidade de impressões, elevando os custos e perdendo a qualidade.

Diante disso, você enxerga duas opções: deixar que essa forma de gestão das impressões vire um hábito onde todos se acostumem com a ineficiência do processo, ou correr atrás e estudar tudo sobre impressões, desviando o foco de sua função. Em ambas as situações, a melhor solução é contratar um outsourcing de impressão, colocando o trabalho nas mãos de quem entende do assunto e será capaz de otimizar os processos.

As principais vantagens do outsourcing de impressão são o monitoramento remoto dos níveis de tinta das impressoras, o que faz com que novos suprimentos sejam enviados antes que os antigos acabem, e a manutenção preventiva, que permite que seus equipamentos nunca fiquem sem funcionar, pois os problemas são identificados e solucionados previamente. Quando existe atolamento de papel em uma máquina, por exemplo, um alerta é emitido automaticamente para que o suporte tome as providências necessárias.

Dê adeus aos problemas com impressoras e foque em seu core business, deixando as dores de cabeça com impressão com uma empresa especialista no assunto. Reduza custos e maximize as horas de produtividade do dia a dia.

Se você decidir contratar outsourcing de impressão para sua empresa, agende uma demonstração com um de nossos especialistas.


6 erros comuns em segurança na impressão

A segurança nas impressões não é algo que as empresas costumam considerar em sua política de segurança. As impressoras e multifuncionais são tradicionalmente vistas como dispositivo seguros, mas violações de dados relacionadas à impressão são frequentes e seus resultados, dispendiosos. Incidentes desse tipo acarretam perda de produtividade e de receita.

A alta frequência de violações de dados relacionados à impressão demonstra que as organizações precisam fazer mais para proteger seus dispositivos, redes e dados. Como anda a segurança dos documentos na sua empresa? Listamos 6 erros comuns quando o assunto é segurança em impressão:

  • Um sistema de acesso vulnerável;
  • Documentos deixados na bandeja de impressão;
  • Nenhuma proteção por senha;
  • Falta de um fluxo de trabalho de impressão;
  • Impressão sem garantia e conformidade;
  • Impressão móvel sem controle.

Uma política de segurança de informações adequada deve contar com um conjunto abrangente de medidas que proteja o sistema de impressão. Dê adeus a essa preocupação: utilize um sistema de monitoramento e gestão de dados do parque de impressão. Garanta que tudo está conectado ao seu ambiente de TI de maneira segura e em conformidade.

Nosso serviço de outsourcing de impressão oferece uma infraestrutura segura, padroniza fluxos de trabalho e garante a saída segura do seu documento. Proteja suas informações, agende uma demonstração com a nossa equipe.


Locação de impressão: 5 razões para a sua empresa optar por esse serviço

Uma das maiores tendências de empresas que se preocupam com a qualidade e desempenho dos serviços e produtos oferecidos é o outsourcing de impressão. Logo, seja por meio da internet, de amigos ou até mesmo de funcionários, a locação de impressora tem sido uma das alternativas mais indicadas.

O que é a locação de impressão?

Locação de impressão, conhecida como aluguel de impressora, é a locação de serviços e equipamentos como:

  • Scanners;
  • Multifuncionais;
  • E demais equipamentos relacionados à impressão.

Em suma, o aluguel de impressoras pode ser realizado por empresas de pequeno, médio ou grande porte. Além disso, escritórios, hospitais e Instituições de Ensino também podem se beneficiar desse serviço.

Quais as principais vantagens da locação de impressão?

Atualmente, é muito importante garantir métodos inovadores de serviços. Afinal, a intenção é sempre surpreender os consumidores com algo diferenciado e de alta qualidade.

A locação de impressoras é uma das melhores alternativas para a garantia de benefícios e para gestão de impressão e gestão de cópias devidamente corretas.

Assim, o controle de impressão e o controle de cópias também podem se tornar algo muito mais seguro e confiável, pois é possível ter profissionais devidamente qualificados, cuidando dos processos que devem ser realizados a pedido da empresa. Entretanto, outros benefícios se destacam:

 

Leia mais: 

Benefícios notáveis

1. Custos reduzidos

A partir do momento em que uma empresa opta por utilizar o serviço de alugar uma ou mais impressoras, nota-se claramente que os gastos diminuem, ainda mais quando comparados aos investimentos necessários durante a aquisição de uma impressora.

É preciso ter em mente que uma empresa precisa garantir sempre o melhor serviço pelo melhor preço. Logo, o aluguel de impressoras faz com que os custos reduzam drasticamente.

Além disso, os fabricantes estão sempre lançando novas tecnologias na rotina das empresas, forçando-as a adquirir novos equipamentos frequentemente. Por isso, é mais viável e barato optar pelo aluguel.

É importante colocar no papel todos os custos com manutenção, suprimentos, consertos etc. Mas quando as empresas optam pelo gerenciamento de impressão e de cópias, a empresa locatária é a única responsável por atualizar, cuidar, fazer as manutenções e fornecer os suprimentos necessários para os equipamentos.

2. Alto índice de produtividade

A produtividade precisa estar em constante crescimento dentro de uma empresa. Afinal, ela é um dos fatores de maior importância para garantir o alto índice de satisfação dos consumidores.

A locação de impressoras é um serviço que colabora muito para o aumento da produtividade dentro de uma empresa. A gestão de cópias é feita com parceiros que possuem máquinas devidamente configuradas e atualizadas.

Além disso, é importante ressaltar que também existem outros fatores que colaboram para que o outsourcing de impressão aumente consideravelmente a produtividade da equipe. Um exemplo nítido disso é a praticidade e a facilidade em conseguir realizar impressões e cópias em máquinas de tecnologia de ponta.

3. Alta qualidade e padronização

Entre os motivos que tornam a locação de impressão um serviço essencial, podemos citar a garantia de um serviço bem feito. Diferentemente de quando uma empresa compra uma máquina de cópias e impressões, o outsourcing de impressão permite uma implementação de alta qualidade.

Além disso, é válido ressaltar que cada pedido exige um tipo específico de:

  • Corte;
  • Papel;
  • Formato;
  • Cores;
  • Etc.

Quando uma organização aluga uma impressora, a empresa locatária fornece os equipamentos adequados para todos os padrões solicitados no pedido. Assim, o resultado final é de altíssimo nível e credibilidade.

4. Melhora contínua na gestão de impressão

Dentre as maiores vantagens da locação de impressão está o fato de que os funcionários não precisam perder tempo aprendendo a utilizar as máquinas.

Afinal, a empresa locatária disponibiliza o suporte adequado. Isso torna a gestão de impressão muito mais rápida e garante a melhoria contínua dentro da corporação em questão.

5. Descarte correto e seguro

A grande maioria das empresas que trabalham com locação de impressão sabem da importância do descarte correto de materiais. Assim, a empresa locadora terá informações corretas sobre como realizar o descarte adequado podendo evitar riscos ao meio ambiente, a animais e até mesmo a pessoas. Essa é uma grande vantagem, já que muitas empresas não sabem como descartar corretamente os materiais que utilizam em suas impressoras.

Maior rentabilidade para a empresa

Assim que a locação de impressão é contratada, pode-se notar que a atenção dos funcionários no trabalho aumenta de forma considerável, pois eles não precisam interromper suas funções para tratar dos problemas da impressora. Basta solicitar o auxílio da locatária para ter o atendimento e resolução adequada do problema.

Como já dissemos, a locação de equipamento também aumenta a rentabilidade da empresa, já que oferece um ótimo acabamento em todos os projetos executados.

Como ocorre a locação?

A locação ocorre de maneira simples, porém eficaz. Em suma, os processos podem ser feitos em três etapas:

  • Diagnóstico;
  • Instalação;
  • Treinamento.

O diagnóstico é feito por um profissional que realiza uma sondagem das principais necessidades da empresa. A intenção é identificar quais as principais funções realizadas, que necessidades a empresa precisam suprir, quais as funções desempenhadas diariamente etc.

Em seguida, a empresa recebe a proposta para o negócio. Algumas delas podem apresentar a opção de assinatura digital ou assinatura eletrônica para selar a instalação e a contratação. De qualquer forma, a instalação ocorre a partir da apresentação de impressoras e dos materiais mais adequados para a empresa, mediante aprovação.

Contratação facilitada

Após a instalação, nós da Mil Cópias, oferecemos treinamentos na operação das máquinas, para que o resultado desejado possa ser atingido. Isso faz com que a utilização seja mais prática e, mesmo caso surjam dúvidas, é possível entrar em contato com a gente para receber o suporte adequado. Quer saber mais, entre em contato e conte com quem é especialista em Outsourcing de Impressão.


Saiba a diferença entre Locação de Impressora e Outsourcing de Impressão

Comprar uma impressora e mantê-la em bom funcionamento e com os suprimentos necessários pode sair caro, independentemente do porte de sua empresa ou negócio.

Como solução, existem empresas que alugam impressoras e também as que fazem outsourcing de impressão, onde você aluga os equipamentos em vez de comprá-los. Além das máquinas, ambos os serviços oferecem insumos ou manutenções, mas existe um grande diferencial entre eles que você vai conhecer hoje.

Locação: a opção para economizar com máquinas e suprimentos

O investimento em impressoras e multifuncionais para o seu negócio pode acabar comprometendo seu orçamento, já que esses equipamentos costumam ser caros e geralmente necessitam de manutenções e reposição de suprimentos.

Além disso, é comum que a tecnologia avance rápido e quando você menos esperar, suas máquinas estarão defasadas e será necessário fazer a troca por equipamentos mais modernos.

Neste caso, as empresas de locação de impressora oferecem o aluguel das máquinas, o que pode incluir insumos, suporte e manutenções.

Geralmente, as pessoas acham que o termo "aluguel" é sinônimo de "outsourcing", porém são serviços diferentes. Por exemplo, o aluguel de impressoras está restrito especificamente à disponibilidade dos equipamentos, o que acaba sendo uma boa escolha para empresas menores que não procuram ou necessitam de uma gestão de documentos impressos e digitais. Já o outsourcing vai além...

Outsourcing: além dos equipamentos!

Diferentemente da locação de impressoras, o objetivo do outsourcing de impressão é gerenciar todas as impressoras da empresa de forma completa. A equipe de outsourcing estuda o local e desenvolve um serviço personalizado e exclusivo para o cliente, onde são disponibilizadas as máquinas de acordo com a demanda.

Neste levantamento são determinados o número de cópias e os departamentos que utilizarão as impressoras, tipos e tamanhos de cópias e outros elementos.

O outsourcing de impressão não se limita apenas ao hardware, ou seja, os benefícios não se encontram apenas nos materiais físicos, mas também nos digitais.

O serviço traz soluções para que o gerenciamento de impressão funcione de forma otimizada nas empresas com a utilização de softwares de gestão de documentos.

Dessa forma, é possível que a empresa tenha controle de tudo o que está sendo impresso, salvo ou alterado dentre os documentos digitais.

Juntando a terceirização das máquinas à tecnologia, começam a surgir reduções de custos, aumento na produtividade e eficiência ao máximo.

As tecnologias que envolvem o outsourcing de Impressão

Listaremos aqui algumas das tecnologias que tornam o outsourcing de impressão prático e eficaz:

  • Software de impressão com liberação por PIN, Crachá ou Biometria: recurso de identificação digital que libera o documento a ser impresso por meio da autorização do cliente. O processo pode ser feito por PIN (senha) gerado pelo sistema ou cadastrado manualmente, por Crachá (se a empresa já tem ponto eletrônico cadastrado, não há necessidade de novos investimentos) e por Biometria. Assim, apenas o funcionário que enviou o pedido de impressão para a máquina pode realizar a retirada, evitando que o mesmo arquivo seja impresso mais de uma vez. Dessa forma, é possível reduzir perdas de papel e de suprimentos.
  • Bilhetagem de impressão: recurso que permite monitorar tudo o que está sendo impresso na empresa. Como forma de acabar com o desperdício, é possível identificar de qual departamento foi realizado o pedido de impressão e distribuir cotas de impressão para que haja um maior controle.
  • Controle de insumos e impressões: possibilidade de monitorar em tempo real a necessidade de substituição de suprimentos, realização de suporte técnico ou informações sobre o estado do equipamento.

Se você está em busca de soluções para um melhor gerenciamento de impressões e documentos na sua empresa, a Mil Cópias oferece uma maneira de otimizar seu trabalho para que seus custos sejam reduzidos e sua produtividade aumente! Solicite uma demonstração com nossa equipe preenchendo nosso formulário.

 


Reduza os custos de seu escritório de advocacia com Outsourcing de Impressão

Em tempos de pandemia de COVID-19, novos obstáculos estão surgindo em todos os segmentos e profissões, trazendo uma maré de incertezas para muitas empresas. Os escritórios de advocacia também têm sido alvo deste desafio, pois sua receita tem caído, mas seus gastos continuam.

Neste cenário, o outsourcing de impressão é uma solução eficaz para a redução de custos e de bons resultados para seu gerenciamento de impressões de documentos. Mostraremos a seguir os benefícios que você pode trazer para sua empresa usufruindo desta mudança.

Reduzindo os custos de impressão

É normal lidar com uma grande quantidade de papéis e documentos em um escritório de advocacia durante a rotina de trabalho. A impressão de todos esses papéis gera uma grande despesa no final do mês, o que pode ser um ponto negativo, já que a receita dos escritórios de advocacia pode mudar de acordo com o andamento dos processos ou contratos, entre outras possibilidades.

Neste caso, diminuir os custos mensais do escritório é uma ótima opção para manter a saúde financeira, principalmente agora, durante a quarentena, onde o fluxo de trabalhos e clientes pode não ser estável. E como começar a cortar as despesas?

Imprima mais e pague menos

Quando o assunto é reduzir custos, o serviço de outsourcing de impressão é a opção mais prática e eficaz para os escritórios de advocacia, pois além de um gasto menor com manutenções e suprimentos, o custo por cada impressão realizada diminui.

A implementação dessa estratégia aumentou o lucro de muitos escritórios que já adotaram o outsourcing. O dinheiro que antes era gasto em equipamentos ou insumos como cartuchos de tintas e toners, agora poderá ser aplicado em outras áreas do seu negócio, como ampliação de espaço ou no quadro de funcionários.

Além disso, o gerenciamento de impressões se tornou muito mais otimizado do que antes, pois a equipe de suporte do outsourcing oferece monitoramento à distância para acompanhar o nível e a necessidade de repor suprimentos, enviando os equipamentos sem a necessidade de se fazer o pedido.

Se, eventualmente, ocorrer algum atolamento de papéis nos equipamentos, o sistema irá detectar e o suporte técnico será acionado rapidamente para que a situação seja resolvida.

Ganhe tempo para cuidar do seu negócio

Uma vez que o serviço de outsourcing oferece total suporte para seu gerenciamento de impressão, você não precisa mais se preocupar em substituir cartuchos ou arrumar equipamentos parados ou travados, podendo focar em outras necessidades do seu segmento, enquanto nós cuidamos de tudo relacionado à ilha de impressões.

As máquinas oferecidas são adequadas à sua rotina de trabalho, ou seja, sua empresa passa por uma avaliação para entendermos suas necessidades como quantidade de equipamentos, distribuição das máquinas, tipos de impressão, entre outros. Para cada caso, disponibilizamos máquinas específicas.

Trabalhe com qualidade

Além da quantidade de equipamentos e impressões que eles gerarão por dia, outro fator super importante é a qualidade do seu material impresso, certo?

Esqueça as impressões borradas ou as digitalizações embaçadas, pois quaisquer de nossos produtos apresentam a melhor qualidade de impressão para a nitidez que você e seus cliente procuram.

Parceria de sucesso

Aproveitando o tema no segmento de advocacia, vale lembrar que fizemos uma parceria com a OAB de Linhares, onde pudemos proporcionar diversos recursos para advogados que não contam com escritórios próprios. Dentre as implementações de nossos serviços, estão:

  • Acesso à funções das impressoras via Wi-Fi
  • Impressão e digitalização por dispositivo móvel
  • Facilidade na gestão de documentos
  • Redução do extravio e perda de documentos

E se você está buscando praticidade, economia e qualidade em seus processos de impressão, a Mil Cópias oferece uma maneira de otimizar seu trabalho para que seus custos sejam reduzidos e sua produtividade aumente! Solicite uma demonstração com nossa equipe preenchendo nosso formulário.