Como simplificar os fluxos de trabalho na minha empresa?

Um dos maiores problemas de gestão no ambiente corporativo é o controle fácil e seguro do fluxo de trabalho da empresa. Especialmente se a maioria das ações são realizadas conforme a manutenção física. Então, como simplificar esses processos diários? Essa situação geralmente é resolvida usando um sistema de fluxo de trabalho digital, fazendo a digitalização de documentos.

O conceito define a sequência de etapas básicas para automatizar os processos de negócios, nesse caso, realizados em mídia digital. A principal diferença é que, além da comodidade e do controle pela Internet, qualquer tipo de manuseio de papel é eliminado. Quer saber mais sobre os workflows de processos digitais? Confira a seguir.

Garantias essenciais

É fundamental que o sistema de workflow permita a utilização de certificados digitais para assinatura de documentos eletrônicos e garantia de segurança. É o uso dessa tecnologia, por exemplo, que garante a legalidade de documentos assinados digitalmente.

Além disso, passa a ser mais fácil para as organizações assinar e verificar documentos. Isso não tem nada a ver com a localização geográfica das partes envolvidas. Também contribui para reduzir o tempo necessário para receber e enviar documentos por meio da mesma plataforma, que pode ser integrada ao legado existente da organização.

É comum observar que a aquisição de um sistema de fluxo de trabalho digital exige que a organização da empresa se adapte. Também pode ser necessário se ajustar a plataformas de software e hardware, bem como  demandar análises financeiras do negócio ou reorganização do processo produtivo. No entanto, a maioria dos casos de implementação de sistemas de fluxo de trabalho digital têm bons resultados.

Principais benefícios

Se todas as etapas dos processos e operações de negócios forem padronizadas, os ganhos em produtividade no trabalho logo serão percebidos. Os sistemas de fluxo de trabalho digital geralmente organizam e padronizam os fluxos de trabalho.

Isso reduz significativamente o número de erros no ambiente na preparação para a certificação de qualidade e retenção de conhecimento, especialmente na entrada de dados. Além disso, também elimina os riscos que podem ser causados pela saída de funcionários.

Todo trabalho tem um certo ritmo e tempo para completar uma determinada tarefa. Ao ser promovido digitalmente, o ciclo de trabalho ajuda a eliminar atividades que não agregam valor ao produto final. Reuniões, retrabalho, controle de simultaneidade e coleta de questões pendentes são exemplos óbvios.

Como o fluxo de trabalho é regularmente registrado de forma digital, é fácil acessar quando e como tarefas específicas são geradas, tornando o processo mais flexível. Uma vez que o sistema suporta o processo de carregamento automático, a capacidade de controle pode ser aprimorada. Além de outras medidas para garantir a execução de determinados serviços.

Todos esses processos internos fazem parte da organização da empresa, quando informações são transmitidas por meio de diferentes ferramentas. À medida que o tamanho da empresa se expande, esses processos se tornam mais complexos.

É quando chega o momento de promover uma melhor integração entre todo o ecossistema das plataformas, usando ferramentas  para criar fluxos de trabalho digitais e inteligentes.

Tem interesse? Entre em contato com a Mil Cópias.


O que é a bilhetagem de impressão?

Um dos maiores problemas de uma gestão está em avaliar os custos provenientes dos parques de impressão. Sem os mecanismos necessários, não há como saber exatamente o que e por quem estão sendo feitas as impressões.

A bilhetagem de impressão serve exatamente para facilitar essa análise, a partir de informações precisas referentes às impressões realizadas em todos os setores de uma empresa.

Esse serviço tem sido bastante procurado pelos gestores, já que tem colaborado na redução dos gastos mensais de forma considerável. A economia chega a milhares de reais somente por ter em mãos relatórios precisos do funcionamento do parque de impressão.

Vamos conhecer melhor sobre esse software e as suas vantagens? 

Software de bilhetagem de impressão

O objetivo da bilhetagem de impressão é avaliar de forma precisa os dados referentes às impressoras que compõem o parque de impressão de um negócio.

Ela funciona a partir de um software que é instalado no sistema da empresa, passando a fornecer de forma otimizada informações como: número de cópias extraídas, formato da impressão, quem as realizou, de qual equipamento foi feita, até a quantidade de tinta utilizada por cada impressora.

Imagine você, gestor, ter todos esses dados em mãos a cada mês para avaliar os custos. Isso certamente facilitará, e muito, na hora de decidir os cortes e definir estratégias de melhorias para o andamento das atividades na sua equipe, não é mesmo?

A bilhetagem de impressão é oferecida por empresas especializadas em softwares ou que disponibilizem o serviço de outsourcing de impressão, que também dispõe de outras vantagens como aluguel e manutenção de impressoras, reposição de suprimentos e correção de provas, por exemplo.

Vantagens da bilhetagem de impressão

As vantagens de possuir o software de bilhetagem de impressão são muitas. Isso pode ser visto de forma clara a cada mês, quando se percebe a redução dos custos com impressão.

Veja as principais:

  • Relatórios precisos: os gestores que enfrentam dificuldades para avaliar o funcionamento do parque de impressão da sua gestão não vão mais precisar se preocupar com essa realidade, já que, com a bilhetagem de impressão, é possível obter relatórios precisos com dados completos e determinantes sobre as impressões realizadas em cada equipamento.
  • Análise de dados: tendo em mãos todas as informações necessárias, é possível analisar os dados para descobrir onde os gastos estão concentrados e pensar em estratégias de melhorias.
  • Economia de recursos: é comum haver um uso incorreto das impressões se não houver um monitoramento eficaz. Por isso, o software de bilhetagem é tão favorável para a economia, pois intimida o mau uso das impressões pelos usuários, que se tornam até mais conscientes.
  • Decisões assertivas: a partir da avaliação feita com base no andamento das atividades de impressão, é possível tomar decisões mais eficazes para redução de cópias impressas e, consequentemente, economia nos gastos.

Como eu posso ter a bilhetagem de impressão na minha empresa?

Assim como já mencionado, esse serviço é oferecido por empresas especializadas em softwares ou outsourcing de impressão como a Mil Cópias. Além disso, você poderá contar com diversas outras soluções tão necessárias quanto essa, para o melhor andamento dos processos na sua gestão.

Entre em contato agora mesmo com um dos nossos especialistas para investir na melhoria do seu negócio!


Novo sistema de abertura e consulta de chamados WEB da Mil Cópias

A Mil Cópias conta com um sistema de abertura e consulta de chamados WEB para seus clientes de outsourcing de impressão, diretamente conectada à base do ERP, a nova plataforma possibilita uma gestão mais rápida, fácil e eficiente.

Nosso novo sistema de abertura e consulta de chamados WEB conta com os seguintes serviços:

  • Consulta de chamados de assistência técnica para os equipamentos locados
  • Consulta de informações referente ao contrato e equipamentos nele contido
  • Consulta de relatórios dos atendimentos realizados num período e avaliação se o tempo de atendimento contratado está sendo cumprido
  • Consulta de relatórios de acompanhamento de produção das máquinas
  • Consulta financeira e solicitação de segunda via de boletos

Além disso, o cliente terá acesso a áreas para abertura de chamados técnicos, análise de todos os chamados realizados, status atual e tempo de atendimento. Também será possível, visualizar os dados do contrato, equipamentos e demais informações, visualizar a posição financeira.

Um serviço de outsourcing de impressão completo é o que você procura?

Então entre em contato conosco agora mesmo.


Organização, inteligência e agilidade - Esses são alguns dos benefícios da Digitalização

O seu cliente precisa de uma informação importante e você ou seu colaborador precisam acessar uma sala de arquivos para encontrar um documento e então responder a essa demanda. Sem dúvidas, é uma opção que não apresenta organização, inteligência e agilidade, pelos menos não tanto quanto a digitalização.

Se a produtividade da sua equipe é vista como algo importante, é necessário adotar medidas que tornem os processos mais ágeis. Nesse contexto, entra a digitalização de documentos, que permite uma busca rápida de informações, além de influenciar em questões como economia de espaço (devido à diminuição de papéis), conservação de informações importantes, entre outros. Saiba mais sobre essa prática e como executá-la para melhorar os processos internos lendo o post!

Como funciona digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é uma prática relativamente recente que chegou com as demais ferramentas tecnológicas, promovendo facilidades para as empresas. É preciso alternativas para tornar o dia a dia mais prático, considerando a burocracia que grandes quantidades de papel envolvem.

Vamos considerar áreas como RH, por exemplo, na qual a emissão de documentos é grande e vários deles precisam ser guardados por alguns anos. A digitalização facilita a consulta a esses materiais e promove mais produtividade e organização para esse e outros setores.

Então, há ferramentas que possibilitam o processo rápido de digitalização e armazenagem de arquivos que facilitam a consulta, caso seja necessário.

O que fazer para ter esses benefícios?

Por outro lado, o processo de digitalização envolve mão de obra, ferramentas e tempo, o que pode ser um passo mais difícil para a sua empresa agora. Pensando nisso, recorrer a empresas especialistas pode tornar todo o percurso simples e rápido.

Hoje há serviços prestados de forma terceirizada para esse tipo de trabalho, tornando o dia a dia da sua equipe muito mais eficiente, uma vez que eles poderão focar em atividades mais estratégicas, e como essas empresas terceirizadas são especializadas no assunto, não haverá preocupação, retrabalho ou qualquer desconforto para sua companhia. Agora que você já conhece as vantagens da digitalização de documentos, entre em contato com a Mil Cópias e fale da sua necessidade, seguramente você receberá uma solução completamente adequada à sua empresa e seu orçamento.

Os benefícios vão além de economizar espaço em arquivos, pois atingem diretamente a sua prestação de serviços junto ao cliente, melhorando a produtividade dos seus colaboradores. Assim, o resultado é muito mais organização, inteligência e agilidade para seus colaboradores, que economizam tempo no trabalho, principalmente em atendimento ao cliente.

Se tem interesse, fale com um de nossos especialistas, entenda melhor essa dinâmica!


A eficiência de uma gráfica rápida

Na hora de buscar uma gráfica para realizar um projeto, o cliente pode ter inúmeras exigências, mas pode acabar se atrapalhando até em conceitos básicos, como o de uma gráfica rápida, por exemplo.

E você, sabe o que é a gráfica rápida?

Muitas vezes ela é confundida com uma impressão de má qualidade, o que está longe de ser verdade. Na prática, isso significa que o trabalho é uma união de eficiência e qualidade no serviço, com bons equipamentos e uma logística bem pensada.

Normalmente, o público-alvo para esse tipo de impressão são os publicitários e profissionais que trabalham com peças físicas. A maioria dos materiais criados nas agências de publicidade ou escritórios exige mais rapidez na produção, mas certamente sem perder a qualidade do produto.

Quais as vantagens da gráfica rápida?

Como vimos, a gráfica rápida é uma opção para quem procura eficiência. Se você tem urgência em algum trabalho ou impressão e trabalha com prazos curtos, o ideal é contratar esse tipo de serviço.

Se você é um cliente com bastante demanda, é essencial ter uma gráfica parceira. Na hora de escolher, não hesite em conferir os trabalhos prévios. Você pode pedir amostras das impressões que já foram feitas para outros clientes.

Uma grande vantagem das gráficas rápidas de qualidade é o uso de bons equipamentos. Se eles forem modernos e atualizados, pode confiar no serviço.

Gráfica rápida é a mesma coisa que copiadora?

Não! Na verdade, os serviços são bem diferentes. Enquanto a copiadora é responsável por reproduzir arquivos e documentos, a gráfica rápida é uma especialista em impressões digitais.

Se a sua intenção for copiar e imprimir documentos, procure uma copiadora. Ela trabalha com aparelhos com tecnologia de eletrofotografia ou xerografia. É ideal para estudantes acadêmicos, por exemplo, na hora de imprimir trabalhos ou fazer cópias de livros.

A gráfica rápida é muito diferente. Ela realiza a impressão de diferentes materiais gráficos, com diversos acabamentos, que se ajustam às necessidades do cliente. Vai muito além de cópias e xerox, já que ela presta um serviço para quem cria peças físicas de impressão.

A eficiência da gráfica rápida Mil Cópias

Na Mil Cópias, você conta com alta qualidade e velocidade de entrega. Oferecemos vários serviços de gráfica rápida, desde os mais básicos até os mais complexos. Aqui você encontra cópias, scan, plotagem, banners, acabamentos, formulários e impressos em geral. Trabalhamos com as mais diversas gramaturas e tipos de papel, desde o formato A4 até formatos maiores.

Algumas peças produzidas pela Mil Cópias;

Adesivos, banners, calendários, carimbos automáticos, envelopes personalizados, ímãs, marca páginas, presilhas e tags;

Blocos, cardápios, cartões de visita, cartões de ponto, crachás, panfletos e receituários;

Bolacha para CD, bolsas plásticas, cordões, lonas para placas, pasta reta e revelação de fotos.

Tudo feito com muita eficiência e qualidade no serviço e no atendimento. Ficou interessado e quer saber mais? Então converse com um de nossos especialistas em impressão e documentos pelo telefone (27) 3372 7171 ou preenchendo o nosso formulário de contato.


O valor atual do gerenciamento de documentos

O cenário em que vivemos em 2020 fez surgir a urgência do trabalho remoto. Com isso, tanto a estrutura do home office quanto a forma como as organizações operam precisaram ser reformuladas para garantir a qualidade na continuidade das operações. As empresas tiveram que descobrir como garantir a seus funcionários as mesmas condições de trabalho e gerenciar os documentos, independentemente de onde estivessem.

O trabalho remoto não é um fenômeno novo, muito menos, temporário. A tendência é que muitas empresas passem a trabalhar de maneira híbrida e flexível. E para isso, é fundamental que o funcionário consiga gerenciar documentos da mesma forma como faria se estivesse no escritório, independentemente da hora, do lugar e do dispositivo.

Segundo pesquisa realizada pelo M-Files, 43% dos entrevistados não conseguem acessar documentos e arquivos corporativos fora da empresa, e dois terços indicam que enfrentam desafios quando se trata de revisar e aprovar documentos remotamente. Além disso, 62% relatam que é pelo menos um pouco difícil encontrar as informações que procuram quando não estão no escritório.

A pesquisa também mostra que o gerenciamento de documentos como um todo continua sendo um desafio e se agrava com o teletrabalho. Com o crescente volume de informações, as organizações estão sendo incentivadas a dar permissão para que seus profissionais acessem, armazenem e gerenciem documentos na nuvem e trabalhem com eles da mesma maneira, de qualquer lugar.

O M-Files fornece uma plataforma inteligente de gerenciamento de informações de próxima geração que melhora o desempenho dos negócios, ajudando as pessoas a encontrarem e usarem as informações com mais eficiência. Diferentemente dos sistemas tradicionais de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) ou das plataformas de serviços de conteúdo, o M-Files unifica sistemas, dados e conteúdo em toda a organização, sem perturbar os sistemas e processos existentes nem exigir a migração de dados.

A capacidade de acessar informações fora do escritório está se tornando cada vez mais importante à medida que a força de trabalho remota continua a crescer. Sua empresa está pronta para isso?

Baixe o ebook completo para saber mais sobre o gerenciamento de documentos no trabalho remoto.

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Outsourcing e terceirização são a mesma coisa?

É muito comum que se use, no meio corporativo, vários termos técnicos que podem confundir quem não estiver muito familiarizado com determinado assunto. Sendo assim, é muito comum fazer confusão entre os termos outsourcing e terceirização.

No entanto, iremos esclarecer neste artigo as diferenças entre estes dois tipos de serviços. Acompanhe!

Diferença entre Outsourcing e Terceirização

Vamos esclarecer agora, de uma vez por todas as diferenças entre os serviços de outsourcing e terceirização. O primeiro tem como objetivo levar proporcionar às empresas contratantes benefícios estruturais. O outsourcing costuma, inclusive, ajudar na redução de custos.

Esse serviço é capaz de fazer com que as contratantes entrem em contato com profissionais bastante qualificados, além de um suporte que auxilia em qualquer tipo de decisão estratégica a ser tomada. As empresas de outsourcing são capazes de oferecer um conhecimento mais profundo de sua área de atuação.

No entanto, quando uma organização contrata serviços terceirizados, ela está contratando atividades mais básicas. Uma empresa terceirizada fornece profissionais para realizar tarefas mais simples, chamadas de atividades auxiliares, que ajudam a manter um bom funcionamento de qualquer contratante. Como o serviço de limpeza, por exemplo.

O outsourcing como uma parceria estratégica

O serviço de outsourcing é aquele em que uma empresa não ligada a outra é contratada para assumir um setor desta, atuando de forma estratégica. A empresa de outsourcing precisa ter um conhecimento bastante profundo do setor onde ela atuará, tendo em mente que o seu papel é muito significativo para o desempenho da empresa contratante.

Sendo assim, antes de contratar qualquer serviço de outsourcing, as organizações precisam realizar um grande levantamento interno para entender qual é o seu core business, ou seja, quais as atividades-chave que ela desempenha.

Este core business identificados por essa pesquisa interna não deve ser onde as empresas de outsourcing atuarão. Isso porque existe uma grande responsabilidade envolvida nestas atividades, que tem a ver com os principais conhecimentos acumulados e habilidades e dos profissionais da contratante. O outsourcing gerencia setores e tarefas complementares, como contabilidade, Tecnologia da Informação, Recursos Humanos etc.

A terceirização como parceira na redução de custos

Como dito anteriormente, a terceirização significa a contratação de empresas para realizar tarefas que fornecem o suporte básico ao funcionamento de qualquer negócio, impactando menos no que se refere à estratégia.

Sua finalidade também é a redução de custos, pois a empresa contratante não precisará se ocupar com os encargos trabalhistas, que estarão a cargo da terceirizada. Em geral, essas empresas fornecem serviços de manutenção, limpeza, jardinagem e segurança, por exemplo.

Em geral, não é exigido de um profissional contratado pelas empresas terceirizadas um grande nível de excelência. Na maioria dos casos, seus serviços são de qualificação média, em nível técnico. No entanto, existem algumas exceções. A terceirização de serviços de saúde e de assistência técnica são alguns exemplos.

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A Mil Cópias é especialista no mercado de impressão e imagem, principalmente em gestão de impressão, gestão de cópias, gerenciamento de impressão, gerenciamento de cópias, controle de impressão, controle de cópias e aluguel de impressora.


Como o outsourcing de impressão é importante para o core business do cliente

O outsourcing de impressão se apresenta como uma excelente solução para o empresário que busca mais alcance para o seu negócio, mais agilidade em seus objetivos e destaque no mercado. É uma excelente estratégia para a empresa que busca focar em seu core business ou, como muitos conhecem, em sua atividade fim ou principal negócio.

Para entender melhor como o outsourcing de impressão é importante para seu core business, continue a leitura.

Afinal, o que é outsourcing de impressão?

Outsourcing de impressão é o processo pelo qual os serviços de impressão e cópias de uma organização são terceirizados. Portanto, envolve todo e qualquer procedimento que tenha relação com a impressão ou cópia de documentos ou imagens.

No dia a dia, uma empresa precisa imprimir ou tirar cópias de documentos para dar andamento em operações como admissão e demissão de pessoal, elaboração e impressão de contratos de vendas de produtos, emissão de notas fiscais e serviços, entre outros. O que o outsourcing de impressão faz é justamente centralizar esse procedimento, garantindo que ele seja feito com eficiência, economia e produtividade.

Como o outsourcing de impressão ajuda seu negócio a manter o foco em sua atividade principal?

O outsourcing de impressão traz diversas vantagens para uma empresa, de maneira a fazer com que ela obtenha melhores resultados em suas operações. As principais vantagens são:

  • De um modo geral, quem fica a responsável pelo fornecimento de equipamentos necessários para a impressão e cópias de documentos (como impressoras de alto padrão) é a empresa responsável pelo outsourcing de impressão;
  • Os equipamentos fornecidos pela empresa responsável pelo outsourcing de impressão passam periodicamente pela manutenção preventiva e corretiva. Na prática, isso significa que a sua empresa nunca ficará na mão quando precisar imprimir ou tirar cópias de documentos indispensáveis para o funcionamento adequado de suas operações;
  • O outsourcing de impressão também conta com serviço técnico especializado que garante que a empresa esteja sempre assistida, sobretudo nos momentos emergenciais;
  • A empresa de outsourcing de impressão fornece não apenas equipamentos para realizar o serviço de impressão e cópias, mas também programas ou softwares específicos, que ajudam a empresa, de uma maneira geral, a gerir esse processo de forma eficiente;
  • Contribui para que essa operação seja controlada de forma efetiva pela equipe responsável pelo outsourcing de impressão. Na prática, isso reduz custos e pode garantir que a empresa preserve sua saúde financeira.

Como pudemos ver, o outsourcing de impressão oferece diversas vantagens para uma empresa. São, na verdade, vantagens capazes de fazer com que ela foque em sua atividade principal e, assim, consiga alcançar seus objetivos com mais agilidade e, dessa maneira, obter o destaque que deseja no mercado. É uma excelente estratégia para seu core business.

Dicou interessado em implementar o outsourcing de impressão em sua empresa para que ela melhore seus resultados? Entre em contato conosco agora mesmo!


Sistema de gerenciamento de documentos na nuvem vs. no local

Com tantos documentos, otimizar o trabalho é uma tarefa árdua. Vamos explicar como funciona o sistema de gerenciamento de documentos e ajudá-lo a decidir entre nuvem ou no local.

No passado, armários de arquivamento recobriam todos os cantos dos escritórios, usavam uma extensa metragem e dificultavam a organização.

Com a revolução digital, este problema ficou para trás. Atualmente, com a ajuda de softwares de gerenciamento, podemos organizar e acessar com mais facilidade os arquivos da empresa.

Usando um bom sistema de gerenciamento de documentos é possível otimizar os processos da sua organização.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos é uma estratégia ampla de armazenamento, rastreio e gerência de documentos digitais.

Usar softwares para garantir a organização e proteção dos documentos da empresa, tem se tornado o caminho mais procurado por líderes organizacionais.

Escolher o sistema de gerenciamento de documentos que vai se adequar melhor à sua empresa é uma tarefa que precisa de ponderação sobre as necessidades da organização.

A primeira das decisões é: se para a empresa é melhor uma solução baseada em nuvem ou local.

Qual a diferença entre os sistemas em nuvem e local?

Quando você compara sistema de nuvem vs. no local, muitas vezes a comparação se resume a controle. A mobilidade de dados e a colaboração eficiente da nuvem contra o controle e a conformidade mais eficazes do sistema local.

Gerenciamento em nuvem

Um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem armazena os documentos na nuvem, possibilitando o acesso em qualquer lugar onde houver internet disponível.

O serviço em nuvem está em constante atualização, garantindo sempre a melhor tecnologia e manutenção mínima sem necessidade de intervenção manual, o que poupa esforços e tempo, é muito seguro e eficiente e com fácil instalação, permitindo a empresa usufruir dos benefícios desde os primeiros dias.

Gerenciamento no local

O armazenamento por meio de um servidor local garante um maior controle sobre os documentos.

Quando a empresa se sente mais confortável com o armazenamento no local, é necessária a instalação de servidores físicos e programas de intranet adaptados à logística da empresa, o que demanda tempo e um investimento maior.

Este modelo de servidor é recomendado normalmente quando existe regulamentação exigindo o armazenamento local ou quando países requisitam soberania de dados, por exemplo.

Optando por uma solução híbrida.

Existe também a possibilidade de implementar um serviço híbrido com servidores locais e sistema em nuvem. Isso vai oferecer controle e gerenciamento de registros no local com a flexibilidade da mobilidade de dados.

Uma infraestrutura híbrida também elimina a necessidade de migração de dados, o que facilita na adaptação da empresa.

Vantagens do sistema gerenciamento de documento

Ter um sistema de gerenciamento de documentos facilita o trabalho, e melhora a eficiência através da economia de horas em tarefas improdutivas.

Também diminui o risco à segurança das informações, com a aplicação de controles e sistemas de acesso, além de todos os dados estarem criptografados tanto em armazenamento quanto em transferência.

O sistema de gerenciamento de documentos melhora o compartilhamento de dados internos e monitoria de fluxo de trabalho.

A Mil Cópias oferece vários modelos de solução para ajudá-lo a resolver rapidamente desafios de gerenciamento de documentos, adaptando a necessidade da sua organização.

Fale com um especialista em impressão e documentos. 


Por que evitar trocas prematuras de cartuchos e toners?

O que são trocas prematuras?

A troca prematura acontece quando o cartucho ou toner na impressora é trocado antes que sua carga de tinta realmente acabe. Ou seja, ele é descartado e substituído por um suprimento novo sem necessidade, pois ainda poderia ser usado por mais tempo. Isso gera desperdício e aumento de custo da operação.

A troca prematura acontece muitas vezes quando o cartucho ainda tem 5%, 10% ou até 15% de sua carga para ser utilizada. Ao longo do tempo, se as trocas sempre forem realizadas prematuramente, isso representará um grande desperdício e um custo adicional bastante representativo.

Por que as trocas prematuras acontecem?

Existem muitos motivos que podem fazer com que o toner ou cartucho da impressora seja trocado antes do tempo. Confira alguns:

Quando a impressora exibe mensagem de nível baixo de tinta: a maior parte dos equipamentos exibirá uma mensagem alertando para o nível baixo de tinta. Essa mensagem é exibida quando a tinta está acabando, e não significa que de fato já acabou.

Pense em um veículo que entra na reserva de combustível, por exemplo. Quando isso acontece, não significa de fato que o combustível acabou totalmente e o carro não irá mais andar. Pelo contrário, ainda é possível rodar alguns quilômetros utilizando a reserva, certo? Com o toner ou cartucho é a mesma coisa.

É normal que o aviso de “nível baixo de tinta” gere uma ansiedade e faça com que a pessoa troque o cartucho na hora. Mas isso não deve ser feito ainda, já que ainda existe tinta para ser utilizada naquele suprimento. O ideal é continuar usando o cartucho até que a impressora exiba o aviso de que a tinta acabou completamente.

Quando a impressora exibe uma mensagem de erro

O equipamento exibe uma mensagem de erro, e o usuário não tem conhecimento de como consertar. É possível que, após ligar e desligar o equipamento, trocar o toner seja o próximo passo que ele tome para tentar resolver o problema.

Porém é bastante possível que o toner vazio não seja a causa do problema. Por isso, o ideal nessa situação é buscar ajuda do técnico especializado para consertar o equipamento. Assim, além de evitar desperdícios, você também evita danificar ainda mais a impressora.

As impressões parecem estar “mais fracas”

Mesmo que a impressora não exiba uma mensagem de “tinta acabando”, o usuário pode julgar que a impressão está mais fraca ou falhada. Ele entende que isso acontece, pois a tinta está no fim, e acaba trocando o cartucho ou toner sem necessidade.

Na verdade, a impressão mais fraca pode estar relacionada a outras questões, inclusive à configuração de impressão no próprio computador. Novamente, o ideal nessa situação é buscar a ajuda especializada e não tentar resolver o problema sozinho.

Acompanhe nosso blog para saber mais sobre o setor.


O outsourcing de impressão pode ser mais que uma opção: pode ser uma necessidade

Toda e qualquer empresa com grande volume de impressão, seja ela micro, pequena, média ou grande, pode encontrar no outsourcing de impressão a melhor alternativa. Escritórios de advocacia, contabilidade e imobiliárias são exemplos de empresas que imprimem e digitalizam muitos documentos, e sabemos que agora, mais do que nunca, as empresas estão reavaliando os seus gastos e enxugando despesas.

Os custos para manter uma impressora própria podem ir muito além da aquisição de cartuchos e o conserto de equipamentos. O outsourcing de impressão proporciona maior agilidade, mais qualidade e nenhuma dor de cabeça, além do gerenciamento de custos, promovendo uma redução de quase 30% nos gastos com impressão.

Impressões implicam em gastos. E se o equipamento não for bom, esses gastos podem ser maiores ainda: despesa com manutenção, impressões mal feitas e retrabalho. Desperdiçar tempo com os problemas gerados por seus equipamentos multifuncionais é inviável. Por isso, a Mil Cópias se responsabiliza pela manutenção, pelos ajustes e pela conservação dos equipamentos, garantindo sua total funcionalidade.

Garantimos qualidade por meio de equipamentos tecnológicos e atualizados. Com portfólio de equipamentos e soluções de impressão da Mil Cópias, você:

  • Alta velocidade de impressão
  • Conta com uma plataforma de soluções embarcadas para otimizar o fluxo de trabalho
  • Usufrui de um painel táctil de 4.3 polegadas (10.9cm)
  • Possui um processador de documentos dual scan, que suporta até formato A6
  • Conta com impressão e scanner Mobile e Wi-Fi Direct
  • Usa funções de cópia, impressão, digitalização em cores e fax

Imprima frente e verso automaticamente e digitalize numa única passada com nossos equipamentos de ponta. Gerando menos despesas, maior agilidade, mais qualidade e sem dor de cabeça para você e para toda a sua equipe. Um grande salto no que diz respeito à produtividade.

Os equipamentos do outsourcing de impressão da Mil Cópias representam o que há de melhor no setor, com um desempenho fora de série. Eles são rápidos e têm um custo de exploração muito baixo. Conectáveis com praticamente todos os smartphones, suportam Wi-Fi Direct e podem ser controlados intuitivamente através de um painel tátil de 4.3 polegadas. Mas o grande diferencial é a plataforma HyPAS opcional, que permite a utilização de várias aplicações que irão otimizar o fluxo de trabalho.

O outsourcing de impressão da Mil Cópias torna seu escritório mais sustentável e eficiente. Agende já uma demonstração.


Conheça a plotter da Canon para impressão de grandes formatos

 

O outsourcing de impressão é o serviço de aluguel de diversos equipamentos relacionados à impressão como impressoras, scanners e multifuncionais, e pode ser utilizado por todos os tipos de empresa: de pequeno, médio ou grande porte, escritórios, hospitais e Instituições de Ensino. Com o outsourcing de impressão, você diminui gastos com ativos, aumenta o índice de produtividade e ainda conta com manutenção preventiva.

Uma das modalidades encontradas dentro do portfolio de serviços de outsourcing da Mil Cópias é a impressão em grandes formatos, usada para imprimir desenhos em grandes extensões e com elevados qualidade e rigor. Utilizando plotters da Canon você garante uma impressão fidedigna da espessura das linhas, hachuras, legendas e escalas, com alta qualidade de resolução e nitidez de cores.

Mais inteligente do que os modelos similares, o hardware dos plotters da Canon permite imprimir em toda a área do papel, reduzindo o desperdício e eliminando a necessidade de refis. Seus modelos atendem às demandas dos mais diversos segmentos:

  • Construção
  • Engenharia
  • Arquitetura
  • Indústria elétrica, mecânica, moveleira e hidráulica

Imprima plantas e projetos com riquezas de detalhes diretamente do Autocad, arquivos DWG ou PLT. Tenha uma impressão fidedigna da espessura das linhas, hachuras, legendas e escalas com alta qualidade de resolução e nitidez de cores.

Entre em contato e agende uma demonstração.