Como o outsourcing de impressão é importante para o core business do cliente

O outsourcing de impressão se apresenta como uma excelente solução para o empresário que busca mais alcance para o seu negócio, mais agilidade em seus objetivos e destaque no mercado. É uma excelente estratégia para a empresa que busca focar em seu core business ou, como muitos conhecem, em sua atividade fim ou principal negócio.

Para entender melhor como o outsourcing de impressão é importante para seu core business, continue a leitura.

Afinal, o que é outsourcing de impressão?

Outsourcing de impressão é o processo pelo qual os serviços de impressão e cópias de uma organização são terceirizados. Portanto, envolve todo e qualquer procedimento que tenha relação com a impressão ou cópia de documentos ou imagens.

No dia a dia, uma empresa precisa imprimir ou tirar cópias de documentos para dar andamento em operações como admissão e demissão de pessoal, elaboração e impressão de contratos de vendas de produtos, emissão de notas fiscais e serviços, entre outros. O que o outsourcing de impressão faz é justamente centralizar esse procedimento, garantindo que ele seja feito com eficiência, economia e produtividade.

Como o outsourcing de impressão ajuda seu negócio a manter o foco em sua atividade principal?

O outsourcing de impressão traz diversas vantagens para uma empresa, de maneira a fazer com que ela obtenha melhores resultados em suas operações. As principais vantagens são:

  • De um modo geral, quem fica a responsável pelo fornecimento de equipamentos necessários para a impressão e cópias de documentos (como impressoras de alto padrão) é a empresa responsável pelo outsourcing de impressão;
  • Os equipamentos fornecidos pela empresa responsável pelo outsourcing de impressão passam periodicamente pela manutenção preventiva e corretiva. Na prática, isso significa que a sua empresa nunca ficará na mão quando precisar imprimir ou tirar cópias de documentos indispensáveis para o funcionamento adequado de suas operações;
  • O outsourcing de impressão também conta com serviço técnico especializado que garante que a empresa esteja sempre assistida, sobretudo nos momentos emergenciais;
  • A empresa de outsourcing de impressão fornece não apenas equipamentos para realizar o serviço de impressão e cópias, mas também programas ou softwares específicos, que ajudam a empresa, de uma maneira geral, a gerir esse processo de forma eficiente;
  • Contribui para que essa operação seja controlada de forma efetiva pela equipe responsável pelo outsourcing de impressão. Na prática, isso reduz custos e pode garantir que a empresa preserve sua saúde financeira.

Como pudemos ver, o outsourcing de impressão oferece diversas vantagens para uma empresa. São, na verdade, vantagens capazes de fazer com que ela foque em sua atividade principal e, assim, consiga alcançar seus objetivos com mais agilidade e, dessa maneira, obter o destaque que deseja no mercado. É uma excelente estratégia para seu core business.

Dicou interessado em implementar o outsourcing de impressão em sua empresa para que ela melhore seus resultados? Entre em contato conosco agora mesmo!


Sistema de gerenciamento de documentos na nuvem vs. no local

Com tantos documentos, otimizar o trabalho é uma tarefa árdua. Vamos explicar como funciona o sistema de gerenciamento de documentos e ajudá-lo a decidir entre nuvem ou no local.

No passado, armários de arquivamento recobriam todos os cantos dos escritórios, usavam uma extensa metragem e dificultavam a organização.

Com a revolução digital, este problema ficou para trás. Atualmente, com a ajuda de softwares de gerenciamento, podemos organizar e acessar com mais facilidade os arquivos da empresa.

Usando um bom sistema de gerenciamento de documentos é possível otimizar os processos da sua organização.

O que é um sistema de gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos é uma estratégia ampla de armazenamento, rastreio e gerência de documentos digitais.

Usar softwares para garantir a organização e proteção dos documentos da empresa, tem se tornado o caminho mais procurado por líderes organizacionais.

Escolher o sistema de gerenciamento de documentos que vai se adequar melhor à sua empresa é uma tarefa que precisa de ponderação sobre as necessidades da organização.

A primeira das decisões é: se para a empresa é melhor uma solução baseada em nuvem ou local.

Qual a diferença entre os sistemas em nuvem e local?

Quando você compara sistema de nuvem vs. no local, muitas vezes a comparação se resume a controle. A mobilidade de dados e a colaboração eficiente da nuvem contra o controle e a conformidade mais eficazes do sistema local.

Gerenciamento em nuvem

Um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem armazena os documentos na nuvem, possibilitando o acesso em qualquer lugar onde houver internet disponível.

O serviço em nuvem está em constante atualização, garantindo sempre a melhor tecnologia e manutenção mínima sem necessidade de intervenção manual, o que poupa esforços e tempo, é muito seguro e eficiente e com fácil instalação, permitindo a empresa usufruir dos benefícios desde os primeiros dias.

Gerenciamento no local

O armazenamento por meio de um servidor local garante um maior controle sobre os documentos.

Quando a empresa se sente mais confortável com o armazenamento no local, é necessária a instalação de servidores físicos e programas de intranet adaptados à logística da empresa, o que demanda tempo e um investimento maior.

Este modelo de servidor é recomendado normalmente quando existe regulamentação exigindo o armazenamento local ou quando países requisitam soberania de dados, por exemplo.

Optando por uma solução híbrida.

Existe também a possibilidade de implementar um serviço híbrido com servidores locais e sistema em nuvem. Isso vai oferecer controle e gerenciamento de registros no local com a flexibilidade da mobilidade de dados.

Uma infraestrutura híbrida também elimina a necessidade de migração de dados, o que facilita na adaptação da empresa.

Vantagens do sistema gerenciamento de documento

Ter um sistema de gerenciamento de documentos facilita o trabalho, e melhora a eficiência através da economia de horas em tarefas improdutivas.

Também diminui o risco à segurança das informações, com a aplicação de controles e sistemas de acesso, além de todos os dados estarem criptografados tanto em armazenamento quanto em transferência.

O sistema de gerenciamento de documentos melhora o compartilhamento de dados internos e monitoria de fluxo de trabalho.

A Mil Cópias oferece vários modelos de solução para ajudá-lo a resolver rapidamente desafios de gerenciamento de documentos, adaptando a necessidade da sua organização.

Fale com um especialista em impressão e documentos. 


Por que evitar trocas prematuras de cartuchos e toners?

O que são trocas prematuras?

A troca prematura acontece quando o cartucho ou toner na impressora é trocado antes que sua carga de tinta realmente acabe. Ou seja, ele é descartado e substituído por um suprimento novo sem necessidade, pois ainda poderia ser usado por mais tempo. Isso gera desperdício e aumento de custo da operação.

A troca prematura acontece muitas vezes quando o cartucho ainda tem 5%, 10% ou até 15% de sua carga para ser utilizada. Ao longo do tempo, se as trocas sempre forem realizadas prematuramente, isso representará um grande desperdício e um custo adicional bastante representativo.

Por que as trocas prematuras acontecem?

Existem muitos motivos que podem fazer com que o toner ou cartucho da impressora seja trocado antes do tempo. Confira alguns:

Quando a impressora exibe mensagem de nível baixo de tinta: a maior parte dos equipamentos exibirá uma mensagem alertando para o nível baixo de tinta. Essa mensagem é exibida quando a tinta está acabando, e não significa que de fato já acabou.

Pense em um veículo que entra na reserva de combustível, por exemplo. Quando isso acontece, não significa de fato que o combustível acabou totalmente e o carro não irá mais andar. Pelo contrário, ainda é possível rodar alguns quilômetros utilizando a reserva, certo? Com o toner ou cartucho é a mesma coisa.

É normal que o aviso de “nível baixo de tinta” gere uma ansiedade e faça com que a pessoa troque o cartucho na hora. Mas isso não deve ser feito ainda, já que ainda existe tinta para ser utilizada naquele suprimento. O ideal é continuar usando o cartucho até que a impressora exiba o aviso de que a tinta acabou completamente.

Quando a impressora exibe uma mensagem de erro

O equipamento exibe uma mensagem de erro, e o usuário não tem conhecimento de como consertar. É possível que, após ligar e desligar o equipamento, trocar o toner seja o próximo passo que ele tome para tentar resolver o problema.

Porém é bastante possível que o toner vazio não seja a causa do problema. Por isso, o ideal nessa situação é buscar ajuda do técnico especializado para consertar o equipamento. Assim, além de evitar desperdícios, você também evita danificar ainda mais a impressora.

As impressões parecem estar “mais fracas”

Mesmo que a impressora não exiba uma mensagem de “tinta acabando”, o usuário pode julgar que a impressão está mais fraca ou falhada. Ele entende que isso acontece, pois a tinta está no fim, e acaba trocando o cartucho ou toner sem necessidade.

Na verdade, a impressão mais fraca pode estar relacionada a outras questões, inclusive à configuração de impressão no próprio computador. Novamente, o ideal nessa situação é buscar a ajuda especializada e não tentar resolver o problema sozinho.

Acompanhe nosso blog para saber mais sobre o setor.


O outsourcing de impressão pode ser mais que uma opção: pode ser uma necessidade

Toda e qualquer empresa com grande volume de impressão, seja ela micro, pequena, média ou grande, pode encontrar no outsourcing de impressão a melhor alternativa. Escritórios de advocacia, contabilidade e imobiliárias são exemplos de empresas que imprimem e digitalizam muitos documentos, e sabemos que agora, mais do que nunca, as empresas estão reavaliando os seus gastos e enxugando despesas.

Os custos para manter uma impressora própria podem ir muito além da aquisição de cartuchos e o conserto de equipamentos. O outsourcing de impressão proporciona maior agilidade, mais qualidade e nenhuma dor de cabeça, além do gerenciamento de custos, promovendo uma redução de quase 30% nos gastos com impressão.

Impressões implicam em gastos. E se o equipamento não for bom, esses gastos podem ser maiores ainda: despesa com manutenção, impressões mal feitas e retrabalho. Desperdiçar tempo com os problemas gerados por seus equipamentos multifuncionais é inviável. Por isso, a Mil Cópias se responsabiliza pela manutenção, pelos ajustes e pela conservação dos equipamentos, garantindo sua total funcionalidade.

Garantimos qualidade por meio de equipamentos tecnológicos e atualizados. Com portfólio de equipamentos e soluções de impressão da Mil Cópias, você:

  • Alta velocidade de impressão
  • Conta com uma plataforma de soluções embarcadas para otimizar o fluxo de trabalho
  • Usufrui de um painel táctil de 4.3 polegadas (10.9cm)
  • Possui um processador de documentos dual scan, que suporta até formato A6
  • Conta com impressão e scanner Mobile e Wi-Fi Direct
  • Usa funções de cópia, impressão, digitalização em cores e fax

Imprima frente e verso automaticamente e digitalize numa única passada com nossos equipamentos de ponta. Gerando menos despesas, maior agilidade, mais qualidade e sem dor de cabeça para você e para toda a sua equipe. Um grande salto no que diz respeito à produtividade.

Os equipamentos do outsourcing de impressão da Mil Cópias representam o que há de melhor no setor, com um desempenho fora de série. Eles são rápidos e têm um custo de exploração muito baixo. Conectáveis com praticamente todos os smartphones, suportam Wi-Fi Direct e podem ser controlados intuitivamente através de um painel tátil de 4.3 polegadas. Mas o grande diferencial é a plataforma HyPAS opcional, que permite a utilização de várias aplicações que irão otimizar o fluxo de trabalho.

O outsourcing de impressão da Mil Cópias torna seu escritório mais sustentável e eficiente. Agende já uma demonstração.


Conheça a plotter da Canon para impressão de grandes formatos

 

O outsourcing de impressão é o serviço de aluguel de diversos equipamentos relacionados à impressão como impressoras, scanners e multifuncionais, e pode ser utilizado por todos os tipos de empresa: de pequeno, médio ou grande porte, escritórios, hospitais e Instituições de Ensino. Com o outsourcing de impressão, você diminui gastos com ativos, aumenta o índice de produtividade e ainda conta com manutenção preventiva.

Uma das modalidades encontradas dentro do portfolio de serviços de outsourcing da Mil Cópias é a impressão em grandes formatos, usada para imprimir desenhos em grandes extensões e com elevados qualidade e rigor. Utilizando plotters da Canon você garante uma impressão fidedigna da espessura das linhas, hachuras, legendas e escalas, com alta qualidade de resolução e nitidez de cores.

Mais inteligente do que os modelos similares, o hardware dos plotters da Canon permite imprimir em toda a área do papel, reduzindo o desperdício e eliminando a necessidade de refis. Seus modelos atendem às demandas dos mais diversos segmentos:

  • Construção
  • Engenharia
  • Arquitetura
  • Indústria elétrica, mecânica, moveleira e hidráulica

Imprima plantas e projetos com riquezas de detalhes diretamente do Autocad, arquivos DWG ou PLT. Tenha uma impressão fidedigna da espessura das linhas, hachuras, legendas e escalas com alta qualidade de resolução e nitidez de cores.

Entre em contato e agende uma demonstração.


Outsourcing ou terceirização? Qual a melhor opção para o seu negócio?

Muitas vezes, o outsourcing é confundido com terceirização. A terceirização é mais facilmente identificada nas empresas. Tratam-se de atividades mais simples, como a execução de tarefas auxiliares que contribuem para o bom andamento da empresa, visando principalmente a redução de custos. O outsourcing, embora também seja uma boa escolha para a redução de custos, visa levar benefícios estruturais às empresas. Para isso, são contratados profissionais altamente qualificados para dar suporte nas decisões estratégicas, pois possuem um conhecimento mais aprofundado a respeito da área de atuação.

A escolha dos parceiros que realizarão atividades complementares às da organização não implica apenas em quem será contratado, mas também no modo como a empresa contratada vai atuar e integrar o processo produtivo ou de gestão. O outsourcing é a escolha de uma parceria estratégica. Para que a atividade final seja cumprida com excelência, existem tarefas complementares que devem ser executadas e que, quando realizadas por especialistas, salvam os gestores de muita dor de cabeça.

A área de tecnologia, por exemplo, passa por muitas mudanças em curtos períodos de tempo e sua evolução acarreta a transformação dos ramos em que é aplicada. Fica muito difícil para os gestores acompanharem e aplicarem todas as atualizações em seu negócio. Por isso, as empresas de outsourcing se mantêm atualizadas em relação às mudanças nas tecnologias e em processos de desenvolvimento e podem orientar o contratante em relação à aplicação de novidades tecnológicas.

A terceirização é uma parceria para redução de custos. Tratam-se de empresas que realizarão atividades que dão suporte ao funcionamento da organização, mas com menor impacto sobre a sua estratégia de atuação. Normalmente, os serviços prestados nesse modelo são limpeza, segurança, jardinagem, manutenção em ar-condicionado e outras de natureza mais prática.

Em um sentido amplo, outsourcing e terceirização podem ser considerados sinônimos. Diferem-se no ponto em que a terceirização é a contratação de empresas para serviços sem valor agregado, mais distantes do core business do contratante, enquanto que no outsourcing, são terceirizadas áreas estratégicas da empresa.

Quando contratar serviços de outsourcing?

Em sua empresa, você entende tudo dos processos envolvidos e contratou bons profissionais para setores como RH, TI e contábil, áreas que você não domina. Neste cenário, não há especialistas em impressão, por exemplo, de forma que acaba sobrando para todos os setores e níveis hierárquicos controlarem o suprimento de papel e a quantidade de impressões, elevando os custos e perdendo a qualidade.

Diante disso, você enxerga duas opções: deixar que essa forma de gestão das impressões vire um hábito onde todos se acostumem com a ineficiência do processo, ou correr atrás e estudar tudo sobre impressões, desviando o foco de sua função. Em ambas as situações, a melhor solução é contratar um outsourcing de impressão, colocando o trabalho nas mãos de quem entende do assunto e será capaz de otimizar os processos.

As principais vantagens do outsourcing de impressão são o monitoramento remoto dos níveis de tinta das impressoras, o que faz com que novos suprimentos sejam enviados antes que os antigos acabem, e a manutenção preventiva, que permite que seus equipamentos nunca fiquem sem funcionar, pois os problemas são identificados e solucionados previamente. Quando existe atolamento de papel em uma máquina, por exemplo, um alerta é emitido automaticamente para que o suporte tome as providências necessárias.

Dê adeus aos problemas com impressoras e foque em seu core business, deixando as dores de cabeça com impressão com uma empresa especialista no assunto. Reduza custos e maximize as horas de produtividade do dia a dia.

Se você decidir contratar outsourcing de impressão para sua empresa, agende uma demonstração com um de nossos especialistas.


6 erros comuns em segurança na impressão

A segurança nas impressões não é algo que as empresas costumam considerar em sua política de segurança. As impressoras e multifuncionais são tradicionalmente vistas como dispositivo seguros, mas violações de dados relacionadas à impressão são frequentes e seus resultados, dispendiosos. Incidentes desse tipo acarretam perda de produtividade e de receita.

A alta frequência de violações de dados relacionados à impressão demonstra que as organizações precisam fazer mais para proteger seus dispositivos, redes e dados. Como anda a segurança dos documentos na sua empresa? Listamos 6 erros comuns quando o assunto é segurança em impressão:

  • Um sistema de acesso vulnerável;
  • Documentos deixados na bandeja de impressão;
  • Nenhuma proteção por senha;
  • Falta de um fluxo de trabalho de impressão;
  • Impressão sem garantia e conformidade;
  • Impressão móvel sem controle.

Uma política de segurança de informações adequada deve contar com um conjunto abrangente de medidas que proteja o sistema de impressão. Dê adeus a essa preocupação: utilize um sistema de monitoramento e gestão de dados do parque de impressão. Garanta que tudo está conectado ao seu ambiente de TI de maneira segura e em conformidade.

Nosso serviço de outsourcing de impressão oferece uma infraestrutura segura, padroniza fluxos de trabalho e garante a saída segura do seu documento. Proteja suas informações, agende uma demonstração com a nossa equipe.


Locação de impressão: 5 razões para a sua empresa optar por esse serviço

Uma das maiores tendências de empresas que se preocupam com a qualidade e desempenho dos serviços e produtos oferecidos é o outsourcing de impressão. Logo, seja por meio da internet, de amigos ou até mesmo de funcionários, a locação de impressora tem sido uma das alternativas mais indicadas.

O que é a locação de impressão?

Locação de impressão, conhecida como aluguel de impressora, é a locação de serviços e equipamentos como:

  • Scanners;
  • Multifuncionais;
  • E demais equipamentos relacionados à impressão.

Em suma, o aluguel de impressoras pode ser realizado por empresas de pequeno, médio ou grande porte. Além disso, escritórios, hospitais e Instituições de Ensino também podem se beneficiar desse serviço.

Quais as principais vantagens da locação de impressão?

Atualmente, é muito importante garantir métodos inovadores de serviços. Afinal, a intenção é sempre surpreender os consumidores com algo diferenciado e de alta qualidade.

A locação de impressoras é uma das melhores alternativas para a garantia de benefícios e para gestão de impressão e gestão de cópias devidamente corretas.

Assim, o controle de impressão e o controle de cópias também podem se tornar algo muito mais seguro e confiável, pois é possível ter profissionais devidamente qualificados, cuidando dos processos que devem ser realizados a pedido da empresa. Entretanto, outros benefícios se destacam:

 

Leia mais: 

Benefícios notáveis

1. Custos reduzidos

A partir do momento em que uma empresa opta por utilizar o serviço de alugar uma ou mais impressoras, nota-se claramente que os gastos diminuem, ainda mais quando comparados aos investimentos necessários durante a aquisição de uma impressora.

É preciso ter em mente que uma empresa precisa garantir sempre o melhor serviço pelo melhor preço. Logo, o aluguel de impressoras faz com que os custos reduzam drasticamente.

Além disso, os fabricantes estão sempre lançando novas tecnologias na rotina das empresas, forçando-as a adquirir novos equipamentos frequentemente. Por isso, é mais viável e barato optar pelo aluguel.

É importante colocar no papel todos os custos com manutenção, suprimentos, consertos etc. Mas quando as empresas optam pelo gerenciamento de impressão e de cópias, a empresa locatária é a única responsável por atualizar, cuidar, fazer as manutenções e fornecer os suprimentos necessários para os equipamentos.

2. Alto índice de produtividade

A produtividade precisa estar em constante crescimento dentro de uma empresa. Afinal, ela é um dos fatores de maior importância para garantir o alto índice de satisfação dos consumidores.

A locação de impressoras é um serviço que colabora muito para o aumento da produtividade dentro de uma empresa. A gestão de cópias é feita com parceiros que possuem máquinas devidamente configuradas e atualizadas.

Além disso, é importante ressaltar que também existem outros fatores que colaboram para que o outsourcing de impressão aumente consideravelmente a produtividade da equipe. Um exemplo nítido disso é a praticidade e a facilidade em conseguir realizar impressões e cópias em máquinas de tecnologia de ponta.

3. Alta qualidade e padronização

Entre os motivos que tornam a locação de impressão um serviço essencial, podemos citar a garantia de um serviço bem feito. Diferentemente de quando uma empresa compra uma máquina de cópias e impressões, o outsourcing de impressão permite uma implementação de alta qualidade.

Além disso, é válido ressaltar que cada pedido exige um tipo específico de:

  • Corte;
  • Papel;
  • Formato;
  • Cores;
  • Etc.

Quando uma organização aluga uma impressora, a empresa locatária fornece os equipamentos adequados para todos os padrões solicitados no pedido. Assim, o resultado final é de altíssimo nível e credibilidade.

4. Melhora contínua na gestão de impressão

Dentre as maiores vantagens da locação de impressão está o fato de que os funcionários não precisam perder tempo aprendendo a utilizar as máquinas.

Afinal, a empresa locatária disponibiliza o suporte adequado. Isso torna a gestão de impressão muito mais rápida e garante a melhoria contínua dentro da corporação em questão.

5. Descarte correto e seguro

A grande maioria das empresas que trabalham com locação de impressão sabem da importância do descarte correto de materiais. Assim, a empresa locadora terá informações corretas sobre como realizar o descarte adequado podendo evitar riscos ao meio ambiente, a animais e até mesmo a pessoas. Essa é uma grande vantagem, já que muitas empresas não sabem como descartar corretamente os materiais que utilizam em suas impressoras.

Maior rentabilidade para a empresa

Assim que a locação de impressão é contratada, pode-se notar que a atenção dos funcionários no trabalho aumenta de forma considerável, pois eles não precisam interromper suas funções para tratar dos problemas da impressora. Basta solicitar o auxílio da locatária para ter o atendimento e resolução adequada do problema.

Como já dissemos, a locação de equipamento também aumenta a rentabilidade da empresa, já que oferece um ótimo acabamento em todos os projetos executados.

Como ocorre a locação?

A locação ocorre de maneira simples, porém eficaz. Em suma, os processos podem ser feitos em três etapas:

  • Diagnóstico;
  • Instalação;
  • Treinamento.

O diagnóstico é feito por um profissional que realiza uma sondagem das principais necessidades da empresa. A intenção é identificar quais as principais funções realizadas, que necessidades a empresa precisam suprir, quais as funções desempenhadas diariamente etc.

Em seguida, a empresa recebe a proposta para o negócio. Algumas delas podem apresentar a opção de assinatura digital ou assinatura eletrônica para selar a instalação e a contratação. De qualquer forma, a instalação ocorre a partir da apresentação de impressoras e dos materiais mais adequados para a empresa, mediante aprovação.

Contratação facilitada

Após a instalação, nós da Mil Cópias, oferecemos treinamentos na operação das máquinas, para que o resultado desejado possa ser atingido. Isso faz com que a utilização seja mais prática e, mesmo caso surjam dúvidas, é possível entrar em contato com a gente para receber o suporte adequado. Quer saber mais, entre em contato e conte com quem é especialista em Outsourcing de Impressão.


Saiba a diferença entre Locação de Impressora e Outsourcing de Impressão

Comprar uma impressora e mantê-la em bom funcionamento e com os suprimentos necessários pode sair caro, independentemente do porte de sua empresa ou negócio.

Como solução, existem empresas que alugam impressoras e também as que fazem outsourcing de impressão, onde você aluga os equipamentos em vez de comprá-los. Além das máquinas, ambos os serviços oferecem insumos ou manutenções, mas existe um grande diferencial entre eles que você vai conhecer hoje.

Locação: a opção para economizar com máquinas e suprimentos

O investimento em impressoras e multifuncionais para o seu negócio pode acabar comprometendo seu orçamento, já que esses equipamentos costumam ser caros e geralmente necessitam de manutenções e reposição de suprimentos.

Além disso, é comum que a tecnologia avance rápido e quando você menos esperar, suas máquinas estarão defasadas e será necessário fazer a troca por equipamentos mais modernos.

Neste caso, as empresas de locação de impressora oferecem o aluguel das máquinas, o que pode incluir insumos, suporte e manutenções.

Geralmente, as pessoas acham que o termo "aluguel" é sinônimo de "outsourcing", porém são serviços diferentes. Por exemplo, o aluguel de impressoras está restrito especificamente à disponibilidade dos equipamentos, o que acaba sendo uma boa escolha para empresas menores que não procuram ou necessitam de uma gestão de documentos impressos e digitais. Já o outsourcing vai além...

Outsourcing: além dos equipamentos!

Diferentemente da locação de impressoras, o objetivo do outsourcing de impressão é gerenciar todas as impressoras da empresa de forma completa. A equipe de outsourcing estuda o local e desenvolve um serviço personalizado e exclusivo para o cliente, onde são disponibilizadas as máquinas de acordo com a demanda.

Neste levantamento são determinados o número de cópias e os departamentos que utilizarão as impressoras, tipos e tamanhos de cópias e outros elementos.

O outsourcing de impressão não se limita apenas ao hardware, ou seja, os benefícios não se encontram apenas nos materiais físicos, mas também nos digitais.

O serviço traz soluções para que o gerenciamento de impressão funcione de forma otimizada nas empresas com a utilização de softwares de gestão de documentos.

Dessa forma, é possível que a empresa tenha controle de tudo o que está sendo impresso, salvo ou alterado dentre os documentos digitais.

Juntando a terceirização das máquinas à tecnologia, começam a surgir reduções de custos, aumento na produtividade e eficiência ao máximo.

As tecnologias que envolvem o outsourcing de Impressão

Listaremos aqui algumas das tecnologias que tornam o outsourcing de impressão prático e eficaz:

  • Software de impressão com liberação por PIN, Crachá ou Biometria: recurso de identificação digital que libera o documento a ser impresso por meio da autorização do cliente. O processo pode ser feito por PIN (senha) gerado pelo sistema ou cadastrado manualmente, por Crachá (se a empresa já tem ponto eletrônico cadastrado, não há necessidade de novos investimentos) e por Biometria. Assim, apenas o funcionário que enviou o pedido de impressão para a máquina pode realizar a retirada, evitando que o mesmo arquivo seja impresso mais de uma vez. Dessa forma, é possível reduzir perdas de papel e de suprimentos.
  • Bilhetagem de impressão: recurso que permite monitorar tudo o que está sendo impresso na empresa. Como forma de acabar com o desperdício, é possível identificar de qual departamento foi realizado o pedido de impressão e distribuir cotas de impressão para que haja um maior controle.
  • Controle de insumos e impressões: possibilidade de monitorar em tempo real a necessidade de substituição de suprimentos, realização de suporte técnico ou informações sobre o estado do equipamento.

Se você está em busca de soluções para um melhor gerenciamento de impressões e documentos na sua empresa, a Mil Cópias oferece uma maneira de otimizar seu trabalho para que seus custos sejam reduzidos e sua produtividade aumente! Solicite uma demonstração com nossa equipe preenchendo nosso formulário.

 


Reduza os custos de seu escritório de advocacia com Outsourcing de Impressão

Em tempos de pandemia de COVID-19, novos obstáculos estão surgindo em todos os segmentos e profissões, trazendo uma maré de incertezas para muitas empresas. Os escritórios de advocacia também têm sido alvo deste desafio, pois sua receita tem caído, mas seus gastos continuam.

Neste cenário, o outsourcing de impressão é uma solução eficaz para a redução de custos e de bons resultados para seu gerenciamento de impressões de documentos. Mostraremos a seguir os benefícios que você pode trazer para sua empresa usufruindo desta mudança.

Reduzindo os custos de impressão

É normal lidar com uma grande quantidade de papéis e documentos em um escritório de advocacia durante a rotina de trabalho. A impressão de todos esses papéis gera uma grande despesa no final do mês, o que pode ser um ponto negativo, já que a receita dos escritórios de advocacia pode mudar de acordo com o andamento dos processos ou contratos, entre outras possibilidades.

Neste caso, diminuir os custos mensais do escritório é uma ótima opção para manter a saúde financeira, principalmente agora, durante a quarentena, onde o fluxo de trabalhos e clientes pode não ser estável. E como começar a cortar as despesas?

Imprima mais e pague menos

Quando o assunto é reduzir custos, o serviço de outsourcing de impressão é a opção mais prática e eficaz para os escritórios de advocacia, pois além de um gasto menor com manutenções e suprimentos, o custo por cada impressão realizada diminui.

A implementação dessa estratégia aumentou o lucro de muitos escritórios que já adotaram o outsourcing. O dinheiro que antes era gasto em equipamentos ou insumos como cartuchos de tintas e toners, agora poderá ser aplicado em outras áreas do seu negócio, como ampliação de espaço ou no quadro de funcionários.

Além disso, o gerenciamento de impressões se tornou muito mais otimizado do que antes, pois a equipe de suporte do outsourcing oferece monitoramento à distância para acompanhar o nível e a necessidade de repor suprimentos, enviando os equipamentos sem a necessidade de se fazer o pedido.

Se, eventualmente, ocorrer algum atolamento de papéis nos equipamentos, o sistema irá detectar e o suporte técnico será acionado rapidamente para que a situação seja resolvida.

Ganhe tempo para cuidar do seu negócio

Uma vez que o serviço de outsourcing oferece total suporte para seu gerenciamento de impressão, você não precisa mais se preocupar em substituir cartuchos ou arrumar equipamentos parados ou travados, podendo focar em outras necessidades do seu segmento, enquanto nós cuidamos de tudo relacionado à ilha de impressões.

As máquinas oferecidas são adequadas à sua rotina de trabalho, ou seja, sua empresa passa por uma avaliação para entendermos suas necessidades como quantidade de equipamentos, distribuição das máquinas, tipos de impressão, entre outros. Para cada caso, disponibilizamos máquinas específicas.

Trabalhe com qualidade

Além da quantidade de equipamentos e impressões que eles gerarão por dia, outro fator super importante é a qualidade do seu material impresso, certo?

Esqueça as impressões borradas ou as digitalizações embaçadas, pois quaisquer de nossos produtos apresentam a melhor qualidade de impressão para a nitidez que você e seus cliente procuram.

Parceria de sucesso

Aproveitando o tema no segmento de advocacia, vale lembrar que fizemos uma parceria com a OAB de Linhares, onde pudemos proporcionar diversos recursos para advogados que não contam com escritórios próprios. Dentre as implementações de nossos serviços, estão:

  • Acesso à funções das impressoras via Wi-Fi
  • Impressão e digitalização por dispositivo móvel
  • Facilidade na gestão de documentos
  • Redução do extravio e perda de documentos

E se você está buscando praticidade, economia e qualidade em seus processos de impressão, a Mil Cópias oferece uma maneira de otimizar seu trabalho para que seus custos sejam reduzidos e sua produtividade aumente! Solicite uma demonstração com nossa equipe preenchendo nosso formulário.


5 motivos pelos quais seu Departamento de RH precisa de uma solução de ECM

Todos os dias, na maioria das empresas, os departamentos de RH perdem horas e horas pesquisando, digitalizando e organizando os documentos dos funcionários manualmente, desde o gerenciamento da documentação de novos contratados até a manutenção dos arquivos dos funcionários. É hora de ir além das restrições do papel no RH. Chegou sua hora de saber por que o seu departamento de RH precisa de uma solução completa de ECM.

Entenda que a melhor maneira de reduzir a carga administrativa do gerenciamento de arquivos dos funcionários e da preparação da auditoria é capturando e armazenando documentos digitalmente em um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), pois, o gerenciamento de arquivos de funcionários por meio do ECM libera tempo para a equipe se concentrar nas prioridades que realmente afetam a experiência do funcionário , reduzindo os custos, tempo, recursos e riscos associados ao armazenamento de documentos físicos.

De fato, um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo permite que você se livre do papel nos principais processos, pois a ferramenta tem a capacidade de controlar os campos obrigatórios, realizar cálculos e validar dados à medida que são inseridos, garantindo também a integridade no ponto de entrada. Isso acelera o processo de contratação, além de ajudar a identificar e contratar os candidatos mais adequados.

Ainda não está convencido? Vamos listar para você então as 5 razões pelas quais seu departamento de RH precisa de uma solução de ECM:

1. Preparado para desastres

As ameaças aos recursos da sua organização acontecem em formas e tamanhos diferentes. Se uma inundação, incêndio ou qualquer outro desastre natural afetar sua organização, o impacto corporativo pode ser devastador.

Pense como seria perder todos os arquivos e informações confidenciais que você armazena em papel dos funcionários da sua empresa. O que aconteceria se esses documentos vulneráveis ​​(e informações dos funcionários) fossem comprometidos por um desastre?

Confiar no papel como um registro para documentação importante deixa sua organização vulnerável. É aí que o ECM ajuda. Com o ECM, você fortalece os processos de recuperação de desastres e continuidade de negócios da sua organização, garantindo o armazenamento de documentos e dados importantes em um sistema centralizado e protegido.

Ao gerenciar suas informações digitalmente, você pode fazer cópias em servidores externos, garantindo que seus dados sobrevivam em um único local no caso de um desses eventos.

Com um sistema como o M-Files por exemplo, você vai poder acessar informações e documentos importantes sem se importar com sua localização, além de visualizar, editar e salvar documentos que não necessariamente estarão salvos no mesmo espaço físico que você.

2. Preparado para auditorias

Um processo de auditoria pode levar sua empresa a uma busca frenética por documentações e informações exigida pelos auditores. Sem preparação, vasculhar manualmente os arquivos, agrupar informações para os auditores e procurar documentos ausentes pode tomar horas do tempo de sua equipe de RH - tempo que sua equipe poderia usar para se concentrar nos funcionários e em suas aspirações de carreira.

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo reduzem o estresse do processo de auditoria, ajudando sua equipe a estar sempre preparada para fornecer aos auditores as informações de que eles precisam, quando precisam.

Além dos recursos fáceis de busca e recuperação de documentos, você também pode elaborar relatórios para identificar proativamente os documentos e informações de funcionários que nem estão mais na empresa, por exemplo.

Os sistemas de ECM mais poderosos, como por exemplo o M-Files, permitem que várias pessoas possam editar e compartilhar o mesmo arquivo simultaneamente, além de manter o seu conteúdo protegido, estabelecendo facilmente permissões e automatizando a segurança de seus dados. É uma enorme economia de tempo para todos os envolvidos.

Com o M-files, você terá uma plataforma de conteúdo com IA contextual que facilita a localização de conteúdo, automatizando também a criação de metadados de alta qualidade, aprimorandoÍ a maneira como os usuários podem identificar e organizar diferentes tipos de conteúdo.

3. Mantenha as informações de forma segura

Grandes e pequenas empresas arquivam e manipulam centenas de milhares de documentos de funcionários cheios de informações confidenciais. Armazenar essas informações em papel pode ser um enorme risco de segurança para a empresa e os funcionários.

As soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo fornecem uma camada extra de segurança sobre as informações dos funcionários, permitindo que você tenha controle em quem da equipe de RH pode e quem não pode acessar os arquivos dos funcionários. Sistemas mais robustos, como o M-Files, permitem atribuir direitos por função, incluindo quais tipos de documentos e pastas os funcionários podem visualizar, criar e atualizar.

4. Tenha um sistema de gerenciamento de políticas e procedimentos

Muitas organizações armazenam informações sobre políticas e procedimentos da empresa em uma pasta de rede individual ou compartilhada, ou pior, na área de trabalho de um membro da equipe. Sem um local central para armazenar essas informações, torna-se quase impossível gerenciar com eficiência a distribuição de informações para funcionários novos e existentes, fornecer visibilidade dos documentos que os funcionários assinaram ou não e gerenciar descumprimentos em procedimentos padrões.

O M-Files resolve todos esses problemas com funções precisas de reconhecimento de documentos que permitem ver quais funcionários revisaram os documentos de política necessários. Também com o M-Files, você terá um sistema com workflows facilmente configuráveis que podem notificar automaticamente os funcionários - e outras partes interessadas - quando eles são inadimplentes, por exemplo.

5. Seja mais produtivo

Se eficiência, segurança e conformidade são questões que você precisa resolver no seu departamento de RH, também deve ser necessário equipar sua equipe com o sistema ECM correto.

A Mil Cópias oferece o M-Files, um software premiado que vai te ajudar no gerenciamento e controle das informações, políticas e processos do sistema e do processador de dados, fornecendo recursos excepcionais para o seu departamento de RH.

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