5 razões para seu RH adotar uma solução de ECM

Todos os dias, na maioria das empresas, os departamentos de RH perdem horas e horas pesquisando, digitalizando e organizando os documentos dos funcionários manualmente, desde o gerenciamento da documentação de novos contratados até a manutenção dos arquivos dos funcionários. É hora de ir além das restrições do papel no RH. Chegou sua hora de saber por que o seu departamento de RH precisa de uma solução completa de ECM.

Entenda que a melhor maneira de reduzir a carga administrativa do gerenciamento de arquivos dos funcionários e da preparação da auditoria é capturando e armazenando documentos digitalmente em um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM), pois, o gerenciamento de arquivos de funcionários por meio do ECM libera tempo para a equipe se concentrar nas prioridades que realmente afetam a experiência do funcionário , reduzindo os custos, tempo, recursos e riscos associados ao armazenamento de documentos físicos.

De fato, um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo permite que você se livre do papel nos principais processos, pois a ferramenta tem a capacidade de controlar os campos obrigatórios, realizar cálculos e validar dados à medida que são inseridos, garantindo também a integridade no ponto de entrada. Isso acelera o processo de contratação, além de ajudar a identificar e contratar os candidatos mais adequados.

Ainda não está convencido? Vamos listar para você então as 5 razões pelas quais seu departamento de RH precisa de uma solução de ECM:

1. Preparado para desastres

As ameaças aos recursos da sua organização acontecem em formas e tamanhos diferentes. Se uma inundação, incêndio ou qualquer outro desastre natural afetar sua organização, o impacto corporativo pode ser devastador.

Pense como seria perder todos os arquivos e informações confidenciais que você armazena em papel dos funcionários da sua empresa. O que aconteceria se esses documentos vulneráveis ​​(e informações dos funcionários) fossem comprometidos por um desastre?

Confiar no papel como um registro para documentação importante deixa sua organização vulnerável. É aí que o ECM ajuda. Com o ECM, você fortalece os processos de recuperação de desastres e continuidade de negócios da sua organização, garantindo o armazenamento de documentos e dados importantes em um sistema centralizado e protegido.

Ao gerenciar suas informações digitalmente, você pode fazer cópias em servidores externos, garantindo que seus dados sobrevivam em um único local no caso de um desses eventos.

Com um sistema como o M-Files por exemplo, você vai poder acessar informações e documentos importantes sem se importar com sua localização, além de visualizar, editar e salvar documentos que não necessariamente estarão salvos no mesmo espaço físico que você.

2. Preparado para auditorias

Um processo de auditoria pode levar sua empresa a uma busca frenética por documentações e informações exigida pelos auditores. Sem preparação, vasculhar manualmente os arquivos, agrupar informações para os auditores e procurar documentos ausentes pode tomar horas do tempo de sua equipe de RH – tempo que sua equipe poderia usar para se concentrar nos funcionários e em suas aspirações de carreira.

Os sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo reduzem o estresse do processo de auditoria, ajudando sua equipe a estar sempre preparada para fornecer aos auditores as informações de que eles precisam, quando precisam.

Além dos recursos fáceis de busca e recuperação de documentos, você também pode elaborar relatórios para identificar proativamente os documentos e informações de funcionários que nem estão mais na empresa, por exemplo.

Os sistemas de ECM mais poderosos, como por exemplo o M-Files, permitem que várias pessoas possam editar e compartilhar o mesmo arquivo simultaneamente, além de manter o seu conteúdo protegido, estabelecendo facilmente permissões e automatizando a segurança de seus dados. É uma enorme economia de tempo para todos os envolvidos.

Com o M-files, você terá uma plataforma de conteúdo com IA contextual que facilita a localização de conteúdo, automatizando também a criação de metadados de alta qualidade, aprimorandoÍ a maneira como os usuários podem identificar e organizar diferentes tipos de conteúdo.

3. Mantenha as informações de forma segura

Grandes e pequenas empresas arquivam e manipulam centenas de milhares de documentos de funcionários cheios de informações confidenciais. Armazenar essas informações em papel pode ser um enorme risco de segurança para a empresa e os funcionários.

As soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo fornecem uma camada extra de segurança sobre as informações dos funcionários, permitindo que você tenha controle em quem da equipe de RH pode e quem não pode acessar os arquivos dos funcionários. Sistemas mais robustos, como o M-Files, permitem atribuir direitos por função, incluindo quais tipos de documentos e pastas os funcionários podem visualizar, criar e atualizar.

4. Tenha um sistema de gerenciamento de políticas e procedimentos

Muitas organizações armazenam informações sobre políticas e procedimentos da empresa em uma pasta de rede individual ou compartilhada, ou pior, na área de trabalho de um membro da equipe. Sem um local central para armazenar essas informações, torna-se quase impossível gerenciar com eficiência a distribuição de informações para funcionários novos e existentes, fornecer visibilidade dos documentos que os funcionários assinaram ou não e gerenciar descumprimentos em procedimentos padrões.

O M-Files resolve todos esses problemas com funções precisas de reconhecimento de documentos que permitem ver quais funcionários revisaram os documentos de política necessários. Também com o M-Files, você terá um sistema com workflows facilmente configuráveis que podem notificar automaticamente os funcionários – e outras partes interessadas – quando eles são inadimplentes, por exemplo.

5. Seja mais produtivo

Se eficiência, segurança e conformidade são questões que você precisa resolver no seu departamento de RH, também deve ser necessário equipar sua equipe com o sistema ECM correto.

A Mil Cópias oferece o M-Files, um software premiado que vai te ajudar no gerenciamento e controle das informações, políticas e processos do sistema e do processador de dados, fornecendo recursos excepcionais para o seu departamento de RH.

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