5 motivos para não usar Excel na gestão de documentos

Que atire a primeira pedra quem nunca usou planilha de Excel para fazer a gestão de documentos. Por um bom tempo, certamente essa foi uma das melhores ferramentas para organizar tudo e, ainda hoje, é útil para outras demandas. Mas será que é mesmo eficiente para organizar toda a documentação da sua empresa?

Hoje, já existem diversos sistemas de gestão digital de documentos no mercado. Eles permitem a automatização de algumas tarefas, além de facilitarem consultas e reduzirem erros na hora do arquivamento.

Por isso, dizemos com segurança que, se você usa planilhas de Excel para isso, deve parar imediatamente. E temos bons motivos para isso. Quer ver?

1. Menor eficiência

Uma gestão de documentos precisa de eficiência. Do contrário, toda a sua empresa vai virar um verdadeiro caos.

Os elementos de uma planilha de Excel podem fornecer informações insuficientes ou até equivocadas, porque cada demanda pode envolver uma informação diferente, fazendo com que assuntos ligados estejam em lugares diferentes também, além de estarem vulneráveis a situações como:

• Extravios
• Erros na transferência de dados entre uma planilha e outra
• Confusão com dados de outra planilha – no caso de assuntos semelhantes
• Informações desatualizadas – a atualização sempre é muito manual e é fácil de esquecer

2. Menor produtividade

Falando em atualização, se seus funcionários estão sempre tendo que perder tempo preenchendo informações manuais em planilhas de Excel, é bem provável que eles estejam perdendo um tempo precioso que poderia estar sendo usado em outras tarefas, para atualizar algo que poderia ser facilmente automatizado.

A produtividade também diminui porque quando tudo é feito manualmente, podem existir demoras nas consultas de documentos no dia a dia.

3. Perda de informações

Esse é um dos motivos mais fortes para repensar seu uso de planilhas de Excel: elas apresentam um grande risco de perda de informações, por não serem integráveis como outras ferramentas. Assim, muitos documentos podem ficar avulsos.

Imagine que um computador estrague ou um arquivo acabe ficando corrompido. Como a planilha não tem o backup automatizado, esse é um grande problema, pois a empresa pode ficar sem o documento de forma permanente!

Sem contar que é muito comum que cada setor tenha cópias das planilhas. Se os documentos não estiverem atualizados para todos os membros, é bem fácil que ocorra uma divergência de dados que vai impactar no andamento das tarefas como um todo.

Alguma situação assim talvez já tenha acontecido com você: procure lembrar da trabalheira para saber o que atualizar no arquivo “versão 23” ou para restaurar um arquivo completamente perdido.

4. Falta de integração

Já tratada nos outros tópicos, a falta de integração entre setores é um dos grandes problemas da planilha de Excel. Ela vai passando de computador em computador, sendo alterada, mexida aqui e ali e, mesmo quando atualizada de forma online, em tempo real, ainda exige um cuidado muito manual para conter as informações necessárias para todos.

Sem contar que é necessário criar uma planilha para cada necessidade, mesmo quando elas são referentes ao mesmo assunto, exatamente pela limitação que as planilhas têm.

5. Funções limitadas

Por fim, não é incomum que os usuários precisem de fórmulas mais avançadas para realizar algumas atividades no Excel, conhecimento que nem todo mundo tem. Por isso, podemos dizer que as planilhas também não fornecem muita usabilidade, ou seja, não são tão fáceis assim de usar.

É uma espécie de sensação falsa, de que é simples todo mundo usar uma planilha, mas na verdade já existem formas ainda mais simples – que realmente não exigem conhecimentos que nem sempre são reconhecidos por todos – para fazer uma gestão de documentos eficiente.

Com o gerenciamento das informações e documentos empresariais de maneira correta, seus funcionários poderão economizar um valioso tempo que seria desperdiçado na resolução de pequenos problemas.

Pesquise, manipule e organize documentos com a ajuda da tecnologia. Com nossa solução de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM), as pesquisas são feitas por metadados, conteúdo dos arquivos, índice ou tags personalizadas.

Dessa forma, procurar (e encontrar) informações com as soluções da Mil Cópias é simples e extremamente rápido. Fale hoje mesmo com um de nossos consultores, abandone as planilhas de Excel e comece uma nova vida nas rotinas da sua empresa, com mais modernidade, segurança e, principalmente, eficiência!