5 dicas para organizar seus documentos (A ÚLTIMA É A MELHOR)

A documentação feita em papel ainda é presente na realidade de muitas empresas nos dias de hoje. Mesmo depois do surgimento de tantas tecnologias como a de armazenamento em nuvem, digitalização, microfilmagem, etc, organizar seus documentos físicos também é de extrema importância para a empresa.

A desorganização destes documentos pode acarretar problemas seríssimos, como a perda de tempo de colaboradores que poderiam estar exercendo outras tarefas e até mesmo perdas em processos judiciais.

Pense com a gente! Um acervo bem organizado facilita o acesso rápido aos documentos mais importantes para a realização dos trabalhos, seja para qualquer setor.

Por exemplo, no RH, localizar as informações dos colaboradores é essencial em diversas ocasiões, certo? Tem também o pessoal de Compras que está sempre atrás das propostas de fornecedores, não é mesmo?

Confira conosco as dicas para organizar seus documentos de forma produtiva para sua empresa.

1. O tempo é cruel com os documentos

O tempo passa e deixa suas marcas em documentos que precisam ser conservados. Alguns têm até prazo obrigatório de conservação. Fique ligado para não guardar documentos sem validade e, principalmente, para não perder os que necessitam de manutenção e conservação. De preferência, etiquete os documentos com as respectivas datas de validade.

2. Triagem é essencial

Divida e organize os documentos. É interessante separá-los por datas, temas, clientes, responsáveis ou como for melhor. Por exemplo, suas pastas podem ser separadas por recibos, documentos de ex-funcionários, contratos, currículos etc.

3. Catalogação também

Depois de separado, uma das boas práticas para organizar seus documentos em catálogo é criar categorias, com um índice de catalogação. O jeito tradicional é organizar de forma alfanumérica. Uma legenda pode ser criada com a descrição do conteúdo de cada um. Por exemplo, a pasta “A” para currículos, “A1” para recibos e notas fiscais e “A2” para material de escritório.

4. Delegue pessoas cuidadosas para gerenciar os documentos

A informação é um dos bens mais importantes no tocante ao respaldo e à segurança para muitas ações dentro da empresa. Se aparecer um fiscal ou for época de auditoria por exemplo, você precisa ter o completo controle sobre os comprovantes, que devem também estar sempre bem conservados. Existem normas e leis que visam a preservação de documentos físicos, por isso, é necessário guardá-los de maneira adequada sob cuidados de alguém que tenha zelo e atenção para a função.

Crie o hábito entre seus colaboradores de sempre colocar o documento no mesmo lugar que retirou.

Pois, depois que tudo estiver organizado, indexado e preservado, é imprescindível também manter tudo funcionando de forma organizada. Toda vez que um documento for retirado, incentive seu retorno imediato após o uso. Não adianta nada ter todo o cuidado de organizar seus documentos para depois transformar tudo em bagunça em menos de uma semana.

5. Já considerou digitalizar seus documentos?

De acordo com a Xerox, 80% das pequenas e médias empresas desejam  digitalizar documentos. Isso acontece porque é muito caro manter documentos físicos de forma eficiente e usual.

Com o intuito de ajudar as empresas na melhoria dos processos, a Mil Cópias introduziu uma variedade de soluções que além de digitalizar os documentos da empresa, automatizar processos e melhorar a mobilidade, reduz os custos de impressão.

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milcopias

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