Na digitalização de um documento, escanear é apenas uma das formas de capturar a informação contida. O processo completo de digitalizar documentos é dividido nas seguintes etapas:
- Captura – scanner, mobile, desktop, etc.
- Processamento de dados e Classificação – Software ou Hardware com reconhecimento ótico de caracteres e marcas (OCR e OMR).
- Distribuição da informação – Gestão eletrônica de documentos (GED).
Digitalizar documentos é essencial para seu negócio
Seja qual for a área de atuação do seu negócio, digitalizar os documentos e informações é essencial para otimizar processos e até mesmo evitar desperdícios.
Imagine o quanto de papel e espaço sua empresa desperdiça para produzir e guardar documentos: contratos no RH, notas fiscais na contabilidade, processos no jurídico, além de outros diversos documentos em diferentes setores (administrativo, financeiro, projetos, marketing, etc.).
A empresa de consultoria IDC anunciou que, nos Estados Unidos, as organizações criaram por volta de 1 bilhão de páginas de papel POR DIA, além de gastar cerca de quatro semanas por ano de um colaborador, na procura de documentos.
E não acaba por aí! Os principais problemas causados pela produção de documentos em papéis são:
- Dinheiro e espaço gastos com arquivos, caixas, envelopes, etiquetas e papelaria em geral.
- Aglomeração de papel, facilitando também o surgimento de pragas como o bicho da seda e o cupim.
- Mal utilização do espaço físico, que poderia ser aproveitado para adequar frentes de trabalho, dispositivos, computadores, servidores, etc.
- Desperdício de papel com impressão.
- Pesquisa e catalogação de difícil acesso.
- Falta de segurança.
- Possibilidade de extravio e perdas por erro humano.
- Impacto ambiental, gerado pela alta produção de papel.
Contrate a Mil Cópias para digitalizar e gerenciar seus documentos
Digitalizar documentos com a Mil Cópias, além de possibilitar o ganho de espaço físico, o aumento da produtividade, a intensificação na segurança e a diminuição no impacto ambiental (escritório paperless), dá acesso interativo à solução de gestão eletrônica de documentos (GED) da Mil Cópias.
Após transformar todos os documentos em dados digitais você vai PRECISAR de uma gestão de documentos de qualidade para automatizar seus processos documentais, encontrando, protegendo, controlando, armazenando, compartilhando e recuperando documentos e processos de uma forma inteligente e ágil.
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Aluguel e gerenciamento de impressão
Gerenciamento eletrônico de documentos – (GED)
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Fonte: Sebrae